Súhrn Zistite, ako integrovať typy obsahu a pracovné postupy do riešenia na správu dokumentov SharePointu 2013.
Tento článok popisuje typy obsahu a pracovné postupy a poskytuje usmernenie o tom, ako plánovať ich integráciu do SharePoint Server 2016 riešenia na správu dokumentov. Typ obsahu je opätovne použiteľná kolekcia metaúdajov (stĺpcov), pracovného postupu, správania a ďalších nastavení pre kategóriu položiek alebo dokumentov v zozname SharePoint Server 2016 alebo v knižnici dokumentov. Typy obsahu vám umožňujú spravovať nastavenia pre kategóriu informácií centralizovaným a opätovne použiteľným spôsobom. Pracovný postup umožňuje priložiť obchodný proces k položkám v SharePoint Server 2016.
Obsah tohto článku:
Skôr ako použijete hárok typ obsahu a plánovanie pracovného postupu (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) zahrnutý v tomto článku na plánovanie typov obsahu a pracovných postupov, uistite sa, že ste si prečítali identifikáciu používateľov a analýzu používania dokumentu v SharePointe 2013 a dokončili sa "analyzovať používanie dokumentu" a hárky účastníkov dokumentu, ktorí sú priradení k danému článku.
Prehľad typu obsahu
Typ obsahu definuje atribúty položky zoznamu, dokumentu alebo priečinka. Každý typ obsahu môže špecifikovať nasledovné:
-
Vlastnosti, ktoré sa majú priradiť k položkám daného typu.
-
Metaúdaje, ktoré sa majú priradiť k položkám daného typu.
-
Pracovné postupy, ktoré možno spustiť z položiek daného typu.
-
Politiky správy informácií, ktoré sa majú priradiť k položkám daného typu.
-
Šablóny dokumentov (pre typy obsahu dokumentu).
-
Vlastné funkcie.
Typ obsahu môžete priradiť k zoznamu alebo knižnici. Keď to urobíte, určíte, že zoznam alebo knižnica môže obsahovať položky daného typu obsahu a že nový príkaz v danom zozname alebo knižnici umožní používateľom vytvárať nové položky tohto typu.
Poznámka: Môžete tiež priradiť vlastnosti, pracovné postupy, politiky a šablóny priamo so zoznamom alebo knižnicou. Tento postup však môže obmedziť tieto priradenia na zoznam alebo knižnicu a v rámci riešenia sa nedajú opätovne použiť. V SharePoint Server 2016 môžu byť pracovné postupy na úrovni lokality priradené k viacerým zoznamom alebo knižniciam.
Knižnice dokumentov a zoznamy môžu obsahovať viacero typov obsahu. Knižnica môže napríklad obsahovať dokumenty aj grafiku, ktoré súvisia s projektom. Ak zoznam alebo knižnica obsahuje viacero typov obsahu, použije sa nasledovné:
-
Nový príkaz v tomto zozname alebo knižnici predvolene umožňuje používateľom vybrať si zo všetkých dostupných typov obsahu pri vytváraní novej položky. Vlastníci typu obsahu môžu nakonfigurovať nový príkaz na zobrazenie iba niektorých typov obsahu.
-
Zobrazia sa stĺpce priradené k všetkým dostupným typom obsahu.
Vlastné typy obsahu môžete definovať v galérii typov obsahu lokality. Vlastný typ obsahu musí byť priamo alebo nepriamo odvodený od základného typu obsahu, napríklad dokumentu alebo položky. Po jeho definovaní na lokalite je k dispozícii vlastný typ obsahu na danej lokalite a na všetkých lokalitách pod touto lokalitou. Ak chcete, aby bol typ obsahu v rámci kolekcie lokalít najrozšírenejší, definujte ho v galérii typov obsahu na lokalite najvyššej úrovne. V SharePoint Server 2016 môžete tiež vytvoriť vlastný typ obsahu v rozbočovači typu obsahu, ktorý je definovaný v inštancii služby spravovaných metaúdajov. Po vytvorení v rozbočovači typu obsahu bude typ obsahu k dispozícii pre iné kolekcie lokalít, ktoré sú súčasťou webových aplikácií priradených k danej inštancii služby spravovaných metaúdajov.
Poznámka: Služby spravovaných metaúdajov a rozbočovač typ obsahu nie sú v SharePoint Foundation 2013 k dispozícii.
