Cieľ riadenia projektov: Oznamovanie informácií o projekte

Komunikácia o projekte je často náročná, či už ide o získavanie informácií o stave od vášho tímu alebo informovanie vedúcich pracovníkov o stave projektu. Zistite, kedy a ako komunikovať a vykazovať informácie o projekte. V opačnom prípade utrpí efektívna spolupráca a úspech projektu môže byť ohrozený. Ďalšie články zo série príručiek o riadení projektov nájdete v téme Návod na riadenie projektov.

Tipy na riadenie projektov skôr než začnete. . .

• Uveďte účastníkov projektu Skôr než začnete projekt, zistite, kto sú účastníci projektu. Jedným z istých spôsobov, ako projekt zastaviť, je zabudnúť na kritického účastníka, ktorý má vplyv na váš projekt alebo nemá naň žiadny vplyv.
• Plán komunikácie bude čoskoro k dispozícii Navrhnite komunikačné stratégie a procesy do projektu ešte pred začatím projektu. Ešte lepšie je, že komunikačné procesy sa zobrazia ako úloha v prvých riadkoch projektu, takže táto kritická časť spolupráce sa stane záväzkom každého z týchto používateľov.
• Často komunikovať Zhromažďovanie informácií o stave úloh raz týždenne je asi právo odraziť problémy pred tým, než eskalovať. Ak komunikujete častejšie, členovia tímu môžu prestať odosielať aktualizácie z dôvodu dodatočného času na ich prípravu.
• Vyhľadanie problémov Ak sa všetko zdá byť v poriadku, pretože ste nepočuli nič negatívneho, ste pravdepodobne zamieril k problémom. Dokonca aj najlepšie spustiť projekty majú problémy. Vašou úlohou je ísť nájsť skôr, než prerastú do väčších problémov.
• Použitie vhodnej technológie Oboznámte sa s potrebami členov tímu a zainteresovaných strán v oblasti komunikácie. Členovia tímu, ktorí hlásia stav úlohy, môžu napríklad chcieť použiť e-mail alebo Project Online, zatiaľ čo výkonný pracovník by mohol uprednostniť dobre prezentovaný graf alebo kontingenčnú tabuľku. Tu je zoznam programov, ktoré môžete použiť na pomoc pri komunikácii.

Aplikácia	Výhody	Nevýhody
Project	Máte vstavané nástroje na prezentáciu pre všetky úrovne účastníkov projektu. Má jednoducho zrozumiteľné zobrazenia časovej osi a plánovača tímov. Exportuje údaje do Excelu a Visia na komunikáciu so zložitými údajmi.	Vaša spoločnosť pravdepodobne nepoužíva Project. Projekty, na ktoré vaša spoločnosť pracuje, môžu byť príliš malé na to, aby mohli využívať výkonný plánovací softvér.
Project Online	Najvhodnejšie riešenie pre pokročilú komunikáciu a vykazovanie informácií o projektoch v rámci organizácie. Môže porovnávať stav viacerých projektov alebo portfólia projektov.	Menšie spoločnosti môžu potrebovať pomoc konzultantov na inštaláciu a používanie Project Online.
Excel	Project môže exportovať údaje do Excelu na pokročilú analýzu, ako je napríklad ANOVA a analýza získanej hodnoty. Ideálne na včasné plánovanie projektov alebo výstupov na vysokej úrovni, ktoré možno neskôr pridať do Projectu.	Excel nemá funkcie automatizovaného plánovania pre zložitejšie projekty.
Word	Ideálne v počiatočnej fáze, keď potrebujete zdieľať dokumenty plánovania, ako sú napríklad rozpočty a výstupy.	Nie je ideálne na vizuálne prezentácie pre vedúcich účastníkov projektu. Namiesto toho použite vlastnú zostavu Excelu, Visia, PowerPointu alebo Projectu.
SharePoint	Ponúka funkcie synchronizácie bez programu Project Server. Zmena v jednom zozname úloh sa prejaví aj v druhom.	Nasadenie v celej spoločnosti je nákladné. Ak nemáte prostriedky spoločnosti na inštaláciu SharePointu, môžete používať Microsoft 365 so SharePointom Online.
PowerPoint	Ideálne na pôsobivé prezentácie pre vedúcich účastníkov projektu.	Analytici a inžinieri môžu chcieť podrobnejšie grafy na komplexnú analýzu rozpočtu.
Visio	Ideálne počas počiatočných fáz projektu, v ktorých potrebujete komunikovať obchodné a výrobné procesy pomocou vývojových diagramov alebo iných diagramov.	Môže prezentovať príliš veľa informácií pre vedúceho pracovníka. Namiesto toho použite vlastné funkcie projectu na vytváranie zostáv.
Microsoft Teams	Ideálne pre tímy na rôznych miestach. Informácie o projekte môžete zdieľať pomocou okamžitých správ, hlasu, videa alebo počas online schôdzí.	Na nasadenie môže byť potrebné IT oddelenie.

Oznamovanie informácií o projekte

Kontrola aktualizácií stavu z Project Online	Ak váš tím používa Project Online, pred komunikáciou s tímom o priebehu projektu stiahnite aktualizácie stavu úloh zo servera.
Sledovanie plánovaného priebehu, jednoduché až pokročilé	Existujú jednoduché spôsoby sledovania priebehu a existujú zložitejšie spôsoby. Nájdite spôsob, ktorý najlepšie vyhovuje vášmu projektu a tímu.
Oznámenie informácií o získanej hodnote	Zaznamenávanie informácií o získanej hodnote je pokročilejším, ale veľmi výkonným krokom k objavovaniu dobrého a zlého výkonu projektu. Chcete vidieť fakty vysokej úrovne, ktoré získate od účastníkov projektu.
Vytvorenie zostavy projektu	S Projectom môžete vytvárať a prispôsobovať nápadné grafické zostavy ľubovoľných údajov projektu bez použitia iného softvéru. Pri práci na projekte sa zostavy menia tak, aby odrážali najnovšie informácie – nie sú potrebné žiadne manuálne aktualizácie.
Synchronizácia so zoznamom úloh SharePointu	Členovia tímu môžu zobraziť plán a aktualizovať svoju prácu v SharePointe a zmeny sa zobrazia v Projecte. Funguje to tiež naopak.
Používanie služby Microsoft 365	Oznámenie informácií o projekte pomocou služby Microsoft 365. Ak pracujete na počítači s internetovým pripojením, môžete na svojich dokumentoch pracovať pomocou úplných verzií Word, Excelu, PowerPointu alebo OneNotu – na požiadanie a kdekoľvek.
Publikovanie zmien úloh na serveri	Keď vykonáte zmeny v úlohách, publikujte tieto zmeny do Project Online, aby mal každý správne informácie na pokračovanie v práci.
Komunikácia s aplikáciou Microsoft Teams	Ak ľudia nemôžu prísť na schôdzu, pomocou aplikácie Teams môžete zdieľať informácie o projekte. Zdieľajte powerpointové snímky, excelové hárky alebo onenotový poznámkový blok a zdieľajte plány projektov. People sa môžu zúčastňovať online schôdzí vo svojej kancelárii, doma alebo pomocou mobilného zariadenia.

Návrat na návod na riadenie projektov