Všetko o pracovných postupoch zhromažďovania podpisov

Pracovné postupy, ktoré sú súčasťou produktov SharePointu, sú funkcie, pomocou ktorých môžete automatizovať obchodné procesy, vďaka čomu sú konzistentnejšie a efektívnejšie. Pracovný postup zhromažďovania podpisov v SharePointe môžete použiť na smerovanie dokumentov vytvorených v Exceli, Worde alebo InfoPathe jedným alebo viacerým osobám na získanie podpisu.

Ďalšie informácie nájdete v téme Prehľad pracovných postupov služby SharePoint.

Ak všetko, čo treba urobiť, je dokončiť úlohu pracovného postupu zhromažďovania podpisov Stačí prejsť na segment COMPLETE a rozbaliť ho. Momentálne možno nebudete potrebovať žiadne ďalšie segmenty.

Pracovné postupy SharePointu sú:

• Efektívne a konzistentné Pracovný postup zhromažďovania podpisov automaticky smeruje dokument, priraďuje úlohy podpisu a sleduje ich priebeh. Aktivitu v pracovnom postupe možno monitorovať a upravovať z centrálnej stránky stavu a história udalostí v priebehu pracovného postupu sa zachováva 60 dní po dokončení.
• Menej práce pre vás Pracovný postup zhromažďovania podpisov šetrí vám aj vašim kolegom čas a problémy a zároveň zjednodušuje a štandardizuje proces podpisovania.

Tu je diagram veľmi jednoduchej verzie pracovného postupu zhromažďovania podpisov.

Tipy na používanie tohto článku

Informácie v tomto článku sú usporiadané v rozbaliteľných segmentoch.

Ak všetko, čo treba urobiť, je dokončiť úlohu pracovného postupu zhromažďovania podpisov Stačí prejsť na segment COMPLETE a rozbaliť ho. Momentálne možno nebudete potrebovať žiadne ďalšie segmenty.

Ak chcete pridať, spustiť, monitorovať a udržiavať pracovné postupy Ak sa s týmito úlohami ešte neoboznámite, možno bude pre vás užitočné, aby ste si pri prvom návrhu a pridaní pracovného postupu prešli tento článok segmentovaním po segmente. Keď sa oboznámite s informáciami a rozložením článku, budete môcť prejsť priamo na segment, ktorý potrebujete pri každej opakovanej návšteve.

Poznámka k grafike Snímky obrazovky a koncepčné diagramy v tejto sérii článkov o pracovných postupoch sú vo všeobecnosti založené na type pracovného postupu schválenia. Obrázky a diagramy v tomto článku sú prispôsobené pre pracovné postupy zhromažďovania podpisov vždy, keď je to potrebné z dôvodu konceptuálnej alebo inštruktážnej prehľadnosti.

Pár slov o tlači tohto článku Tento článok je dlhý. Ak chcete vytlačiť len vybraté segmenty, uistite sa, že pri tlači sa rozbalia iba tieto segmenty. (Ak chcete do vytlačenej kópie zahrnúť kompletnú grafiku, tlačte na šírku a nie na výšku.)

A pár slov o vyhľadávaní Pred vyhľadávaním akéhokoľvek textu alebo výrazu v tomto článku skontrolujte, či sú rozbalené všetky segmenty, v ktorých chcete vyhľadávať.

Ďalšie informácie o pracovných postupoch zhromažďovania podpisov

Pracovný postup zhromažďovania podpisov je funkcia produktov SharePoint, ktorá smeruje dokument alebo formulár vytvorený vo Worde, Exceli alebo InfoPathe jednému alebo viacerým ľuďom na podpis. Pracovný postup celý proces automatizuje, zjednodušuje a štandardizuje.

Základný pracovný postup zhromažďovania podpisov, ktorý je súčasťou produktov SharePointu, funguje ako šablóna. Pomocou tejto šablóny môžete na lokality pridať jeden alebo viac pracovných postupov zhromažďovania podpisov. Každý pracovný postup, ktorý pridáte, je jedinečnou verziou základného pracovného postupu zhromažďovania podpisov, pričom každý z nich má svoj vlastný špecializovaný spôsob práce na základe nastavení zadaných pri pridávaní.

Čo mi môže robiť pracovný postup zhromažďovania podpisov?

• Keď prvý raz pridáte pracovný postup zhromažďovania podpisov do zoznamu, knižnice alebo kolekcie lokalít, môžete určiť, koľko účastníkov má byť zahrnutých, a určiť, či sa im úlohy priraďujú jedna po druhej (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne). Môžete sa dokonca rozhodnúť, či rozdelíte úlohy účastníkov do dvoch alebo viacerých samostatných etáp. Vždy, keď v dokumente spustíte pracovný postup manuálne , môžete ktorékoľvek z týchto nastavení zmeniť.
• Pracovný postup priradí úlohu každému určenému účastníkovi. Každý účastník si vyberie z viacerých možných odpovedí: podpísanie (alebo nepodpísanie) dokumentu, zmena priradenia úlohy podpisu alebo odstránenie úlohy.
• Počas toho, ako je pracovný postup spustený, môžete sledovať priebeh a vykonávať potrebné úpravy z jedinej centrálnej stránky stavu pracovného postupu.
• Počas 60 dní po dokončení pracovného postupu je zoznam všetkých udalostí pracovného postupu, ktoré sa vyskytli počas tohto spustenia (alebo inštancie) pracovného postupu, naďalej k dispozícii na stránke stavu pracovného postupu na neformálne použitie.

Čo nedokáže robiť pracovný postup zhromažďovania podpisov?

Pracovný postup zhromažďovania podpisov nie je určený na zhromažďovanie schválení a zamietnutí dokumentu, ani na riadenie publikovania webovej stránky na webovej lokalite. Ak chcete pridať tok činností, v ktorom budú účastníci schvaľovať alebo odmietať revidovaný dokument, pozrite si článok Všetko o pracovných postupoch schválenia.

Pracovné postupy zhromažďovania podpisov tiež nie sú určené na zhromažďovanie pripomienok. Ak chcete použiť pracovný postup na zhromažďovanie pripomienok k dokumentu, pozrite si článok Všetko o pracovných postupoch zhromažďovania pripomienok.

Na ďalšie prispôsobenie všetkých pracovných postupov, ktoré sú súčasťou produktov SharePointu, môžete použiť aj Microsoft SharePoint Designer 2013.

Kto môže používať tento typ pracovného postupu?

Pridanie pracovného postupuPredvolene musíte mať povolenie spravovať zoznamy, aby ste mohli pridať pracovný postup. (V predvolenom nastavení má skupina Vlastníci povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupina Návštevníci ho nemá.)

Spustenie pracovného postupuAk chcete spustiť pracovný postup, ktorý už bol pridaný, musíte mať predvolene povolenie na úpravu položiek. (V predvolenom nastavení má povolenie upravovať položky skupina Členovia aj skupina Vlastníci, skupina Návštevníci ho nemá.)

Prípadne sa vlastníci môžu rozhodnúť nakonfigurovať konkrétne pracovné postupy tak, aby ich mohli spustiť iba členovia skupiny Vlastníci. (Na vykonanie tohto kroku začiarknite políčko Vyžadovať na spustenie tohto toku činností povolenia vyžadovať na spustenie tohto toku činností.)

Aké sú výhody používania digitálnych podpisov?

Čoraz viac obchodných transakcií sa uskutočňuje elektronicky. V dôsledku toho sa digitálne podpisy čoraz viac používajú na právne zaviazanie priestupných strán k ich transakciám. Digitálny podpis sa používa na overenie identity osoby, ktorá dokument podpísala, a potvrdzuje, že po použití digitálneho podpisu v dokumente nedošlo k žiadnej zmene obsahu. Digitálne podpisy poskytujú zabezpečenie, ktoré je založené na technológiách šifrovania, a pomáhajú zmierňovať riziká spojené s transakciami elektronických obchodných transakcií. Prostredníctvom vylepšení digitálneho podpisovania sa balík Office snaží napĺňať potreby podnikov a subjektov verejného sektora na celom svete v oblasti bezpečnosti informácií.

Ak si chcete vytvoriť digitálny podpis, musíte mať digitálny certifikát, ktorý potvrdzuje vašu identitu priestupným organizáciám a ktorý je potrebné získať od renomovanej certifikačnej autority (CA). Ak nemáte digitálny certifikát, spoločnosť Microsoft má tiež partnerov, ktorí poskytujú digitálne certifikáty ako aj iné rozšírené podpisy.

Ako plánovať, pridávať, prevádzkovať a udržiavať tento typ pracovného postupu?

Toto sú základné etapy:

• PRED spustením pracovného postupu (plánovanie, pridanie, spustenie)
  Pred pridaním pracovného postupu si naplánujte, kam ho chcete pridať (pre jeden zoznam alebo knižnicu alebo pre celú kolekciu lokalít) a aké podrobné informácie o tom bude fungovať. Po pridaní a nakonfigurovaní pracovného postupu môže každý s potrebnými povoleniami spustiť pracovný postup na konkrétnom dokumente. Pracovný postup je tiež možné nastaviť na automatické spustenie. Automatické spustenia možno aktivovať na základe jednej alebo oboch z dvoch spúšťacích udalostí: pri pridaní alebo vytvorení dokumentu v zozname či knižnici, alebo pri zmene ľubovoľného dokumentu v zozname alebo knižnici.
• POČAS pracovného postupu (dokončenie, monitorovanie, úprava)
  Počas pracovného postupu jednotliví účastníci dokončia svoje priradené úlohy. Priebeh pracovného postupu môžete zatiaľ sledovať z centrálnej stránky stavu pracovného postupu pre konkrétnu inštanciu pracovného postupu. Úpravy pracovného postupu počas jeho spustenia možno vykonávať na tej istej strane. V prípade potreby môžete pracovný postup zrušiť alebo ukončiť odtiaľ.
• PO spustení pracovného postupu (revízia, zostava, zmena)
  Po dokončení pracovného postupu je možné až 60 dní skontrolovať celú históriu daného spustenia (alebo inštancie) na stránke stavu pracovného postupu. Ak chcete v súvislosti s fungovaním pracovného postupu niečo zmeniť, môžete otvoriť a upraviť formulár priradenia, ktorý ste vypĺňali pri prvom pridaní pracovného postupu.

Nasledujúci vývojový diagram znázorňuje tieto etapy z pohľadu osoby, ktorá pridáva nový pracovný postup.

Plánovanie nového pracovného postupu zhromažďovania podpisov

V tomto segmente identifikujeme rozhodnutia, ktoré je potrebné vykonať, a informácie, ktoré potrebujete zhromaždiť pred pridaním verzie pracovného postupu zhromažďovania podpisov.

Ak sa už vyznáte v pridávaní tohto typu pracovného postupu a potrebujete len pripomenutie konkrétnych krokov, môžete prejsť priamo na príslušný segment ADD (zoznam/knižnica alebo kolekcia lokalít) v tomto článku.

Šablóny a verzie

Pracovné postupy, ktoré sú súčasťou produktov SharePointu, fungujú ako predlohy , na ktorých sú založené špecifické, individuálne pracovné postupy, ktoré pridáte do zoznamov, knižníc a kolekcií lokalít.

