Microsoft Teams a e-maily v harmónii
Príručka na zvýšenie produktivity s množstvom tipov a trikov na používanie aplikácie Microsoft Teams od ľudí, ktorí vytvárajú a používajú Teams vo svojej práci, každý deň.
Aplikácia Teams zmení váš vzťah s e-mailom. Ak vaša celá skupina pracuje s aplikáciou Teams, znamená to, že budete dostávať menej e-mailov. A v priečinku doručenej pošty strávite menej času, pretože na väčšie množstvo konverzácií použijete aplikáciu Teams.
Na niektoré účely však budete stále dostávať (a dokonca aj potrebovať) e-maily. Pomer týchto dvoch prostredí bude závisieť od toho, ako často komunikujete s ľuďmi, ktorí nepoužívajú aplikáciu Teams, a od vašich vlastných preferencií. (Niektorí ľudia si e-maily pozerajú len raz denne, kým iní, majú e-mailovú aplikáciu spustenú popri aplikácii Teams po celý deň.) Väčšina ľudí potrebuje na vykonávanie svojej práce aplikáciu Teams aj e-maily.
Nižšie uvádzame niekoľko tipov, ktoré radi využívame my:
1. Používajte konverzácie a kanály v aplikácii Teams na každodennú prácu s najbližšími kolegami.
Každodenné konverzácie najlepšie fungujú v aplikácii Teams. Diskusie a kanály sú určené na diskusiu o logistike udalostí, zvažovanie kladov a záporov nových funkcií a odosielanie aktualizácií o našom postupe.
Keď sme dostali tieto typy správ mimo našich e-mailových schránok, objem a typy našich e-mailových aktivít sa zmenili (viac informácií nájdete v ďalších častiach).
Ak chcete sledovať prebiehajúce konverzácie, pomenujte a pripnite svoje skupinové konverzácie.
2. Rozhodnite sa, kde chcete odpovedať na pozvánky na schôdze.
Niektorí z nás si radi prezerajú naše žiadosti o schôdze vo forme frontu v Outlooku. Iní používatelia to radšej robia v oblasti Kalendár v aplikácii Teams. Obe možnosti sú skvelé – vyberte si, čo vám vyhovuje.
Na niektoré účely budete stále dostávať (a dokonca aj potrebovať) e-maily. Pomer týchto dvoch prostredí bude závisieť od toho, ako často komunikujete s ľuďmi, ktorí nepoužívajú aplikáciu Teams, a od vašich vlastných preferencií.
3. Sledujte si e-maily pre všeobecné oznamy a bulletiny.
Formálne oznámenia týkajúce sa spoločnosti väčšinou očakávame prostredníctvom e-mailu, napríklad zmeny v rámci divízie, spustenie našej každoročnej kampane Giving, správu od Satyu, bulletin od zákazníckej podpory a podobne. Zvyčajne ide o starostlivo naformátovaný obsah, ktorý má osloviť mnoho ľudí. Pre takýto obsah očakávame používanie e-mailu. Niekedy ľudia prepošlú tento typ e-mailov do niektorého z našich kanálov, aby ho uvideli aj používatelia, ktorí si už takmer vôbec nekontrolujú e-maily.
Pozrite si toto video a zistite, ako presmerovať dôležité e-maily do kanálov.
4. Vyberte externé osoby ako hostí v aplikácii Teams.
Ak máme projekt, na ktorom pracujeme s ľuďmi mimo spoločnosti Microsoft, môžeme pre projekt vytvoriť špecifický tím aplikácie Teams a potom pozvať týchto externých ľudí ako hostí. Vďaka tomu môžeme v aplikácii Teams vykonávať projektovú komunikáciu naším preferovaným spôsobom, a oznámenia o projekte sa budú nachádzať priamo v aplikácii Teams. Keďže v nej sledujeme aj naše ďalšie projekty, je pravdepodobnejšie, že včas uvidíme dôležité konverzácie a súbory.
V prípade externých ľudí, s ktorými pracujeme len príležitostne, stačia e-maily.
Chcete sa dozvedieť viac o tom, ako pridať hosťa? Pozrite si časť Pridanie hostí do tímu.
Nasleduje: Podrobnejšie nastavenie oznámení
Potrebujete ďalšiu pomoc?
Chcete ďalšie možnosti?
Môžete preskúmať výhody predplatného, prehľadávať školiace kurzy, naučiť sa zabezpečiť svoje zariadenie a ešte oveľa viac.
Komunity pomôžu s kladením otázok a odpovedaním na ne, s poskytovaním pripomienok a so získavaním informácií od odborníkov s bohatými znalosťami.
