Použitie šablóny tímovej lokality Záväzky s kontami využívanej službou Microsoft Syntex

Najprv postupujte podľa pokynov na pridanie šablóny lokality na novú alebo existujúcu lokalitu SharePoint.

Preskúmajte vopred vyplnený obsah lokality, webové časti a stránky a rozhodnite sa, ktoré prispôsobenia lokalít budú potrebné na zosúladenie so značkou, hlasom a celkovým obchodným cieľom vašej organizácie. 

Vopred vyplnené stránky lokality:

• Domovská stránka – poskytuje a pristáva pre návštevníkov, kde si môžu prezrieť stav nákupných objednávok a faktúr, zobraziť nadchádzajúce termíny a získať prístup k užitočným zdrojom informácií o politikách a postupoch.

• Nákupné objednávky – sledujte odoslané nákupné objednávky, ich stav a sprievodné informácie o dodávateľovi.

• Faktúry – sledujte odoslané faktúry, ich stav, čiastku a sprievodné informácie o dodávateľovi.

• Dodávatelia – sledujte dodávateľov schválených alebo čakajúcich na schválenie spolu s ich kontaktnými informáciami.  

• Modely – ukladajte knižnicu modelov na extrahovanie metaúdajov a klasifikáciu informácií z dokumentov pomocou Microsoft Syntex. Dodáva sa s vopred naformátovaným modelom spracovania faktúr a spracovania potvrdenia. 

• Listy - Použite túto preddefinované knižnice na ukladanie a katalóg dôležitých dokumentov.

• Kôš – poskytuje prístup k naposledy zahodeného obsahu tímu.

Po pridaní šablóny tímovej lokality Záväzky kont je čas prispôsobiť si ju a vytvoriť vlastnú. 

Použite poskytnutý kurz o Microsoft Syntex  – zobrazuje, ako sa darí vašim účtom splatných lokalít, aby ste sa mohli naučiť používať a vytvárať vlastné modely dokumentov. Používa webové časti Text a Obrázok na poskytovanie pútavého obsahu, ktorý je možné upravovať alebo odstraňovať.  Zobrazenie údajov vizuálne pútavým spôsobom – pomocou webovej časti Rýchly graf môžete zadať alebo importovať existujúce údaje a zobraziť ich na zvýraznenie kľúčových informácií. Poskytnutie jednoduchého prístupu k dokumentom – webová časť Knižnica dokumentov slúži na poskytnutie rýchleho prístupu k šablónám a dokumentom zmluvy. Zvýraznite prepojenia na často používané zdroje – webová časť Rýchle prepojenia poskytuje jednoduchý prístup k zdrojom. Prezentovanie dôležitých noviniek a oznamov – Webová časť Hlavného banera slúži na zvýraznenie dôležitých politík, aktualizácií a ďalších užitočných zdrojov informácií. Zvýraznenie zoznamu nadchádzajúcich dátumov – webová časť Udalosti sa používa na zvýraznenie blížiacich sa termínov, kľúčových dátumov a udalostí.  Vytvorenie očakávania pre nadchádzajúce udalosti – pomocou webovej časti Časovač odpočítavania zobrazíte odpočítavanie pre udalosť. Zobrazenie času na kľúčových miestach – webová časť Svetový čas sa používa na zobrazenie časových pásiem na celom svete, kde sa nachádzajú vaši partneri.

Prispôsobte vzhľad lokality, navigáciu lokality, webové časti a obsah tak, aby vyhovovali potrebám používateľov a organizácie. Pri prispôsobovaní sa uistite, že lokalita je v režime úprav výberom položky Upraviť v pravom hornom rohu lokality. Počas práce môžete zmeny uložiť ako koncept alebo znova publikovať , aby sa úpravy zobrazovali divákom.

1. Používanie webových častí Text a Obrázok na poskytovanie pútavého obsahu 

1. Začnite výberom webovej časti Text a výberom položky Upraviť webovú časť .

2. Upravte text priamo vo webovej časti. 

3. Vyberte webovú časť Obrázok a vyberte položku Upraviť webovú časť .

4. Vyberte položku Zmeniť a vyberte zdroj obrázka. 

5. Po výbere obrázka vyberte položku Vložiť.  

Ďalšie informácie o úprave webových častí Texta Obrázok.

2. Webová časť Rýchly graf sa používa na pridanie jednoduchých a základných grafov na stránku.

1. Začnite výberom webovej časti Rýchly graf a výberom položky Upraviť webovú časť .

2. Vyberte typ grafu v možnostiach, ktoré najviac vyhovujú vašim údajom.

3. V časti Údaje zadajte údaje manuálne alebo získajte údaje z existujúceho zoznamu alebo knižnice SharePointu.

4. Pokračujte v formátovaní grafu nastavením údajových bodov, rozloženia a hodnôt.

Ďalšie informácie o úprave webovej časti Rýchly graf.

3. Webová časť Knižnica dokumentov slúži na poskytnutie rýchleho prístupu k šablónám a dokumentom zmluvy

1. Ak chcete zmeniť zobrazenie alebo zdroj priečinka pre webovú časť Knižnica dokumentov, vyberte webovú časť Upraviť .

2. Ak chcete upraviť priečinky, označenia, obsah knižnice dokumentov, prejdite do knižnice v obsahu lokality, vykonajte úpravy a potom sa vo webovej časti zobrazí aktualizácia obsahu.

Ďalšie informácie o úprave webovej časti Knižnica dokumentov.