Vždy, keď napríklad pridáte pracovný postup zhromažďovania podpisov, v skutočnosti pridávate verziu šablóny všeobecného pracovného postupu zhromažďovania podpisov. Každej verzii dáte vlastný názov a vlastné nastavenia, ktoré určíte vo formulári priradenia pri pridávaní danej verzie. Týmto spôsobom môžete pridať viacero pracovných postupov, pričom každý z nich bude vo verzii založenej na predlohe šablóny hlavného pracovného postupu zhromažďovania podpisov, pričom každá verzia bude pomenovaná a prispôsobená podľa toho, akým spôsobom ju budete používať.

Na tejto ilustrácii boli pridané tri pracovné postupy založené na šablóne pracovného postupu schválenia – jeden pre všetky typy obsahu v jednej knižnici, jeden pre jeden typ obsahu v jednej knižnici a jeden pre jeden typ obsahu v celej kolekcii lokalít.

Predstavujeme formulár priradenia

Vždy, keď pridáte novú verziu pracovného postupu založenú na niektorej zo zahrnutých šablón pracovného postupu, vypĺňate formulár priradenia , v ktorom určíte spôsob, akým chcete, aby nová verzia fungovala.

V nasledujúcej časti nájdete zoznam otázok, ktoré vás pripravia na vyplnenie formulára priradenia. Najskôr si však nájdite chvíľu času na to, aby ste si prezreli formulár a jeho polia.

Prvá strana formulára priradení

Druhá strana formulára priradení

Polia na tejto druhej strane sa zobrazia aj vo formulári spúšťania, ktorý sa zobrazí vždy, keď sa pracovný postup spustí manuálne, a v danom čase ho možno upraviť len pre toto jedno spustenie.

Deväť otázok na zodpovedanie

Hneď po získaní odpovedí na všetky otázky v tejto časti môžete pracovný postup pridať.

Je toto správny typ pracovného postupu?

Tento článok sa týka šablóny pracovného postupu, ktorá sa zobrazuje v ponuke ako Zhromaždiť podpisy – SharePoint 2010. Ak si nie ste istí, či je tento typ pracovného postupu pre vás tým najlepším riešením, vráťte sa na časť LEARN v tomto článku. Ďalšie informácie o ďalších šablónach pracovných postupov, ktoré sú k dispozícii, nájdete v článku Informácie o pracovných postupoch zahrnutých v SharePointe.

Je dôležité vedieť, že riadky pre podpis, o ktorých sme tu diskutovali, je možné vložiť iba do dokumentov vytvorených vo Worde, Exceli alebo v programe InfoPath.

Jeden zoznam, knižnicu alebo celú kolekciu lokalít? a) Jeden typ obsahu alebo všetky typy obsahu?

Čo je typ obsahu?

Každý dokument alebo iná položka uložená v zozname alebo knižnici SharePointu patrí do toho či onoho typu obsahu. Typ obsahu môže byť taký základný a všeobecný ako dokument alebo tabuľkový hárok programu Excel, alebo dostatočne špecializovaný, ako je napríklad právna, zmluva alebo špecifikácia dizajnu produktu. Niektoré typy obsahu sú v produktoch SharePointu predvolene k dispozícii, ale môžete ich prispôsobiť a pridať ďalšie, ktoré si sami vytvoríte.

Novú verziu pracovného postupu zhromažďovania podpisov môžete sprístupniť iba v jednom zozname alebo knižnici, alebo ju môžete sprístupniť v rámci celej kolekcie lokalít.

• Ak pridáte pracovný postup pre jeden zoznam alebo knižnicu, môžete ho nastaviť tak, aby sa spúšťal pre všetky typy obsahu alebo iba pre jeden typ obsahu.
• Ak však pridáte pracovný postup pre celú kolekciu lokalít, musíte ho nastaviť tak, aby fungoval iba v jednom type obsahu lokality.
• Vo všetkých prípadoch musí byť každý dokument, na ktorom je spustený pracovný postup zhromažďovania podpisov, súborom vytvoreným vo Worde, Exceli alebo v programe InfoPath.

Čo je dobrý názov?

Verzii pracovného postupu zadajte názov, ktorý:

• Jasne označuje, na čo sa používa.
• Jasne ho odlišuje od ostatných pracovných postupov.

Príklad

Predstavte si, že ste členom skupiny editorov. Skupina chce používať dva rôzne pracovné postupy zhromažďovania pripomienok:

• Prvý pracovný postup sa spustí pre každý dokument odoslaný členom vašej skupiny. Tento tok činností zhromažďuje pripomienky iba od manažéra skupiny.
• Druhý pracovný postup sa spustí pre každý dokument odoslaný ľuďmi mimo vašej skupiny. Tento pracovný postup zhromažďuje pripomienky od každého člena skupiny.

Prvý pracovný postup môžete nazvať Pripomienky týkajúce sa interného odoslania a druhý Pripomienky týkajúce sa externého odoslania.

Zoznamy úloh a zoznamy histórie: existujúce alebo nové?

Pracovný postup môžete nastaviť tak, aby používal predvolený zoznam úloh a zoznam histórie lokality, môžete použiť iné existujúce zoznamy alebo požiadať o nové zoznamy len pre daný pracovný postup.

• Ak bude lokalita obsahovať množstvo tokov činností, prípadne niektoré toky činností budú zahŕňať množstvo úloh, zvážte možnosť vyžiadať si nové zoznamy pre každý tok činností. (Spravovanie príliš dlhých zoznamov je jednou z vecí, ktoré môžu spomaliť výkon. Je rýchlejšie a jednoduchšie udržiavať niekoľko kratších zoznamov ako jeden veľmi dlhý.)
• Ak budú úlohy a história tohto pracovného postupu obsahovať citlivé alebo dôverné údaje, ktoré je potrebné uchovávať oddelene od všeobecných zoznamov , určite by ste mali naznačiť, že chcete pre tento pracovný postup použiť nové, samostatné zoznamy. Po pridaní pracovného postupu skontrolujte, či sú pre nové zoznamy nastavené príslušné povolenia.

Kto a kedy pridáva riadky pre podpis?

Riadky pre podpis možno do dokumentu vložiť dvoma spôsobmi:

• Pred začatím pracovného postupu v dokumente.
• Po spustení toku činností, ale predtým, ako prvý účastník pridá svoj podpis do riadka pre podpis.

Pridanie digitálneho podpisu dokumentu je dvojstupňový proces:

1. Najprv niekto vloží riadok podpisu do tela dokumentu.
   
2. Potom niekto pridá svoj podpis do vloženého riadka.
   

Majte to na pamäti Od chvíle, keď prvý účastník pridá svoj podpis do dokumentu, je dokument uzamknutý proti úpravám. Akákoľvek ďalšia zmena v dokumente po tomto bode – s výnimkou toho, že iní podpisovatelia pridajú svoje podpisy – zrušia alebo odstránia všetky pridané podpisy. Keďže vloženie riadka na podpis sa počíta ako zmena v dokumente, všetky riadky na podpis sa už musia v dokumente nachádzať predtým, než prvý účastník pridá svoj skutočný podpis do niektorého z týchto riadkov.

Na túto otázku teda môžete odpovedať tromi jednoduchými spôsobmi:

• Pri oboch spôsoboch spustenia Dokument je založený na šablóne alebo formulári, ktorý už obsahuje riadky na podpis, takže ich nikto nemusí pridávať pre každé jednotlivé spustenie pracovného postupu.
• Manuálne spustenie Osoba, ktorá pracovný postup spustí, vloží pred spustením pracovného postupu všetky potrebné riadky pre podpis.
• Automatické spustenie Prvý účastník, ktorý dokument otvorí, vloží pred pridaním vlastného podpisu všetky potrebné riadky pre podpis.

Tu je stručné grafické zhrnutie hlavného bodu.

Ako (a kým) možno tento pracovný postup spustiť?

Pracovný postup môžete nastaviť tak, aby sa spúšťal iba manuálne, automaticky alebo ktorýmkoľvek spôsobom:

• Keď manuálne spustíte pracovný postup zhromažďovania podpisov na konkrétnom dokumente, zobrazí sa ďalší formulár, formulár spúšťania. Formulár spúšťania obsahuje nastavenia len z druhej strany formulára priradenia . Ak chce osoba, ktorá spúšťa pracovný postup, niektoré z týchto nastavení zmeniť (iba pre aktuálnu inštanciu), môže tak urobiť ešte pred kliknutím na tlačidlo Spustiť.
• Pri automatickom spustení samozrejme nie je možné predložiť formulár spúšťania, takže predvolené nastavenia zadané vo formulári priradenia sa použijú bez akýchkoľvek zmien.

Nasledujúci príklad zobrazuje rozdiel medzi manuálnym a automatickým spustením.

Všetky zmeny vykonané vo formulári spúšťania sa použijú iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete zmeniť trvalé predvolené nastavenie toku činností, treba upraviť pôvodný formulár priradenia tak, ako je vysvetlené v časti ZMENA v tomto článku.

Manuálne spustenie

Ak povolíte manuálne spustenie, pracovný postup v ľubovoľnom oprávnenom dokumente môže kedykoľvek spustiť každý, kto má potrebné povolenia.

Výhodou manuálneho spustenia je, že vy a vaši kolegovia môžete pracovný postup spustiť iba vtedy, keď sa tak rozhodnete, a že pri každom jeho spustení budete mať možnosť zmeniť niektoré nastavenia pomocou formulára spúšťania.

Samozrejme, pri manuálnom spustení musí niekto pamätať na to, že je potrebné spustiť pracovný postup vždy, keď je to potrebné.

Automatické spustenie

Môžete nastaviť, aby sa pracovný postup spustil automaticky pri jednej z nasledujúcich udalostí alebo pri každej z nasledujúcich udalostí:

• Vytvorí sa nový dokument alebo sa nahrá do zoznamu alebo knižnice.
• Zmení sa dokument, ktorý je už uložený v zozname alebo knižnici.

Výhodou automatického spustenia je, že nikto nemusí pamätať na spustenie pracovného postupu. Spustí sa pri každom výskyte spúšťacej udalosti.

Osobitosti automatického spustenia v pracovných postupoch zhromažďovania podpisov

Na rozdiel od niektorých iných zahrnutých pracovných postupov nie je po spustení pracovného postupu zhromažďovania podpisov možné pridať ďalšie úlohy. Keď sa pracovný postup spustí automaticky, priradí iba úlohy podpisu, ktoré sú už zadané v jeho predvolených nastaveniach. Priradenie každej z týchto úloh sa dá počas pracovného postupu zmeniť , ale nie je možné vytvoriť a priradiť žiadne ďalšie úlohy. Inými slovami, pracovný postup zhromažďovania podpisov by sa mal spustiť automaticky len vtedy, keď je vopred známa identita alebo aspoň počet účastníkov.

Po automatickom spustení je možné odstrániť alebo zrušiť úlohy, ktoré už boli priradené. Pamätajte však, že zrušením úlohy sa priradený riadok na podpis z dokumentu neodstráni.

Nižšie sú uvedené tri scenáre, v ktorých sa používa automatické spustenie. Všimnite si, že v každom scenári:

• Pracovný postup sa spúšťa v knižnici, do ktorej používatelia nahrávajú dokumenty potrebné podpísať.
• Množina úloh osôb, ktorým bol priradený podpis, je v priebehu času stabilná a nie je potrebné ju revidovať ani upravovať pri každom spustení pracovného postupu.

Samozrejme, ak je nahratou položkou dokument alebo formulár, ktorý už obsahuje príslušné riadky na podpis, účastníci pracovného postupu nemusia počas pracovného postupu vkladať riadky pre podpis.

Scenár 1: Jedna úloha, jeden podpisovateľ

Anna musí podpísať nové reklamácie výdavkov, preto Anna vytvorí knižnicu s názvom Nové nároky výdavkov. Nárok môže vytvoriť alebo nahrať ktokoľvek v organizácii.

