Cieľ riadenia projektov: Oznamovanie informácií o projekte

Komunikácia informácií o projekte je často náročná, či už ide o získanie informácií o stave od tímu alebo informovanie o stave projektu s vedúcimi pracovníkmi. Zistite, kedy a ako komunikovať informácie o projekte a nahlasovať ich. V opačnom prípade trpí efektívna spolupráca a môže byť ohrozený úspech projektu. Ďalšie články zo série príručiek o riadení projektov nájdete v téme Návod na riadenie projektov.

Skôr než začnete, tipy na riadenie projektov. . .

• Zoznam účastníkov projektu Pred začatím projektu zistite, kto sú účastníci projektu. Jedným z pochopiteľných spôsobov, ako zastaviť projekt, je zabudnúť na dôležitých účastníkov, ktorí majú vplyv na váš projekt.
• Skoré zostavenie komunikačného plánu Pred začatím projektu navrhnite komunikačné stratégie a procesy do projektu. A čo je ešte lepšie, nech sa komunikačné procesy zobrazujú ako úloha v prvých líniách projektu, aby sa táto dôležitá súčasť spolupráce stala záväzkom každého.
• Komunikujte často Zhromažďovanie informácií o stave úloh raz týždenne je správnym riešením na odvrátenie problémov skôr, než sa stanú eskaláciou. Ak budete komunikovať častejšie, členovia tímu môžu prestať odosielať aktualizácie, pretože im bude pridelený čas na prípravu.
• Vyhľadanie problémov Ak sa zdá, že všetko ide dobre, pretože ste nepočuli nič negatívne, pravdepodobne smerujete do problémov. Problémy sa vyskytujú aj tie najlepšie spustené projekty. Vašou úlohou je ísť ich nájsť skôr, ako vyrastú do väčších problémov.
• Používajte vhodnú technológiu pochopiť komunikačné potreby členov tímu a účastníkov projektu. Členovia tímu, ktorí podávajú správy o stave úloh, môžu napríklad používať e-mail alebo Project Online, zatiaľ čo vedúci pracovníci uprednostnia dobre prezentovaný graf alebo kontingenčnú tabuľku. Tu je zoznam programov, ktoré môžete použiť na pomoc pri komunikácii.

Aplikácia	Výhody	Nevýhody
Project	mať vstavané nástroje prezentácie pre všetkých účastníkov projektu. Má ľahko zrozumiteľné zobrazenia časovej osi a plánovača tímov. Exportuje údaje do programov Excel a Visio na výmenu zložitých údajov.	Vaša spoločnosť pravdepodobne nepoužíva Project. Projekty, na ktorých vaša spoločnosť pracuje, môžu byť príliš malé na využitie výkonného plánovacieho softvéru.
Project Online	Najvhodnejšie na pokročilú komunikáciu a vytváranie zostáv informácií o projekte v rámci organizácie. Dokáže porovnať stav viacerých projektov alebo portfólia projektov.	Menšie spoločnosti môžu pri inštalácii a používaní Project Online potrebovať pomoc konzultantov.
Excel	Project dokáže exportovať údaje do Excelu na rozšírenú analýzu, napríklad ANOVA a analýzu získanej hodnoty. Je ideálny na počiatočné plánovanie projektov alebo na výstupy vysokej úrovne, ktoré možno neskôr pridať do Projectu.	V Exceli chýbajú automatické funkcie plánovania pre zložitejšie projekty.
Word	Ideálne v počiatočnej fáze, keď potrebujete zdieľať dokumenty plánovania, ako napríklad rozpočty a výstupy.	Nie je ideálny na vizuálne prezentácie pre vedúcich účastníkov. Namiesto toho použite funkciu vlastnej zostavy Excelu, Visia, PowerPointu alebo Projectu.
SharePoint	Ponúka funkcie synchronizácie bez Project Servera. Zmena v jednom zozname úloh sa prejaví aj v ostatných.	Nasadenie v rámci celej spoločnosti je nákladné. Ak nemáte zdroje spoločnosti na inštaláciu SharePointu, môžete používať Microsoft 365 so SharePointom Online.
PowerPoint	Je ideálny na pôsobivé prezentácie pre vedúcich účastníkov projektu.	Analytici a inžinieri môžu chcieť vytvárať podrobnejšie grafy na komplexnú analýzu rozpočtu.
Visio	Ideálne riešenie v počiatočných fázach projektu, keď potrebujete komunikovať obchodné a výrobné procesy pomocou vývojových diagramov alebo iných diagramov.	Môže prezentovať príliš veľa informácií pre vedúce vedenie. Namiesto toho použite funkcie vytvárania zostáv Projectu.
Microsoft Teams	Ideálne pre tímy na rôznych miestach. Informácie o projekte môžete zdieľať cez okamžité správy, hlasom, videom alebo počas online schôdzí.	Môže vyžadovať nasadenie IT oddelením.

Oznámenie projektových informácií

Kontrola aktualizácií stavu z Project Online	Ak váš tím používa Project Online, stiahnite aktualizácie stavu úloh zo servera skôr, ako začnete s tímom komunikovať o priebehu projektu.
Sledovanie plánovaného priebehu, jednoduché až pokročilé	Existujú jednoduché spôsoby sledovania progresu, existujú aj zložitejšie spôsoby. Nájdite spôsob, ktorý je najvhodnejší pre váš projekt a váš tím.
Oznamovanie informácií o získanej hodnote	Zaznamenávanie informácií o získanej hodnote je pokročilejším, no veľmi dôležitým krokom smerom k odhaleniu výhod a nevýhod výkonu projektu. Účastníci projektu chcú vidieť fakty na vysokej úrovni, ktoré získate.
Vytvorenie zostavy projektu	V Projecte môžete vytvárať a prispôsobovať pozoruhodné grafické zostavy ľubovoľných požadovaných údajov projektu bez použitia akéhokoľvek iného softvéru. Pri práci na projekte sa zostavy menia podľa najnovších informácií – nie sú potrebné žiadne manuálne aktualizácie.
Synchronizácia so zoznamom úloh SharePointu	Členovia tímu môžu zobraziť plán a aktualizovať svoju prácu v SharePointe a vám sa tieto zmeny zobrazia v Projecte. Funguje to tiež naopak.
Používanie služby Microsoft 365	Oznamujte projektové informácie pomocou služby Microsoft 365. Ak pracujete na počítači s pripojením na internet, svoje dokumenty môžete upravovať kdekoľvek pomocou úplných verzií programov Word, Excel, PowerPoint alebo OneNote na požiadanie.
Publikovanie zmien úloh na serveri	Po uskutočnení zmien v úlohách publikujte tieto zmeny v Project Online, aby mal každý správny prístup k informáciám na pokračovanie v práci.
Komunikácia so službou Microsoft Teams	Ak sa ľudia nemôžu zúčastniť schôdze, zdieľajte informácie o projekte pomocou aplikácie Teams. Zdieľajte powerpointové snímky, excelové hárky alebo onenotový poznámkový blok na zdieľanie plánov projektu. People sa môžu zúčastniť online schôdzí vo svojej kancelárii, doma alebo pomocou mobilného zariadenia.

Návrat na návod na riadenie projektov