Ako komunikovať prostredníctvom rôznych distribučných kanálov

Microsoft Viva Amplify umožňuje odoslať správu prostredníctvom viacerých komunikačných platforiem na zosilnenie internej komunikácie. Prostredníctvom Viva Amplify môžete vytvoriť jednu správu a upraviť ju tak, aby vyhovovala rôznym distribučným kanálom, ako sú Outlook, stránky SharePointu a novinky, Teams a Viva Engage (k dispozícii čoskoro). S toľkými možnosťami môže byť náročné identifikovať najlepší formát pre každý kanál. Určenie toho, ktoré formáty fungujú najlepšie, môže pomôcť zlepšiť interakciu v rámci vašej organizácie.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

E-mail je skvelý pre pravidelne naplánované formálne správy, ktoré môžu mať vplyv na viaceré skupiny ľudí. E-maily sú statické správy, ktoré nie je možné po odoslaní aktualizovať, preto je najlepšie zdieľať obsah, ktorý nevyžaduje neustále aktualizácie a zmeny prostredníctvom e-mailu. Zvážte použitie e-mailu na komunikáciu o veciach, ako sú napríklad podnikové aktualizácie, úvodné informácie o nových zamestnancoch a rýchle aktualizácie stavu.

Výhody komunikácie prostredníctvom e-mailu

E-mailová komunikácia je škálovateľná. Príjemcovia e-mailu môžu zdieľať s kýmkoľvek, kto má e-mailovú adresu, a vaši čitatelia sa môžu zapojiť odpovedaním alebo preposielaním e-mailu širšiemu publiku. V dôsledku toho si váš e-mail môžu prečítať vaši priami príjemcovia a môžu ho vidieť aj tí, ktorí e-mail preposlali. E-maily tiež robia skvelé nástroje na uchovávanie záznamov a sledovanie cenných konverzácií.

Pri vytváraní e-mailu môžete pridať prepojenia na iný obsah, ako sú napríklad stránky SharePointu a obrázky, a poskytnúť tak ďalšiu hodnotu.

Čo treba zvážiť pri komunikácii e-mailom

E-mailové správy nemôžu byť neodmiešané. Ak sa vyskytne chyba, odosielateľ musí odoslať následný e-mail s plánovanými opravami alebo odvolaním a potom správu znova odoslať s opravami. Pred odoslaním je vhodné dôkladne skontrolovať správnosť e-mailov, aby ste sa uistili, že všetky informácie sú presné.

E-mailové správy sú statické, čo znamená, že informácie nie je možné odstrániť ani aktualizovať a odoslané informácie predstavujú najpresnejšie informácie, ktoré sú v danom čase k dispozícii.

E-maily je možné odfiltrovať z doručenej pošty čitateľa, čo spôsobí, že správy sa budú ignorovať alebo neprečítané.

Získajte ďalšie informácie o najvhodnejších postupoch pri písaní skvelých e-mailov v Outlooku.

Najvhodnejšie postupy pri komunikácii s Outlookom

Tón hlasu	Udržiavanie profesionálnej, informatívnej a priateľskej e-mailovej správy Pri vytváraní správy zvážte svoje publikum a založte svoj tón okolo predmetu.
Dĺžka	Používajte krátke a jednoduché e-maily. Zhrňte hlavné body v prvých vetách, pričom začnite s najdôležitejšou.
Štruktúra	Ak máte pre cieľovú skupinu jasnú položku akcie, jasne ju uveďte v riadku predmetu. Identifikujte, koho oslovujete vo svojom pozdrave. Začnite s hlavnou správou, za ktorou nasledujú všetky ďalšie informácie. Pomocou správneho riadkovania, číslovania alebo odrážok oddeľte kľúčové body. Ak je to možné, majte svoj podpis v e-maile krátky, profesionálny a bez grafických prvkov.
Spôsoby zvýšenia angažovanosti	Zvýraznite hovor na akciu tak, že ho pridáte do riadka predmetu, pridáte ho do prvej tretiny e-mailu, samostatne ho zobrazíte a jednoducho zobrazíte tučným písmom alebo zvýraznením. Engage publiku kladením otázok v e-maile.
Spôsoby merania rezervovania	Interakciu s e-mailom možno merať sledovaním odpovedí a dokončením volania do akcie.

