Načrti v okviru načrtov: glavni projekti in podprojekti

Projekti lahko hitro pridejo v roke. Preden se zavedate, preprost gradbeni projekt postane kolaž manjših projektov, kot so oblikovanje, izkopavanje, temeljna dela in trženje. Nadzor nad projektom lahko dobite tako, da ustvarite manjše projekte v Projectu in jih nato povežete v eno datoteko Projecta, da pokažete, kje se uvrščajo v glavni projekt.

V tem članku

• Pregled glavnih projektov
• Delo s podprojekti v glavnem projektu
• Kako združevanje datotek vpliva na vire
• Drugi načini združevanja datotek

Pregled glavnih projektov

Glavni projekt si predstavljajte kot zbirko usklajenih projektov, ki prikazujejo hierarhijo med več sorodnimi projekti. Projekti, vstavljeni v glavni projekt, se imenujejo podprojekti.

Ko vstavite podprojekt, ga majhna ikona projekta razlikuje od opravil s povzetkom, ki so del glavnega projekta.

V glavnem projektu so podprojekti prikazani kot opravila s povzetkom, ki jih lahko preprosto razporedite v oris.

Kliknite znak plus poleg podprojekta, da razširite opravila tega podprojekta za ogled.

Vsak podprojekt predstavlja drugo fazo ali drugo funkcionalno skupino v glavnem projektu.

Ko vstavite podprojekt v glavni projekt, sta oba projekta povezana in si lahko ogledate vse informacije v podprojektu iz glavnega projekta.

Ko posodobite podprojekt iz glavnega projekta, se posodobi tudi v izvorni datoteki. Če morate samo združiti datoteke, če želite ustvariti poročilo ali natisniti pogled združenih informacij o projektu, jih lahko tudi začasno združite v pogledu.

Ustvarjanje glavnega projekta in podprojektov vam omogoča, da razčlenite velik projekt in njegove dele prenesete na potrebne osebe. V smislu projektnega vodenja dodeljevanje podprojektov na ta način daje odgovornost tistim, ki opravljajo delo, in usklajuje avtoriteto z odgovornostjo. V smislu Projecta ustvarjanje podprojektov v glavnem projektu pomaga projektnim vodjem pridobiti dostop do svojih delov urnika in nadzor nad njimi.

Če želite ugotoviti, ali morate velik projekt razdeliti na glavni projekt in podprojekte, upoštevajte naslednje:

• Vaš projekt je zelo velik in podroben. Če projekt vsebuje več kot nekaj sto opravil, ga lahko lažje razdelite na podprojekte. Če nekateri deli projekta vsebujejo delo, ki je podrobneje razčlenjeno kot drugi, je morda smiselno, da te dele spremenite v podprojekte, tako da večina uporabnikov vidi le povzetek opisa podprojekta, zainteresirane strani pa si ga lahko ogledajo podrobneje. Ena datoteka je skoraj vedno hitrejša alternativa, vendar je morda vredno osredotočiti se le na del projekta.
• Vaša organizacija ni centralizirana. V decentralizirani ali porazdeljeni organizaciji glavni projekt in podprojekti omogočajo delavcem večji nadzor nad njihovim delom kot ena centralizirana projektna datoteka.
• Želite povečati učinkovitost metod načrtovanja vaše organizacije. Če so vodje na nižji ravni odgovorni in vedo, katera opravila so potrebna v projektu, je morda bolj smiselno, da jim omogočite načrtovanje dela svojih skupin in nato konsolidirajo svoje projektne datoteke v glavni projekt. Če je načrtovanje od zgoraj navzdol pravilo, boste morda želeli preurediti začetni načrt v podprojekte, ko se izvaja, tako da imajo posamezni vodje projektov ali skupine dostop do svojih urnikov in nadzor nad njimi.
• Delate na več projektih. Vodje projektov imajo lahko nabor projektov, na katerih delajo ves čas, ne glede na to, ali so projekti medsebojno povezani ali ne. Namesto da bi jih odpirali enega za drugim, lahko odprete vse podprojekte hkrati, ko odprete glavni projekt. Ta pristop omogoča tudi lažje ustvarjanje poročil o več projektih. Če so projekti medsebojno povezani, lahko vodja projekta ustvari odvisnosti opravil med opravili v različnih projektih. Ustvarjanje odvisnosti med projekti različnim projektnim vodjem olajša vpogled, kako delo drugih projektnih vodij vpliva na njihove urnike.
• Nekateri projekti so podrejeni drugim. Hierarhijo več projektov lahko natančno prikažete tako, da vstavite različne projekte v druge datoteke. Nastala struktura podprojektov mora odražati prednostne naloge in odgovornosti članov vaše ekipe, pa tudi medsebojne odnose med nalogami na različnih področjih in splošni rok.
• Projekt lahko spremeni več oseb. V idealnem primeru je datoteka projekta v lasti, jo upravlja in spreminja en sam vodja projekta. Toda pogosto je projekt del večjega programa, ki ga bodo morda morali upravljati vodje na višji ravni. Člani projektne skupine se lahko osredotočijo na svoje delo tako, da si ga ogledajo kot ločeno datoteko, vodja projekta, ki nadzoruje glavni projekt, pa lahko usklajuje urnik vsake podprojektne skupine.
  Morda je smiselno, da mejniki glavnega projekta poganjajo mejnike vsake podprojektne skupine, da bi bili urniki usklajeni za rok. Mejnike lahko uskladite tako, da ustvarite odvisnost med mejniki ali kopirate in prilepite opravila mejnikov iz glavnega projekta v vsak podprojekt.
• Vaš projekt ima več zainteresiranih strani, ki skrbijo za različne dele projekta. Ko si želijo uporabniki ogledati različne podrobnosti, lahko vodje projektov postavijo vse projektne datoteke v strežnik in prilagodijo različne poglede za različne zainteresirane skupine. Isto datoteko projekta lahko uporabite kot podprojekt v različnih glavnih projektih za prilagoditev prikazanih informacij.
• Želite, da so vaši podprojekti samo za branje. Dodaten nadzor nad deli projekta lahko ohranite tako, da premaknete opravila v podprojekt in omejite dostop do ključnih oseb.
• Poleg celotnega projekta želite analizirati kritično pot za vsako fazo. Vsak posamezen projekt vsebuje kritično pot. Če združite več projektov v en glavni projekt, lahko preprosto vidite celotno sliko kot več kritičnih poti v glavnem projektu, hkrati pa ohranite ločene kritične poti za vsak podprojekt.

