Microsoft Office Excel má množstvo funkcií, ktoré uľahčujú spravovanie a analýzu údajov. Ak chcete tieto funkcie plne využívať, je dôležité, aby ste údaje v hárku usporiadali a naformátovali podľa nasledujúcich pokynov.
Obsah tohto článku
Pokyny na usporiadanie údajov
Podobné položky vložte do rovnakého stĺpca. Navrhnite údaje tak, aby všetky riadky mali podobné položky v tom istom stĺpci.
Oddeľte rozsah údajov. Medzi rozsahom súvisiacich údajov a ostatnými údajmi v hárku ponechajte aspoň jeden prázdny stĺpec a jeden prázdny riadok. Excel potom pri zoraďovaní, filtrovaní alebo vkladaní automatických medzisúčtov dokáže ľahšie zistiť a vybrať rozsah.
Dôležité údaje umiestnite nad alebo pod rozsah. Vyhnite sa umiestneniu kritických údajov naľavo alebo napravo od rozsahu, pretože tieto údaje môžu byť pri filtrovaní rozsahu skryté.
Vyvarujte sa prázdnych riadkov a stĺpcov v rozsahu. Vyhnite sa vkladaniu prázdnych riadkov a stĺpcov v určitom rozsahu údajov. Zabezpečíte tak, že Excel bude schopný jednoduchšie zistiť a vybrať rozsah súvisiacich údajov.
Zobrazte všetky riadky a stĺpce v rozsahu. Uistite sa, že ste pred vykonaním zmien v rozsahu údajov zobrazili všetky skryté riadky alebo stĺpce. Ak sa riadky a stĺpce v rozsahu nezobrazujú, údaje možno odstrániť neúmyselne. Ďalšie informácie nájdete v téme Skrytie alebo zobrazenie riadkov a stĺpcov.
Pokyny na formátovanie údajov
Na identifikáciu údajov používajte označenia stĺpcov. Použite odlišné formátovanie údajov a vytvorte tak označenia stĺpcov v prvom riadku rozsahu údajov. Excel môže potom tieto označenia použiť na vytváranie zostáv a na hľadanie a usporiadanie údajov. Na označenia stĺpcov použite také písmo, zarovnanie, formát, vzorky, orámovanie alebo štýl písania veľkých písmen, ktoré je odlišné od formátu priradeného údajom v rozsahu. Pred zadaním označení stĺpcov bunky naformátujte ako text. Ďalšie informácie nájdete v téme Spôsoby formátovania pracovného hárka.
Na rozlíšenie údajov použite orámovanie buniek. Ak chcete označenia oddeliť od údajov, na vloženie riadkov pod označeniami použite orámovanie buniek (nie prázdne riadky alebo prerušované čiary). Ďalšie informácie nájdete v téme Použitie alebo odstránenie orámovania buniek v hárku.
Vyhnite sa úvodnej a koncovej medzere, aby ste predišli chybám. Zarážky pred údajmi nevytvárajte vložením medzier na začiatku alebo na konci bunky. Tieto nadbytočné medzery môžu totiž ovplyvniť zoraďovanie, hľadanie a formátovanie, ktoré sa použilo na bunku. Namiesto zadávania medzier môžete v bunke na vytvorenie zarážky pred údajmi použiť príkaz Zväčšiť zarážku. Ďalšie informácie nájdete v téme Premiestnenie údajov v bunke.
Rozširujte formáty údajov a vzorcov. Pri pridávaní nových riadkov údajov na koniec rozsahu údajov Excel konzistentne rozširuje formátovanie a vzorce. Ak sa daný formát má dať rozšíriť, tri z predchádzajúcich piatich buniek musia mať rovnaký formát. Ak sa má dať rozšíriť daný vzorec, musia byť konzistentné všetky predchádzajúce vzorce. Ďalšie informácie nájdete v téme Automatické zadávanie údajov do buniek hárka.
Použitie formátu tabuľky programu Excel na prácu so súvisiacimi údajmi Súvislý rozsah buniek v hárku môžete zmeniť na excelovú tabuľku. S údajmi definovanými tabuľkou možno manipulovať nezávisle od údajov mimo tabuľky a môžete použiť konkrétne funkcie tabuľky na rýchle zoradenie, filtrovanie, súčet alebo výpočet údajov v tabuľke. Funkciu tabuľky môžete použiť aj na rozdelenie množín súvisiacich údajov usporiadaním týchto údajov do viacerých tabuliek v jednom hárku. Ďalšie informácie nájdete v téme Prehľad excelových tabuliek.