SharePoint

Pri komunikácii cez SharePoint je možné vytvárať správy s dynamickým obsahom, ktorý sa môže často meniť. Komunikácia v SharePointe umožňuje začleniť motívy stránok, webové časti a prispôsobenie značky na vytvorenie interaktívnych prvkov, ktoré zvýšia príležitosti na zapojenie čitateľov.

Používanie stránky SharePointu na komunikáciu s cieľovou skupinou

Stránka SharePointu je webová stránka v rámci lokality SharePoint, ktorá používa širokú škálu prvkov, ako sú tlačidlá, prepojenia, videá, obrázky a ďalšie prvky na koncept a publikovanie správy, ktorú je možné priebežne aktualizovať a meniť (napríklad dôležité udalosti alebo zmeny politiky). Stránky môže navštíviť každý, kto má prístup na zobrazenie lokality, na ktorých je stránka vytvorená.

Ďalšie informácie o vytváraní modernej stránky SharePointu.

Používanie príspevku s novinkami v SharePointe na komunikáciu s publikom

Príspevok s novinkami SharePointu je stránka SharePointu, ktorá sa zobrazí v informačnom kanáli Viva Connections a na iných stránkach, ktoré používajú webovú časť Správy vrátane centrálnej stránky organizácie. Ľubovoľnú stránku SharePointu môžete jednoducho skonvertovať na príspevok s novinkami. Príspevky s novinkami vám tiež umožňujú zacieliť informácie na konkrétne demografické údaje, ktoré boli kategorizované v rámci vašej organizácie, ako je napríklad marketingový tím, tím ľudských zdrojov alebo vedúce postavenie vedúceho pracovníka. Toto zameranie na cieľovú skupinu poskytuje autorovi možnosť prispôsobiť si, kto po publikovaní uvidí svoj príspevok s novinkami.

Ďalšie informácie o vytváraní a zdieľaní príspevku s novinkami v SharePointe.

Ďalšie informácie o zacielení na cieľovú skupinu v SharePointe.

Výhody komunikácie prostredníctvom SharePointu

Správy vytvorené v SharePointe možno jednoducho meniť alebo aktualizovať tak často, ako je to potrebné. SharePoint vám tiež umožňuje zobraziť analýzu stránky a zmeniť nastavenia povolení. Ešte dôležitejšie je, že SharePoint poskytuje používateľovi možnosť zahrnúť volanie do akcií pomocou webovej časti Volanie do akcie, čo upúta pozornosť divákov. Pomocou dynamických webových častí môžete požiadať čitateľa, aby sa ďalej zapájal posúvaním obrázkov, interakciou s grafmi, prístupom k externým zdrojom prostredníctvom prepojení a umožnením čitateľom páčiť sa im a zanechať komentáre na stránke SharePointu. SharePoint vám tiež umožňuje zobraziť analýzu stránky a zmeniť nastavenia povolení na ovládanie toho, kto má prístup na vašu lokalitu.

Čo treba zvážiť pri komunikácii cez SharePoint

Čitatelia musia mať prístup na zobrazenie lokality, na ktorej je uverejnená stránka alebo príspevok s novinkami. Hoci používatelia môžu požiadať o prístup na vašu lokalitu, ich žiadosť bude prebiehať dovtedy, kým niekto neodpovie.