Anna vytvorí pracovný postup a dá mu rovnaký názov: Nové nároky na výdavky. Pracovný postup sa automaticky spustí pre každý nový dokument a priradí sa iba jedna úloha podpisu, ktorá, samozrejme.

Scenár 2: Viaceré úlohy, viacerí podpisujúci

Tentoraz musia zmluvy podpísať Anna , Sean a Frank – všetci traja.

Marek vytvorí knižnicu s názvom Zmluvy na podpis. Vytvorí pracovný postup zhromažďovania podpisov s názvom Podpisy (annaANDseanANDfrank). Pracovný postup sa automaticky spustí pre každý nový dokument a každému z nich sa priradí jedna úloha podpisu.

Prvý podpisovateľ, ktorý dokument otvorí, vloží riadky pre podpis všetkých troch podpisovateľov a až potom pridá vlastný podpis.

Scenár 3: Viaceré úlohy, jeden podpisovateľ

V tejto verzii musia byť zmluvy podpísané Annou , Seanom alebo Frankom – iba jedným z týchto troch.

Filip vytvorí knižnicu s názvom Zmluvy na podpis a pracovný postup s názvom Podpis (annaOReanORfrank). Vytvorí tiež poštový zoznam alebo distribučnú skupinu s názvom annaORebo, ktorá zahŕňa všetky tri takéto skupiny.

Pracovný postup sa opäť spustí automaticky pre každý nový dokument v knižnici, ale tentoraz priraďuje iba jednu úlohu podpisu, a to skupine annaORseanORfrank .

Tento druh úlohy sa nazýva skupinová úloha a funguje takto: pracovný postup odošle e-mailové oznámenie o úlohách každému členovi skupiny, ale vytvorí len jednu úlohu, ktorú si môže každý jednotlivý člen skupiny prevziať a dokončiť v mene celej skupiny.

Pokyny na uplatnenie a dokončenie skupinovej úlohy nájdete v časti COMPLETE (Dokončenie ) v tomto článku.

Budú mať typy obsahu, ktoré dedia z tohto pracovného postupu, aj tento pracovný postup?

Po pridaní pracovného postupu do typu obsahu pre celú kolekciu lokalít získate možnosť pridať pracovný postup aj k všetkým ostatným typom obsahu v kolekcii lokalít, ktoré dedia z typu obsahu, do ktorého pracovný postup pridávate. (Pamätajte, že ak pridávate pracovný postup len pre jeden zoznam alebo knižnicu, táto možnosť sa nezobrazí.)

Účastníci: Ktorí ľudia, v akom poradí?

Je potrebné zadať meno alebo e-mailovú adresu každej osoby, ktorej bude úloha podpisu priradená.

Zoskupiť úlohy alebo jednotlivcov? Ak priradíte úlohu skupine alebo distribučnému zoznamu, priradí sa aj skupinová úloha : Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe, ale iba jeden člen si bude musieť úlohu prihlásiť a dokončiť. Pokyny na uplatnenie a dokončenie skupinovej úlohy nájdete v časti COMPLETE (Dokončenie ) v tomto článku.

Jedna etapa alebo viacero etáp?Môžete si vybrať, či chcete mať len jednu etapu podpisu úloh, alebo viacero etáp. Ak máte viac ako jednu etapu, etapy sa budú vykonávať jedna po druhej.

Paralelné kontroly alebo sériové recenzie?V prípade účastníkov v ľubovoľnej etape si môžete vybrať, či im majú byť úlohy s podpisom priradené všetky naraz (paralelne), alebo či chcete, aby sa úlohy priraďovali jedna po druhej (sériovo) v uvedenom poradí. Možnosť sériového pripojenia môže byť užitočná v prípade, ak napríklad jeden z podpisovateľov je skutočným rozhodujúcim orgánom týkajúcim sa dokumentu a nemá zmysel, aby niektorý z ostatných podpisovateľov dokončil svoje úlohy podpisu v prípade, ak sa riadiaci pracovník rozhodne nepodpísať.

Príklad

Tento jednoduchý scenár zobrazuje niektoré z výhod viacnásobných etáp, ako aj sériových priradení úloh:

Predstavte si, že František pridáva nový pracovný postup zhromažďovania podpisov pre knižnicu zmlúv. Pretože Frank je skutočným rozhodovateľom, chce byť prvou osobou, ktorá podpíše každú zmluvu. Ak sa rozhodne nepodpísať , ani Anna, ani Sean nedostanú úlohu podpisu. František to môže nastaviť dvoma spôsobmi:

• Pomocou sériovej revízieFrank pripraví jednu sériovú scénu, v ktorej je on prvým účastníkom a Anna a Sean sú druhým a tretím.
  Takto Frank nastavuje svoju jednofázovú sériovú recenziu.
  
• Použitím dvoch etápAk František chce, aby sa Anne a Filipovi priradili úlohy naraz, aby Marek nemusel čakať, kým Anna pridá svoj podpis, aby mohla pridať svoj vlastný podpis, môže nastaviť dve etapy pracovného postupu. Prvá etapa zahŕňa iba jeho vlastnú úlohu a druhá je paralelná etapa obsahujúca úlohy Anny a Seana. Ak sa prvá etapa nedokončí, druhá etapa sa nespustí.
  Takto Frank nastavuje svoju dvojfázovú paralelnú recenziu.
  

Tu uvádzame diagramy oboch riešení. Ak František nedokončí svoju úlohu s podpisom, v oboch verziách sa úlohy nikdy nepriradia ani Anne, ani Seanovi.

Kto potrebuje byť upovedomený?

Do poľa Kópia na druhej strane formulára priradenia môžete zadať mená alebo adresy všetkých osôb, ktoré by mali byť upozornené pri každom spustení alebo ukončení tohto pracovného postupu.

• Ak zadáte meno na tomto mieste, úloha pracovného postupu nebude mať za následok priradenie úlohy pracovného postupu danej osobe.
• Keď pracovný postup spustíte manuálne, osoba, ktorá ho spustí , dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bolo potrebné zadať ju v tomto poli.
• Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala , dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bola uvedená v tomto poli.

Pridanie pracovného postupu zhromažďovania podpisov (len pre jeden zoznam alebo knižnicu)

Ak sa s pridávaním pracovných postupov ešte nevyznáte, možno bude pre vás užitočné skontrolovať predchádzajúce segmenty projektov LEARN a PLÁN v tomto článku predtým, ako budete pokračovať s krokmi v tomto segmente.

Skôr než začnete

Pred pridaním pracovného postupu je potrebné usporiadať dve veci:

E-mail Aby mohol pracovný postup odosielať e-mailové oznámenia, na lokalite SharePoint musí byť povolený e-mail. Ak si nie ste istí, či ste postup už vykonali, obráťte sa na správcu SharePointu.

Povolenia Predvolené nastavenia produktov SharePointu vyžadujú, aby ste mali povolenie spravovať zoznamy na pridávanie pracovných postupov pre zoznamy, knižnice alebo kolekcie lokalít. (V predvolenom nastavení má skupina Vlastníci povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupina Návštevníci ho nemá. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v časti LEARN v tomto článku.)

Pridanie pracovného postupu

Postupujte takto:

1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, do ktorej chcete pridať tok činností.

2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica .
   Názov karty sa môže líšiť podľa typu zoznamu alebo knižnice. V zozname kalendárov sa táto karta nazýva napríklad Kalendár.

3. V skupine Nastavenie kliknite na položku Nastavenie toku činností.

4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu zadajte buď jeden typ obsahu, pre ktorý sa má pracovný postup spustiť, alebo možnosť Všetky (pre všetky typy obsahu) a potom kliknite na položku Pridať pracovný postup.

   Poznámka

   Pracovné postupy zhromažďovania podpisov je možné spustiť iba v dokumentoch vytvorených vo Worde, Exceli alebo v programe InfoPath.

   

   1. Vyplňte prvú stranu formulára priradenia.
      (Pokyny postupujte podľa obrázka.)

	Typ obsahu Ponechajte predvolený výber Všetko alebo vyberte konkrétny typ obsahu.
	Pracovný postup Vyberte šablónu Zhromažďovať podpisy – SharePoint 2010 . Poznámka: Ak sa šablóna Zhromažďovanie podpisov – SharePoint 2010 v zozname nenachádza, obráťte sa na správcu SharePointu a informujte sa o jej aktivácii pre kolekciu lokalít alebo pracovný priestor. Ak máte povolenia na prístup ku kolekcii lokalít, pozrite si tému Povolenie šablón pracovného postupu SharePointu.
	Názov Zadajte názov tohto toku činností. Názov bude identifikovať tento pracovný postup pre používateľov tohto zoznamu alebo knižnice. Návrhy týkajúce sa pomenovania pracovného postupu nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	Zoznam úloh Vyberte zoznam úloh, ktorý chcete použiť s týmto tokom činností. Môžete vybrať existujúci zoznam úloh alebo kliknúť na položku Úlohy (nové), čím vytvoríte nový zoznam. Informácie o dôvodoch vytvárania nového zoznamu úloh (na rozdiel od výberu existujúceho zoznamu) nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	History List Vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto tokom činností. Môžete vybrať existujúci zoznam histórie alebo kliknúť na položku Nový zoznam histórie a vytvoriť nový zoznam. Informácie o dôvodoch vytvárania nového zoznamu histórie (na rozdiel od výberu existujúceho zoznamu) nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	Možnosti spustenia Určite spôsob alebo spôsoby spustenia tohto pracovného postupu. Informácie o rôznych možnostiach nájdete v časti PLÁN v tomto článku.

1. Keď sú všetky nastavenia v tomto formulári tak, ako chcete, kliknite na tlačidlo Ďalej.
2. Vyplňte druhú stranu formulára priradenia.
   (Pokyny postupujte podľa obrázka.)
   Produkty SharePointu zobrazia všetky možnosti na tejto druhej strane formulára priradenia vždy, keď spustíte pracovný postup manuálne, takže tieto možnosti môžete zmeniť len pre túto jednu inštanciu.

	Priradiť komu Zadajte mená alebo adresy ľudí, ktorým má pracovný postup priradiť úlohy. Ak sa úlohy budú priraďovať po jednej (sériovo) Zadajte mená alebo adresy v poradí, v akom im chcete priradiť úlohy. Ak sa budú všetky úlohy priraďovať v rovnakom čase (paralelne) Na poradí mien alebo adries nezáleží. Ak zahrniete skupinu alebo distribučný zoznam Skupinová úloha bude priradená: Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe, ale iba jeden člen si bude musieť úlohu prihlásiť a dokončiť. Pokyny na uplatnenie a dokončenie skupinovej úlohy nájdete v časti COMPLETE (Dokončenie ) v tomto článku.
	Poradie určiť, či sa majú úlohy prideľovať po jednej (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne). Ďalšie informácie o používaní sériových a paralelných etáp nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	Pridanie novej etapy Pridajte všetky požadované etapy okrem prvej, ktorú ste práve nakonfigurovali. Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť pre danú etapu a stlačte kombináciu klávesov CTRL + DELETE. Ďalšie informácie o používaní viacerých etáp nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	CC Zadajte mená alebo e-mailové adresy všetkých osôb, ktorým sa má pracovný postup oznámiť pri každom spustení alebo ukončení pracovného postupu. Ak sem zadáte názov, úloha pracovného postupu nebude k nej priradená. Keď pracovný postup spustíte manuálne, osoba, ktorá ho spustí , dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bolo potrebné zadať ju v tomto poli. Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala , dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bola uvedená v tomto poli.

