Plánovanie tvorby verzií dokumentov, schválenia obsahu a ovládacích prvkov vzatia z projektu v SharePointe

Informácie o tvorbe verzií, schvaľovaní obsahu a vrátení z projektu

SharePoint Server 2016 obsahuje tieto funkcie, ktoré vám môžu pomôcť kontrolovať dokumenty v knižnici dokumentov:

• Tvorba verzií je metóda, ktorou sa po sebe idúcich iterácií dokumentu očísluje a uložia.

• Schválenie obsahu je spôsob, akým členovia lokality, ktorí majú povolenia na schvaľovanie, ovládajú publikovanie obsahu.

• Vzatie z projektu a vrátenie do projektu je metódami, pomocou ktorých môžu používatelia lepšie kontrolovať pri vytváraní novej verzie dokumentu a tiež komentovať zmeny, ktoré vykonali pri kontrole dokumentu.

Nakonfigurujete nastavenia funkcií správy obsahu, ktoré sú popísané v tomto článku v knižniciach dokumentov. Ak chcete tieto nastavenia zdieľať v rámci knižníc v riešení, môžete vytvoriť šablóny knižnice dokumentov, ktoré obsahujú nastavenia správy obsahu. Takto zabezpečíte, že nové knižnice budú odrážať vaše rozhodnutia o riadení obsahu.

Ďalšie informácie o tvorbe verzií nájdete v téme Zapnutie a konfigurácia spravovania verzií pre zoznam alebo knižnicu.

Plánovanie tvorby verzií

Predvolený ovládací prvok riadenia verzií pre knižnicu dokumentov závisí od šablóny kolekcie lokalít. Môžete však nakonfigurovať ovládací prvok riadenia verzií pre knižnicu dokumentov v závislosti od vašich konkrétnych požiadaviek. Každá knižnica dokumentov môže mať iný ovládací prvok na tvorbu verzií, ktorý najlepšie vyhovuje druhom dokumentov v knižnici. SharePoint Server 2016 obsahuje tri možnosti tvorby verzií:

• Bez tvorby verzií      Určuje, že sa neuložia žiadne staršie verzie dokumentov. Pri používaní tvorby verzií sa staršie verzie dokumentov nedajú načítať a História dokumentu sa nezachová, pretože komentáre, ktoré sprevádzajú každú iteráciu dokumentu, sa neuložia. Túto možnosť použite na knižnice dokumentov, ktoré obsahujú nedôležitý obsah alebo obsah, ktorý sa nikdy nezmení.

• Vytvorenie hlavných verzií      Určuje, že číslované verzie dokumentov sa zachovajú pomocou jednoduchej schémy tvorby verzií (napríklad 1, 2, 3). Ak chcete ovplyvniť vplyv na ukladací priestor, môžete určiť počet starších verzií, ktoré sa majú ponechať, a počítať z aktuálnej verzie.

  Pri každom uložení novej verzie dokumentu v hlavnej verzii, všetci používatelia, ktorí majú povolenia na knižnicu dokumentov, budú môcť obsah zobraziť. Túto možnosť použite, ak nechcete rozlišovať medzi konceptmi verzií dokumentov a publikovanými verziami. Napríklad v knižnici dokumentov, ktorú používa pracovná skupina v organizácii, je hlavnou možnosťou výberu veľkých verzií, ak všetci členovia tímu musia mať možnosť Zobraziť všetky iterácie každého dokumentu.

• Vytvorenie hlavných a vedľajších verzií (koncepty)      Určuje, že číslované verzie dokumentov sa zachovajú pomocou schémy hlavných a vedľajších verzií (ako je napríklad 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Verzie končiace na .0 sú hlavnými verziami a verziami končiacimi sa nenulovými príponami sú vedľajšie verzie. Predchádzajúce hlavné a vedľajšie verzie dokumentov sa uložia spolu s aktuálnymi verziami. Na ovládanie efektu v ukladacom priestore môžete určiť počet predchádzajúcich hlavných verzií, ktoré sa majú ponechať, a počítať z aktuálnej verzie. Taktiež môžete určiť počet udržiavaných hlavných verzií, ktoré by mali obsahovať príslušné vedľajšie verzie. Ak napríklad zadáte, že sa majú zachovať vedľajšie verzie dvoch hlavných verzií a aktuálna Hlavná verzia je 4,0, potom sa zachovajú všetky vedľajšie verzie začínajúce na 3,1.

  Pri hlavných a vedľajších verziách môže každý používateľ, ktorý má povolenia na čítanie, Zobraziť hlavné verzie dokumentov. Môžete určiť, ktorí používatelia môžu zobraziť aj vedľajšie verzie. Zvyčajne vám odporúčame udeliť povolenia na zobrazovanie a prácu s vedľajšími verziami pre používateľov, ktorí môžu upravovať položky, a obmedziť používateľov, ktorí majú povolenia na čítanie na zobrazenie iba hlavných verzií.

  Použitie hlavných a vedľajších verzií, ak chcete rozlišovať medzi publikovaným obsahom, ktorý môže zobraziť cieľová skupina a návrh obsahu, ktorý ešte nie je pripravený na publikovanie. Napríklad na webovej lokalite ľudských zdrojov, ktorá popisuje organizačné výhody, môžete pomocou hlavných a vedľajších verzií obmedziť prístup zamestnancov k popisom výhod počas revízie popisov.

