Každá šablóna, ktorá je súčasťou Access je úplná aplikácia na sledovanie, ktorá obsahuje preddefinované tabuľky, formuláre, zostavy, dotazy, makrá a vzťahy. Tieto šablóny sú navrhnuté tak, aby boli okamžite užitočné pred spustením, aby ste mohli vytvoriť novú databázu založenú na šablóne a rýchlo začať pracovať. Môže sa však stať, že budete chcieť upraviť novú databázu – napríklad pridať alebo premenovať pole alebo zmeniť zostavu.
Tento článok vysvetľuje, ako vykonávať najbežnejšie úpravy, ktoré možno budete chcieť použiť v databáze vytvorenej zo šablóny. Ďalšie podrobné informácie o konkrétnych oblastiach nájdete v prepojeniach na články.
Čo vás zaujíma?
Základné informácie o tabuľkách a poliach
Pri vytváraní databázy ukladáte údaje do tabuliek – tematických zoznamov riadkov a stĺpcov. Informačné položky, ktoré chcete sledovať, sú uložené v poliach (nazývajú sa aj stĺpce). V tabuľke Kontakty môžete napríklad vytvoriť polia pre priezvisko, krstné meno, telefónne číslo a adresu. Pre tabuľku Produkty môžete vytvoriť polia pre Názov produktu, ID produktu a Cenu.
Je dôležité, aby ste polia vyberáli opatrne. Zvyčajne je napríklad zlým nápadom vytvoriť pole na uloženie vypočítanej hodnoty. Vo väčšine prípadov môžete mať Access vypočítať hodnotu, keď je potrebná. Keď vyberiete polia, pokúste sa uložiť informácie v najmenších užitočných častiach. Namiesto celého mena v jednom poli zvážte napríklad samostatné uloženie mena a priezviska. Vo všeobecnosti platí, že ak potrebujete vytvoriť zostavu, zoradiť, vyhľadávať alebo vykonať výpočet pre určitú informačnú položku, zadajte ju do poľa samostatne.
Ďalšie informácie o návrhu databázy a výbere polí nájdete v článku Základy navrhovania databázy.
Pole má určité definujúce charakteristiky. Každé pole má napríklad názov, ktorý jedinečne identifikuje pole v tabuľke. Pole obsahuje aj typ údajov, ktorý sa vyberie tak, aby sa zhodoval s informáciami, ktoré sa majú uložiť. Typ údajov určuje hodnoty, ktoré je možné uložiť, a operácie, ktoré je možné vykonať s týmito hodnotami, ako aj množstvo ukladacieho priestoru, ktoré je potrebné vyčleniť pre každú hodnotu. Každé pole má priradenú skupinu nastavení nazývaných vlastnosti, ktoré definujú vlastnosti vzhľadu alebo správania poľa. Vlastnosť Formát napríklad definuje rozloženie zobrazenia poľa, čiže spôsob jeho zobrazenia.
Vloženie, pridanie alebo vytvorenie nového poľa v tabuľke
Pole môžete jednoducho pridať do tabuľky v údajovom zobrazení. Pole však môžete pridať aj do tabuľky v návrhovom zobrazení. V údajovom zobrazení pridáte pole zadaním niektorých údajov do bunky pod záhlavím stĺpca Kliknutím pridať . Pole môžete pridať aj do tabuľky v návrhovom zobrazení.
Ďalšie informácie o pridávaní poľa do tabuľky v údajovom zobrazení nájdete v článku Pridanie alebo odstránenie stĺpca v údajovom hárku.
Ďalšie informácie o pridávaní poľa do tabuľky v návrhovom zobrazení nájdete v článku Vytvorenie tabuľky a pridanie polí.
Poznámka: Po pridaní nového poľa do tabuľky sa pole nepridá automaticky do existujúcich formulárov a zostáv. Ak chcete, aby sa pole zobrazovali v nich, musíte do týchto formulárov a zostáv pridať pole manuálne.