1. Keď máte všetky nastavenia na tejto stránke tak, ako chcete, kliknutím na tlačidlo Uložiť vytvorte pracovný postup.

Produkty SharePointu vytvoria novú verziu pracovného postupu.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení spustiť a otestovať svoj nový pracovný postup, prejdite v tomto článku na segment ŠTART .

Pokyny na vloženie riadkov pre podpis do dokumentu nájdete v časti VLOŽIŤ v tomto článku.

Pridanie pracovného postupu zhromažďovania podpisov (pre celú kolekciu lokalít)

Ak sa s pridávaním pracovných postupov ešte nevyznáte, možno bude pre vás užitočné skontrolovať segmenty VZDELÁVANIE a PLÁN v tomto článku skôr, ako budete pokračovať s krokmi v tomto segmente.

Skôr než začnete

Pred pridaním pracovného postupu je potrebné usporiadať dve veci:

E-mailAby mohol pracovný postup odosielať e-mailové oznámenia, na lokalite musí byť povolený e-mail. Ak si nie ste istí, či ste postup už vykonali, obráťte sa na správcu SharePointu.

Povolenia Predvolené nastavenia produktov SharePointu vyžadujú, aby ste mali povolenie spravovať zoznamy na pridávanie pracovných postupov pre zoznamy, knižnice alebo kolekcie lokalít. (V predvolenom nastavení má skupina Vlastníci povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupina Návštevníci ho nemá. Ďalšie informácie o povoleniach nájdete v časti LEARN v tomto článku.)

Pridanie pracovného postupu

Postupujte takto:

1. Prejdite na domovskú stránku kolekcie lokalít (nie na domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).

2. Kliknite na Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.
   V SharePointe v Microsoft 365 kliknite na položku Nastavenia a potom kliknite na položku Obsah lokality. V časti Obsah lokality kliknite na položku Nastavenie lokality.

3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie webových návrhov na položku Typy obsahu lokality.
   

4. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, ku ktorému chcete pridať tok činností.

   Poznámka

   Pracovné postupy zhromažďovania podpisov je možné spustiť iba v dokumentoch vytvorených vo Worde, Exceli alebo v programe InfoPath.

   

   1. Na stránke pre vybratý typ obsahu kliknite v časti Nastavenia na položku Nastavenie pracovného postupu.
      
   2. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na prepojenie Pridať pracovný postup .
      
   3. Vyplňte prvú stranu formulára priradenia.
      (Pokyny postupujte podľa obrázka.)

	Pracovný postup Vyberte šablónu Zhromažďovať podpisy – SharePoint 2010 . Poznámka: Ak sa šablóna Zhromažďovanie podpisov – SharePoint 2010 v zozname nenachádza, obráťte sa na správcu SharePointu a informujte sa o jej aktivácii pre kolekciu lokalít alebo pracovný priestor. Ak máte povolenia na prístup ku kolekcii lokalít, pozrite si tému Povolenie šablón pracovného postupu SharePointu.
	Názov Zadajte názov tohto toku činností. Názov bude tento pracovný postup identifikovaný pre používateľov tejto kolekcie lokalít. Návrhy týkajúce sa pomenovania pracovného postupu nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	Zoznam úloh Vyberte zoznam úloh, ktorý chcete použiť s týmto tokom činností. Môžete vybrať existujúci zoznam úloh alebo kliknúť na položku Úlohy (nové), čím vytvoríte nový zoznam. Informácie o dôvodoch vytvárania nového zoznamu úloh (na rozdiel od výberu existujúceho zoznamu) nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	History List Vyberte zoznam histórie, ktorý chcete používať s týmto tokom činností. Môžete vybrať existujúci zoznam histórie alebo kliknúť na položku Nový zoznam histórie a vytvoriť nový zoznam. Informácie o dôvodoch vytvárania nového zoznamu histórie (na rozdiel od výberu existujúceho zoznamu) nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	Možnosti spustenia Určite spôsob alebo spôsoby spustenia tohto pracovného postupu. Informácie o rôznych možnostiach nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	Aktualizovať typy obsahu zoznamu a lokality? Zadajte, či sa má tento pracovný postup pridať (priradiť) k všetkým ostatným typom obsahu lokality a zoznamov, ktoré dedia z tohto typu obsahu. Dokončenie operácie, ktorou sa dokončí všetko ďalšie pridanie, môže trvať dlho. Ak bolo dedenie prerušené v prípade ľubovoľných lokalít alebo podlokalít, kde chcete tento pracovný postup pridať k dediacim typom obsahu, pred spustením tejto operácie skontrolujte, či ste členom skupiny vlastníkov každej z týchto lokalít alebo podlokalít.

1. Keď sú všetky nastavenia na tejto stránke nastavené tak, ako chcete, kliknite na tlačidlo Ďalej.
2. Vyplňte druhú stranu formulára priradenia.
   (Pokyny postupujte podľa obrázka.)
   Produkty SharePointu zobrazia všetky možnosti na tejto druhej strane formulára priradenia vždy, keď spustíte pracovný postup manuálne, takže tieto možnosti môžete zmeniť len v danej jednej inštancii.

	Priradiť komu Zadajte mená alebo adresy ľudí, ktorým má pracovný postup priradiť úlohy. Ak sa úlohy budú priraďovať po jednej (sériovo) Zadajte mená alebo adresy v poradí, v akom im chcete priradiť úlohy. Ak sa budú všetky úlohy priraďovať v rovnakom čase (paralelne) Na poradí mien alebo adries nezáleží. Ak zahrniete skupinu alebo distribučný zoznam Skupinová úloha bude priradená: Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe, ale iba jeden člen si bude musieť úlohu prihlásiť a dokončiť. Pokyny na uplatnenie a dokončenie skupinovej úlohy nájdete v časti COMPLETE (Dokončenie ) v tomto článku.
	Poradie určiť, či sa majú úlohy v tejto etape prideľovať po jednej (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne). Ďalšie informácie o používaní sériových a paralelných etáp nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	Pridanie novej etapy Pridajte všetky požadované etapy okrem prvej, ktorú ste práve nakonfigurovali. Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť pre danú etapu a stlačte kombináciu klávesov CTRL + DELETE. Ďalšie informácie o používaní viacerých etáp nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	CC Zadajte mená alebo e-mailové adresy všetkých osôb, ktorým sa má pracovný postup oznámiť pri každom spustení alebo ukončení pracovného postupu. Ak sem zadáte názov, úloha pracovného postupu nebude k nej priradená. Keď pracovný postup spustíte manuálne, osoba, ktorá ho spustí, dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bolo potrebné zadať ju v tomto poli. Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala, dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bola uvedená v tomto poli.

1. Keď máte všetky nastavenia na tejto stránke tak, ako chcete, kliknutím na tlačidlo Uložiť vytvorte pracovný postup.

Produkty SharePointu vytvoria novú verziu pracovného postupu.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení spustiť a otestovať svoj nový pracovný postup, prejdite v tomto článku na segment ŠTART .

Pokyny na vloženie riadkov pre podpis do dokumentu nájdete v časti VLOŽIŤ v tomto článku.

Vloženie riadkov pre podpis

Skôr ako môže účastník pracovného postupu pridať svoj podpis, musí do dokumentu vložiť riadok na podpis. Vloženie riadka a samotné pridanie podpisu sú dve samostatné akcie.

Je dôležité mať na pamäti, že:

• Po pridaní podpisu do riadka pre podpis sa všetky ďalšie zmeny v dokumente uzamknú s výnimkou pridania ďalších podpisov do už existujúcich riadkov na podpis.
• Ak sa akákoľvek zmena vykoná po pridaní prvého podpisu, všetky už pridané podpisy sa zrušia platnosť alebo sa z dokumentu odstránia.
• Vložené a odstránené riadky podpisu sa v dokumente považujú za zmeny.
• Preto ešte pred pridaním podpisu prvým účastníkom musia byť všetky pridané a odstránené riadky pre podpis hotové.

Tu je stručné grafické zhrnutie toho všetkého.

Vloženie alebo odstránenie riadka pre podpis (Word alebo Excel)

Vloženie riadka pre podpis v programe Word alebo Excel:

1. V dokumente alebo hárku kliknutím umiestnite kurzor na miesto, kam chcete vložiť riadok pre podpis.

2. Na karte Vložiť kliknite v skupine Text na položku Riadok pre podpis.

3. V dialógovom okne Podpis – nastavenie vyplňte ľubovoľné, všetky alebo žiadne z týchto štyroch polí:

   • Navrhovaný podpisovateľ
     Celé meno signatára.
     (Zobrazí sa v vyplnenom podpise.)
   • Titul navrhovaného podpisovateľa
     (Zobrazí sa v vyplnenom podpise.)
   • E-mailová adresa navrhovaného podpisovateľa
     (Nezobrazí sa vo vyplnenom podpise.)
   • Pokyny pre podpisovateľa
     Akékoľvek užitočné alebo potrebné informácie pre podpisovateľa.
     (Nezobrazí sa vo vyplnenom podpise.)
     

4. Stále v tom istom dialógovom okne začiarknite alebo zrušte začiarknutie nasledujúcich políčok:

   • Umožniť podpisovateľovi pridávať komentár v dialógovom okne Podpis
     Umožnenie podpisovateľovi zadať účel podpisu.
     (Typ podpisovateľa sa vo vyplnenom podpise nezobrazí .)
   • Na riadku pre podpis zobraziť dátum podpisu
     dátumu pridania podpisu.
     (Zobrazí sa v vyplnenom podpise.)

5. Kliknite na tlačidlo OK.

Zopakujte ten istý postup a pridajte ďalšie riadky pre podpis.

Odstránenie riadka pre podpis vo Worde alebo Exceli:

1. Vyberte riadok pre podpis tak, že naň kliknete.
2. Stlačte kláves DELETE.

Vloženie alebo odstránenie riadka pre podpis (InfoPath)

Vloženie riadka pre podpis v programe InfoPath:

1. Kliknutím vo formulári umiestnite kurzor na miesto, kde chcete vložiť riadok pre podpis.

2. Na karte Domov na páse s nástrojmi kliknite v skupine Ovládacie prvky na položku Riadok pre podpis.

3. Kliknutím vyberte riadok pre podpis, potom naň kliknite pravým tlačidlom a v kontextovej ponuke kliknite na položku Vlastnosti riadka pre podpis.

4. V dialógovom okne Vlastnosti riadka pre podpis na karte Všeobecné vyplňte ľubovoľné, všetky alebo žiadne z týchto štyroch polí:

   • Správa, ktorá sa podpisovateľom zobrazí pred podpisom
     Akékoľvek užitočné alebo potrebné informácie pre podpisovateľa.
     (Nezobrazí sa vo vyplnenom podpise.)
   • Meno signatára
     (Zobrazí sa v vyplnenom podpise.)
   • Titul signatára
     (Zobrazí sa v vyplnenom podpise.)
   • E-mailová adresa signatára
     (Nezobrazí sa vo vyplnenom podpise.)
     

5. Požadované úpravy vykonajte na kartách Veľkosť a Rozšírené .

6. Kliknite na tlačidlo OK.

Odstránenie riadka pre podpis v programe InfoPath:

• Vyberte ovládací prvok tak, že naň kliknete, a potom stlačte kláves DELETE.

Čo ďalej?

Ak ste pripravení vyskúšať nový pracovný postup, prejdite v tomto článku na segment ZAČIATOK .

