Jedným z prvých krokov pri riadení projektu je pridanie úloh, na základe ktorých sa projekt dokončí. Zoznam úloh môže byť rovnako jednoduchý, ako napríklad kontrolný zoznam vecí, ktoré je potrebné urobiť, alebo môže byť o niečo zložitejší, vrátane počiatočných a koncových dátumov, vzťahov s inými úlohami a ďalších súvisiacich informácií o úlohe. Jednoduchý kontrolný zoznam úloh a naplánovaný zoznam úloh používajú na lokalite rovnaký zoznam, takže môžete začať jednoduchým kontrolným zoznamom a neskôr pridať podrobnosti k úlohám a vytvoriť tak naplánovaný zoznam úloh.
Pridanie jednoduchého kontrolného zoznamu úloh
Ak projekt ešte len začínate plánovať alebo ak nepredpokladáte, že bude projekt obzvlášť komplikovaný, na efektívne riadenie projektu vám môže stačiť jednoduchý kontrolný zoznam s úlohami. Kontrolný zoznam môže obsahovať termíny dokončenia úloh projektu a priradené úlohy pre členov projektového tímu.
Pridanie jednoduchého kontrolného zoznamu úloh:
- Na paneli Rýchle spustenie pre svoju lokalitu kliknite na položku Úlohy.
- Na stránke Úlohy kliknite na položku Upraviť.
- Do stĺpca Názov úlohy zadajte názov každej úlohy, ktorú je potrebné v projekte vykonať. Ak chcete po pridaní úlohy prejsť na ďalší riadok, stlačte kláves Enter .
Tip
Chcete pridať novú úlohu medzi dve úlohy, ktoré sú už uvedené? Kliknite na medzeru naľavo od začiarkavacieho políčka existujúcej úlohy a stlačte kláves Insert. Nad existujúcu úlohu, ktorú ste vybrali, sa pridá nový riadok. Môžete kliknúť aj na položku Vložiť v skupine Hierarchia na karte Úlohy .
V stĺpci Termín dokončenia zadajte alebo vyberte dátum, kedy sa majú jednotlivé úlohy v zozname dokončiť. Ak si nie ste istí, kedy je potrebné úlohu dokončiť, ponechajte tento stĺpec pre danú úlohu prázdny.
V stĺpci Priradené zadajte alebo vyberte meno každej osoby, ktorá bude pracovať na jednotlivých úlohách v zozname.
Tip
Najvhodnejším postupom je priradiť ku každej úlohe len jednu osobu. Ak potrebujete priradiť viac ako jednu osobu, môže to viesť k problémom s označením úloh ako dokončených. Ak Anna dokončí prácu na úlohe, má zmysel, aby si ju na svojej stránke Moje úlohy začiarkla ako dokončenú. Tým sa však úloha označí ako dokončená pre všetkých priradených, nielen pre Annu. Niekto ďalší z úlohy môže mať ešte čo robiť. Ak sa rozhodnete, že je k úlohe potrebné priradiť viac ako jednu osobu, môžete mená oddeliť bodkočiarkou (;).
Po dokončení pridávania jednoduchého kontrolného zoznamu úloh kliknite na tlačidlo Zastaviť.
Jednoduchý kontrolný zoznam úloh môžete rýchlo pridať aj tak, že prilepíte zoznam z excelového hárka. Pokiaľ sú stĺpce použité v hárku zarovnané so stĺpcami zobrazenými na stránke Úlohy , môžete jednoducho kliknúť do zoznamu úloh a prilepiť údaje z hárka. Ak je to možné, mená sa spárujú so zákazníkmi v stĺpci Priradené .
Počas práce na projekte môžete po dokončení úlohy začiarknuť políčko vedľa názvu každej úlohy.
Ak zistíte, že potrebujete väčšiu kontrolu nad úlohami v jednoduchom kontrolnom zozname, môžete k svojim úlohám pridať podrobnosti a vytvoriť tak rozsiahlejší naplánovaný zoznam, pomocou krokov v ďalšej časti.
Pridanie naplánovaného zoznamu úloh
Ak je váš projekt trochu zložitý, možno zistíte, že naplánovaný zoznam úloh vám pomáha sledovať prácu lepšie zvládnuteľným spôsobom.
Pridanie naplánovaného zoznamu úloh:
Na paneli Rýchle spustenie pre svoju lokalitu kliknite na položku Úlohy.
Na stránke Úlohy kliknite na položku New Task. Prípadne na karte Úlohy na páse s nástrojmi kliknite na položku Nová položka.