Odstránenie poľa z tabuľky
Ak je to možné, mali by ste sa vyhnúť odstráneniu poľa z databázy, ktorá bola vygenerovaná z niektorej zo zadaných šablón – je pravdepodobné, že pole je použité v iných databázových objektoch, ako sú napríklad formuláre a zostavy. Odstránenie poľa preto bude mať následky pri pokuse o použitie iných databázových objektov, ktoré používajú dané pole – databázové objekty nebudú fungovať podľa očakávaní. Ak chcete, aby ostatné objekty fungovali správne, bude potrebné odstrániť všetky odkazy na pole zo všetkých objektov, ktoré ho používajú.
Ak sa rozhodnete, že musíte odstrániť pole z databázy vygenerované zo šablóny, môžete tak urobiť v údajovom alebo návrhovom zobrazení. Nezabudnite, že ak na odstránené pole odkazujú iné databázové objekty, musíte upraviť tieto objekty, aby sa odkaz odstránil. Ak napríklad zostava obsahuje ovládací prvok, ktorý je viazaný na odstránené pole a spustíte zostavu, zobrazí sa chybové hlásenie, pretože Access nedokáže nájsť údaje pre dané pole.
Keď odstránite pole, natrvalo odstránite všetky informácie uložené v danom poli. Z tohto dôvodu by ste mali pri odstraňovaní polí postupovať opatrne a pred odstránením poľa by ste mali vytvoriť záložnú kópiu databázy.
Pred odstránením poľa sa musíte uistiť, že sa nezúčastňuje na žiadnych vzťahoch tabuliek. Ak sa pokúsite odstrániť pole, pre ktoré existujú vzťahy, Access zobrazí upozornenie, že najprv musíte odstrániť vzťahy.
Podrobné pokyny na odstránenie vzťahu tabuliek nájdete v článku Vytvorenie, úprava alebo odstránenie vzťahu.
Podrobné pokyny na odstránenie polí z tabuliek nájdete v článku Odstránenie poľa.
Premenovanie poľa alebo tabuľky
Ak je to možné, mali by ste sa vyhnúť premenovaniu poľa alebo tabuľky v databáze, ktorá bola vytvorená z niektorej zo zadaných šablón. Je pravdepodobné, že pole alebo tabuľka sa používajú v iných databázových objektoch, ako sú napríklad formuláre a zostavy. To znamená, že premenovanie poľa alebo tabuľky môže mať následky pri pokuse o použitie iných databázových objektov, ktoré používajú dané pole alebo tabuľku. Ostatné objekty nemusia fungovať podľa očakávaní, ak stále odkazujú na starý názov. Ak chcete, aby ostatné objekty fungovali správne, starý názov musí byť zmenený na nový názov. Ak je v kategórii Aktuálna databáza dialógového okna Možnosti programu Access začiarknuté políčko Vykonať automatické opravy názvov, veľká časť tejto práce sa vykoná automaticky.
Možno budete chcieť zmeniť text, ktorý sa zobrazuje v záhlaví stĺpca v údajovom zobrazení. Môžete tak urobiť bez toho, aby ste museli pole premenovať. Ak chcete zmeniť iba text v záhlaví stĺpca a nechcete ho premenovať, pozrite si časť Zmena textu, ktorý sa zobrazuje v záhlaví stĺpca.
V prípade potreby môžete tabuľku na navigačnej table premenovať alebo premenovať pole v údajovom alebo návrhovom zobrazení. Skôr než to urobíte, mali by ste zvážiť zapnutie možnosti Automatické opravy názvov , ak ešte nie je zapnutá.
Zapnutie možnosti Automatické opravy názvov
Pri premenovaní databázového objektu, ako je napríklad pole, tabuľka, formulár alebo zostava, zvyčajne chcete, aby sa zmena názvu rozšírila do databázy. V opačnom prípade objekty odkazujúce na starý názov nebudú fungovať podľa očakávaní. Access poskytuje funkciu automatických opráv názvov, ktorá pomáha šíriť zmeny názvov. Automatická oprava názvov je predvolene zapnutá pre všetky nové databázy v Access. Ak je však vypnutá, môžete ju zapnúť nasledujúcim spôsobom.