4. Pomocou webovej časti Rýchle prepojenia môžete poskytnúť rýchly prístup k zdrojom.

1. Vyberte webovú časť Rýchle prepojenia a vyberte položku Upraviť webovú časť .

2. V prípade potreby upravte prepojenie, názov, ikonu a popis.

3. Ak chcete pridať prepojenie, vyberte položku + Pridať prepojenia.

Pozrite si rôzne typy rozložení a možností úprav webovej časti Rýchle prepojenia.

5. Webová časť Hlavného banera slúži na zvýraznenie dôležitých politík, aktualizácií a ďalších užitočných zdrojov informácií.

1. Začnite výberom webovej časti Hlavného banera a vyberte položku Upraviť webovú časť .

2. Potom vyberte možnosti vrstvy a dlaždice, ktoré najlepšie vyhovujú potrebám organizácie.

Pozrite si rôzne rozloženia a získajte ďalšie informácie o úprave webovej časti Hlavného banera.

6. Webová časť Udalosti sa používa na zobrazenie nadchádzajúcich udalostí.

1.  Vyberte webovú časť Udalosti a vyberte položku Upraviť webovú časť .

2. Ak chcete pridať alebo upraviť udalosti vo webovej časti Udalosť, prejdite do webovej časti Udalosť a vyberte položku + Pridať udalosť.

Ďalšie informácie o používaní a úprave webovej časti Udalosti.

7. Webová časť Odpočítavanie času sa používa na zobrazenie odpočítavania pre udalosť.

1. Vyberte webovú časť Odpočítavanie a vyberte položku Upraviť webovú časť .

2. Zadajte dátum a čas udalosti a vyberte možnosti.

3. Pridajte volanie do prepojenia akcie a obrázok pozadia, ktorý sa zobrazí spolu s časovačom.

Ďalšie informácie o pridávaní časovača odpočítavania nájdete vo webovej časti Časovač odpočítavania.   

8. Použite webovú časť Svetový čas na zobrazenie časových pásiem z celého sveta.

1. Po vstupe do režimu úprav pridajte umiestnenie.

2. Vyberte webovú časť Svetový čas a vyberte položku Upraviť webovú časť .

3. Vyberte formát dátumu a času a zobrazte deň v týždni.

Ďalšie informácie o používaní webovej časti Svetový čas.

Prispôsobenie nasledujúcich stránok v rámci lokality 

• Nákupné objednávky – sledujte odoslané nákupné objednávky medzi klientmi a vašou organizáciou.  Upravte knižnicu dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahratím prostriedkov.

• Faktúry- Použite zadanú šablónu faktúry alebo ukladajte vlastné šablóny, ktoré sú ľahko prístupné tímu záväzkov. Upravte knižnicu dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahratím prostriedkov.

• Dodávatelia – zoznam preddefinovaných dodávateľov použite na sledovanie existujúcich dodávateľov a ich stavu. Prispôsobte tento zoznam úpravou šablóny zoznamu. 

• Modely – na extrahovanie a klasifikáciu informácií z dokumentov použite vopred nakonfigurované vzorové modely. Dodáva sa s dvoma vopred vytvorenými modelmi. Ďalšie informácie o používaní Microsoft Syntex nájdete tu. 

• Listy – ukladajte dôležité dokumenty používané na komunikáciu s dodávateľmi a v rámci organizácie. Upravte knižnicu dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahratím prostriedkov.

Prispôsobenie vzhľadu a navigácie lokality

Pred zdieľaním lokality s inými používateľmi zabezpečte, aby používatelia mohli lokalitu nájsť, jednoducho prechádzať prepojeniami a stránkami a rýchlo pristupovať k obsahu lokality.

• Upravte knižnice dokumentov aktualizáciou názvov priečinkov a nahrávaním prostriedkov.

• Upravte a prispôsobte navigáciu na lokalite.

• Zmeňte vzhľad lokality prispôsobením motívu, loga, rozloženia hlavičiek a vzhľadu lokality.

• Pridajte alebo odstráňte stránky na tejto lokalite alebo na navigáciu na lokalite , aby sa prispôsobili existujúcemu obsahu.

• Vyberte priradenie tejto lokality k centrálnej lokalite v rámci vašej organizácie alebo pridajte túto lokalitu do existujúcej navigácie centrálnej lokality v prípade potreby.

Po vytvorení a spustení lokality je ďalšou dôležitou fázou udržiavanie obsahu lokality. Uistite sa, že máte plán na udržiavanie aktuálnosti obsahu a webových častí. 

Najvhodnejšie postupy údržby lokality:

• Plán údržby lokality – vytvorte plán na kontrolu obsahu lokality tak často, ako je to potrebné, aby bol obsah stále presný a relevantný.

• Pravidelné uverejňovanie noviniek – distribúcia najnovších oznámení, informácií a stavu v rámci celej organizácie.  Zistite, ako pridať príspevok s novinkami na tímovú lokalitu alebo komunikačnú lokalitu, a ukázať ostatným používateľom, ktorí budú uverejňovať oznámenia o tom, ako môžu používať sharepointové novinky.

• Kontrola prepojení a webových častí – aktualizujte prepojenia a webové časti, aby ste mali istotu, že využívate plnú hodnotu lokality.

• Zlepšenie interakcie pomocou analýzy – zobrazenie používania lokality pomocou vstavanej zostavy údajov o používanína získanie informácií o obľúbenom obsahu, návštevách lokality a ďalších funkciách.

• Pravidelne kontrolujte nastavenia lokality – po vytvorení lokality v SharePointe môžete vykonávať zmeny v nastaveniach, informáciách o lokalite a povoleniach pre danú lokalitu.