Porazdelitev poročila

Kaj želite narediti?

• Pošiljanje poročila z ukazom »E-pošta«

• Izvoz poročila v mapo ali SharePointovo knjižnico dokumentov

• Več informacij o ustvarjanju središča za poročila v SharePointu

Pošiljanje poročila z ukazom »E-pošta«

Poročilo lahko najhitreje porazdelite z ukazom E-pošta. Z le nekaj kliki miške Access izvozi poročilo in nato ustvari novo e-poštno sporočilo s priloženo datoteko.

1. V podoknu za krmarjenje izberite poročilo, ki ga želite poslati.

2. Izberite Zunanji podatki, ki >e-pošto.

3. V pogovornem oknu Pošlji predmet kot izberite obliko zapisa izhoda, ki jo želite uporabiti, na primer PDF, in nato kliknite V redu.

   Opomba    Čeprav lahko izberete različne oblike zapisa, uporabite PDF (Portable Document Format), ki je postal defacto standard, ohranite postavitev in obliko izvirnega Accessovega poročila ter imate vgrajene načine za prilagajanje strani za ogled in tiskanje. Če želite več informacij, glejte Namestitev programa Adobe Reader in Tiskanje datoteke PDF.

   Access odpre novo e-poštno sporočilo v Outlooku s priloženo datoteko.

4. Vnesite e-poštne naslove prejemnikov v polji Za in Kp, opis v polju Zadeva in sporočilo v območju sporočila.

   Namig    Datoteka, ki jo pošljete na ta način, se privzeto ne shrani v računalnik. Če želite shraniti kopijo datoteke v računalnik, z desno tipko miške kliknite prilogo v polju Priloženo in nato izberite Shrani kot.

5. Izberite Pošlji.

Opomba    Če želite avtomatizirati postopek, lahko uporabite dejanje makra EMailDatabaseObject. Ustvarite lahko na primer makro z zaporedjem teh dejanj, da različnim uporabnikom pošljete različna poročila po e-pošti.

Na vrh strani

Izvoz poročila v mapo ali SharePointovo knjižnico dokumentov

1. V podoknu za krmarjenje izberite poročilo, ki ga želite izvoziti.

2. Izberite Zunanji podatki >PDF ali XPS, da odprete pogovorno okno Objavi kot PDF ali XPS .

3. Naredite nekaj od tega:

   • Poiščite mapo s podoknom za krmarjenje.

   • Poiščite SharePointovo mesto tako, da v podoknu za krmarjenje kliknete SharePoint ali pa vnesete URL mesta v polje za naslov na vrhu. Primer:

     https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

     Če želite več informacij, glejte Odkrivanje vsebine na SharePointovi začetni strani.

4. V polju Vrsta datoteke preverite, ali je izbrana vrsta datoteke PDF .

5. Če želite spremeniti privzeto ime poročila, vnesite novo ime datoteke v polje Ime datoteke.

6. Če želite poročilo odpreti takoj po izvozu, potrdite polje Odpri datoteko po objavi.

7. V razdelku Optimiziraj za naredite nekaj od tega:

   • Če želite optimizirati poročilo za večjo datoteko z višjo ločljivostjo (priporočeno za tiskanje), izberite Standardno.

   • Če želite optimizirati poročilo za manjšo datoteko z nižjo ločljivostjo (priporočeno za objavo v spletu), izberite Najmanjša velikost.

8. Izberite Objavi. Access ustvari datoteko. Če želite, da Access po objavi odpre datoteko, adobe Reader prikaže datoteko.

9. Če želite shraniti korake operacije, da boste lahko zagnali in razporedili isti postopek, kliknite potrditveno polje Shrani korake izvoza :

   • Vnesite ime in opis korakov.

   • Če želite ustvariti Outlookovo opravilo, ki načrtuje izvoz na prihodnji datum, potrdite polje Ustvari Outlookovo opravilo.

   Če želite več informacij, preberite Shranite podrobnosti uvoza in izvoza kot specifikacijo.

   Opomba    Postopek lahko avtomatizirate tudi tako, da uporabite dejanje makra IzvoziZObobji. Ustvarite lahko na primer smiselno ime datoteke na podlagi naslova poročila in datuma izvoza. Tako lahko uporabniki poiščejo pravilno poročilo v SharePointovi knjižnici ali mapi z več poročili. To naredite tako, da v argumentu Izhodna datoteka navedete ta izraz:

   =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

   Kjer je RptQC5 ime predmeta poročila, Auto_Header0 odsek glave poročila, lastnost Caption pa je naslov poročila.

