Použitie šablóny lokality tímu krízovej komunikácie

Najprv postupujte podľa pokynov na pridanie šablóny lokality na novú alebo existujúcu lokalitu SharePoint.

Preskúmajte vopred vyplnený obsah lokality, webové časti a stránky a rozhodnite sa, ktoré prispôsobenia lokalít budú potrebné na zosúladenie so značkou, hlasom a celkovým obchodným cieľom vašej organizácie. 

Vopred vyplnené stránky lokality:

• Domovská stránka – poskytuje návštevníkom a miesto prvého kontaktu na kontrolu noviniek o prebiehajúcich krízach, aktualizáciách odpovedí, informáciách o politikách a postupoch a užitočných zdrojoch informácií.

• Najnovšia aktualizácia – táto stránka poskytuje priestor na zdieľanie aktuálnych správ a aktualizácií súvisiacich s krízou a vašou organizáciou.

• Plán projektu – sledujte všetky priebeh práce súvisiace s nadchádzajúcimi projektmi. Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.

• Plánovač obsahu – organizuje obsah, ktorý sa bude zdieľať v súvislosti s nadchádzajúcimi udalosťami. Prispôsobte tento zoznam úpravou šablóny zoznamu.

• Konverzácie – pripája sa k zdieľanému tímového aliasu a kalendáru tímu v Outlooku. Pripojte túto lokalitu k skupine v Microsoft 365 a pridajte chat v reálnom čase v službe Microsoft Teams.

• Dokumenty – slúži na pripojenie k zdieľanému tímového aliasu a kalendáru tímu v Outlooku. Pripojte túto lokalitu k skupine v Microsoft 365 a pridajte chat v reálnom čase v službe Microsoft Teams.

• Kôš – poskytuje prístup k naposledy zahodeného obsahu tímu.

Po pridaní šablóny lokality tímovej krízovej komunikácie je čas prispôsobiť si ju a vytvoriť si vlastnú. 

Prezentovanie dôležitých noviniek a oznamov – Webová časť Hlavného banera slúži na zvýraznenie krízových protokolov, situačných aktualizácií a užitočných zdrojov informácií. Poskytnutie užitočných informácií – pomocou webovej časti Text poskytnite tímu užitočné informácie. Zvýraznite prepojenia na často používané zdroje – webová časť Rýchle prepojenia umožňuje jednoduchý prístup k krízovým zdrojom. Poskytnutie prístupu ku kľúčovým kontaktom – pomocou webovej časti Ľudia môžete vytvoriť zoznam kľúčových kontaktov pre krízový tím. Poskytnutie jednoduchého prístupu k dokumentom – webová časť Knižnica dokumentov slúži na poskytnutie rýchleho prístupu k zdrojom a dokumentom oddelenia. Kontrola nedávnej aktivity tímovej lokality – webová časť Aktivita lokality sa používa na zobrazenie naposledy použitého obsahu inými členmi tímu. Poskytnutie prístupu k učebným materiálom a ďalším zdrojom – pomocou webovej časti Rýchle prepojenia vytvorte zoznam interných a externých agentúrnych zdrojov.

Prispôsobte vzhľad lokality, navigáciu lokality, webové časti a obsah tak, aby vyhovovali potrebám používateľov a organizácie. Pri prispôsobovaní sa uistite, že lokalita je v režime úprav výberom položky Upraviť v pravom hornom rohu lokality. Počas práce môžete zmeny uložiť ako koncept alebo znova publikovať , aby sa úpravy zobrazovali divákom.

1. Webová časť Hlavného banera slúži na zvýraznenie krízových protokolov, situačných aktualizácií a užitočných zdrojov informácií.

1. Začnite výberom webovej časti Hlavného banera a vyberte položku Upraviť webovú časť .

2. Potom vyberte možnosti vrstvy a dlaždice, ktoré najlepšie vyhovujú potrebám organizácie.

Pozrite si rôzne rozloženia a získajte ďalšie informácie o úprave webovej časti Hlavného banera.

2. Použitie webovej časti Text na poskytnutie užitočných informácií tímu

1. Začnite výberom webovej časti Text a výberom položky Upraviť webovú časť .

2. Upravte text priamo vo webovej časti. 

Ďalšie informácie o úprave webovej časti Text.

3.  Používanie webovej časti Rýchle prepojenia na poskytnutie jednoduchého prístupu k zdrojom krízy

1. Prejdite na webovú časť Rýchle prepojenia, vyberte prepojenie a potom vyberte položku Upraviť webovú časť .

2. V prípade potreby upravte prepojenie, názov, ikonu a popis.

3. Ak chcete pridať prepojenie, vyberte položku + Pridať prepojenia.

Pozrite si rôzne rozloženia a získajte ďalšie informácie o úprave webovej časti Rýchle prepojenia.

4.  Webová časť Ľudia slúži na zoznam kľúčových kontaktov krízového tímu

1. Začnite odstránením zástupného objektu Ľudia webovej časti.

2. Potom pridajte webovú časť Ľudia na miesto tak, že vyberiete čiaru so zakrúžkovaným symbolom +:

3. Vyberte položku Upraviť webovú časť .

4. Upravte rozloženie a zadajte meno osoby alebo skupiny a potom vyberte položku Uložiť.

Ďalšie informácie o webovej časti Ľudia.

