Uvod v Microsoft 365 skupine v Outlooku

Slišali ste za skupine Microsoft 365 in kako jih lahko uporabite v Outlooku, vendar morda ne veste, kako začeti. V tem članku vas bomo pospremili do nekaj osnovnih korakov, kako lahko vi in vaša skupina začnete uporabljati skupine Microsoft 365 v Outlooku. Na voljo bo tudi nekaj povezav do podrobnejše vsebine za takrat, ko boste želeli nadgraditi svoje delo.

Če ne veste, katere skupine so, boste morda želeli najprej obiskati več informacij o skupinah Microsoft 365 .

Če želite v Outlooku najbolje izkoristiti skupine Microsoft 365, morate imeti paket Microsoft 365, ki podpira Exchange Online in SharePoint online, na primer Business Premium, E3 ali E5.

Opomba: Če želite uporabljati Microsoft 365 skupine v Outlooku v sistemu Windows, morate uporabljati Outlook v predpomnjenem Exchangeevem načinu. Če želite več informacij o tem, kako vklopite predpomnjeni Exchangeev način.

Če želite več informacij o tem, kako začeti uporabljati posamezno funkcijo, izberite enega od zavihkov.

Najprej morate ustvariti svojo skupino. Ustvarjanje skupine v Outlook je zelo preprost postopek. Na kratko povedano, to naredite tako:

  1. Na traku kliknite v razdelku skupin možnost Nova skupina. Če uporabljate namesto namizne različice program Outlook v spletu, lahko začnete postopek tako, da kliknete puščico spustnega seznama ob možnosti Novo in izberete Skupina.

    Stran z informacijami o novi skupini v Outlooku
  2. Poimenujte skupino.

  3. Določite nastavitve zasebnosti. Skupine so privzeto zasebne. To pomeni, da si jih lahko ogledajo le člani skupine in zahtevajo dovoljenje lastnika skupine za pridruževanje. Javne skupine si lahko ogleda in se jim pridruži kdorkoli v vaši organizaciji. Z nobeno nastavitvijo skupina ni na voljo osebam zunaj organizacije, razen če jih izrecno povabite kot goste.

    Namig: Skupine so privzeto zasebne, ko ustvarijo uporabo Outlooka v spletu. V prihodnjih mesecih bodo privzeto zasebne, ko jih ustvarite s katerim koli programom Outlook.

  4. Odločite se, ali želite, da novi člani spremljajo skupino (napredne možnosti). Člani, ki spremljajo skupino, bodo v svoji osebni mapi» Prejeto «dobili kopije posameznega sporočila skupine. Člani, ki so zgolj pridruženi, bodo morali za sodelovanje v pogovorih skupine pobrskati po mapi »Prejeto«, ki je v skupni rabi skupine.

Naredite več:

Ko ustvarite skupino, lahko vanjo dodajate člane. Če želite dodati nove člane:

  1. Pojdite v skupino v Outlook tako, da jo najdete v podoknu za krmarjenje na levi strani. Skupina bi morala biti pod nabiralnikom v razdelku Skupine.

  2. Ko ste v skupini, kliknite na traku Dodajanje članov. Če uporabljate Outlook v spletu, kliknite na desni strani pri vrhu okna mesto, kjer piše, koliko članov ima vaša skupina, nato pa kliknite Dodaj člane.

    Vnesite imena ali e-poštne naslove oseb, ki jih želite dodati v skupino, in kliknite »V redu«.
  3. V prikazano polje vnesite imena ali e-poštne naslove posameznikov, ki jih želite dodati. Ko končate, kliknite »V redu« in osebe bodo dodane. Vsaka od njih prejme e-poštno sporočilo, s katerim jih pozdravite v skupini in jim posredujete uporabne povezave za dostop do vsebine skupine.

    Namig: Če želite dodati vse člane obstoječega seznama prejemnikov, preprosto vnesite ime seznama prejemnikov in vse osebe bodo dodane v enem koraku.

Naredite več:

Pogovori v skupinah Microsoft 365 v Outlook se zgodijo v mapi» Prejeto «v skupni rabi za skupino. Uporabniki lahko berejo sporočila in odgovarjajo nanje, člani pa lahko preprosto poiščejo ali se pomikajo po zgodovini sporočila, da se seznanijo s tem, kar je že bilo obravnavano. Mapa» Prejeto «v skupni rabi je zelo podobna osebni mapi» Prejeto «, ki jo Outlook uporabniki poznajo. Vsak pogovor se prikaže ločeno na seznamu sporočil na levi strani, nato pa ga odprete v podoknu za branje.

Pogovori potekajo v mapi »Prejeto« v skupni rabi v skupini storitve Office 365.

Namig: Nedavna sprememba načina prikaza sporočil in preštetih, lahko v podoknu za krmarjenje v Outlook Ponastavi številko, ki jo vidite ob imenu skupine. Če želite ponastaviti to število na nič, lahko z desno tipko miške kliknete skupino in izberete Označi vse kot prebrano.

Zdaj ko ste ustvarili skupino, začnite nov pogovor. Novo sporočilo lahko objavite tako, da odprete mapo »Prejeto«, ki je v skupni rabi za skupine, in nato na traku kliknete Nov pogovor. Lahko pa preprosto pošljete e-poštno sporočilo na vzdevek skupine. Vsi člani skupine bodo lahko prebrali novo sporočilo, ki ste ga objavili, in vsi člani, ki spremljajo skupino, bodo prejeli kopijo sporočila v osebni mapi» Prejeto «.