Ak dokončujete úlohu pracovného postupu, prejdite (alebo sa vráťte) do časti tohto článku o dokončení úlohy.

Spustenie pracovného postupu zhromažďovania podpisov

Pripomenutie týkajúce sa procesu podpisovania: Všetky zmeny v dokumente vrátane všetkých vložení a odstránení riadkov pre podpis musia byť vykonané predtým, ako prvý účastník pridá svoj podpis do riadka pre podpis. (Ďalšie podrobnosti nájdete v časti PLÁN v tomto článku.)

Tiež sa uistite, že ľudia, ktorým bude pracovný postup priraďovať úlohy, rozumejú tomu, ako pridať podpis a vypĺňať formulár úloh. Segment COMPLETE v tomto článku by mohol byť pre nich užitočný.

Dva spôsoby spustenia pracovného postupu Pracovný postup môžete nastaviť tak, aby sa spúšťal iba manuálne, automaticky alebo ktorýmkoľvek spôsobom:

• Manuálne a kedykoľvek kýmkoľvek, kto má potrebné povolenia.
• Automaticky vždy, keď sa vyskytne zadaná spúšťacia udalosť, čiže vždy, keď sa dokument pridá do zoznamu alebo knižnice a/alebo sa dokument, ktorý sa už v zozname zmení.
  (Spúšťacia udalosť alebo udalosti sú špecifikované na prvej strane formulára priradenia počas pôvodného pridávania a konfigurácie pracovného postupu. Ďalšie informácie nájdete v časti PLÁN v tomto článku.)

Pracovný postup nie je možné spustiť v dokumente, ktorý je práve vzatý z projektu. (Dokument je možné vziať z projektu po spustení pracovného postupu, ale po vzatí z projektu nemožno v dokumente spustiť žiadne ďalšie pracovné postupy, až kým sa dokument znova nevráti do projektu.)

Automatické spustenie toku činností

Ak je pracovný postup nakonfigurovaný na automatické spustenie, potom sa pri každom výskyte spúšťacej udalosti pracovný postup spustí v dokumente, ktorý ju spustil.

Po svojom spustení pracovný postup priradí prvú úlohu alebo úlohy a odošle každému z nich oznámenie. Odosiela tiež oznámenia o spustení (na rozdiel od oznámení o úlohách) osobe, ktorá pôvodne pridala pracovný postup, a všetkým osobám uvedeným v poli Kópia na druhej strane formulára priradenia.

Ak potrebné riadky na podpis nie sú v dokumente prítomné ešte pred spustením spúšťacej akcie pracovného postupu, musia byť vložené pred pridaním prvého podpisu do dokumentu.

Spustenie toku činností manuálne

Poznámka k povoleniam Na spustenie pracovného postupu je zvyčajne potrebné mať povolenie na úpravu položiek. (Predvolene má toto povolenie skupina Členovia aj skupina Vlastníci, skupina Návštevníci ho však nemá. Vlastník sa však môže v závislosti od pracovného postupu rozhodnúť, že od osôb, ktoré pracovný postup spustia, bude vyžadovať povolenie spravovať zoznamy. Výberom tejto možnosti môžu vlastníci v podstate určiť, že určitý pracovný postup môžu spustiť iba oni a ďalší vlastníci. Ďalšie informácie nájdete v časti Informácie v tomto článku.)

Dve miesta, od ktorých možno začať

Pracovný postup môžete spustiť manuálne na niektorom z týchto dvoch miest:

• Zo zoznamu alebo knižnice , kde je dokument uložený.
• Z vnútra samotného dokumentu sa otvorí v programe balíka Microsoft Office, v ktorom bol vytvorený. (Nezabudnite, že musí ísť o úplný nainštalovaný program a nie verziu webovej aplikácie.)

V zostávajúcich dvoch častiach tohto segmentu nájdete pokyny pre obe metódy.

Spustenie manuálne zo zoznamu alebo knižnice

1. Pridajte všetky potrebné riadky na podpis do dokumentu alebo sa dohodnite s účastníkmi pracovného postupu tak, aby sa všetky riadky na podpis nachádzali v dokumente ešte predtým, než ktorýkoľvek z účastníkov pridá svoj podpis do niektorého z riadkov.

2. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je uložený dokument, v ktorom chcete spustiť pracovný postup.

3. Kliknutím na ikonu pred názvom položky vyberte položku a potom na karte Files (Súbory) na páse s nástrojmi v skupine Pracovné postupy kliknite na položku Pracovné postupy.
    

4. Na stránke Pracovné postupy: Názov dokumentu kliknite v časti Spustiť nový pracovný postup na pracovný postup, ktorý chcete spustiť.
   

5. Vo formulári spúšťania vykonajte všetky zmeny, ktoré chcete použiť na túto konkrétnu inštanciu toku činností.

   Poznámka

   Zmeny vykonané tu vo formulári spúšťania sa použijú iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete vykonať zmeny, ktoré sa použijú pri každom spustení pracovného postupu, alebo ak chcete zmeniť nastavenie toku činností, ktoré sa nezobrazujú v tomto formulári, pozrite si segment ZMENA v tomto článku.

	Priradiť komu Vykonajte požadované zmeny v zozname osôb, ktorým má pracovný postup priradiť úlohy. Ak sa úlohy budú priraďovať jedna po druhej Zadajte mená alebo adresy v poradí, v ktorom sa majú úlohy priraďovať. Ak sa všetky úlohy priradia naraz Na poradí mien alebo adries nezáleží. Ak zahrniete skupinu alebo distribučný zoznam Skupinová úloha bude priradená: Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe, ale iba jeden člen si bude musieť úlohu prihlásiť a dokončiť. Pokyny na uplatnenie a dokončenie skupinovej úlohy nájdete v časti COMPLETE (Dokončenie ) v tomto článku.
	Poradie Uistite sa, že špecifikácie týkajúce sa priraďovania úloh v každom segmente po jednej (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne) zodpovedajú vašim predstavám. Ďalšie informácie o používaní sériových a paralelných etáp nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	Pridanie novej etapy Pridajte všetky požadované etapy nad rámec aktuálne nakonfigurovanej etapy. Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť pre danú etapu a stlačte kombináciu klávesov CTRL + DELETE. Ďalšie informácie o používaní viacerých etáp nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	CC Pridajte alebo odstráňte všetko podľa potreby. Nezabudnite, že: Ak sem zadáte názov, úloha pracovného postupu nebude k nej priradená. Keď pracovný postup spustíte manuálne, osoba, ktorá ho spustí, dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bolo potrebné zadať ju v tomto poli. Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala, dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bola uvedená v tomto poli.

1. Keď máte všetky nastavenia vo formulári spúšťania tak, ako chcete, kliknutím na tlačidlo Spustiť spustite pracovný postup.

Pracovný postup priradí prvú úlohu alebo úlohy a zatiaľ odošle oznámenia o spustení vám a všetkým uvedeným v poli Kópia formulára spúšťania.

Spustenie manuálne z programu balíka Microsoft Office

1. Pridajte všetky potrebné riadky na podpis do dokumentu alebo sa dohodnite s účastníkmi pracovného postupu tak, aby sa všetky riadky na podpis nachádzali v dokumente ešte predtým, než ktorýkoľvek z účastníkov pridá svoj podpis do niektorého z riadkov.

2. Otvorte dokument v nainštalovanom programe balíka Office v počítači.

   Poznámka

   Túto metódu nie je možné použiť , ak je dokument otvorený vo verzii webovej aplikácie programu balíka Microsoft Office. Musí byť otvorený v úplnej nainštalovanej verzii programu v počítači.

3. V otvorenom dokumente kliknite na kartu Súbor , kliknite na položku Uložiť & odoslať a potom kliknite na pracovný postup, ktorý chcete v dokumente spustiť.

4. Ak sa zobrazí toto hlásenie s informáciou, že pracovný postup vyžaduje vrátenie súboru do projektu, kliknite na tlačidlo Check In.
   (Ak sa toto hlásenie nezobrazí, prejdite na krok 5.)

5. Kliknite na veľké tlačidlo Spustiť pracovný postup .

6. Na stránke Zmena pracovného postupu vykonajte vo formulári spúšťania všetky zmeny, ktoré chcete použiť na túto konkrétnu inštanciu pracovného postupu.

   Poznámka

   Zmeny vykonané tu vo formulári spúšťania sa použijú iba počas aktuálnej inštancie pracovného postupu. Ak chcete vykonať zmeny, ktoré sa použijú pri každom spustení pracovného postupu, alebo ak chcete zmeniť nastavenie toku činností, ktoré sa nezobrazujú v tomto formulári, pozrite si segment ZMENA v tomto článku.

	Priradiť komu Vykonajte požadované zmeny v zozname osôb, ktorým má pracovný postup priradiť úlohy. Ak sa úlohy budú priraďovať jedna po druhej Zadajte mená alebo adresy v poradí, v ktorom sa majú úlohy priraďovať. Ak sa všetky úlohy priradia naraz Na poradí mien alebo adries nezáleží. Ak zahrniete skupinu alebo distribučný zoznam Skupinová úloha bude priradená: Každý člen skupiny dostane oznámenie o úlohe, ale iba jeden člen si bude musieť úlohu prihlásiť a dokončiť. Pokyny na uplatnenie a dokončenie skupinovej úlohy nájdete v časti COMPLETE (Dokončenie ) v tomto článku.
	Poradie Uistite sa, že špecifikácie týkajúce sa priraďovania úloh v každom segmente po jednej (sériovo) alebo všetky naraz (paralelne) zodpovedajú vašim predstavám. Ďalšie informácie o používaní sériových a paralelných etáp nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	Pridanie novej etapy Pridajte všetky požadované etapy nad rámec aktuálne nakonfigurovanej etapy. Ak chcete odstrániť celú etapu, kliknite na pole Priradiť pre danú etapu a stlačte kombináciu klávesov CTRL + DELETE. Ďalšie informácie o používaní viacerých etáp nájdete v časti PLÁN v tomto článku.
	CC Pridajte alebo odstráňte všetko podľa potreby. Nezabudnite, že: Ak sem zadáte názov, úloha pracovného postupu nebude k nej priradená. Keď pracovný postup spustíte manuálne, osoba, ktorá ho spustí, dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bolo potrebné zadať ju v tomto poli. Keď sa pracovný postup spustí automaticky, osoba, ktorá ho pôvodne pridala, dostane oznámenia o spustení a zastavení bez toho, aby bola uvedená v tomto poli.

1. Keď máte nastavenia vo formulári spúšťania požadovaným spôsobom, kliknutím na tlačidlo Spustiť spustite pracovný postup.

Pracovný postup priradí prvú úlohu alebo úlohy a zatiaľ odošle oznámenia o spustení vám a všetkým uvedeným v poli Kópia formulára spúšťania.

Čo ďalej?

• Ak sa tento pracovný postup spustí prvýkrát, budú ostatní účastníci potrebovať informácie a pomoc na dokončenie priradených úloh? (Možno pre nich bude užitočná časť COMPLETE z tohto článku.)
• Tiež je vhodné skontrolovať, či účastníci dostávajú ich e-mailové oznámenia, a najmä, či filtre nevyžiadanej pošty s oznámeniami nespracujú nesprávne.
• Samozrejme, môžete mať jednu alebo viac úloh pracovného postupu, ktoré budete musieť dokončiť sami. Podrobnosti nájdete v časti COMPLETE v tomto článku.
• Ak chcete zatiaľ zistiť, ako môžete sledovať priebeh aktuálnej inštancie pracovného postupu, prejdite v tomto článku na segment MONITOROVANIE .

