Použitie šablóny lokality na správu projektov v SharePointe

Najprv postupujte podľa pokynov na pridanie šablóny na novú alebo existujúcu lokalitu.

Preskúmajte vopred vyplnený obsah lokality, webové časti a stránky a rozhodnite sa, ktoré prispôsobenia lokalít budú potrebné na zosúladenie so značkou, hlasom a celkovým obchodným cieľom vašej organizácie. 

Vopred vyplnená lokalita, zoznam a obsah šablóny príspevku s novinkami:

• Domovská stránka – poskytuje miesto prvého kontaktu pre tímy na jednoduché zdieľanie obsahu, spoluprácu a získavanie aktualizácií projektu

• Kalendár – zobrazuje tímový kalendár Outlooku

• Project tracke r list - Keep track of all work progress related to the upcoming project. Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.

• Zoznam sledovania problémov – sledujte všetky problémy, ktoré sa môžu vyskytnúť pri projekte.  Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.

• Knižnica dokumentov – jednoduchý a zabezpečený prístup k súborom projektu

• Kôš – poskytuje prístup k nedávno zahodeným obsahu súvisiacemu s projektom 

• Šablóna správy o stave – Pomocou tejto predpripravnej šablóny môžete jednoducho publikovať správy o stave projektu pre svoj tím. Prispôsobte túto šablónu príspevku s novinkami úpravou zoznamu textových a obrázkových webových častí.

Po pridaní šablóny lokality na správu projektov je čas prispôsobiť si ju a vytvoriť vlastnú. 

Kontrola stavu projektu a zoznamov sledovania problémov – pomocou webovej časti Hlavného banera môžete členov tímu aktualizovať o stave projektu. Odpočítavanie do spustenia projektu – pomocou webovej časti Časovač odpočítavania dajte členom tímu vedieť, koľko času zostáva na prípravu na spustenie projektu. Zvýraznite často používané zdroje – webová časť Knižnica dokumentov slúži na poskytnutie rýchleho prístupu k tímovým zdrojom a súborom.  Kontrola nedávnej aktivity tímovej lokality – na zobrazenie nedávno zobrazeného obsahu ostatnými členmi tímu použite webovú časť Aktivita lokality. Zobrazenie zoznamu plánov a termínov projektu – webová časť Udalosti sa používa na vytvorenie zoznamu dôležitých termínov tímu. Zdieľanie tímových noviniek a oznámení – webová časť Správy sa používa na publikovanie tímových oznámení a príležitostí na udalosti. Uveďte zoznam najčastejšie používaných nástrojov – pomocou webovej časti Rýchle prepojenia zjednodušte spoluprácu zostavením zoznamu najčastejšie používaných nástrojov pre projekt.  Poskytnutie prístupu ku kľúčovým kontaktom – webová časť Ľudia slúži na vytvorenie zoznamu hlavných kontaktných miest na riadenie projektov.

Prispôsobte vzhľad lokality, navigáciu lokality, webové časti a obsah tak, aby vyhovovali potrebám používateľov a organizácie. Pri prispôsobovaní sa uistite, že lokalita je v režime úprav výberom položky Upraviť v pravom hornom rohu lokality. Počas práce môžete zmeny uložiť ako koncept alebo znova publikovať , aby sa úpravy zobrazovali divákom.

1. Zvýraznenie stavu projektu pomocou webovej časti Hlavného banera

1. Začnite výberom webovej časti Hlavného banera a vyberte položku Upraviť .

2. Potom vyberte možnosti vrstvy a dlaždice , ktoré najlepšie vyhovujú potrebám organizácie.

Pozrite si rôzne rozloženia a získajte ďalšie informácie o úpravewebovej časti Hlavného banera.

2. Webová časť Časovač odpočítavania sa používa na to, aby členovia tímu vedeli, koľko času ešte zostáva

1. Začnite výberom webovej časti Časovač odpočítavania a vyberte položku Upraviť .

2. Pridajte dátum a čas udalosti. 

3. Vyberte formát zobrazenia časovača.

4. Pridajte volanie do akcie zmenou prekrývajúceho textu a pridajte prepojenie na ďalšie informácie.

5. Prispôsobte obrázok pozadia webovej časti výberom položky Zmeniť, výberom zdroja obrázka a výberom položky Vložiť.  

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Časovač odpočítavania.

3. Používanie webovej časti Knižnica dokumentov na poskytnutie rýchleho prístupu k zdrojom

1. Ak chcete zmeniť zobrazenie alebo zdroj priečinka pre webovú časť Knižnica dokumentov, vyberte položku Upraviť .

2. Ak chcete upraviť priečinky, označenia a obsah knižnice dokumentov, prejdite do knižnice v obsahu lokality. Vykonajte úpravy a obsah sa aktualizuje vo webovej časti.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Knižnica dokumentov.

4. Webová časť Aktivita lokality slúži na zachovanie aktuálnosti tímovej aktivity

1. Začnite výberom webovej časti Aktivita lokality a vyberte položku Upraviť webovú časť .

2. Do poľa s nástrojmi zadajte číslo v časti Zobraziť tento počet položiek súčasne.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Aktivita lokality.

5. Webová časť Udalosti sa používa na sledovanie dátumov a termínov

1. Začnite výberom webovej časti Udalosti a vyberte položku Upraviť .

2. Vyberte zdroj.

3. Potom vyberte rozsah dátumov , ktorý sa má zobraziť na lokalite. 

4. Potom vyberte rozloženie.

5. Vyberte maximálny počet položiek , ktoré by mali byť uvedené v tejto webovej časti. 

Ďalšie informácie owebovej časti Udalosti.

