Vytvorenie priestoru na spoluprácu na projekte v SharePointe

SharePoint umožňuje organizáciám nájsť riešenia bežných obchodných problémov pomocou pripravených webových častí a aplikácií. Vaše jedinečné obchodné scenáre určia typ lokality a webových častí, ktoré sa budú používať.

Pozrite si príklad článku nižšie a získajte ďalšie informácie o procese vytvárania lokality. Pomocou príbehov môžete zistiť, ako môžu rôzne typy rolí a oddelení v rámci ľubovoľnej organizácie spolupracovať na plnení potrieb používateľov a obchodných cieľov. Oboznámte sa s fázami vytvárania lokalít – plánovaním, vytváraním a spravovať – a typmi úloh v jednotlivých etapách. Potom začnite vytvárať lokalitu SharePoint.

Ak chcete rýchlo začať, zvážte použitie a prispôsobenie šablóny lokality na správu projektov .

Ďalšie inšpiratívne zdroje:

Zistite, čo je možné s vyhľadávanou knihou SharePointu
Získanie podrobných pokynov na vytvorenie lokality pomocou interaktívnych návodov
Prečítajte si ďalšie príbehy o vytváraní lokality SharePoint

Scenár: Produktový tím potrebuje vytvoriť zdieľaný a zabezpečený priestor na ukladanie dokumentov, zdieľanie aktualizácií stavu a komunikáciu

Megan je projektová manažérka, ktorá je zodpovedná za vedenie tímu, ktorý pracuje na vydaní nového produktu v priebehu nasledujúcich 6 mesiacov. Vie, že potrebuje miesto na ukladanie tímových dokumentov, spoluprácu na obsahu, zdieľanie aktualizácií projektových noviniek a komunikáciu s tímom. V súčasnosti Meganin tím používa e-mail ako primárnu formu komunikácie a niektoré projektové dokumenty sú uložené na zdieľanom mieste, ale nie je možné k nim bezpečne pristupovať mimo kancelárie alebo v mobilnom zariadení.

Nová tímová lokalita:

Obrázok tímovej lokality s časovačom odpočítavaného času, článkom správ a Planner

Ciele scenára:

Vytvorenie jednotného miesta pre správy o projekte, tímovú spoluprácu a komunikáciu o projekte
Umožnenie efektívnejšej komunikácie pomocou chatu a videokonferencií v reálnom čase
Zjednotenie tímových zdrojov, ako je napríklad tímový kalendár, e-mailová adresa, OneNote a nástroj na správu úloh
Bezpečne ukladajte súbory a priečinky na jednom mieste, ku ktorému je možné pristupovať na diaľku v ľubovoľnom zariadení

Postup vytvorenia lokality:

Plánovanie lokality – 1/2 dňa

Megan začína brainstorming nápady s iným projektovým manažérom, ktorý vytvoril podobnú lokalitu v minulosti. Naučí sa, že najlepším spôsobom, ako začať svoju projektovú lokalitu, je požiadať svoj tím o spätnú väzbu o tom, ako preferujú komunikáciu, spoluprácu a typy funkcií, ktoré budú pre novú projektovú lokalitu najcennejšie. Megan identifikuje hlavné priority svojich tímov a začne zhromažďovať dokumenty, obrázky a iný obsah.

Megan určuje, že tímová lokalita SharePoint najlepšie vyhovuje potrebám jej tímu a projektu. Tímová lokalita SharePoint však neumožňuje konverzáciu v reálnom čase, pokiaľ neintegrujete Microsoft Teams. Megan pracuje spolu so správcom nájomníka SharePointu, aby zabezpečila dostupnosť aplikácie Microsoft Teams. Dozvie sa, že jej organizácia už má povolenie na používanie aplikácie Microsoft Teams a jediné, čo musí urobiť, je uistiť sa, že jej tímová lokalita je pripojená k skupine Office 365.

Megan je pripravená začať s budovaním svojho Office 365 prepojeného projektového priestoru a tímovej lokality.

Vytvorenie lokality – 1/2 dňa

Megan vytvorí tímovú lokalitu SharePoint, pripojí lokalitu k Office 365 skupine a vytvorí pripojený microsoft team. Pripojením k skupine automaticky poskytne svojmu tímu prístup k zdieľaným zdrojom, ako je napríklad kalendár skupiny, OneNote , Planner a e-mailová adresa.

Pomocou webovej časti Planner môže tím sledovať a zdieľať podrobnosti o priebehu projektu.
Webová časť Správy pomáha komunikovať organizácie o aktualizáciách a medzníkoch projektu
Tím má jednoduchý prístup k vzájomnej dostupnosti pomocou webovej časti Kalendár skupiny
Pomocou webovej časti Rýchle prepojenia sú často používané interné prepojenia zvýraznené na jednoduchý prístup
Integrácia tímov spoločnosti Microsoft umožňuje nové spôsoby komunikácie a spolupráce pomocou chatu, videokonferencií v reálnom čase, možností zaznamenávania schôdzí a ukladania zdieľaných zdrojov z tímovej lokality SharePoint

Spravovať lokalitu – priebežne

Megan každý týždeň uverejní aktualizácie stavu projektu vo forme príspevkov správ , ktoré možno prehľadávať, zobrazovať vo webovej časti Správy a automaticky uverejňovať v kanáli aplikácie Teams
Megan kontroluje tímovú lokalitu polmesačne, aby zabezpečila aktuálnosti termínov a správ o projekte
Keď sa projekt spustí, Megan plánuje revidovať časti obsahu lokality a webových častí, aby sa prispôsobili novému rytmu podnikania podpory produktu
Megan mesačne hosťuje živé relácie Q&A hosťované Microsoft Stream a automaticky sa synchronizujú s kartou Stream v kanáli teams

Výsledky:

Umožňuje členom tímu zostať v kontakte s kľúčovými aktualizáciami a rozširovať konverzácie prostredníctvom trvalých chatov a videokonferencií.
Vyššia produktivita tímu tým, že členom tímu umožníte spolupracovať na obsahu v aplikácii Teams alebo SharePointe tam, kde môžu pracovať
Znížil sa objem schôdzí a e-mailov pred spustením tímovej lokality zvýšením povedomia o informáciách
Efektívnejšia práca vzdialených členov tímu