Odličen način za skupno rabo podatkov med uporabniki Excela je uporaba Officeove datoteke za povezavo podatkov (ODC). Zasnovane so tako, da so prenosne in preproste za posodabljanje. Priporočamo, da za skupno rabo zunanjih podatkovnih virov s podatki, ki jih oblikuje Power Query, uporabite ta pristop.
V tem primeru imamo delovni zvezek v skupni rabi s podatki, uvoženimi iz delovnega zvezka s podatki. Vendar pa ta postopek velja za skoraj vse zunanje podatkovne vire, ki jih lahko Excel uvozi in poveže. Edina izjema je, da informacij o povezavi ni mogoče shraniti v datoteko ODC za Excelovo tabelo ali imenovani obseg v istem delovnem zvezku, iz katerega ste jih uvozili (z uporabo podatkov>iz tabele/obsega).
Pomembno Če imate težave s preverjanjem pristnosti ali zasebnostjo, glejte Upravljanje nastavitev in dovoljenj vira podatkov ter Nastavitev ravni zasebnosti.
1. korak: Uvoz podatkov in shranjevanje informacij o povezavi in poizvedba v ODC
Za preprostejšo skupno rabo podatkov ena oseba naredi to:
- Izberite možnost »Pridobite>podatke>iz datoteke«>iz delovnega zvezka.
- V pogovornem oknu »Uvoz podatkov « poiščite in izberite delovni zvezek s podatki, nato pa izberite »Odpri«.
- V pogovornem oknu »Krmar « izberite tabelo in nato » Pretvori podatke«.
- V urejevalnik Power Query oblikujte podatke tako, kot želite, in nato izberite »Osnovno>«Zapri & naloži.
- Na Excelovem delovnem listu, ki vsebuje podatke poizvedbe, izberite celico v tabeli, izberite »Podatki«, izberite puščico ob možnosti »Osveži vse«, » Lastnosti povezave«, zavihek » Definicija « in na dnu pogovornega okna izberite »Izvozi datoteko za povezavo«.
- V pogovornem oknu » Shrani datoteko « vnesite ime datoteke, izberite »Shrani« in nato » V redu«.
- Prepričajte se, da ste datoteko shranili v zaupanja vreden vir podatkov na mesto, do katerega ima dostop druga oseba, na primer v omrežno mapo. Če želite več informacij o zaupanja vrednih virih podatkov, glejte »Zaupanja vredni dokumenti«,»Ogled možnosti zasebnosti v središču zaupanja« in »Dodajanje, odstranjevanje ali spreminjanje zaupanja vrednega mesta«.
- Shranite delovni zvezek.
Rezultat
V datoteki ODC so vse informacije o povezavi zunanjega vira podatkov ter koraki in formule postopkov Power Query. Če želite, odprite datoteko ODC v Beležnici in preverite, katera oblika zapisa XML je bila uporabljena.
2. korak: Odpiranje in uporaba shranjene datoteke ODC
Za dostop do podatkov v skupni rabi druga oseba naredi to:
V Raziskovalcu poiščite datoteko ODC, ki ste jo ustvarili v prejšnjem razdelku, in jo dvokliknite.
Excel odpre datoteko ODC v novem Excelovem delovnem zvezku.
Če se prikaže sporočilo o zaupanju vira podatkov, izberite »Omogoči«.
V pogovornem oknu »Uvoz podatkov « izberite, kako želite uvoziti podatke, nato pa izberite »V redu«. Če želite več informacij o uporabi tega pogovornega okna, izberite vprašaj (?).
Če želite preveriti, ali vse deluje pravilno, posodobite vir podatkov delovnega zvezka, nato pa osvežite vse podatke v delovnem zvezku tako, da pritisnete Ctrl + Alt + F5.
Shranite delovni zvezek.
Rezultat
Druga oseba lahko zdaj da v skupno rabo zunanji podatkovni vir s svojimi podatki, ki jih oblikuje Power Query.