Ak napríklad vaša organizácia používa konkrétnu šablónu zmluvy, v galérii typov obsahu na lokalite najvyššej úrovne v kolekcii lokalít môžete vytvoriť typ obsahu, ktorý definuje metaúdaje pre danú zmluvu, šablónu zmluvy a pracovné postupy potrebné na kontrolu a dokončenie zmluvy. Každá knižnica dokumentov v kolekcii lokalít, na ktorú priraďujete typ obsahu zmluvy, bude potom zahŕňať všetky tieto funkcie a umožní autorom vytvárať nové zmluvy založené na šablóne.
Na lokalitách založených na SharePoint Server 2016 och každá Predvolená položka zoznamu alebo položka knižnice, ako je napríklad kontakt, úloha alebo dokument, má príslušný základný typ obsahu v galérii typov obsahu lokality. Keď plánujete typy obsahu, môžete použiť tieto základné definície typu obsahu ako začiatočné body a podľa potreby založiť nové typy obsahu.
Typy obsahu sú usporiadané do hierarchie, ktorá umožňuje jeden typ obsahu dediť jeho vlastnosti z iného typu obsahu. Toto dedičstvo umožňuje skupinám dokumentov zdieľať charakteristiky v rámci organizácie a umožňuje tímom prispôsobiť tieto charakteristiky konkrétnym lokalitám alebo zoznamom.
Všetky dokumenty s vydaným používateľom v podniku môžu napríklad vyžadovať množinu metaúdajov, ako je napríklad číslo konta, číslo projektu a projektový manažér. Ak chcete vytvoriť typ obsahu výstupu najvyššej úrovne pre zákazníka, z ktorého sa dedia všetky ostatné typy dokumentov, ktoré sú výsledkom výstupu pre zákazníkov, zabezpečte, aby sa vyžadované informácie, ako napríklad čísla kont a čísla projektov, priradili k všetkým variantom dokumentov s výstupom pre zákazníkov vo vašej organizácii. Všimnite si, že ak vlastník obsahu pridá ďalší povinný stĺpec do typu obsahu výstupu pre zákazníkov najvyššej úrovne, vlastník obsahu môže šíriť zmeny všetkých typov obsahu, ktoré dedia z tohto typu, čím sa nový stĺpec pridá do všetkých dokumentov o výstupe pre zákazníkov.
Integrácia vlastností s Office 2016
V systém Microsoft Office, keď používateľ upraví dokument z SharePoint Server 2016 servera na správu dokumentov, v hornej časti dokumentu sa zobrazí informačný panel dokumentu. Na informačnom paneli dokumentu sa zobrazuje upraviteľná forma vlastností dokumentu na serveri.
SharePoint Server 2016 zjednodušuje prispôsobenie formulára vlastností pre typ obsahu. Pri konfigurácii typu obsahu môžete spustiť InfoPath 2016, ktorý vygeneruje predvolený formulár vlastností založený na vlastnostiach typu obsahu. Predvolený formulár obsahuje rovnaké ovládacie prvky, rozloženie a schému, ktoré InfoPath 2016 použiť, ak nebol definovaný žiadny vlastný formulár. Potom môžete prispôsobiť a nasadiť formulár tak, ako by ste mali akýkoľvek iný InfoPath 2016 formulár. Do formulára môžete pridať napríklad logo spoločnosti, písma a farebnú schému. pripojenie k vlastnému zdroju údajov, Pridať podmienenú logiku; a návrh funkcií formulára, ktoré sú k dispozícii pre používateľov na základe ich rolí.
Spolu s vlastnosťami úprav na informačnom paneli dokumentu môžu autori, ktorí používajú Word 2016, vkladať vlastnosti, ktoré sú na serveri definované v ich dokumentoch. Ak napríklad vlastnosti dokumentu zahŕňajú názov projektového manažéra, tento názov sa môže vložiť do titulnej strany, päty alebo kamkoľvek inde sa v dokumente použije názov. Ak je nový projektový manažér priradený k projektu, vlastnosť projektového manažéra sa môže aktualizovať na serveri správy dokumentov. Tento aktualizovaný názov projektového manažéra sa odrazí v každom výskyte tejto vlastnosti, ktorý bol vložený do dokumentu.
Používanie metaúdajov s typmi obsahu
Metaúdaje sú informácie o dokumente, ktorý sa používa na kategorizáciu a klasifikáciu obsahu. Metaúdaje sa priradia k typu obsahu ako stĺpec. Metaúdaje môžu poskytnúť kontextové informácie o dokumente tak, že ho pričlenia k autorovi, predmetu, publiku, jazyku a tak ďalej. Na rozdiel od vlastností sú metaúdaje uložené ako stĺpce a môžu byť indexované a vyhľadávané pomocou vyhľadávacieho nástroja SharePointu.
