Novi Outlook novo, zmogljivo izkušnjo z e-pošto, s katero lahko izvršni skrbniki in pooblaščenci pri vsakodnevnem delu postanejo učinkovitejši. V tem članku je nekaj novih Namigov za Outlook za koledar in pošto, ki so uporabni za izvršne skrbnike.
Če želite začeti, vam priporočamo, da preskusite nov Outlook.
Opomba: Slišati želimo, kako lahko izboljšamo izkušnjo za izvršne skrbnike in pooblaščence. Povratne informacije lahko pošljete tukaj.
V tem članku lahko:
Skupna raba in dostop do koledarja z dovoljenji za urejanje ali dodeljevanje
Skupna raba upravljanja kategorij z pooblaščencem
Ogled koledarjev v skupni rabi
Dodajanje novih koledarjev v skupni rabi ali pooblaščencev
Dodajanje in ogled nabiralnikov in map v skupni rabi ali pooblaščenec
Upravljanje in uporaba kategorij nadrejenih kot pooblaščenec
Skupna raba dostopa za upravljanje kategorij z pooblaščencem
-
V podoknu za krmarjenje izberite Koledar .
-
Na zavihku Osnovno izberite Skupna raba koledarja.
-
Na strani Skupna raba in dovoljenja vnesite ime ali e-poštni naslov osebe, s katero želite dati koledar v skupno rabo, in dodelite pooblaščen dostop. Čeprav lahko daste koledar v skupno rabo z več kot eno osebo, lahko dodate le eno osebo hkrati iz Outlook v spletu.
-
Ko dodate osebo, kateri želite prepustiti upravljanje koledarja, izberite spustni seznam poleg njenega imena in izberite raven dostopa, ki ji jo nameravate dodeliti.
-
Če jim želite dodeliti enako dovoljenje kot za urednika, poleg tega pa želite, da v vašem imenu pošiljajo zahteve za srečanja in odgovarjajo nanje, izberite Pooblaščenec.
-
Če želite pooblaščencu dovoliti upravljanje kategorij, potrdite polje Pooblaščencu omogoči upravljanje kategorij.
Ko končate dodajanje osebe, s katero želite imeti koledar v skupni rabi, in izberete, katera dovoljenja ji želite dodeliti, izberite Skupna raba. Če se ne odločite za takojšnjo skupno rabo koledarja, izberite Odstrani.
Oseba, ki ste jo dodali v skupno rabo koledarja, bo prejela e-poštno sporočilo z obvestilom o tem. Ko v povabilu izbere gumb Sprejmi, bo vaš koledar dodan na njen seznam koledarjev.
Če želite izvedeti več, glejte Skupna raba in dostop do koledarja z dovoljenji za urejanje ali dodeljevanje v Outlooku.
Ogled koledarjev v skupni rabi
Koledarji v skupni rabi ali dodeljeni koledarji morda niso privzeto prikazani v novem Outlooku. Če si želite ogledati koledarje v skupni rabi, kliknite Pokaži vse na seznamu koledarjev in si oglejte koledarje v Ljudje v razdelku Koledarji koledarja. Nato izberite koledar, ki vas zanima, in nato izberite Možnost razdeli pogled na traku, če si želite ogledati več koledarjev drug ob drugem.
Dodajanje novih koledarjev v skupni rabi ali pooblaščencev
Nov koledar v skupni rabi ali koledar pooblaščenca lahko dodate iz e-poštnega sporočila, ki ga prejmete, če želite upravljati povabilo, ali neposredno iz koledarja.
Če želite dodati koledar neposredno iz koledarja, kliknite Dodaj koledar. Nato izberite Dodaj iz imenika in izberite izvršnega člana ali člana skupine, katerega koledar želite dodati.
Opomba: Dodate lahko koledar katerega koli člana skupine in si ogledate privzete podrobnosti koledarja (za večino organizacij je to po navadi skupna raba prostega/zasedenega časa).
Dodajanje in ogled nabiralnikov in map v skupni rabi ali pooblaščenec
Če želite dodati nabiralnike in mape v skupni rabi ali jih dodeliti, kliknite tri pike zraven mape V skupni rabi z mano pod svojim računom in izberite Dodaj mapo ali nabiralnik v skupni rabi.
Nato izberite račun v skupni rabi ali račun pooblaščenca, ki ga želite dodati. Nabiralnik ali mape v skupni rabi si lahko nato ogledate v razdelku V skupni rabi z mano.