5.  Použitie webovej časti Knižnica dokumentov na poskytnutie rýchleho prístupu k zdrojom a dokumentom oddelenia

1. Ak chcete zmeniť zobrazenie alebo zdroj priečinka pre webovú časť Knižnica dokumentov, vyberte webovú časť Upraviť .

2. Ak chcete upraviť priečinky, označenia, obsah knižnice dokumentov, prejdite do knižnice v obsahu lokality, vykonajte úpravy a potom sa vo webovej časti zobrazí aktualizácia obsahu.

Ďalšie informácie o úprave webovej časti Knižnica dokumentov.

6.  Používanie webovej časti Aktivita lokality na zachovanie aktuálnosti tímovej aktivity

1. Začnite výberom webovej časti Aktivita lokality a vyberte položku Upraviť webovú časť .

2. Do poľa s nástrojmi zadajte číslo v časti Zobraziť tento počet položiek súčasne.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Aktivita lokality.

7.  Používanie webovej časti Rýchle prepojenia na vytvorenie zoznamu interných a externých agentúrnych zdrojov

1. Začnite výberom webovej časti Rýchle prepojenia a vyberte položku Upraviť webovú časť .

2. V prípade potreby upravte prepojenie, názov, ikonu a popis.

3. Ak chcete pridať prepojenie, vyberte položku + Pridať prepojenia.

Ďalšie informácie o používaní časti Rýchle prepojenia.

Prispôsobenie nasledujúcich stránok v rámci lokality 

• Najnovšia aktualizácia – poskytuje aktualizácie o aktuálnych krízach a odpovediach vášho tímu. Prispôsobiť túto stránku úpravou webových častí Text a Zavolať do akcie .

• Plán projektu – sledujte všetky problémy, ktoré sa môžu vyskytnúť pri projekte. Prispôsobiť túto šablónu zoznamu úpravou textových polí zoznamu.

• Plánovač obsahu – Organizuje obsah, ktorý sa bude zdieľať, čo povedie k udalostiam. Prispôsobte tento zoznam úpravou šablóny zoznamu.

Prispôsobenie vzhľadu a navigácie lokality

Pred zdieľaním lokality s inými používateľmi zabezpečte, aby používatelia mohli lokalitu nájsť, jednoducho prechádzať prepojeniami a stránkami a rýchlo pristupovať k obsahu lokality.

• Upravte knižnice dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahrávaním prostriedkov.

• Upravte a prispôsobte navigáciu na lokalite.

• Zmeňte vzhľad lokality prispôsobením motívu, loga, rozloženia hlavičiek a vzhľadu lokality.

• Pridajte alebo odstráňte stránky na tejto lokalite alebo na navigáciu na lokalite , aby sa prispôsobili existujúcemu obsahu.

• Vyberte priradenie tejto lokality k centrálnej lokalite v rámci vašej organizácie alebo pridajte túto lokalitu do existujúcej navigácie centrálnej lokality v prípade potreby.

Zdieľajte svoju lokalitu s ostatnými po tom, ako ste lokalitu prispôsobili, skontrolovali a publikovali konečný koncept. 

1. Vyberte položku Nastavenia a potom položkuPovolenia lokality.

2. Potom vyberte položku Pozvať ľudí, potom vyberte položku Pridať členov do skupiny a potom položku Pridať, aby ste udelili úplný prístup k obsahu tímovej lokality, zdieľaným zdrojom, ako je napríklad tímový outlookový kalendár, a práva na úpravu lokality.

3. Potom vyberte položku Pozvať ľudí , potom len zdieľať lokalitu a potom položku Uložiť na zdieľanie lokality, ale nie zdieľané zdroje ani práva na úpravu lokality.

Prečítajte si ďalšie informácie o spravovaní nastavení tímovej lokality, informácií o lokalite a povoleniach.

Po vytvorení a spustení lokality je ďalšou dôležitou fázou udržiavanie obsahu lokality. Uistite sa, že máte plán na udržiavanie aktuálnosti obsahu a webových častí. 

Najvhodnejšie postupy údržby lokality:

• Plán údržby lokality – vytvorte plán na kontrolu obsahu lokality tak často, ako je to potrebné, aby bol obsah stále presný a relevantný.

• Pravidelné uverejňovanie noviniek – distribúcia najnovších oznámení, informácií a stavu v rámci celej organizácie.  Zistite, ako pridať príspevok s novinkami na tímovú lokalitu alebo komunikačnú lokalitu, a ukázať ostatným používateľom, ktorí budú uverejňovať oznámenia o tom, ako môžu používať sharepointové novinky.

• Kontrola prepojení a webových častí – aktualizujte prepojenia a webové časti, aby ste mali istotu, že využívate plnú hodnotu lokality.

• Zlepšenie interakcie pomocou analýzy – zobrazenie používania lokality pomocou vstavanej zostavy údajov o používanína získanie informácií o obľúbenom obsahu, návštevách lokality a ďalších funkciách.

• Pravidelne kontrolujte nastavenia lokality – po vytvorení lokality v SharePointe môžete vykonávať zmeny v nastaveniach, informáciách o lokalite a povoleniach pre danú lokalitu.