Metaúdaje pridané na úrovni kolekcie lokalít môžu byť priradené k typom obsahu. Pomocou metaúdajov s typmi obsahu môžu všetky neskoršie typy obsahu dediť niektoré alebo všetky metaúdaje z nadradeného typu obsahu na úrovni kolekcie lokalít. Ďalšie metaúdaje sa potom dajú pridať na nižšej úrovni, ako je napríklad jeden dokument.
Šablóny stĺpcov
Každá položka metaúdajov, ktorá je priradená k typu obsahu, je stĺpec, ktorý je umiestnením v zozname na ukladanie informácií. Zoznamy alebo knižnice sa často zobrazujú graficky ako stĺpce s informáciami. V závislosti od zobrazenia priradeného k zoznamu sa však stĺpce môžu zobraziť v iných formulároch, ako sú napríklad dni v zobrazení kalendára. V formulároch priradených k zoznamu alebo knižnici sa stĺpce zobrazujú ako polia.
Môžete definovať stĺpce, ktoré možno použiť vo viacerých typoch obsahu. Ak to chcete urobiť, vytvorte ich v galérii šablón stĺpcov. Na každej lokalite v kolekcii lokalít sa nachádza galéria šablón stĺpcov. Rovnako ako v prípade typov obsahu sú stĺpce definované v galérii šablón stĺpcov na lokalite k dispozícii na danej lokalite a na všetkých lokalitách pod ňou.
Typy obsahu priečinka
Typy obsahu priečinka definujú metaúdaje, ktoré sú priradené k priečinku v zozname alebo knižnici. Keď v zozname alebo knižnici použijete typ obsahu priečinka, nový príkaz v tomto zozname alebo knižnici bude obsahovať typ obsahu priečinka, ktorý umožňuje používateľom vytvárať priečinky tohto typu.
Môžete definovať zobrazenia v zozname alebo knižnici, ktoré sú k dispozícii len v priečinkoch konkrétneho typu obsahu. Táto možnosť je užitočná, ak chcete, aby priečinok obsahoval určitý typ dokumentu a aby zobrazenia v tomto priečinku zobrazovali iba stĺpce, ktoré sú relevantné pre typ dokumentu, ktorý je obsiahnutý v danom priečinku.
Pomocou SharePoint products objektový model môžete prispôsobiť nový príkaz pre typ obsahu priečinka tak, aby sa po vytvorení nového priečinka daného typu vytvoril priečinok s viacerými súbormi a dokumentmi založenými na šablónach, ktoré sú uložené na serveri. Je to užitočné napríklad pri implementácii zloženého typu dokumentu, ktorý vyžaduje, aby viaceré súbory prispievali k jednému výstupnému dokumentu.
Množiny dokumentov je funkcia v SharePoint Server 2016, ktorá umožňuje používať Office 2016 na spravovanie výstupov, ktoré zahŕňajú viacero dokumentov. Množiny dokumentov sú špeciálne druhy priečinkov, ktoré sa používajú na spravovanie jediného výstupu alebo pracovného produktu, ktorý môže obsahovať viacero dokumentov vo viacerých umiestneniach. Množiny dokumentov vytvárate pomocou rozšíriteľných šablón, ktoré sú k dispozícii SharePoint Server 2016. Šablóny množiny dokumentov tiež môžete prispôsobiť tak, aby predstavovali pracovné produkty, ktoré sú relevantné pre vašu organizáciu. Množiny dokumentov zahŕňajú aj ovládací prvok verzie, ktorý vám umožní zachytiť stav celého dokumentu nastaveného na rôznych miestach v jeho životnom cykle. Ďalšie informácie o množinách dokumentov nájdete v téme plánovanie množín dokumentov (SharePoint Server 2010).
Plánovanie typov obsahu dokumentu
Prvou fázou pri plánovaní typov obsahu dokumentu je skontrolovať každý typ dokumentu uvedený v hárku analyzovať používanie dokumentu (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) na určenie, či existujúci typ obsahu bude pre daný typ dokumentu fungovať. Každý typ obsahu dokumentu by mal dediť nastavenia priamo zo základného typu obsahu dokumentu alebo z typu obsahu, ktorý je zostupne z typu obsahu dokumentu. Tým sa zabezpečí, že sú prítomné základné stĺpce pre typy dokumentov, ako sú napríklad nadpis a vytvorené, a že môžete priradiť šablónu k typu obsahu. Ak je základný typ obsahu (napríklad dokument) dostatočný, zadajte názov typu obsahu v stĺpci typ obsahu v hárku "analyzovať používanie dokumentu".