Upravljanje in uporaba kategorij nadrejenih kot pooblaščenec
Če imate dovoljenje za upravljanje kategorije, morate sprejeti dovoljenja in znova zagnati Outlook, če želite upravljati seznam kategorij nadrejenega v nastavitvah.
Zdaj lahko ustvarite nove kategorije v imenu vodje, ki je podelil dovoljenje. Te kategorije lahko uporabite tudi za dogodka Pošta in Koledar vodje.
Oglejte si in ustvarite kategorije za nadrejenega:
-
Odprite Nastavitve Outlooka.
-
Izberite Računi > kategorije.
-
Izberite nadrejeni račun na spustnem seznamu, da si ogledate njihove kategorije.
-
Tukaj lahko ustvarite nove kategorije.
Uporaba kategorij za srečanja in dogodke koledarja:
-
V Outlooku pojdite na Koledar.
-
Razširite razdelek Ljudje koledarje in izberite koledar vodje.
-
Izberite in pridržite (ali z desno tipko miške kliknite) eno od srečanj ali dogodkov, nato pa izberite Kategoriziraj
-
Če želite dodati obstoječo kategorijo, jo izberite na seznamu ali pa izberite Nova kategorija. Vnesite ime nove kategorije in izberite barvo.
-
Izberite Shrani.
Opombe:
-
Kategorije lahko trenutno ustvarite le v imenu druge osebe. Možnost urejanja, dodajanja priljubljenih ali brisanja obstoječih kategorij v imenu druge osebe še ni podprta.
-
Poleg tega lahko traja do 30 minut, da se nova kategorija odraža v koledarju druge osebe.
Tukaj je nekaj namigov za koledar in namigov za pošto, s katerimi lahko izvršni pomočniki in pooblaščenci lažje krmarijo po svojih potreb po upravljanju časa v novem Outlooku.
Iskanje časa in zahteve za osebno srečanje
Ko načrtujete srečanje, kliknite Poišči čas in preprosto poiščite ustrezne časovne okvire na koledarje udeležencev. Razpoložljivost si lahko ogledate tako, da premaknete kazalec miške na ikono udeleženca.
Osebno udeležbo lahko zahtevate tudi tako, da vklopite stikalo »Osebno«. Povezavo za srečanje v aplikaciji Teams lahko še vedno dodate za udeležence, ki se morda ne bodo mogli osebno pridružiti.
Uporaba pomočnika za razporejanje časa
S pomočnikom za razporejanje časa preprosto poiščite čas za srečanja. V novem Outlooku si lahko ogledate časovne pasove udeležencev in oznake urnika v pomočniku za razporejanje časa.Časovni pasovi udeležencev so prikazani le, če je vsaj en udeleženec v drugem časovnem pasu.
Uporaba pomočnika za razporejanje časa za lažje načrtovanje srečanj
Samodejna spletna srečanja
V novem Outlooku so vsa srečanja privzeto v spletu. Preklopni gumb za srečanje v aplikaciji Teams je vklopljen, ko udeležence dodate v srečanje. V nasprotju s klasičnim Outlookom so povezava za srečanje v storitvi Teams in podrobnosti dodane po tem, ko pošljete povabilo. Nato si lahko ogledate povabilo na srečanje, da si ogledate in kopirate podrobnosti srečanja v aplikaciji Teams.Prizadevamo si, da bi posodobili to vedenje in vnaprej ustvarili povezave za srečanje, da boste videli izkušnjo, ki se bo v prihodnje ujemala s klasičnim Outlookom.
Opomba: Vse nastavitve spletnega srečanja lahko posodobite v možnosti Nastavitve> Koledar > dogodki in povabila ter omogočite ali onemogočite Dodajanje spletnega srečanja vsem srečanjem.
Če uporabljate spletne ponudnike spletnih srečanj neodvisnih ponudnikov, kot sta Zoom ali Cisco WebEx, bodo v tej nastavitvi prikazane tudi te možnosti kot možnosti ponudnika srečanja, če imate nameščen njihov spletni dodatek.
Skrij seznam udeležencev
Zdaj lahko skrijete seznam udeležencev, da ne bo viden uporabnikom, ki prejmejo povabilo na srečanje. Ko ustvarjate novo srečanje, izberite Možnosti odgovora in kliknite Skrij seznam udeležencev
Udeleženci lahko dodajo sobe
V novem Outlooku lahko udeleženci dodajo sobe tako, da povabilo na srečanje posredujejo v ustrezne sobe. Soba za srečanje bo nato vidna vsem udeležencem.
Urejanje dogodkov v nizu
V novem Outlooku za Windows so na voljo te možnosti za urejanje niza srečanj:
-
Ta dogodek: Posodobitve le izbrani primerek niza srečanj.