Najvhodnejšie postupy pri komunikácii so SharePointom

Tón hlasu	Tón komunikácie cez SharePoint by mal byť v súlade s pokynmi vašej spoločnosti pre značku. Tón bude závisieť aj od témy a cieľa komunikácie. Komunikácia cez SharePoint je zvyčajne priateľská a neformálna. Tón ľubovoľnej stránky SharePointu alebo príspevku s novinkami by mal zodpovedať tónu lokality SharePoint, na ktorej bude stránka alebo príspevok s novinkami uverejnený.
Dĺžka	Stránky SharePointu vyhovujú dlhším správam, ktoré pozostávajú z dvoch alebo viacerých tém. Ak chcete, aby bola správa čitateľná pre publikum, zvážte rozdelenie veľkých správ do menších, vizuálne segmentovaných sekcií na stránke SharePointu.
Štruktúra	Využite sekcie, šablóny a webové časti stránky SharePointu na povzbudenie čitateľov k interakcii s informáciami prostredníctvom tlačidiel, videí, galérií obrázkov, formulárov, knižníc dokumentov a ďalších položiek. Šablóny sú dobrým základom na začatie. Pomocou webových častí môžete vytvárať pútavé a interaktívne správy.
Spôsoby zvýšenia angažovanosti	Využite webové časti a formátovanie textu na vytvorenie niečoho ľahko čitateľného a vizuálne príťažlivého. Zadajte názov strany, ktorý poskytuje dostatok informácií o predmete a akejkoľvek akcii volania. Pomocou webovej časti zavolať do akcie inšpirujte používateľov, aby konali kliknutím na prepojenie podľa vlastného výberu.
Spôsoby merania rezervovania	Na meranie rezervovania môžete použiť analýzu stránky SharePointu.

Teams

Aplikácia Teams je skvelá na rýchlu komunikáciu, ktorá sa dostane k členom vašej organizácie bez prerušenia ich pracovného postupu.

Výhody komunikácie cez Teams

Zamestnanci v mnohých organizáciách trávia väčšinu svojho pracovného dňa otvorením aplikácie Teams. Preto pri komunikácii cez Teams pravdepodobne rýchlo zastihnete ľudí, pretože na zobrazenie príspevku nemusia otvárať inú aplikáciu alebo stránku.

Čo treba zvážiť pri komunikácii cez Teams

V závislosti od toho, ako vaša organizácia používa teams, môžu ľudia dostávať oznámenia o aplikácii Teams každú hodinu. Je dôležité, aby vaše príspevky v aplikácii Teams vynikli tak, aby upútali pozornosť a aby sa neignorovali.

Najvhodnejšie postupy komunikácie s aplikáciou Teams

Tón hlasu	Pri písaní správ v aplikácii Teams použite priateľský a neformálny tón. Zvážte použitie emoji na ilustráciu emócií a pridanie farebných a zábavných prvkov do správy.
Dĺžka	Zachovajte krátke a jednoduché prezeranie príspevkov v službe Teams. Vytvorte súhrn kľúčových bodov a v prípade potreby vytvorte prepojenie na ďalšie informácie.
Štruktúra	Začnite príspevky kľúčovým bodom. Pomocou nástroja na formátovanie môžete štylizovať text a pridať odrážky pre príspevky s viacerými kľúčovými bodmi. Poskytnite krátky súhrn a prepojenie pri odkazovaní na existujúci obsah (napríklad na stránku alebo článok SharePointu). Zvážte pridanie znaku do správ pomocou obrázkov GIF, ilustrácií a obrázkov poskytovaných aplikáciou Teams.
Spôsoby zvýšenia angažovanosti	Požiadajte čitateľov, aby sa zapojili do príspevku v službe Teams tak, že budú klásť otázky alebo ich povzbudzujú, aby sa vám pod príspevkom páčili a komentovali ho. Vytvorte ankety alebo uverejnite otázky, aby všetci mohli vidieť odpovede ostatných čitateľov a pracovať s nimi. Používajte @mentions na získanie pozornosti konkrétnych jednotlivcov alebo skupín ľudí.
Spôsoby merania rezervovania	Sledujte reakcie aplikácie Teams, napríklad palec hore. Poznačte si konverzácie, ktoré sa vyskytujú vo vašom príspevku.

Viva Engage (už čoskoro)

Viva Engage je komunikačná platforma, ktorá spája ľudí v rámci celej organizácie tým, že im umožňuje vytvárať komunity, zdieľať informácie a zapájať zamestnancov, spájať ľudí na dosiahnutie spoločných cieľov a rýchlo získať prístup k informáciám. Viva Engage umožňuje všetkým členom organizácie klásť otázky verejne, komunikovať s odborníkmi a zapájať sa do spoločenských diskusií o rôznych témach.