Zapnutie možnosti Automatické opravy názvov
-
Kliknite na položky Súbor > Možnosti.
-
V dialógovom okne Access – možnosti kliknite na ľavej table na položku Aktuálna databáza.
-
V časti Možnosti automatických opráv názvov začiarknite políčko Sledovať informácie automatických opráv názvov a potom začiarknite políčko Vykonať automatické opravy názvov .
-
Ak chcete zachovať tabuľku, ktorá zaznamenáva každú zmenu vykonanú pomocou automatických opráv názvov, začiarknite políčko Zapisovať zmeny automatických opráv názvov do denníka .
-
Kliknite na tlačidlo OK.
-
Ak chcete zmeny uložiť, kliknite na položku Uložiť na paneli s nástrojmi Rýchly prístup.
Poznámka: Funkcia automatických opráv názvov nie je to isté ako funkcia automatických opráv. Funkcia automatických opráv názvov opravuje odkazy medzi objektmi. Funkcia automatických opráv opravuje často nesprávne napísané slová alebo slovné spojenia.
Premenovanie poľa v údajovom zobrazení
-
Na navigačnej table dvakrát kliknite na tabuľku, v ktorej chcete pole premenovať.
Tabuľka sa otvorí v údajovom zobrazení.
-
Kliknite pravým tlačidlom myši na záhlavie stĺpca poľa, ktoré chcete premenovať, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Premenovať pole .
-
Zadajte nový názov poľa a stlačte kláves ENTER.
Premenovanie poľa v návrhovom zobrazení
-
Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, v ktorej chcete pole premenovať, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie .
Tabuľka sa otvorí v návrhovom zobrazení.
-
Kliknite na bunku v stĺpci Názov poľa pre pole, ktoré chcete premenovať.
Tip: Ak chcete vybrať celý názov poľa, ukážte naľavo od prvého znaku v názve, kým sa ukazovateľ nezmení na šípku, a potom kliknite.
-
Upravte text a premenujte pole.
-
Ak chcete zmeny uložiť, kliknite na položku Uložiť na paneli s nástrojmi Rýchly prístup.
Premenovanie tabuľky
Tabuľku a väčšinu iných databázových objektov môžete premenovať priamo z navigačnej tably.
-
Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, ktorú chcete premenovať, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Premenovať .
Poznámka: Pred premenovaním musíte zavrieť všetky otvorené objekty, ktoré odkazujú na tabuľku.
-
Zadajte nový názov a stlačte kláves ENTER.
-
Ak chcete zmeny uložiť, kliknite na položku Uložiť na paneli s nástrojmi Rýchly prístup.
Zmena textu, ktorý sa zobrazí v záhlaví stĺpca
Popis je názov alebo nadpis, ktorý môžete priradiť k poľu nastavením vlastnosti Popis poľa. Popis je nezávislý od názvu poľa – každé pole má názov poľa a môže mať aj popis. Môžete napríklad chcieť, aby názov poľa bol jedným slovom bez vložených medzier. Potom môžete pomocou vlastnosti Popis vytvoriť popisnejší názov, ktorý obsahuje medzery. Access zobrazí popis namiesto názvu poľa v údajovom zobrazení a v označeniach a nadpisoch v dotazoch, formulároch a zostavách.
Ak pre vlastnosť Popis nezadáte text, názov poľa sa použije predvolene.
Ak chcete zmeniť názov, ktorý sa zobrazuje v záhlaví stĺpca v údajovom zobrazení, môžete tak urobiť bez zmeny názvu poľa nastavením vlastnosti Popis poľa. Ak chcete zmeniť vlastnosť popisu poľa, postupujte takto:
-
Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, v ktorej chcete zmeniť popis, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie .
Tabuľka sa otvorí v návrhovom zobrazení.
-
Kliknite na bunku v stĺpci Názov poľa pre pole, ktorého vlastnosť Popis chcete nastaviť.
-
V dolnej časti v časti Vlastnosti poľa kliknite na karte Všeobecné na položku Popis.