-
Ta in vsi ti dogodki: Posodobitve izbrani primerek in vse prihodnje ponovitve v nizu, tako da so pretekli primerki ostali nespremenjeni. (Ta možnost ni na voljo v klasičnem Outlooku za Windows.)
-
Vsi dogodki v nizu: Posodobitve vsak primerek v nizu srečanj.
Podvajanje srečanja
Z desno tipko miške kliknite dogodek na površini koledarja in izberite Podvoji dogodek, da ga podvojite.
Dodajanje več časovnih pasov v koledar
Preprosto upravljajte srečanja v različnih časovnih pasovih v novem Outlooku. Novi Outlook omogoča dodajanje največ 20 časovnih pasov v koledarju, medtem ko klasični Outlook omogoča dodajanje le 3 časovne pasove.
Uporaba kategorij nadrejenih v koledarju
Izberite in pridržite (ali z desno tipko miške kliknite) dogodek v pogledu koledarja in izberite Kategoriziraj, da uporabite kategorije nadrejenega. Izvršnim skrbnikom želimo omogočiti urejanje, dodajanje priljubljenih in brisanje kategorij nadrejenih v prihodnosti.
Prejemanje obvestil koledarja v skupni rabi
V novem Outlooku lahko uporabniki prejmejo obvestila o spremembah dogodkov v koledarju v skupni rabi. Ta zmogljivost je razširjena tako na izvršnega direktorja kot tudi za pooblaščence.
Koledarje, v katerih želite privoliti v obvestila, lahko izberete v možnosti Nastavitve>Koledar > Koledarji v> koledarju.
Ne pošiljaj sledenja odgovorom RSVP
Če v klasičnem Outlooku uporabnik med funkcijo RSVPing izbere možnost Ne pošiljaj odgovora, organizator ne bo mogel slediti tem posameznim odgovorom RSVP.
Če pa v novem Outlooku uporabnik med funkcijo RSVPing odstrani potrditveno oznako za organizatorja e-pošte, čeprav organizatorju ne bo poslana vidna e-pošta odgovora, bo organizator še vedno lahko spremljal ta rsvp, če sta organizator in udeleženec RSVPing v istem najemniku M365 (ali organizaciji).Načrtujemo podporo za sledenje odgovorom na zahteve za uporabnike v različnih najemnikih v prihodnosti.
Ohranitev zavrnjenih srečanj v koledarju in srečanja RSVP'd v mapi »Prejeto«
Ohranite zavrnjena srečanja v koledarju, tako da ga lahko še vedno spremljate in po potrebi posodobite rsvp. To lahko omogočite tako, da izberete Nastavitve > Koledar > Dogodki in povabila in kliknete potrditveno polje Shrani zavrnjene dogodke.
Srečanja, za katere je bil rsvp'd, je mogoče ohraniti tudi v mapi »Prejeto«, tako da jih lahko pozneje preprosto najdete. To lahko naredite v možnosti Nastavitve > Koledar> Dogodki> povabila drugih ljudi in izberete izbriši povabila iz mape »Prejeto«, ko odgovorite.Te nastavitve morajo biti omogočene v nabiralniku izvršnega direktorja, da jih je mogoče spoštovati v pooblaščenem koledarju oziroma mapi »Prejeto«.
Spremljajte srečanje, na katerega se ne morete udeležiti
Nova možnost rsvp omogoča, da organizatorju sporočite, da se ne morete udeležiti, vendar želite biti obveščeni. Še naprej boste imeli dostop do klepeta v srečanju ter do vseh posnetkov in zapiskov s srečanja, če so ti na voljo. njegov je odličen način, da ostanete obveščeni o razpravah, ki jih vi ali vaši nadrejeni ne morejo pridružiti.
RSVP v živo ali navidezno
Če želite izvedeti, koliko ljudi se bo udeležilo dogodka osebno ali skoraj, ustvarite dogodek v živo tako, da vklopite preklopni gumb »Osebno« ob polju lokacije. Čeprav dogodek označujete kot »osebno«, lahko dodate tudi srečanje v aplikaciji Teams za tiste, ki ne morejo sodelovati v pisarni in želijo še vedno sodelovati.
Prejemniki bodo zdaj videli možnosti rsvp za »Da«, »osebno«, » Da«, »Skoraj« in » Da « brez informacij o udeležencih.
Pošiljanje posodobitve dodanim/odstranjenimi udeležencem
Zdaj lahko posodobitve srečanja pošiljate le dodanim/odstranjenem udeležencem namesto vsem na seznamu prejemnikov.