Vedúci predstavitelia organizácií môžu použiť Viva Engage na podporu kultúry a zosúladenie organizácie usporiadaním celopodieľaných podujatí prostredníctvom živého videa a videa na požiadanie. Komunikátory môžu tiež vytvárať sociálne kampane, ktoré môžu informovať a zapáliť pôsobivé konverzácie v rámci organizácie.

Výhody komunikácie prostredníctvom Viva Engage

Viva Engage je skvelá komunikačná platforma na podnietenie a podporu spolupráce medzi zamestnancami v rámci organizácie. Členovia komunity môžu otvorene spolupracovať, zdieľať nápady, informácie a spájať sa so spoločnými záujmami.

Pri komunikácii so zamestnancami prostredníctvom Viva Engage môžu komunikátori jednoducho podporiť a merať angažovanosť...

Vaša organizácia môže zistiť, koľko zapojenia určitá téma vygeneruje podľa počtu ľudí, ktorí príspevok videli, a poskytnúť divákom spôsob, ako reagovať na obsah správy prostredníctvom komentára, páči sa mi to alebo reakcie. Zapojenie je možné ďalej propagovať označovaním jednotlivcov pomocou znaku @ a ich mena. informovať ich o prebiehajúcom rozhovore a povzbudiť ich k účasti.

Ďalšie informácie o počtoch zobrazení.

Čo treba zvážiť pri komunikácii prostredníctvom Viva Engage

Pri komunikácii prostredníctvom Viva Engage je dôležité mať krátke a jednoduché informácie. Zdieľajte prepojenia na dlhšie formy obsahu a vyzvite používateľov k interakcii tak, že položíte divákom otázky, povzbudzujte čitateľov, aby sa im páčili, komentovali a zdieľali svoj príspevok Viva Engage a zahrnuli interaktívne prvky, ako sú prieskumy verejnej mienky a prieskumy.

Udržujte tón svojho Viva Engage príspevky priateľské, informatívne a neformálne. V závislosti od veľkosti organizácie a stupnice komunikácie môže byť užitočné mať moderátora alebo dvoch, ktorí môžu sledovať príspevky a viesť konverzáciu, ak sa začne venovať téme, zatúlať sa do polarizujúcej témy alebo v prípade potreby zakázať komentáre.

Buďte úctivý, ak critiquing iný názor, nezahŕňajú témy, ktoré by mohli hanbiť alebo odcudziť ostatné, a vyhnúť sa polarizačné témy, ako je politika a náboženstvo. Nezúčtujte nič, čo je súkromné, dôverné alebo nezáporne vymedzí konkrétnu stranu.

Tón hlasu	Pozrite si pokyny spoločnosti týkajúce sa značky, ktoré sú špecifické pre vašu organizáciu. Tón vášho príspevku by mal byť priateľský, informatívny a neformálny. Buďte úctivý, ak critiquing. Nepokrývajte témy, ktoré by mohli hanbiť alebo odcudziť svojich čitateľov, a vyhnúť sa polarizácii tém, ako je politika alebo náboženstvo. Nezúčtujte nič, čo je súkromné alebo dôverné. Vyhnite sa záporným ťuknutím na konkrétnu stranu.
Dĺžka	Zachovajte krátke a jednoduché prezeranie príspevkov. Vytvorte súhrn kľúčových bodov a v prípade potreby vytvorte prepojenie na ďalšie informácie.
Štruktúra	Začnite príspevky kľúčovým bodom. Poskytnite krátky súhrn a prepojenie pri odkazovaní na existujúci obsah (napríklad na stránku alebo článok SharePointu). V prípade potreby používajte obrázky a videá. Používajte @mentions a hashtagy na získanie pozornosti konkrétnych jednotlivcov alebo skupín ľudí.
Spôsoby zvýšenia angažovanosti	Požiadajte čitateľov, aby sa zapojili do vášho príspevku tak, že budú klásť otázky alebo ich povzbudzujú, aby sa im páčili, zdieľali a zanecháli komentáre. Vyzvite svojich členov, aby pozvali ďalších ľudí do Viva Engage komunity. Vytvorte ankety alebo uverejnite otázky, aby všetci mohli vidieť odpovede ostatných čitateľov a pracovať s nimi.
Spôsoby merania rezervovania	Poznačte si konverzácie, ktoré sa vyskytujú vo vašom príspevku.