Dokončenie úlohy pracovného postupu zhromažďovania podpisov

Ak vám bola priradená úloha v pracovnom postupe zhromažďovania podpisov prvýkrát, možno bude pre vás užitočné skontrolovať celý tento článok pred dokončením svojej úlohy. Takto budete vedieť o všetkých možnostiach, ktoré sa vám oskytnú.

Najprv sa uistite, že máte správny článok

Rôzne typy pracovných postupov vyžadujú odlišné akcie úlohy.

Skôr než začnete, sa preto uistite, že úloha, ktorá vám bola priradená, je naozaj úlohou pracovného postupu zhromažďovania podpisov a nie úlohou iného typu pracovného postupu.

Vyhľadajte text Tento dokument vyžaduje váš podpis na niektorom z týchto umiestnení:

• V riadku Predmet upozornenia na úlohu
  
• Na paneli hlásení v dokumente, ktorý sa má revidovať
  
• V názve úlohy na stránke stavu pracovného postupu
  

Ak sa v týchto umiestneniach položka Tento dokument vyžaduje text podpisu , obráťte sa na osobu, ktorá pracovný postup spustila alebo pôvodne pridala, a zistite, na ktorej šablóne pracovného postupu je založený alebo či ide o vlastný pracovný postup.

Ak je však vašou úlohou úloha zhromažďovania podpisov, čítajte ďalej.

Prehľad procesu

Po priradení úlohy v rámci pracovného postupu sa o nej zistíte zvyčajne jedným z troch spôsobov:

• Dostanete e-mailové oznámenie o úlohe.
• Otvoríte dokument balíka Microsoft Office a zobrazí sa panel hlásení s informáciou, že vám bola priradená súvisiaca úloha.
• Skontrolujete lokalitu SharePoint a zistíte, že vám je aktuálne priradená jedna alebo viacero úloh.

Keď zistíte, že vám bola priradená úloha pracovného postupu zhromažďovania podpisov, zvyčajne vykonáte dve veci:

• Kontrola dokumentu Otvoríte a skontrolujete dokument a potom ho podpíšete (alebo nie).
• Dokončenie úlohy Vyplníte a odošlete formulár úlohy.

Na dokončenie úlohy sa preto často podieľajú tieto tri položky:

• Správa s oznámením (prijatá ako e-mail)
• dokument odoslaný na podpis (ktorý otvoríte a potom podpíšete, alebo nie)
• formulár úlohy (ktorý otvoríte, vyplníte a odošlete),

Takto tieto tri položky vyzerajú.

Prechod do dokumentu a formulára úlohy zo správy s upozornením na úlohu

(Nezabúdajte, že ak úloha nie je priradená vám osobne, ale celej skupine alebo distribučnému zoznamu, kde ste členom, mali by ste si ju vyzdvihnúť ešte pred jej dokončením. Ďalšie informácie nájdete v časti Uplatnenie skupinovej úlohy pred jej dokončením v tomto segmente.)

Postupujte takto:

1. V správe s upozornením na úlohu kliknite v časti Ak chcete dokončiť tieto pokyny, kliknite na prepojenie na dokument.
2. V otvorenom dokumente kliknite na tlačidlo Otvoriť túto úlohu na paneli hlásení.

Prechod na dokument a formulár úlohy zo zoznamu alebo knižnice

(Nezabúdajte, že ak úloha nie je priradená vám osobne, ale celej skupine alebo distribučnému zoznamu, kde ste členom, mali by ste si ju vyzdvihnúť ešte pred jej dokončením. Ďalšie informácie nájdete v časti Uplatnenie skupinovej úlohy pred jej dokončením v tomto segmente.)

Postupujte takto:

1. V zozname alebo knižnici, kde je uložený dokument určený na revíziu, kliknite na prepojenie Prebieha, ktoré je priradené k dokumentu a pracovnému postupu.
2. Na stránke stavu pracovného postupu kliknite na názov úlohy.
3. Vo formulári úlohy kliknite v paneli hlásení Tento pracovný postup úloha sa vzťahuje na daný dokument na prepojenie na daný dokument.

Podpísanie dokumentu

Všimnite si, že ak úloha nie je priradená vám osobne, ale celej skupine alebo distribučnému zoznamu, kde ste členom, mali by ste si ju vyzdvihnúť ešte pred jej dokončením. Ďalšie informácie nájdete v časti Uplatnenie skupinovej úlohy pred jej dokončením v tomto segmente.

Nezabudnite, že ak je riadok na podpis nastavený pre konkrétneho používateľa a vy ho podpíšete, kým ste prihlásení ako iný používateľ, rozdiel môže byť viditeľný v riadku na podpis. V tomto príklade bol riadok na podpis nastavený pre Franka Martineza, ale podpis pridal niekto prihlásený ako Anna Lidman.

V nasledujúcom príklade bol dokument vytvorený vo Worde.

Všimnite si tri žlté panely hlásení v hornej časti dokumentu:

Označené ako finálna verziaTento panel hlásení vás informuje o tom, že minimálne jedna osoba už pridala svoj podpis do riadka pre podpis.

Podpisy Kliknutím na tlačidlo Zobraziť podpisy otvorte tablu Podpisy . V časti Požadované podpisy kliknite na šípku vedľa svojho mena a potom v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku Podpísať.

Ak sa zobrazí hlásenie o iných poskytovateľoch služieb digitálneho podpisu, pokračujte kliknutím na tlačidlo OK . (Začiarknite políčko, aby sa hlásenie v budúcnosti nezobrazovalo.)

Otvorí sa dialógové okno Podpis .

Ak chcete dokument podpísať, stačí zadať svoje meno do poľa vedľa veľkého krížika X, kliknúť na tlačidlo Podpísať a potom v dialógovom okne potvrdenia podpisu kliknúť na tlačidlo OK.

Nezabudnite: Ak sa vaše meno zobrazuje v zozname požadovaných podpisov viackrát, existuje viac riadkov na podpis, do ktorého môžete podpis pridať. Rovnakým postupom pridajte každý podpis.

Úloha pracovného postupuKeď ste pripravení vyplniť a odoslať formulár úlohy, kliknite na tlačidlo Otvoriť túto úlohu na paneli hlásení Úloha pracovného postupu .

Vyplnenie a odoslanie formulára úlohy

Formulár úlohy pre úlohu pracovného postupu zhromažďovania podpisov vyzerá asi takto.

Všimnite si, že prvé dva ovládacie prvky (Odstrániť položku a Táto úloha pracovného postupu sa vzťahuje na názov dokumentu) sa nezobrazia vo formulári úlohy pri jeho otvorení zvnútra dokumentu, ktorý sa má podpísať. Zobrazia sa len vtedy, keď formulár úlohy otvoríte priamo zo správy s upozornením na úlohu alebo zo zoznamu úloh na stránke stavu pracovného postupu.

	Odstrániť položku Ak chcete odstrániť túto úlohu z aktuálnej inštancie pracovného postupu, kliknite na prepojenie tu. Odstránením úlohy sa neodstráni dokument, ktorý sa má podpísať. Odstránená úloha sa už nebude zobrazovať v oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu. (Odstránenie je však stále zaznamenané v oblasti História stránky.) Poznámka: Ak ste túto inštanciu pracovného postupu nespustili vy, odporúčame vám pred odstránením úlohy overiť u osoby, ktorá pracovný postup spustila alebo v prípade, že sa spustil automaticky, u osoby, ktorá pracovný postup pôvodne pridal.
	Táto úloha pracovného postupu sa vzťahuje na názov dokumentu Ak chcete dokument otvoriť na podpísanie, kliknite na prepojenie tu.
	Stav, o požiadanie, konsolidované pripomienky, termín dokončenia Položky v týchto štyroch poliach nie je možné upravovať ani meniť, ale informácie, ktoré sa v nich nachádzajú, môžu byť pre vás užitočné. Všimnite si, že pole Zlúčené komentáre obsahuje všetky komentáre odoslané vo formulári účastníkmi, ktorí už dokončili svoje úlohy v tej istej inštancii toku činností. Rovnakým spôsobom sa po odoslaní vlastného formulára všetok text, ktorý zahrniete do poľa Poznámky (4), zobrazí aj v poli Konsolidované poznámky pre ďalších účastníkov.
	Komentáre Všetok text, ktorý na tomto mieste zadáte, sa zaznamená do histórie pracovného postupu a zobrazí sa aj v poli Konsolidované komentáre (3) pre ďalších účastníkov.
	Podpísať Po podpísaní dokumentu a zadaní akýchkoľvek pripomienok, ktorými chcete prispieť, do poľa Komentáre kliknite na toto tlačidlo, čím odošlete formulár a dokončíte úlohu.
	Zrušiť Ak chcete zatvoriť formulár úlohy bez uloženia zmien alebo odpovedí, kliknite na toto tlačidlo. Úloha zostane nedokončená a priradená vám.
	Zmena priradenia úlohy Ak chcete túto úlohu priradiť niekomu inému, kliknite na toto tlačidlo. Ilustráciu strany, na ktorej zadávate podrobnosti o zmene priradenia, a ďalšie pokyny nájdete v časti 7 tohto segmentu Zmena priradenia úlohy niekomu inému. Poznámka: Pre niektoré úlohy pracovného postupu môže byť táto možnosť vypnutá.

Vyžiadanie úlohy skupiny pred jej dokončením (voliteľné)

Ak je celá skupina, do ktorej patríte, priradená iba jedna úloha, potom si môže každý člen skupiny nárokovať a dokončiť túto jednu úlohu v mene celej skupiny.

Pred otvorením a podpísaním dokumentu si úlohu vyzdvihnite. Keď úlohu prijmete, je vám priradená a žiadny iný člen skupiny ju nemôže dokončiť. (Potrebnú prácu tak urobí len jedna osoba.)

1. Na stránke stavu pracovného postupu ukážte na názov úlohy priradenej skupine, až kým sa nezobrazí šípka.
2. Kliknite na šípku, kliknite na položku Upraviť položku a potom vo formulári úlohy kliknite na tlačidlo Vyžiadať úlohu .
   

Po obnovení stránky stavu pracovného postupu môžete vidieť, že úloha už nie je priradená skupine, ale teraz je priradená konkrétne vám.

Ak budete chcieť neskôr úlohu opäť uvoľniť pre skupinu bez toho, aby ste ju dokončili, pomocou rovnakých krokov sa vráťte do formulára úlohy, ale teraz kliknite na tlačidlo Uvoľniť úlohu .

Zmena priradenia úlohy inej osobe (voliteľné)

Ak chcete, aby úlohu pracovného postupu, ktorú bolo priradené vám, vykonal niekto iný, kliknite vo formulári úlohy pracovného postupu na tlačidlo Zmeniť priradenie úlohy .

Tento formulár sa zobrazí.