-
Zadajte nový popis poľa.
-
Ak chcete zmeny uložiť, kliknite na položku Uložiť na paneli s nástrojmi Rýchly prístup.
Pri ďalšom otvorení tabuľky v údajovom zobrazení sa namiesto názvu poľa zobrazí v záhlaví stĺpca popis.
Pridanie poľa do formulára alebo zostavy
Keď vytvoríte databázu založenú na šablóne, databáza bude obsahovať niekoľko vstavaných vopred navrhnutých formulárov a zostáv, s ktorými môžete okamžite pracovať. Možno však zistíte, že chcete pridať ďalšie pole do formulára alebo zostavy. Keď pridáte pole do formulára alebo zostavy, vytvoríte tzv. ovládací prvok.
Ovládacie prvky sú objekty, ktoré zobrazujú údaje, vykonávajú akcie a umožňujú zobrazovať a pracovať s informáciami, ktoré vylepšujú používateľské rozhranie, ako sú napríklad označenia a obrázky. Ovládacie prvky môžu byť viazané, neviazané a vypočítavané.
Úplný zoznam typov ovládacích prvkov, ktoré môžete použiť vo formulároch a zostavách, nájdete v článku Úvodné informácie o ovládacích prvkoch.
Pridanie poľa do formulára alebo zostavy v zobrazení rozloženia
Po vytvorení formulára alebo zostavy môžete jeho návrh jednoducho doladiť v zobrazení rozloženia. Pomocou skutočných dynamických údajov ako vodiacich čiar môžete upraviť šírku polí a zmeniť usporiadanie polí. Do formulára alebo zostavy môžete umiestniť nové polia a nastaviť vlastnosti formulára alebo zostavy a ich ovládacích prvkov.
Ak chcete prepnúť na zobrazenie rozloženia, na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na formulár alebo zostavu a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Zobrazenie rozloženia . Prípadne môžete kliknúť na tlačidlo Zobrazenie rozloženia v stavovom riadku Accessu alebo môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu formulára alebo zostavy a potom kliknúť na položku Zobrazenie rozloženia v kontextovej ponuke.
Otvorenie hárka vlastností
-
Na karte Návrh kliknite v skupine Nástroje na položku Hárok vlastností.
Klávesová skratka Stlačte kláves F4.
Tablu Zoznam polí môžete použiť na pridanie polí zo základnej tabuľky alebo dotazu do návrhu. Ak chcete zobraziť tablu Zoznam polí , na karte Formát kliknite v skupine Ovládacie prvky na položku Pridať existujúce polia. Polia potom môžete myšou presunúť priamo z tably Zoznam polí do návrhu.
Zobrazenie tably Zoznam polí
-
Na karte Návrh, v časti Nástroje, kliknite na položku Pridať existujúce polia.
Pridanie poľa z tably Zoznam polí
-
Ak chcete pridať jedno pole, presuňte pole z tably Zoznam polí do sekcie, kde sa má zobraziť vo formulári alebo zostave.
-
Ak chcete pridať viacero polí naraz, podržte stlačený kláves CTRL a kliknite na požadované polia. Presuňte vybraté polia do formulára alebo zostavy.
Keď presuniete polia do sekcie, Access vytvorí viazaný ovládací prvok textového poľa pre každé pole a automaticky umiestni ovládací prvok označenia vedľa každého poľa.
Ďalšie informácie o formulároch a zostavách nájdete v článkoch Pridanie poľa do formulára alebo zostavy, Vytvorenie formulára v Accesse a vytvorenie jednoduchej zostavy.
Pridanie poľa, ktoré uchováva dokumenty, súbory alebo obrázky
Pomocou Access môžete pridať pole s typom údajov Príloha na uloženie jedného alebo viacerých dokumentov, súborov alebo obrázkov. Pole prílohy môžete použiť na uloženie viacerých súborov do jedného poľa. Do tohto poľa môžete dokonca uložiť viac ako jeden typ súboru. V databáze uchádzača o zamestnanie môžete napríklad k záznamu každého kontaktu pripojiť jeden alebo viac životopisov okrem fotografie.