Več informacij

• Povezovanje projektov za ustvarjanje glavnega projekta
• Oglejte si, kaj vpliva na končni datum projekta (kritična pot)

Delo s podprojekti v glavnem projektu

Ko vstavite podprojekt v glavni projekt, je podprojekt na seznamu opravil predstavljen kot opravilo s povzetkom, v polju Indikatorji pa se prikaže indikator ikone projekta. Podprojekt je zamaknjen na ravni orisa vrstice, kamor ste ga vstavili, vendar ga lahko zamaknete ali zmanjšate enako kot katero koli drugo opravilo. Ker je podprojekt predstavljen kot opravilo s povzetkom, ne morete urejati njegovih informacij o povzetku, lahko pa razširite oris, da prikažete opravila podprojekta in uredite informacije o projektu v datoteki glavnega projekta.

Ko shranite glavni projekt, se spremembe podprojekta shranijo tudi v izvorno datoteko podprojekta. Če želite delati neposredno v izvorni datoteki, ne da bi odprli datoteko glavnega projekta, se spremembe izvorne datoteke podprojekta samodejno posodobijo v datoteki glavnega projekta.

Več informacij

• Povezovanje projektov za ustvarjanje glavnega projekta

Kako združevanje datotek vpliva na vire

Ko združite datoteke v datoteko glavnega projekta, viri za obe datoteki ostanejo ločeni, tako kot opravila v podprojektu ostanejo v podprojektu. Informacije o virih lahko spremenite v glavnem projektu in spremembe bodo ponovljene v izvorni datoteki podprojekta. V pogledu lista virov si lahko ogledate vse vire v glavnem projektu in podprojektih, vendar vira ne morete dodeliti nobenemu drugemu projektu, razen podprojektu, iz katerega je prišel.

Drugi načini združevanja datotek

• Usklajevanje nepovezanih datotek
• Ustvarjanje delovnega prostora za datoteke projekta

Glavni projekti in podprojekti omogočajo ustvarjanje hierarhije projektov, ki odražajo razmerje med njimi in v nekaterih primerih tudi strukturo vaše organizacije. Morda pa imate druge razloge za konsolidacijo projektnih datotek. Morda jih boste želeli začasno združiti za hiter pregled ali tiskanje.

Usklajevanje nepovezanih datotek

Združene datoteke uporabite, če imate več datotek, ki jih želite združiti v enem oknu, ne glede na to, ali so datoteke povezane ali ne. Združevanje nepovezanih datotek v združenem projektu olajša ogled informacij iz več projektov v različnih pogledih in njihovo tiskanje. Projektne datoteke lahko združite, če morate spremljati številne tekoče projekte, na primer ko hkrati razvijate različne izdelke. Razvrstite in združite lahko po imenih izdelkov, rokih projekta in upraviteljih, da poiščete in ocenite določene informacije, ki jih potrebujete. Natisnete lahko na primer pogled gantograma, ki vključuje vse vaše projekte.

Ustvarjanje delovnega prostora

Druga možnost združevanju projektov je, da ustvarite delovni prostor, ki vsebuje posamezne datoteke projekta, od katerih je vsaka odprta v svojem oknu. Delovni prostor uporabite, če pogosto delate z istimi datotekami projekta in jih ne želite združiti v en velik projekt.

Ko odprete datoteke in jih nato shranite kot delovni prostor, Project shrani datoteke in njihove trenutne nastavitve v eno datoteko delovnega prostora. Ko odprete datoteko delovnega prostora, odprete vse vključene datoteke hkrati. Vsak projekt ima v opravilni vrstici svoj gumb, ki omogoča preprosto preklapljanje med projekti.

Če želite ustvariti delovni prostor, izberite ali odprite datoteke projekta, nato pa izberite»Delovni prostor za shranjevanjedatotek«>.

Na vrh strani