Poznámka: Podporované základné typy obsahu neobsahujú súbory PDF.
Informácie o zmene základných typov obsahu nájdete v bielej knihe s názvomusmernenie na úpravu vopred definovaných typov obsahu a stĺpcov lokality(https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Typy obsahu zoznamu plánov
Prvky typu obsahu zoznamu obsahujú stĺpce metaúdajov, ktoré sú priradené k typu obsahu a pracovným postupom, ktoré môžu byť spustené na prvkoch tohto typu obsahu. Ak chcete definovať typ položky zoznamu, ktorá je jedinečná pre vaše riešenie, použite typ obsahu zoznamu. Na štandardizáciu údajov pre každý incident technickej podpory a na sledovanie incidentu pomocou pracovného postupu môžete napríklad v riešení zákazníckeho hovoru, v ktorom pracovníci technickej podpory vyšetruje a vyriešia technické problémy zákazníkov.
Plánovanie pracovných postupov
Pracovné postupy implementujú obchodné procesy v dokumentoch, webových stránkach, formulároch a zoznamoch položiek v SharePoint Server 2016. Môžu byť priradené k knižniciam, zoznamom alebo typom obsahu.
V správe dokumentov používajte pracovné postupy na smerovanie dokumentov od osoby k osobe, aby mohli jednotlivé úlohy správy dokumentov, ako napríklad recenzovanie dokumentov, schvaľovanie ich uverejnenia alebo spravovanie ich dispozície. Môžete tiež použiť vlastné pracovné postupy na premiestnenie dokumentov z jednej lokality alebo knižnice do inej. Môžete napríklad navrhnúť pracovný postup na kopírovanie dokumentu z jednej lokality do druhého pri naplánovaní archivácie dokumentu.
SharePoint Server 2016 obsahuje trojfázový pracovný postup, ktorý môžete použiť na spravovanie podnikových procesov, ktoré sledujú stav položky v troch štátoch alebo etapách. SharePoint Server 2016 obsahuje aj nasledujúce pracovné postupy, ktoré riešia potreby správy dokumentov:
-
Zhromažďovanie pripomienok Odošle dokument na revíziu.
-
Schvaľovanie Odošle dokument na schválenie, ktorý je často nevyhnutný na jeho publikovanie.
-
Dispozície Spravuje uplynutie platnosti a dispozície dokumentu.
-
Zhromažďovanie podpisov Smerovanie dokumentu na podpisy.
Priradenie pracovného postupu k typu obsahu, ak chcete, aby bol tento pracovný postup dostupný pri použití tohto typu obsahu. Typ obsahu nákupnej objednávky by napríklad mohol vyžadovať schválenie pred dokončením transakcie správcom. Ak sa chcete uistiť, že pracovný postup schválenia je vždy k dispozícii pri iniciovaní nákupnej objednávky, vytvorte typ obsahu nákupnej objednávky a priraďte mu pracovný postup schválenia. Potom pridajte typ obsahu nákupnej objednávky do všetkých knižníc dokumentov, v ktorých budú nákupné objednávky uložené.
Ak chcete plánovať pracovné postupy pre riešenie spravovania dokumentov, analyzujte každý typ obsahu dokumentu, ktorý plánujete implementovať, a identifikujte podnikové procesy, ktoré majú byť k dispozícii na spustenie s obsahom tohto typu. Potom Identifikujte pracovné postupy, ktoré bude potrebné sprístupniť pre daný obsah.
Nasledujúca tabuľka obsahuje vzorovú tabuľku, ktorá analyzuje pracovné postupy pre typ obsahu zmluvy.
|
Proces zmluvy |
Pracovný postup zmluvy |
|---|---|
|
Revízia konceptov. |
Zhromažďovanie pripomienok |
|
Získajte súhlas od manažéra a právneho zástupcu. |
Schvaľovanie |
|
Riešenie otvorených problémov. |
Sledovanie problémov |
|
Získanie podpisov. |
Zhromažďovanie podpisov |
Ďalšie informácie nájdete v téme pracovný postup v sharepointe 2013.
Hárok
Pomocou nasledujúceho hárka zaznamenajte informácie popísané v tomto článku:
-
Hárok typ obsahu a plánovací plán pracovných postupov (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