Pridanie poľa prílohy do tabuľky
-
Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku, do ktorej chcete pridať pole, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie .
Tabuľka sa otvorí v návrhovom zobrazení.
-
V stĺpci Názov poľa kliknite na prvý prázdny riadok a zadajte názov nového poľa.
-
Kliknite na susednú bunku v stĺpci Typ údajov a potom v zozname vyberte položku Príloha .
-
Ak chcete zmeny uložiť, kliknite na položku Uložiť na paneli s nástrojmi Rýchly prístup.
Access môže zobraziť hlásenie s informáciou, že po uložení tabuľky nie je možné vrátiť zmeny späť. To znamená, že pole nie je možné skonvertovať na iný typ údajov, ale ak si myslíte, že ste urobili chybu, môžete ho odstrániť.
-
Kliknutím na tlačidlo Áno potvrďte zmenu.
Po pridaní poľa Príloha do tabuľky môžete do záznamu pridať dokumenty , súbory alebo obrázky pomocou dialógového okna Prílohy.
Pridanie prílohy do poľa
-
Na navigačnej table dvakrát kliknite na tabuľku, do ktorej chcete pridať prílohu.
Tabuľka sa otvorí v údajovom zobrazení.
-
V tabuľke dvakrát kliknite na pole prílohy.
Otvorí sa dialógové okno Prílohy.
-
Kliknite na položku Pridať.
Otvorí sa dialógové okno Výber súboru.
-
Pomocou zoznamu Hľadať v vyhľadajte súbor alebo súbory, ktoré chcete priložiť k záznamu, vyberte súbor alebo súbory a potom kliknite na položku Otvoriť.
Všimnite si, že môžete vybrať viacero súborov ľubovoľného podporovaného typu údajov.
-
V dialógovom okne Prílohy kliknite na tlačidlo OK. Súbory sa pridajú do tabuľky.
Access pridá súbory do poľa a podľa toho zvýši číslo, ktoré označuje prílohy.
-
Podľa potreby zopakujte tento postup a pridajte požadované súbory do aktuálneho poľa alebo do iných polí v tabuľke.
Ďalšie informácie o poliach príloh nájdete v článku Priloženie súborov a grafických objektov k záznamom v databáze.
Zmena spôsobu zobrazenia poľa
Spôsob zobrazenia poľa môžete prispôsobiť. Môžete napríklad nastaviť formáty zobrazenia tak, aby sa používali v celej databáze, napríklad vo formulároch a zostavách, alebo pri otvorení tabuľky v údajovom zobrazení. Ak chcete nastaviť formát zobrazenia, nastavte vlastnosť formátu poľa. Vlastnosť Formát poľa sa potom automaticky dedí novými formulármi a zostavami, ktoré vytvoríte.
Nastavenie formátu zobrazenia v údajovom zobrazení
-
Na navigačnej table dvakrát kliknite na tabuľku obsahujúcu pole, ktorého formát chcete nastaviť.
Tabuľka sa otvorí v údajovom zobrazení. -
Kliknite na pole, ktorého formát zobrazenia chcete nastaviť.
-
Na karte Polia kliknite v skupine Formátovanie na šípku v rozbaľovacom zozname vedľa položky Formát a potom vyberte formát.
Pole sa zobrazí s novým formátom zobrazenia.
Nastavenie formátu zobrazenia v návrhovom zobrazení
-
Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľku obsahujúcu pole, ktorého formát zobrazenia chcete zmeniť, a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie .
Tabuľka sa otvorí v návrhovom zobrazení.
-
Kliknite na pole, ktorého formát zobrazenia chcete nastaviť.
-
V časti Vlastnosti poľa kliknite na karte Všeobecné na pole Formát .
-
Kliknite na rozbaľovací zoznam a vyberte formát zobrazenia.
-
Ak chcete zmeny uložiť, kliknite na položku Uložiť na paneli s nástrojmi Rýchly prístup.
