Súhrn: Získajte informácie o prvkoch riešenia na správu dokumentov a procese plánovania správy dokumentov v SharePoint 2013.
Tento článok obsahuje popis rôznych prvkov riešenia na správu dokumentov, ktoré sú založené na SharePoint Server 2016.
Správa dokumentov kontroluje životný cyklus dokumentov vo vašej organizácii – spôsob ich vytvorenia, kontroly a publikovania a spôsob ich vyhodzovania alebo uchovaia. Napriek tomu, že pojem "správa" naznačuje, že informácie sa kontrolujú od začiatku organizácie, efektívny systém správy dokumentov by mal odrážať kultúru organizácie, ktorá ich používa. Nástroje, ktoré používate na správu dokumentov, by mali byť dostatočne flexibilné a mali by vám umožniť prísne kontrolovať životný cyklus dokumentu, ak sa to hodí k kultúre a cieľom vášho podniku, ale tiež aby ste mohli implementovať vhodnejší štruktúrovaný systém, ak bude lepšie vyhovovať vášmu podniku.
Prvky systému správy dokumentov
Platné riešenie správy dokumentov určuje nasledovné:
-
Aké druhy dokumentov a iného obsahu je možné v organizácii vytvoriť.
-
Akú šablónu použiť pre každý druh dokumentu.
-
Metaúdaje, ktoré sa majú poskytnúť pre každý druh dokumentu.
-
Miesto uloženia dokumentu v jednotlivých fázach jeho životného cyklu.
-
Kontrola prístupu k dokumentu v jednotlivých fázach životného cyklu.
-
Ako presúvať dokumenty v rámci organizácie ako členovia tímu prispievajú k vytváraniu, revízii, schvaľovaniu, publikovaniu a vymiestneniu dokumentov.
SharePoint Foundation 2013 obsahuje funkcie, ktoré implementujú všetky tieto aspekty správy dokumentov. SharePoint Server 2016 rovnaké funkcie a pridajú sa sem aj tieto funkcie:
-
Aké politiky sa vzťahujú na dokumenty tak, aby sa auditované činnosti súvisiace s dokumentom, dokumenty vhodným spôsobom zachovali alebo vyhodli a aby bol obsah, ktorý je pre organizáciu dôležitý, chránený.
-
Ako spracovať dokumenty ako podnikové záznamy, ktoré sa musia uchovávať podľa právnych požiadaviek a podnikových pokynov.
Ak chcete zabezpečiť, aby informační pracovníci mohli jednoducho využiť tieto možnosti bez toho, aby museli odísť z každodenných operácií a známych nástrojov, aplikácie v balíku systém Microsoft Office (napríklad Microsoft Outlook a Word ) zahŕňajú aj funkcie, ktoré podporujú každú etapu životného cyklu dokumentu.
Proces plánovania
Proces plánovania správy dokumentov pozostáva z týchto hlavných krokov:
-
Identifikácia rolí správy dokumentov Uistite sa, že vaše plány zahŕňajú pripomienky kľúčových účastníkov projektu vašej organizácie, že máte najlepší tím na implementáciu riešenia a vy viete, kto sa zúčastní procesov správy dokumentov.
-
Analýza používania dokumentov Keď určíte, kto pracuje na dokumentoch, určite typy dokumentov, na ktorých pracujú a ako ich používajú. Ďalšie informácie nájdete v téme Identifikácia používateľov a analýza používania dokumentov (SharePoint Server 2010).
-
Plánovanie organizácie dokumentov Dokumenty môžete usporiadať do kolekcií lokalít, lokalít a knižníc. SharePoint Server 2016 poskytuje množstvo funkcií, ktoré pomáhajú organizovať a ukladať dokumenty, od špecializovaných lokalít až po voľné štruktúrované knižnice dokumentov na rýchle vytváranie dokumentov a spoluprácu. V rámci knižnice môžete obsah navyše usporiadať do priečinkov a podpriečinkov. Ďalšie informácie nájdete v téme Plánovanie knižnice dokumentov (SharePoint Server 2010).
-
Plánovanie presunu obsahu medzi umiestneniami Možno bude potrebné premiestniť alebo skopírovať dokument z jednej lokality alebo knižnice do inej v rôznych fázach jeho životného cyklu. Ďalšie informácie nájdete v časti Plánovanie toku obsahuvtéme Plánovanie knižnice dokumentov (SharePoint Server 2010).
-
Plánovanie typov obsahu Typy obsahu sa používajú na usporiadanie informácií o dokumentoch, ako sú napríklad metaúdaje, šablóny dokumentov a procesy pracovného postupu. Tento krok je dôležitým krokom, ktorý vám pomôže usporiadať dokumenty a zabezpečiť konzistentnosť v rámci celej organizácie. Ďalšie informácie nájdete v téme Typ obsahu a plánovanie pracovného postupu (SharePoint Server 2010).
-
Plánovanie pracovných postupov Keď plánujete pracovné postupy pre svoju organizáciu, môžete riadiť a sledovať presun dokumentov z jedného člena tímu do druhého v rámci spolupráce každého účastníka v rámci životného cyklu dokumentu. SharePoint Server 2016 obsahuje pracovné postupy pre bežné tímové úlohy, ako je napríklad revízia a schvaľovanie dokumentov. SharePoint Server 2016 tiež vytváranie a inštalácia vlastných pracovných postupov. Ďalšie informácie nájdete v téme Typ obsahu a plánovanie pracovného postupu (SharePoint Server 2010).
-
Plánovanie riadenia obsahu Môžete naplánovať príslušný stupeň kontroly založený na type obsahu alebo umiestnení ukladacieho priestoru. Môžete napríklad vyžadovať, aby boli dokumenty v konkrétnej knižnici pred ich úpravou vzaté z knižnice. Ďalšie informácie nájdete v téme Plánovanie verzií, schvaľovania obsahu a v pokladne (SharePoint Serveri 2010).
-
Plánovanie politík Pri každom type obsahu naplánujte politiky správy informácií a uistite sa, že sa dokumenty auditujú, uchovávajú a inak spracúvajú podľa požiadaviek inštitúcie a právnych požiadaviek vašej organizácie. SharePoint Server 2016 politiky, ktoré implementujú auditovanie, uchovávanie dokumentov a čiarové kódy (aby sa uistenie, že vytlačený obsah môže korelovať s príslušnými elektronickými verziami). Ďalšie informácie nájdete v téme Plánovanie politiky správy informácií (SharePoint Server 2010).
Poznámka: Politiky nie sú k dispozícii vo SharePoint Foundation 2013.