Poznámka
Ak ste pôvodne vytvorili jednoduchý kontrolný zoznam úloh, ale projekt sa trochu viac zaoberal, existujúcim úlohám môžete jednoducho pridať ďalšie podrobnosti. Ak chcete vybrať úlohu, kliknite do medzery naľavo od jej začiarkavacieho políčka a potom na karte Úlohy na páse s nástrojmi kliknite na položku Upraviť položku. Úloha sa otvorí a pridá viac podrobností plánovania.
Do poľa Názov úlohy zadajte názov úlohy.
Do polí Počiatočný dátum a Termín dokončenia zadajte alebo vyberte počiatočný a koncový dátum úlohy. Ak si nie ste istí žiadnym z týchto dátumov, túto informáciu zatiaľ vynechajte. Kedykoľvek sa môžete vrátiť neskôr a pridať informácie úpravou úlohy.
Do poľa Priradené zadajte meno alebo e-mailovú adresu osoby, ktorá má pracovať na úlohe.
Tip
Najvhodnejším postupom je priradiť ku každej úlohe len jednu osobu. Ak potrebujete priradiť viac ako jednu osobu, môže to viesť k problémom s označením úloh ako dokončených. Ak Anna dokončí prácu na úlohe, má zmysel, aby si ju na svojej stránke Moje úlohy začiarkla ako dokončenú. Tým sa však úloha označí ako dokončená pre všetkých priradených, nielen pre Annu. Niekto ďalší z úlohy môže mať ešte čo robiť. Ak sa rozhodnete, že je k úlohe potrebné priradiť viac ako jednu osobu, môžete mená oddeliť bodkočiarkou (;).
Ak sa práca na úlohe už začala, zadajte do poľa % dokončenia percentuálnu hodnotu podľa toho, koľko práce približne bolo vykonané a čo ešte treba urobiť.
Tip
Členovia projektového tímu ho môžu pravidelne aktualizovať. Môže vám to pomôcť pochopiť, ako práca na projekte napreduje a či je na dobrej ceste k tomu, aby bol dokončený načas.
Do poľa Popis zadajte stručný popis úlohy, ak chcete poskytnúť podrobnejšie informácie o práci, ktorú to vyžaduje. Môže to byť užitočné pre vedúcich pracovníkov a ďalších účastníkov projektu, ktorí sa snažia pochopiť váš projekt.
Použite polia a tlačidlá vedľa položky Predchodcovia na označenie, ktoré úlohy v projekte je potrebné dokončiť pred začatím aktuálnej úlohy.
Povedzme, že vytvoríte úlohu s názvom Publikovanie tlačovej správy, ktorá sa môže začať až po dokončení úlohy Napísanie tlačovej správy. V poli na ľavej strane vyberte úlohu Napísanie tlačovej správy a potom kliknutím na položku Pridať ju presuňte do poľa vpravo. Znamená to, že úloha Napísanie tlačovej správy je predchodcom (teda predchádza) úlohy Publikovanie tlačovej správy.V zozname Priorít vyberte príslušnú úroveň priority.
V zozname Stav úlohy vyberte príslušnú úroveň stavu.
Tip
Toto je ďalšie pole, ktoré členovia projektového tímu potrebujú pravidelne aktualizovať. Pomôže vám udržať si prehľad o pracovných prekážkach, oneskoreniach plánov a ďalších kritických problémoch s plánovaním.
Kliknite na tlačidlo Uložiť.
Práca so zoznamom úloh
Pri práci so zoznamom úloh meškajú úlohy, ktorých termíny dokončenia sú uvedené červenou farbou. Keď označíte oneskorenú úlohu ako dokončenú začiarknutím políčka vedľa úlohy, termín dokončenia sa už nebude zobrazovať ako červený text.
Kliknutím na prepojenia zobrazení nad zoznamom môžete prepínať medzi rôznymi zobrazeniami zoznamu úloh. Môžete si vybrať z možností Všetky úlohy, Kalendár, Dokončené, Ganttov graf, Oneskorené úlohy, Moje úlohy a Nadchádzajúce, alebo môžete upraviť existujúce zobrazenie, prípadne vytvoriť vlastné zobrazenie zoznamu úloh. Ak zobrazenie, ktoré chcete použiť, nie je uvedené nad zoznamom úloh, kliknite na položku Kliknutím zobraziť ďalšie možnosti (...) vedľa prepojení na zobrazenie a vyberte zobrazenie, ktoré chcete použiť. Ďalšie informácie o vytváraní vlastného zobrazenia nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.
Po pridaní podrobných úloh do projektu možno budete chcieť: