Pri vytváraní správy pre internú cieľovú skupinu je potrebné zvážiť, ako efektívne komunikovať v rámci vašej organizácie.
Krok 1. Informácie o interných typoch cieľovej skupiny vašej organizácie
Pri vytváraní správy pre interné publikum je dôležité pochopiť, kto je vaše publikum. Pomôže vám to určiť správny jazyk, tón a úroveň podrobností, ktoré sa majú zobraziť pri vytváraní správy pre komunikačnú kampaň. Pomôže vám tiež zistiť, ktoré informácie sú najdôležitejšie.
Interné cieľové skupiny možno zoskupiť na základe organizačnej štruktúry, záujmov, technickej odbornosti, polohy, jazyka a ďalších možností. Pri určovaní cieľovej skupiny zvážte nasledujúce kategórie cieľových skupín:
Hierarchia organizácie
Zvážte rozsah zodpovednosti publika. Niektorí členovia organizácie sa zameriavajú na oblasti podniku na vyššej úrovni ako iní. Niektorí členovia organizácie sa zameriavajú na veci, ktoré majú vplyv na ich každodenné aktivity v práci.
Rola
Interné cieľové skupiny môžu byť tiež segmentované podľa roly. Napríklad zamestnanci na plný úväzok môžu byť ovplyvnení konkrétnymi internými zmenami, ktoré nemajú vplyv na zamestnancov na čiastočný úväzok. Zamestnanci s projektom môžu potrebovať správy, ktoré sa priamo zameriavajú na malé detaily alebo riešia problémy, zatiaľ čo ostatní zamestnanci potrebujú len všeobecné aktualizácie, ktoré neobsahujú príliš veľa malých podrobností.
Oddelenie
Mohlo by byť prínosom aj segmentovanie cieľových skupín na základe oddelenia. Na členov IT oddelenia môže mať vplyv konkrétna udalosť, ktorá nemá vplyv na členov marketingového oddelenia. Predstavte si, pre koho je vaša správa určená, a podľa toho si ju prispôsobte.
Jazyk alebo umiestnenie
Vo väčších organizáciách zohráva geografická poloha veľkú úlohu v type vplyvu, ktorý môže alebo nemusí mať vaša správa na rôzne skupiny ľudí. Pri príprave správy, ktorá má vplyv na celú organizáciu, sa uistite, že máte aktuálne informácie o aktuálnych udalostiach a veciach, ktoré môžu mať vplyv na určité miesta. Pomôže vám to vyhnúť sa (znejúcemu tónu nepočujúcich) pri vytváraní správy. Umožní vám to tiež lepšie prispôsobiť si správu pri rozprávaní iba konkrétnym cieľových skupinám rôznych jazykov a miest.
Ďalšie informácie o vytváraní obsahu so zjednodušeným ovládaním.
Krok 2. Informácie o zariadeniach používaných na prístup k internej komunikácii
Väčšina organizácií zahŕňa rôzne typy cieľových skupín, ktoré pozostávajú z pracovníkov v prvej línii, pracovníkov v kancelárii a vzdialených pracovníkov.
Pracovníci v prvej línii zvyčajne pracujú z mobilných zariadení a tabletov a nesedia pred počítačom, aby dokončili väčšinu úloh. Pri vytváraní správ pre pracovníkov v prvej línii udržiavajte svoje správy stručné, jednoducho prístupné a vizuálne pútavé.
Na druhej strane, pracovníci v kancelárii a vzdialení pracovníci zvyčajne sedia za stolom v tradičnom prostredí kancelárie a používajú počítač alebo prenosný počítač na prístup a zapojenie sa do podnikovej komunikácie. Táto cieľová skupina môže tiež z času na čas používať mobilné zariadenia na prístup k podnikovej komunikácii a zapojenie sa do jej komunikácie. Správy pre túto skupinu by mali byť inkluzívne, aby sa prispôsobili rôznym pracovným plánom, prístupu k internetu, jazykom a časovým pásmam. V kancelárskych pracovníkoch sa zvyčajne vzájomne osobne spoja. Pri zacielení na pracovníkov v kancelárii majte správy stručné, informačné a stručné.
Pri komunikácii s pracovníkmi v prvej línii a na diaľku zvážte použitie viac ako jedného distribučného kanála na oslovenie rôznych zamestnancov s rôznymi pracovnými štýlmi. Môžete tiež vytvoriť príležitosti pre zamestnancov na účasť v konverzáciách, zdieľať ich perspektívu a sieť s ostatnými, aby sa cítili pripojení.
Krok 3. Zvážte veľkosť a umiestnenie cieľovej skupiny
Pomocou veľkosti a umiestnenia cieľovej skupiny môžete určiť správne metódy a distribučné kanály, ktoré sa majú použiť na ich dosiahnutie a podporu zapojenia. Rýchle oznámenia pre celé IT oddelenie alebo internú komunitu nadšencov technológií môžu byť vhodnejšie napríklad ako Viva Engage príspevok, zatiaľ čo veľké viacdielne správy určené pre celú organizáciu môžu byť vhodnejšie na publikovanie ako stránka SharePointu.
Veľké organizácie sa tiež musia zamerať na zabezpečenie inkluzívnosti správ a jazyka používaného v rámci ich komunikačnej kampane a dobre funguje s ohľadom na viacnárodné aspekty. Zvážte umiestnenie cieľovej skupiny, aby ste zabezpečili správne lokalizáciu obsahu správy a zohľadnili aktuálne udalosti v umiestnení, v ktorom sa nachádza cieľová skupina, pre ktorú píšete svoju správu.
Krok 4. Výber distribučných kanálov
Teraz, keď rozumiete segmentom svojej cieľovej skupiny, zariadeniam, ktoré používajú na prístup k podnikovej komunikácii a zapojeniu do podnikovej komunikácie, a veľkosti a polohe vášho publika, použite tieto informácie na výber správnych distribučných kanálov pre komunikačnú kampaň.