Plánovanie schválenia obsahu

Použite schválenie obsahu na formalizovanie a ovládanie obsahu, ktorý je k dispozícii pre cieľovú skupinu. Napríklad podnik, ktorý uverejňuje obsah ako jeden z jeho produktov alebo služieb, môže pred publikovaním obsahu vyžadovať právne preskúmanie a schválenie.

Koncept dokumentu čakajúci na schválenie obsahu je v stave čakajúci. Keď schvaľovateľ vyhľadá dokument a schváli obsah, bude k dispozícii na prezeranie používateľmi, ktorí majú povolenia na čítanie. Vlastník knižnice dokumentov môže povoliť schválenie obsahu pre knižnicu dokumentov a voliteľne môže priradiť pracovný postup k knižnici, aby sa spustil proces schvaľovania.

Spôsob odoslania dokumentov na schválenie sa líši v závislosti od nastavenia tvorby verzií v knižnici dokumentov:

• Bez tvorby verzií      Ak sa nepoužíva tvorba verzií a zmeny v dokumente sa uložia, stav dokumentu sa stane čakajúcim. SharePoint Server 2016 zachová staršiu verziu dokumentu tak, aby používatelia, ktorí majú povolenia na čítanie, mohli daný dokument aj naďalej zobrazovať. Po schválení čakajúcich zmien sa sprístupní nová verzia dokumentu pre používateľov, ktorí majú povolenia na čítanie, a staršia verzia sa nezachová.

  Ak sa nepoužíva tvorba verzií a do knižnice dokumentov sa nahráva nový dokument, pridá sa do knižnice v stave čakajúci a nie je možné ho zobraziť používateľmi, ktorí majú povolenia na čítanie, kým nie je schválený.

• Vytvorenie hlavných verzií      Ak sa používa Hlavná tvorba verzií a zmeny v dokumente sa uložia, stav dokumentu sa stane neočakávaným a predchádzajúca Hlavná verzia dokumentu je k dispozícii na prezeranie používateľmi, ktorí majú povolenia na čítanie. Po schválení zmien v dokumente sa vytvorí nová hlavná verzia dokumentu a sprístupní sa používateľom, ktorí majú povolenia na čítanie, a predchádzajúca Hlavná verzia je uložená v zozname histórie dokumentu.

  Ak sa používa Hlavná tvorba verzií a nový dokument sa nahráva do knižnice dokumentov, pridá sa do knižnice v stave čakajúci a nie je možné ho zobraziť používateľmi, ktorí majú povolenia na čítanie, kým nie je schválený ako verzia 1.

• Vytvorenie hlavných a vedľajších verzií (koncepty)      Ak sa používajú hlavné a vedľajšie verzie a zmeny v dokumente sa uložia, autor má možnosť uložiť novú vedľajšiu verziu dokumentu ako koncept alebo vytvoriť novú hlavnú verziu, ktorá zmení stav dokumentu na možnosť čakajúce. Po schválení zmien v dokumente sa vytvorí nová hlavná verzia dokumentu a sprístupní sa používateľom, ktorí majú povolenia na čítanie. V časti hlavné a vedľajšie verzie dokumentov sa v zozname histórie dokumentu uchovávajú hlavné aj vedľajšie verzie dokumentov.

  Ak sa používa Hlavná a vedľajšia tvorba verzií a nový dokument sa nahráva do knižnice dokumentov, môže sa pridať do knižnice buď v konceptovom stave ako verzia 0,1, alebo môže autor okamžite požiadať o schválenie. V tomto prípade sa stav dokumentu stáva čakajúcim.

Plánovanie vzatia z projektu a vrátenie do projektu

Pred úpravou dokumentov môžete od používateľov požadovať vzatie dokumentov z knižnice dokumentov. Výhody vyžadovania vzatia z projektu a vzatia z projektu zahŕňajú nasledovné:

• Lepšia kontrola pri vytváraní verzií dokumentov. Pri vzatí dokumentu z projektu môže autor dokument uložiť bez toho, aby ho kontroloval. Ostatní používatelia knižnice dokumentov nebudú môcť tieto zmeny Zobraziť a nová verzia sa nevytvorí. Nová verzia (viditeľná pre iných používateľov) sa vytvorí len vtedy, keď autor kontroluje dokument. Autor vám poskytne väčšiu flexibilitu a kontrolu.

• Lepšie zachytenie metaúdajov. Po vrátení dokumentu do projektu môže autor písať komentáre, ktoré popisujú zmeny vykonané v dokumente. Tým sa vytvorí priebežný historický záznam o zmenách vykonaných v dokumente.

Ak vaše riešenie vyžaduje, aby používatelia mohli vrátiť do projektu a vziať z projektu dokumenty na ich úpravu, môžete použiť funkcie v Office 2016 klientskych aplikáciách, ktoré podporujú tieto akcie. Používatelia si môžu pozrieť dokumenty, zrušiť vzatie z projektu a vrátiť sa do projektu v dokumentoch Office 2016 klientskych aplikáciách.

Keď je dokument vzatý z projektu, zablokuje ho používateľ s výhradnou úpravou. Keď používateľ uloží úpravy do tohto súboru, zmeny sa nahrajú a uložia na server. Zmeny sú súkromné pre používateľa a nezobrazujú sa ostatným používateľom. Keď je používateľ pripravený vrátiť sa do projektu, najnovšie zmeny sa zobrazia ostatným a publikujú sa.

Z Office 2016 klientskych aplikácií môžu používatelia rozhodnúť o opustení dokumentov vzatých z projektu na serveri zmenou možností úprav obsahu.