Získaná hodnota je výkonná funkcia sledovania a tvorby rozpočtu v Projecte. Napriek množstvu zastrašujúcich skratiek, ktoré ho definujú (ako AC, BCWP, TPI, EV a podobne), nie je to nijako zvlášť komplikované. Získaná hodnota vám pomáha nájsť odpoveď napríklad na otázky, koľko peňazí sa malo minúť na prácu, ktorá sa doposiaľ v projekte vykonala. Čo potom vedie k ďalším otázkam, ako napríklad: "Skončíme načas?"
Jednoduchý príklad: Pracujete na záhradníckom projekte pre 10 domov v slepej ulici a očakávate, že celý projekt 10 domov dokončíte za 10 mesiacov. Ďalej musíte každý mesiac dokončiť záhradu jedného domu. Pozrime sa na niektoré podrobnosti tohto projektu.
- 10 000 dolárov je váš celkový rozpočet na všetkých 10 domácností.
- Pre každý dom sa počíta rozpočet na 1 000 $, čo znamená, že plánujete minúť 1 000 $ mesačne na celý projekt. To zahŕňa peniaze vynaložené na rastliny, náradie a záhradníka.
- Po uplynutí 2 mesiacov požiadate svoj účet o zostavu. Účtovník vám oznámi, že na projekt sa doposiaľ minulo 1 500 $. Pomyslíte si: "Super, šetrím peniaze."
- Potom si uvedomíte svoju chybu. Po 2 mesiacoch malo byť dokončených 20 percent projektu, pretože 2 mesiace tvoria 20 percent z 10 mesiacov, ktoré ste pôvodne plánovali vynaložiť na projekt. Ale v skutočnosti je urobená iba jedna a pol záhrady, nie 2.
- Takže po dvoch mesiacoch ste mali minúť 20 percent X 10 000 dolárov (alebo 2 000 dolárov) na projekt, aby ste ho dokončili včas, a dve záhrady by mali byť hotové – nie 1 500 dolárov za jednu a pol záhrady. Teraz si uvedomíte, že ste v skutočnosti za plánom. Fuj! Je čas porozprávať sa so záhradníkom.
Tu je zložitá vec (a skvelá vec) na získanej hodnote. Spája čas s peniazmi, pretože násobí menu plánovaným časom (alebo percentom dokončenia, v žargóne profesionálnych projektových manažérov).
Ponaučenie? "Čas sú peniaze," ako hovorí staré príslovie. Svoju zdatnosť sa zatiaľ nemôžete pochváliť získanou hodnotou. Musíte čítať ďalej. . .
Ďalšie informácie o získanej hodnote
Zobrazenie získanej hodnoty
Project zobrazuje informácie o získanej hodnote dvoma spôsobmi: zobrazením alebo pomocou zostáv. Najskôr je však potrebné vykonať niekoľko vecí na nastavenie získanej hodnoty pre vykazovanie.
- Nastavenie pôvodného plánu
- Nastavenie dátumu kontroly stavu
- Zadávanie metódy výpočtu získanej hodnoty pre percento dokončenia (voliteľné)
Používanie zostáv
- Vyberte položku Nahlásiť>vlastné>ďalšie zostavy.
- Vyberte položku Náklady a potom položku Získaná hodnota.
Používanie zobrazení
- Vyberte položku Zobraziť>tabuľku a potom položku Ďalšie tabuľky.
- V zozname vyberte položku Získaná hodnota, Indikátory nákladov získanej hodnoty alebo Indikátory plánu výpočtu získanej hodnoty.
Ak si nie ste istí, v ktorej tabuľke vyberte položku Získaná hodnota. - Vyberte položku Použiť.
Interpretácia získanej hodnoty
Tri kľúčové hodnoty tvoria základ analýzy získanej hodnoty. Ak chcete použiť získanú hodnotu, je potrebné, aby ste poznali aspoň tieto tri hodnoty.
Dôležitou témou všetkých bežných podmienok získanej hodnoty je dátum kontroly stavu. Analýza získanej hodnoty predpokladá, že chcete sledovať priebeh projektu ešte pred dosiahnutím určitého časového bodu, ktorý si vyberiete.
Keďže jeden obrázok povie viac než tisíc slov, pozrime sa na to graficky. Tu je graf zobrazujúci stabilné hromadenie nákladov počas celého trvania projektu. Bodkovaná čiara zobrazuje stabilné výdavky počas celého trvania projektu.
Po začatí práce na projekte môže graf s kľúčovými hodnotami analýzy získanej hodnoty vyzerať takto.
Dátum kontroly stavu určuje hodnoty, ktoré Project vypočíta. Skutočné náklady (SN) tohto projektu prekročili rozpočtové náklady. Získaná hodnota (ZH) vyjadruje skutočnú hodnotu vykonanej práce. V tomto prípade je hodnota vykonanej práce nižšia ako suma vynaložená na vykonanie tejto práce.
Niekoľko rád o používaní získanej hodnoty
| Vykonajte nasledovné | Postup |
|---|---|
| Čoskoro začnite konať | Čím skôr v životnom cykle projektu zistíte takéto nezrovnalosti medzi skutočnými nákladmi, rozpočtovými nákladmi a získanou hodnotou, tým skôr môžete podniknúť kroky na odstránenie problému. |
| Viac pracujte | Ľahšie sa to povie, ako urobí. Čím viac práce urobíte pred dátumom ďalšej kontroly stavu na určenie získanej hodnoty, tým lepšie. Jednoduché najatie ďalších pracovníkov nemusí pomôcť, ale najatie lacnejších pracovníkov môže. Alebo možno budete musieť "prejsť po poschodí", aby ste zistili, prečo pracovníci nie sú produktívnejší. Alebo je možno problém s manažérmi, ktorí poskytujú stroje, ktoré si vyžadujú väčšiu údržbu, ako sa očakávalo. Dôvodov môže byť veľa, ale ide o to, že používanie "číselného prístupu" so získanou hodnotou vám pomôže odhaliť negatívne trendy. |
| Pracujte inteligentnejšie | Nenaháňajte sa za problémami s produktivitou pri tých úlohách, ktoré sú menej dôležité ako ostatné. Najprv skontrolujte úlohy na kritickej ceste , aby ste dosiahli čo najväčší vplyv na kladné čísla získanej hodnoty. |
| Opätovné spustenie zostáv | Analýza získanej hodnoty na konci projektu má naozaj malú hodnotu. Zdroje problémov v projekte sú pravdepodobne na začiatku a ich odstránenie bude mať pravdepodobne príliš veľký vplyv bez toho, aby to spôsobilo vysoké náklady a frustráciu zo strany tímu, manažéra a ďalších účastníkov projektu. Zvyknite si spúšťať zostavy získanej hodnoty každý mesiac, ak sa ich vôbec chystáte robiť. |
| Netrápte sa prvými vecami | Ak si všimnete problémy veľmi skoro v počiatočnej fáze projektu, môže ísť len o náklady na zvýšenie postupu alebo na školenie, zapojenie všetkých používateľov, bohatú, ale nevyhnutnú skorú spoluprácu s tímom a ďalšie domáce práce. Tieto prvé príznaky problémov neignorujte, môžu však byť zrozumiteľnejšie na začiatku projektu ako neskôr. |