	Zmena priradenia úlohy k Zadajte meno alebo adresu osoby, ktorej chcete túto úlohu priradiť. Ak chcete túto úlohu priradiť osobe, ktorá pracovný postup spustila – alebo osobe, ktorá ho pôvodne pridala, ak sa pracovný postup spustil automaticky, nechajte toto pole prázdne.
	Nová žiadosť Zadajte všetky informácie, ktoré osoba, ktorej priraďujete úlohu, bude potrebovať na dokončenie úlohy. (Všetok text, ktorý na tomto mieste zadáte, sa pridá do oblasti zlúčených komentárov .)
	Nové trvanie Vykonajte jednu z týchto troch vecí: Zachovanie aktuálneho termínu dokončenia Toto pole ponechajte prázdne. Úplné odstránenie termínu dokončenia Zadajte číslo 0. Určenie nového termínu dokončenia Sem zadajte číslo a potom zadajte jednotky trvania do nasledujúceho poľa. Tieto dve položky spolu identifikujú obdobie pred termínom dokončenia úlohy zmeny. Všimnite si, že k úlohám zhromažďovania podpisov nie sú predvolene priradené termíny dokončenia ani trvania úloh.
	Nové jednotky trvania Ak zadávate trvanie novej úlohy, použite toto pole spolu s poľom Nové trvanie na identifikáciu obdobia pred termínom dokončenia úlohy. (Napríklad: 3 dni alebo 1 mesiac alebo 2 týždne.)

Po dokončení formulára kliknite na položku Odoslať. Úloha sa označí ako dokončená, osoba zodpovedná za úlohu má teraz na starosti novú úlohu a odošle sa oznámenie o úlohe.

Všetky nové informácie, ktoré ste poskytli, budú súčasťou textu Delegované v oznámení o novej úlohe (číslo 1 na nasledujúcom obrázku).

Zatiaľ sa všetky tieto zmeny sledujú a zobrazujú v sekciách Úlohy a História na stránke stavu pracovného postupu, ako je znázornené tu.

Monitorovanie, úprava alebo zastavenie spusteného pracovného postupu zhromažďovania podpisov

Centrálnym miestom, z ktorého môžete sledovať, upravovať alebo zastavovať spustený pracovný postup, je stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu pracovného postupu.

Najprv vám ukážeme, ako sa dostať na danú stránku, potom vám ukážeme, ako používať možnosti a informácie, ktoré sa na nej nachádzajú. Nakoniec vám ukážeme ďalšie dve stránky, kde môžete získať ďalšie informácie o monitorovaní.

Prechod na stránku stavu pracovného postupu

V zozname alebo knižnici, kde sa daná položka nachádza, kliknite na prepojenie Prebieha pre požadovanú položku a pracovný postup.

V tomto príklade je položkou dokument s názvom Koncept kľúčovej poznámky a pracovný postup je Schválenie 3.

Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu.

• Ak zoznam alebo knižnica obsahuje veľké množstvo položiek, môžete pomocou zoradenia alebo filtrovania rýchlejšie vyhľadať položky, ktoré hľadáte. Ak zistíte, že opakovane zoraďujete a filtrujete rovnakým spôsobom, môže byť pre vás užitočné vytvoriť vlastné zobrazenie, ktoré zautomatizuje dané usporiadanie.
• Na stránku stavu pracovného postupu sa dostanete kliknutím na prepojenie Zobraziť stav pracovného postupu v e-mailovom oznámení o stave Spustený alebo kliknutím na prepojenie Zobraziť históriu pracovného postupu v e-mailovom oznámení o dokončení pre konkrétnu inštanciu, ktorá vás zaujíma.

Použitie stránky stavu pracovného postupu na sledovanie priebehu pracovného postupu

Tu pod ilustráciou jednotlivých častí stránky stavu pracovného postupu nájdete otázky týkajúce sa monitorovania, na ktoré táto časť odpovedá.

Sekcia Informácie o pracovnom postupe

Zodpovedané otázky:

• Kto spustil túto inštanciu pracovného postupu?
• Kedy bola táto inštancia spustená?
• Kedy došlo k poslednej akcii v tejto inštancii?
• Na ktorej položke je spustená táto inštancia?
• Aký je aktuálny stav tejto inštancie?

Sekcia Úlohy

Zodpovedané otázky:

• Ktoré úlohy už boli vytvorené a priradené a aký je ich aktuálny stav?
• Ktoré úlohy už boli dokončené a aký bol výsledok každej z nich?
• Aký je termín dokončenia každej úlohy, ktorá už bola vytvorená a priradená? (Všimnite si, že predvolene nie sú k úlohám zhromažďovania podpisov priradené termíny dokončenia ani trvania úloh.)

Úlohy, ktoré boli odstránené, a úlohy, ktoré ešte neboli priradené, sa v tejto časti nezobrazujú.

Sekcia História pracovného postupu

Zodpovedané otázky:

• Aké udalosti sa už vyskytli v tejto inštancii pracovného postupu?
• Všimnite si, že úlohy po termíne a oznámenia o oneskorených úlohách sa v tejto oblasti nezobrazujú .

Zrušenie alebo ukončenie spustenia tohto pracovného postupu

Existujú dva spôsoby, ako môžete zastaviť spustenú inštanciu pracovného postupu pred jej normálnym dokončením:

• Zrušenie toku činností Všetky úlohy sa zrušia, ale zachovajú sa v oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu.
• Ukončiť tento pracovný postup Všetky úlohy sa zrušia a odstránia z oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu. (Stále sa však prejavujú v oblasti História pracovného postupu.)

Pokyny pre obe metódy nasledujú.

Zrušiť (všetky úlohy sú zrušené, ale zachované v zozname úloh aj v histórii)

Ak aktuálna inštancia pracovného postupu už nie je potrebná, môžete ju zrušiť.

Predvolene môže tento postup vykonať osoba, ktorá spustila túto inštanciu pracovného postupu, alebo ktokoľvek, kto má povolenie Spravovať zoznamy. (Skupina Vlastníci má opäť predvolene povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupina Návštevníci ho nemá.)

• Na stránke stavu pracovného postupu kliknite v oblasti pod vizualizáciou pracovného postupu na prepojenie Zrušiť všetky úlohy zhromažďovania podpisov .

Všetky aktuálne úlohy sa zrušia a pracovný postup sa skončí stavom Zrušené. Zrušené úlohy sa naďalej zobrazujú v oblasti Úlohy aj v oblasti História pracovného postupu .

Koniec (všetky úlohy odstránené zo zoznamu úloh, ale zachované v histórii)

Ak sa vyskytne chyba alebo ak sa pracovný postup zastaví a nereaguje, je možné ho ukončiť.

Predvolene môže tento postup vykonať iba používateľ s povolením Spravovať zoznamy. (Skupina Vlastníci má opäť predvolene povolenie spravovať zoznamy, skupina Členovia a skupina Návštevníci ho nemá.)

• Na stránke stavu pracovného postupu kliknite v oblasti pod vizualizáciou pracovného postupu na prepojenie Ukončiť tento pracovný postup .

Všetky úlohy vytvorené pracovným postupom sa zrušia a odstránia z oblasti Úlohy na stránke stavu pracovného postupu, hoci sa naďalej prejavujú v oblasti histórie pracovného postupu . Pracovný postup sa končí stavom Zrušené.

Zistenie pracovných postupov spustených pre položku

Na stránke Pracovné postupy nájdete pre ľubovoľnú položku zoznam pracovných postupov, ktoré sú aktuálne spustené pre danú položku.

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je položka uložená.
2. Ukážte na názov položky, kliknite na zobrazenú šípku a potom v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku Pracovné postupy .
3. Na stránke Pracovné postupy: Názov položky v časti Spustené pracovné postupy nájdete zoznam inštancií pracovných postupov, ktoré sú momentálne spustené pre danú položku.

Monitorovanie pracovných postupov pre celú kolekciu lokalít

Správcovia kolekcie lokalít môžu prehľadne zobraziť:

• Počet pracovných postupov založených na jednotlivých šablónach pracovných postupov, ktoré momentálne existujú v kolekcii lokalít.
• informácie o tom, či sú jednotlivé šablóny pracovného postupu v kolekcii lokalít momentálne aktívne alebo neaktívne.
• počet inštancií verzií pracovných postupov založených na jednotlivých šablónach pracovného postupu, ktoré sú momentálne spustené v kolekcii lokalít,

Postup:

1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).
2. Kliknite na ikonu Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.
   Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Správa lokality na položku Pracovné postupy.
   

Otvorí sa stránka Pracovné postupy zobrazujúca informácie.

Čo ďalej?

Ak sa táto verzia pracovného postupu spúšťa prvýkrát, môžete pomocou pokynov v časti REVÍZIA tohto článku zobraziť udalosti v inštancii a zistiť, či pracovný postup funguje tak, ako chcete.

Kontrola výsledkov pracovného postupu zhromažďovania podpisov a vytváranie zostáv

Po dokončení inštancie pracovného postupu môžete skontrolovať udalosti zaznamenané v jej histórii. (K záznamu pre akúkoľvek inštanciu máte prístup až 60 dní po dokončení inštancie.)

Môžete tiež spúšťať zostavy o celkovom výkone pracovného postupu v jednotlivých inštanciách.

Kontrola udalostí v najnovšej inštancii

Kým položka zostáva v rovnakom zozname alebo knižnici a kým sa rovnaký pracovný postup znova nespustí pre túto položku, môžete získať prístup k histórii najnovšej inštancie zo zoznamu alebo knižnice.

Ak chcete zobraziť stránku stavu pracovného postupu pre najnovšiu inštanciu pracovného postupu spusteného na ľubovoľnej položke:

• V zozname alebo knižnici, v ktorej sa daná položka nachádza, kliknite na prepojenie na stav požadovanej položky a pracovného postupu.

V tomto príklade je položkou dokument s názvom Koncept poznámky a pracovným postupom je schválenie nového dokumentu.

Na stránke stavu pracovného postupu sa sekcia História pracovného postupu nachádza v dolnej časti.

Prístup k histórii inštancie až 60 dní

Čo robiť, ak chcete skontrolovať históriu inštancie po opätovnom spustení rovnakého pracovného postupu na tej istej položke?

Môžete tak urobiť až 60 dní, a to z niektorého z dvoch vstupných bodov: zo zoznamu alebo knižnice alebo z oznámenia o dokončení pracovného postupu. (Šesťdesiat dní je dňa, ako dlho, ako dlho produkty SharePointu uchovávajú históriu úloh pre pracovné postupy.)

Zo zoznamu alebo knižnice

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, kde je položka uložená.
2. Kliknutím na ikonu pred názvom položky vyberte položku a potom na karte Files (Súbory) na páse s nástrojmi v skupine Pracovné postupy kliknite na položku Pracovné postupy.
3. Na stránke Pracovné postupy: Názov položky kliknite v časti Dokončené toky činností na názov alebo stav inštancie pracovného postupu, ktorú chcete skontrolovať.
   
   Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu.

Z oznámenia o dokončení pracovného postupu

• Otvorte oznámenie o dokončení pracovného postupu pre inštanciu, ktorú chcete skontrolovať, a potom kliknite na prepojenie Zobraziť históriu pracovného postupu .

Otvorí sa stránka stavu pracovného postupu pre danú inštanciu.

Ak chcete zachovať všetky oznámenia o dokončení, môžete vytvoriť pravidlo v Outlooku. Nastavte pravidlo na kopírovanie všetkých prichádzajúcich správ, ktoré obsahujú dokončený text v riadku Predmet , do samostatného priečinka. (Skontrolujte, či pravidlo Outlooku skopíruje prichádzajúce správy a nepremiestňuje ich, pretože sa nezobrazia aj v priečinku Doručená pošta.)

Vytváranie zostáv výkonu pracovného postupu

Ak chcete zistiť, ako jedna z vašich verzií pracovného postupu funguje všeobecne – v priebehu času a vo viacerých inštanciách – môžete vytvoriť jednu alebo obe z dvoch preddefinovaných zostáv:

• Zostava trvania aktivít Pomocou tejto zostavy získate priemernú dobu trvania každej aktivity v rámci pracovného postupu, ako aj čas, ktorý trvá každé úplné spustenie alebo inštancia daného pracovného postupu.
• Hlásenie o zrušení a chybe Pomocou tejto zostavy zistite, či sa pracovný postup často ruší alebo či pred dokončením zaznamenáva chyby.