Naredite več:

Vsaka skupina Microsoft 365 dobi knjižnico datotek v skupni rabi, kjer lahko shranite, daste v skupno rabo in sodelujete v dokumentih, delovnih zvezkih, predstavitvah ali skoraj kateri koli vrsti datoteke.

Dostopite do knjižnice datotek tako, da se premaknete v skupino v Outlook (v levem podoknu za krmarjenje) in kliknete datoteke na traku. Knjižnica datotek se odpre v brskalniku in od tu lahko ustvarite nove datoteke, prenesete datoteke iz računalnika in naredite pravzaprav vse, kar lahko počnete v SharePointovi knjižnici dokumentov. Razmislite o tem, katero vrsto datotek bi bilo koristno dati v skupno rabo s skupino, in nikar se ne omejite zgolj na Microsoft Officeove datoteke. V skupno rabo lahko daste tudi datoteke PDF, fotografije ali katero koli drugo vrsto datoteke, ki bi se zdela vaši skupini uporabna.

Kliknite »Datoteke« v skupini Office 365, da se prikaže seznam datotek in map, ki so shranjene v vaši skupini

Če želite prenesti ali izbrisati datoteko, jo preprosto izberite in te možnosti bodo prikazane v orodni vrstici na vrhu.

Naredite več:

Vsaka skupina Microsoft 365 dobi svoj zvezek v skupni rabi OneNote, kjer lahko zbirajo ideje, sodelujejo in shranjujejo raziskave.

Pojdite na skupino v Outlook, tako da jo najdete v levem podoknu za krmarjenje ali vOutlook v spletu, tako da se premaknete na ploščico» ljudje «. Ko ste tam, kliknete na traku možnost Zvezek, da odprete zvezek v skupni rabi skupine.

V OneNotovem zvezku v skupni rabi zbirajte zapiske in zamisli ter jih delite z drugimi.

Ko prvič odprete zvezek v skupni rabi skupine, se odpre v brskalniku OneNote za splet. Tam lahko uredite ali če imate Outlook in želite uporabiti to možnost, da na traku preprosto kliknete Urejanje v OneNotu . Ko odprete zvezek v OneNote 2016, se bo ta sinhroniziral s seznamom odprtih zvezkov v OneNote 2016 in do njega lahko dostopate neposredno iz OneNota, ne da bi morali najprej v skupino.

Preskusite odpreti OneNotov zvezek skupine in razmisliti o tem, kako bi lahko skupina zbirala zamisli in sodelovanja pri delu. Tako lahko imate na primer razdelek, v katerem zbirate in komentirate spletno vsebino in članke, ki so pomembni za vašo skupino.

Opomba: Zvezek skupine vam je na voljo tudi v vašem pametnem telefonu ali tabličnem računalniku prek OneNota za iOS ali Android.

Naredite več:

Obstaja veliko možnosti, da bo vaša skupina načrtovala dogodke, srečanja, mejnike ali druge elemente, ki bi izkoristili prednosti koledarja v skupni rabi. Vsaka skupina Microsoft 365 ima koledar v skupni rabi, ki ga lahko vidijo in prispevajo vsi člani.

Koledar skupine, prikazan v namizni različici Outlooka

Delo s koledarjem skupine se ne razlikuje od dela z osebnim koledarjem. Če izberete gumb koledar v podoknu za krmarjenje, boste videli svoj osebni koledar in koledarje v skupni rabi vseh skupin, v katerih ste član. Poiščete lahko polja ob vsakem koledarju, ki si ga želite ogledati, in si jih ogledate drug ob drugem ali prekrivanje.

Dodajanje elementa v koledar v skupni rabi deluje tako, kot je v vašem osebnem koledarju. Vsako srečanje, ki ga dodate v koledar v skupni rabi, bo povabilo tudi druge člane skupine v ta dogodek, tako da ga bodo lahko imeli na svojih koledarjih. Sestanki, dodani v koledar skupine v skupni rabi, niso prikazani na osebnih koledarjih drugih članov.

Ko ste ustvarili koledar v skupni rabi, poskusite dodate katerega od prihodnjih srečanj ali dogodkov, v katerih bi lahko vaša skupina sodelovala.

Naredite več:

Kaj lahko naredite potem, ko ste ustvarili skupino, ki deluje?

Glejte tudi

Imate še kakšno vprašanje?

Obiščite spletno mesto družbe Microsoft tech za objavljanje vprašanj in sodelovanje v pogovorih o skupinah Microsoft 365.

Z veseljem bomo prebrali

Ben je zadnjič posodobil ta članek oktobra 16, 2020 kot rezultat vaših povratnih informacij. Če ste ga našli v pomoč, in še posebej, če niste, kliknite spodnje kontrolnike za povratne informacije in nam pustite nekaj konstruktivnih pripomb, da jo lahko še naprej izboljšujemo. Hvala.

Ali potrebujete dodatno pomoč?

Razširite svoja znanja
Oglejte si izobraževanje
Prvi dobite nove funkcije
Pridruži se Microsoftu programa Insider

Vam je bila informacija v pomoč?

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije.

Zahvaljujemo se vam za povratne informacije. Videti je, da bi vam prišla prav pomoč enega od naših Officeovih agentov za podporo.

×