Na vrh strani

Več informacij o ustvarjanju središča za poročila v SharePointu

Razmislite o ustvarjanju dodeljenega središča za poročila v SharePointovi knjižnici dokumentov, da bodo uporabniki lažje našli in si ogledoli poročila, ki jih potrebujejo. Če dodate stolpce, ustvarite povezavo do knjižnice iz Accessa in prilagodite knjižnico dokumentov s pogledi, lahko uporabnikom zagotovite prvo razredno izkušnjo. V nadaljevanju so opisani osnovni koraki, ki jih lahko naredite.

Ustvarjanje knjižnice dokumentov    Knjižnica dokumentov je varno mesto datoteke, ki poenostavi sodelovanje. V knjižnico lahko dodate stolpce, kot so kategorije, osebe ali skupine in izračunani stolpci, ki jih nato lahko uporabite za ustvarjanje pogledov in filtrov.

Če želite več informacij, glejte Kaj je knjižnica dokumentov?

Posodobitev stolpcev knjižnice v Accessu    Če knjižnico povežete z Accessom, lahko posodobite stolpce v knjižnici dokumentov iz Accessa, da uporabnikom omogočite lažje iskanje poročil, ki jih želijo, in zagotavljanje dodatnih informacij.

Če želite več informacij, glejte Uvoz, povezovanje ali premikanje podatkov v SharePoint.

Ustvarjanje razvrščenih in filtriranih pogledov    Namesto da pošljete poročilo iz Accessa prek e-pošte, pošljite povezavo do ustreznega pogleda knjižnice dokumentov. Primer:

• Razvrstite pogled v naraščajočem vrstnem redu po stolpcu Spremenjeno tako, da je najprej prikazano najnovejše poročilo. Če želite več informacij, glejte Uporaba razvrščanja za spreminjanje SharePointovega pogleda.

• Če imate v knjižnici stolpec Izbira, imenovan JobFunction s tremi vrednostmi: Lineworker, Foreman in Supervisor, ustvarite ločene poglede na podlagi izraza filtra za vsako delovno mesto:

  JobFunction is equal to Lineworker
  JobFunction is equal to Foreman
  JobFunction is equal to Supervisor
  

  Ko pošljete povezavo v pogled nadzornika in ga uporabnik klikne, bi pogled prikazal določena poročila za nadzornike. Če želite pridobiti povezavo do pogleda knjižnice, prikažite pogled in nato kopirajte URL iz naslovne vrstice.

• Če imate v knjižnici stolpec osebe z imenom »Naši zaposleni«, ustvarite pogled na osnovi izraza filtra, ki uporablja funkcijo »Jaz « za prikaz le poročil za trenutnega uporabnika:

  OurEmployees is equal to [Me]

  Ko pošljete povezavo do pogleda in ga uporabnik klikne, bi pogled prikazal določena poročila za tega uporabnika.

Če želite več informacij, glejte Uporaba filtriranja za spreminjanje SharePointovega pogleda in Urejanje pogleda seznama v SharePointu.

Povezovanje spletnih gradnikov na sodobni strani   Ustvarite lahko tudi sodobno stran za prikaz datoteke na podlagi tega, kaj uporabnik izbere v knjižnici dokumentov, tako da spletni gradnik pregledovalnika datotek povežete s spletnim gradnikom knjižnice dokumentov. Uporabniki lahko brskajo po poročilih in poiščejo želeno poročilo.

Če želite več informacij, glejte Uporaba spletnih gradnikov na SharePointovih stranehin Povezovanje spletnih gradnikov v SharePoint Onlineu.

Izkoristite Microsoft Flow    Uporabo in upravljanje knjižnice lahko avtomatizirate s storitvijo Microsoft Flow. Potisna obvestila lahko na primer pošljete dnevne opomnike, ustvarite opravilo načrtovalnika in arhivirate potekle datoteke v mapo.

Za izbrani element v SharePointu ustvarite Planner s povezavo do SharePointovega elementa.

Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje toka za seznam ali knjižnico v storitvi SharePoint Online ali OneDrive za podjetja.

Na vrh strani