Vytvorenie dostupných zostáv pre pracovný postup

1. V zozname alebo knižnici v stĺpci Stav daného toku činností kliknite na prepojenie na ľubovoľné informácie o stave.
   
2. Na stránke stavu pracovného postupu kliknite v časti História pracovného postupu na položku Zobraziť zostavy pracovného postupu.
   
3. Vyhľadajte pracovný postup, ktorého zostavu chcete zobraziť, a potom kliknite na názov zostavy, ktorú chcete zobraziť.
   
4. Na stránke Prispôsobenie ponechajte alebo zmeňte umiestnenie, kde sa vytvorí súbor zostavy, a potom kliknite na tlačidlo OK.
   
   Zostava sa vytvorí a uloží do určeného umiestnenia.
5. Po dokončení môžete zostavu zobraziť kliknutím na prepojenie zobrazené na nasledujúcom obrázku. V opačnom prípade kliknutím na tlačidlo OK ukončite dialógové okno a zavrite dialógové okno. (Keď budete neskôr pripravení zostavu zobraziť, nájdete ju v umiestnení, ktoré ste zadali v predchádzajúcom kroku.)
   

Čo ďalej?

Ak pracovný postup funguje podľa vašich predstáv, môžete ho začať používať.

Ak chcete na fungovaní niečo zmeniť, pozrite si v tomto článku segment ZMENA .

Vytváranie zostáv výkonu pracovného postupu

Ak chcete zistiť, ako jedna z vašich verzií pracovného postupu funguje všeobecne – v priebehu času a vo viacerých inštanciách – môžete vytvoriť jednu alebo obe z dvoch preddefinovaných zostáv:

• Zostava trvania aktivít Pomocou tejto zostavy získate priemernú dobu trvania každej aktivity v rámci pracovného postupu, ako aj čas, ktorý trvá každé úplné spustenie alebo inštancia daného pracovného postupu.
• Hlásenie o zrušení a chybe Pomocou tejto zostavy zistite, či sa pracovný postup často ruší alebo či pred dokončením zaznamenáva chyby.

Vytvorenie dostupných zostáv pre pracovný postup

1. V zozname alebo knižnici v stĺpci Stav daného toku činností kliknite na prepojenie na ľubovoľné informácie o stave.
   
2. Na stránke stavu pracovného postupu kliknite v časti História pracovného postupu na položku Zobraziť zostavy pracovného postupu.
   
3. Vyhľadajte pracovný postup, ktorého zostavu chcete zobraziť, a potom kliknite na názov zostavy, ktorú chcete zobraziť.
   
4. Na stránke Prispôsobenie ponechajte alebo zmeňte umiestnenie, kde sa vytvorí súbor zostavy, a potom kliknite na tlačidlo OK.
   
   Zostava sa vytvorí a uloží do určeného umiestnenia.
5. Po dokončení môžete zostavu zobraziť kliknutím na prepojenie zobrazené na nasledujúcom obrázku. V opačnom prípade kliknutím na tlačidlo OK ukončite dialógové okno a zavrite dialógové okno. (Keď budete neskôr pripravení zostavu zobraziť, nájdete ju v umiestnení, ktoré ste zadali v predchádzajúcom kroku.)
   

Čo ďalej?

Ak pracovný postup funguje podľa vašich predstáv, môžete ho začať používať.

Ak chcete na fungovaní niečo zmeniť, pozrite si v tomto článku segment ZMENA .

Zmena, vypnutie alebo odstránenie pracovného postupu zhromažďovania podpisov

Po spustení prvej inštancie nového pracovného postupu zhromažďovania podpisov a kontrole výsledkov možno budete chcieť vykonať niekoľko zmien v spôsobe konfigurácie pracovného postupu.

V budúcnosti tiež možno budete chcieť v budúcnosti vykonať ďalšie zmeny konfigurácie.

Nakoniec možno budete chcieť v určitom bode pracovný postup na kratšie alebo dlhšie obdobie vypnúť, ale neodstrániť ho, alebo ho dokonca môžete odstrániť úplne.

Zmena trvalého nastavenia pracovného postupu

Ak chcete vykonať trvalé zmeny nastavení existujúceho pracovného postupu, otvorte a upravte formulár priradenia, ktorý sa pôvodne použil na jeho pridanie.

Ak sa pracovný postup spúšťa iba v jednom zozname alebo knižnici

1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, v ktorej je pracovný postup spustený.

2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica .

   Poznámka

   Názov karty sa môže líšiť podľa typu zoznamu alebo knižnice. V zozname kalendárov sa táto karta nazýva napríklad Kalendár.

3. V skupine Nastavenie kliknite na položku Nastavenie toku činností.

4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu v časti Názov pracovného postupu (kliknutím zmeňte nastavenia) kliknite na názov toku činností, ktorého nastavenia chcete zmeniť.

   Poznámka

   Ak sa požadovaný pracovný postup zhromažďovania podpisov v zozname nenachádza, možno je priradený iba jednému typu obsahu. To, ktoré pracovné postupy sa zobrazia v tomto zozname, sa riadi položkou Zobraziť priradenia pracovného postupu tohto typu , ktorá sa nachádza priamo nad zoznamom. (Pozri obrázok.) Kliknite na možnosti typu obsahu v rozbaľovacej ponuke a zistíte, ktorá z nich má zobraziť požadovaný pracovný postup. Keď sa požadovaný pracovný postup zobrazí v zozname, kliknite na názov pracovného postupu.

5. V tom istom dvojstranovom formulári priradenia, ktorý sa pôvodne použil na pridanie pracovného postupu, vykonajte a uložte požadované zmeny.
   Ďalšie informácie o poliach a ovládacích prvkoch vo formulári priradenia nájdete v časti PLÁN a v príslušnom segmente ADD (zoznam/knižnica alebo kolekcia lokalít) v tomto článku.

Ak je pracovný postup spustený vo všetkých zoznamoch a knižniciach v kolekcii lokalít

1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).
2. Kliknite na ikonu Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.

Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie na položku Typy obsahu lokality.

1. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, na ktorom je pracovný postup spustený.
   
2. Na stránke pre vybratý typ obsahu kliknite v častiNastavenia na položkuNastavenie pracovného postupu.
   
3. Na stránke Nastavenie pracovného postupu v časti Názov pracovného postupu (kliknutím zmeňte nastavenia) kliknite na názov toku činností, ktorého nastavenia chcete zmeniť.
4. V tom istom dvojstranovom formulári priradenia, ktorý sa pôvodne použil na pridanie pracovného postupu, vykonajte a uložte požadované zmeny.
   Ďalšie informácie o poliach a ovládacích prvkoch vo formulári priradenia nájdete v časti PLÁN a v príslušnom segmente ADD (zoznam/knižnica alebo kolekcia lokalít) v tomto článku.

Zakázanie alebo odstránenie toku činností

Ak sa pracovný postup spúšťa iba v jednom zozname alebo knižnici

1. Otvorte zoznam alebo knižnicu, v ktorej je pracovný postup spustený.
2. Na páse s nástrojmi kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica .
   Názov karty sa môže líšiť podľa typu zoznamu alebo knižnice. V zozname kalendárov sa táto karta nazýva napríklad Kalendár.
3. V skupine Nastavenie kliknite na položku Nastavenie toku činností
4. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na prepojenie Odstrániť pracovný postup.
5. Na vypnutie, opätovné zapnutie alebo odstránenie pracovných postupov použite formulár na stránke Odstránenie pracovných postupov.
   

Formulár má päť stĺpcov:

• Pracovný postup Názov pracovného postupu.
• Inštancie Počet inštancií pracovného postupu, ktoré sú momentálne spustené pre položky.
• Povoliť Možnosť, ktorá umožňuje pokračovať v normálnom fungovaní pracovného postupu.
• Žiadne nové inštancie Možnosť, ktorá umožňuje dokončiť všetky aktuálne spustené inštancie pracovného postupu, ale pracovný postup zakáže tak, že zakáže jeho spúšťanie nových inštancií. (Táto akcia je vratná . Ak budete chcieť pracovný postup neskôr znova povoliť, vráťte sa na túto stránku a vyberte možnosť Povoliť.)
• Odstrániť Možnosť, ktorá úplne odstráni pracovný postup zo zoznamu alebo knižnice. Všetky spustené inštancie sa okamžite ukončia a stĺpec daného pracovného postupu sa už nebude zobrazovať na stránke pre daný zoznam alebo knižnicu. (Táto akcia nie je vratná .)

Ak je pracovný postup spustený vo všetkých zoznamoch a knižniciach v kolekcii lokalít

1. Otvorte domovskú stránku kolekcie lokalít (nie domovskú stránku lokality alebo podlokality v rámci kolekcie).
2. Kliknite na tlačidlo Nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality.
   V SharePointe v Microsoft 365 kliknite na , kliknite na položku Obsah lokality a potom na položku Nastavenie lokality.
3. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie webových Designer na položku Typy obsahu lokality.
   
4. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na názov typu obsahu lokality, na ktorom je pracovný postup spustený.
   
5. Na stránke pre vybratý typ obsahu kliknite v častiNastavenia na položku Nastavenie pracovného postupu.
6. Na stránke Nastavenie pracovného postupu kliknite na prepojenie Odstrániť pracovný postup.
7. Na vypnutie, opätovné zapnutie alebo odstránenie pracovných postupov použite formulár na stránke Odstránenie pracovných postupov.
   

Čo ďalej?

Ak ste vykonali nejaké zmeny, spustite testovaciu inštanciu pracovného postupu a dôkladne skontrolujte vplyv zmien.

Formulár má päť stĺpcov:

• Pracovný postup Názov pracovného postupu.
• Inštancie Počet inštancií pracovného postupu, ktoré sú momentálne spustené pre položky.
• Povoliť Možnosť, ktorá umožňuje pokračovať v normálnom fungovaní pracovného postupu.
• Žiadne nové inštancie Možnosť, ktorá umožňuje dokončiť všetky aktuálne spustené inštancie pracovného postupu, ale pracovný postup zakáže tak, že zakáže jeho spúšťanie nových inštancií. (Táto akcia je vratná . Ak budete chcieť pracovný postup neskôr znova povoliť, vráťte sa na túto stránku a vyberte možnosť Povoliť.)
• Odstrániť Možnosť, ktorá úplne odstráni pracovný postup z kolekcie lokalít. Všetky spustené inštancie sa okamžite ukončia a stĺpec daného pracovného postupu sa už nebude zobrazovať na stránke pre daný zoznam alebo knižnicu. (Táto akcia nie je vratná .)

Ďalšie prispôsobovanie

Existujú rôzne spôsoby, ako ďalej prispôsobiť pracovné postupy, ktoré sú súčasťou produktov SharePointu.

Môžete dokonca vytvárať vlastné pracovné postupy úplne od začiatku.

Môžete použiť ktorýkoľvek alebo všetky z nasledujúcich programov:

• SharePoint Designer 2013 Prispôsobenie formulárov, akcií a správania pracovného postupu.
• Microsoft Visual Studio Vytvorte si vlastné akcie pracovného postupu.

Ďalšie informácie nájdete v systéme Pomocníka siete Microsoft Software Developer Network (MSDN).