6. Webová časť Správy slúži na zdôraznenie oznámení projektového tímu a príležitostí na udalosti.

1. Začnite výberom webovej časti Správy a výberom položky Upraviť .

2. Potom vyberte zdroj správ, ktorý obsahuje informácie, ktoré chcete zobraziť.

3. Vyberte možnosti Rozloženie, Zobrazenie a Filter , ktoré najlepšie zobrazujú členov tímu organizácie.

4. V časti Usporiadať určte poradie zobrazovania správ.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Správy.

7. Pomocou webovej časti Rýchle prepojenia môžete zostaviť zoznam často používaných nástrojov pre projekt.

1. Prejdite do webovej časti Rýchle prepojenia, vyberte prepojenie a potom položku Upraviť .

2. V prípade potreby upravte prepojenie, názov, ikonu a popis.

3. Ak chcete pridať prepojenie, vyberte položku + Pridať prepojenia.

Pozrite si rôzne typy rozložení a možností úprav webovej časti Rýchle prepojenia.

8. Webová časť Ľudia slúži na vytvorenie zoznamu primárnych kontaktných miest pre projekty

1. Začnite odstránením obrázka webovej časti Ľudia.

2. Potom pridajte webovú časť Ľudia na miesto výberom čiary so zakrúžkovaným znakom +, napríklad takto:

   

3. Vo webovej časti Ľudia vyberte položku Upraviť .

4. Zadajte meno osoby alebo skupiny a potom vyberte položku Uložiť.

Ďalšie informácie o webovej časti Ľudia.

Prispôsobte nasledujúce stránky v rámci lokality: 

• Project tracke r list - Keep track of all work progress related to the upcoming project. Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.

• Zoznam sledovania problémov – sledujte všetky problémy, ktoré sa môžu vyskytnúť pri projekte.  Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.

• Šablóna správy o stave – Prístup k tejto šablóne získate v nastaveniach a potom v obsahu lokality. Pomocou tejto predpripravnej šablóny môžete jednoducho publikovať správy o stave projektu pre svoj tím. Prispôsobte túto šablónu príspevku s novinkami úpravou zoznamu textových a obrázkových webových častí.

Prispôsobenie vzhľadu a navigácie lokality

Pred zdieľaním lokality s inými používateľmi zabezpečte, aby používatelia mohli lokalitu nájsť, jednoducho prechádzať prepojeniami a stránkami a rýchlo pristupovať k obsahu lokality.

• Upravte knižnice dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahrávaním prostriedkov.

• Upravte a prispôsobte navigáciu na lokalite.

• Zmeňte vzhľad lokality prispôsobením motívu, loga, rozloženia hlavičky a vzhľadu lokality.

• Pridajte alebo odstráňte stránky na tejto lokalite alebo na navigáciu na lokalite , aby sa prispôsobili existujúcemu obsahu.

• Vyberte priradenie tejto lokality k centrálnej lokalite v rámci vašej organizácie alebo pridajte túto lokalitu do existujúcej navigácie centrálnej lokality v prípade potreby.

Zdieľajte svoju lokalitu s ostatnými po prispôsobení lokality, jej kontrole a publikovaní konečného konceptu. 

1. Vyberte položku Nastavenia a potom položku Povolenia lokality.

2. Potom vyberte položku Pozvať ľudí, potom vyberte položku Pridať členov do skupiny a potom položku Pridať, aby ste udelili úplný prístup k obsahu tímovej lokality, zdieľaným zdrojom, ako je napríklad tímový outlookový kalendár, a práva na úpravu lokality.

3. Potom vyberte položku Pozvať ľudí , potom len zdieľať lokalitu a potom položku Uložiť na zdieľanie lokality, ale nie zdieľané zdroje ani práva na úpravu lokality.

Ďalšie informácie o spravovaní nastavení tímovej lokality, informácií o lokalite a povoleniach.

Po vytvorení a spustení lokality je ďalšou dôležitou fázou udržiavanie obsahu lokality. Uistite sa, že máte plán na udržiavanie aktuálnosti obsahu a webových častí. 

Najvhodnejšie postupy údržby lokality:

• Plán údržby lokality – vytvorte plán na kontrolu obsahu lokality tak často, ako je to potrebné, aby bol obsah stále presný a relevantný.

• Pravidelné uverejňovanie noviniek – distribúcia najnovších oznámení, informácií a stavu v rámci celej organizácie.  Zistite, ako pridať príspevok s novinkami na tímovú lokalitu alebo komunikačnú lokalitu, a ukázať ostatným používateľom, ktorí budú uverejňovať oznámenia o tom, ako môžu používať sharepointové novinky.

• Kontrola prepojení a webových častí – aktualizujte prepojenia a webové časti, aby ste mali istotu, že využívate plnú hodnotu lokality.

• Zlepšenie interakcie pomocou analýzy – zobrazenie používania lokality pomocou vstavanej zostavy údajov o používanína získanie informácií o obľúbenom obsahu, návštevách lokality a ďalších funkciách.

• Pravidelne kontrolujte nastavenia lokality – po vytvorení lokality v SharePointe môžete vykonávať zmeny v nastaveniach, informáciách o lokalite a povoleniach pre danú lokalitu.