Povlecite in spustite e-poštna sporočila in priloge
Novi Outlook podpira vlečenje in spuščanje pošte in prilog v obrazec srečanja, tako da so poteki dela učinkoviti.
Kopiranje in izvoz udeležencev srečanja
Novi Outlook zdaj uvaja izboljšane funkcije za upravljanje udeležencev, vključno s temi:
-
Copy: Easily copy and paste attendee information directly from the interface
-
Razvrščanje: seznam udeležencev po abecednem vrstnem redu razvrstite po prikazanem imenu (kmalu na voljo)
-
Iskanje: Hitro poiščite udeležence z le nekaj pritiski tipk (kmalu na voljo)
-
Prenos: Izvozite podrobnosti o sledenju udeležencu v datoteko .csv za zunanjo uporabo (kmalu na voljo)
Filtri in pravila pošte za nadrejene skrbnike
V novem Outlooku lahko izvršni skrbniki s filtrom za e-poštna povabila v koledarju preprosto poiščejo povabila na srečanja.
Nastavite lahko tudi pravilo E-pošta, prejeta za druge osebe, za vaš nadrejeni račun in ga samodejno premaknete v ločeno mapo ter jo kategorizirate, kot želite.
Vlečenje in spuščanje e-poštnih sporočil za ustvarjanje opravil
Preprosto ostanite na tekočem z vsem, tako da povlečete e-poštna sporočila na seznam »Moj dan«, da jih spremenite v opravila.
Pripenjanje e-poštnih sporočil za hitri dostop
Zdaj lahko pripnete e-poštno sporočilo, ki bo prikazano na vrhu mape »Prejeto«, tako da vam ne bo treba znova iskati e-poštnega sporočila. Premaknite kazalec miške nad e-poštno sporočilo ali ga kliknite z desno tipko miške in izberite Pripni , da ga pripnete.
Načrtujte čas pošiljanja e-pošte
V današnjem hibridnem delovnem svetu je vaš dan morda noč nekoga drugega, zato ne želite poslati e-poštnega sporočila nekomu sredi noči. Z novim Outlookom lahko e-poštno sporočilo pošljete preprosto, kadar želite. Izberite puščico spustnega seznama ob možnosti Pošlji in izberite Načrtuj pošiljanje.
Zakasnitev ali načrtovanje pošiljanja e-poštnih sporočil v Outlooku
Ponovno opomni e-pošto
S funkcijo za ponovno oštevilčevanje lahko načrtujete čas, ko bo e-pošta znova dostavljena v mapo »Prejeto«, ki bo prikazana ob želenem času, tako da ga boste lahko obdelali, ko bo to pravi čas za vas. Z desno tipko miške kliknite poljubno sporočilo in izberite Opomni ali pa na traku izberite Opomni. Nato izberite čas, ko naj bo dostavljen.
Razveljavi čas pošiljanja
V novem Outlooku je na voljo možnost za razveljavitev pošiljanja. Ko pošljete e-poštno sporočilo, lahko vidite možnost razveljavitve za največ 10 sekund. Če želite upravljati to nastavitev , se premaknite > Nastavitve > Compose in >razveljavi pošiljanje.
Nastavitev odsotnosti
Samodejne odgovore lahko nastavite takrat, ko vas ni v pisarni. Prav tako lahko blokirate koledar in samodejno zavrnete nova srečanja iz te izkušnje. Če želite nastaviti samodejne odgovore, se pomaknite do možnosti > Računi >samodejnih odgovorov.
Uporaba spajanja dokumentov
Novi Outlook podpira osnovno zmogljivost spajanja dokumentov. V novi pošti izberite spustni seznam Pošlji in izberite Začni spajanje dokumentov. Vsak prejemnik bo prejel svojo kopijo e-poštnega sporočila brez navedenih drugih prejemnikov.
Napredno spajanje dokumentov bo kmalu na voljo in bo omogočilo spremenljiva polja v e-poštnem sporočilu, ki jih je mogoče za izpolnjeno z vrednostmi, določenimi na seznamu. Če želite več podrobnosti, upoštevajte ta element načrta.
Pošiljanje povratnih informacij
Z veseljem vam bomo prisluhnili! Vaše povratne informacije nam lahko pomagajo izboljšati izdelek.
Povratne informacije o novi izkušnji z Outlookom lahko pošljete prek pomoči> povratne informacije. Prosimo, omenite – sem pooblaščenec EAali pa sem pooblaščenec, ko dodajam komentarje.
