Koja je razlika između Microsoft 365 grupe i spiska kontakata u programu Outlook?

Primenjuje se na

Outlook za Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook.com Novi Outlook za Windows Outlook za Android Outlook za iOS Outlook Web App

Spisak kontakata ili lista distribucije predstavlja kolekciju adresa e-pošte koja se koristi za slanje poruka ili poziva za sastanak većem broju osoba odjednom. Saznajte kako da kreirate, uredite ili izbrišete spisak kontakata u programu Outlook.

Microsoft 365 grupa u programu Outlook ispunjava te jednostavne potrebe i pruža niz deljenih resursa kojima se članovi grupe automatski dodeljuju kada se grupa kreira.

Kada podesite Microsoft 365 grupu u programu Outlook, možete da odaberete skup osoba sa kojima želite da sarađujete i lako podesite kolekciju resursa koju će te osobe deliti. Ne morate da brinete o ručnoj dodeli dozvola za sve te resurse jer članovi automatski dobijaju neophodne dozvole za alatke koje grupa pruža kada ih dodate u grupu.

Evo nekoliko funkcija koje čine grupe moćnijim rešenjem od lista distribucije e-pošte:

Deljeno prijemno sanduče – mesto gde se odvijaju razgovori koje tradicionalno vodite sa listama distribucije. Deljeno prijemno sanduče u potpunosti se može pretraživati, tako da ono kreira arhivu poruka grupe. Novajlije u grupi mogu da pretražuju ili se vraćaju kroz istoriju da bi brzo saznali šta je ranije objavljeno u grupi. Pogledajte: Vodite grupni razgovor u programu Outlook.

Savet

Ako korisnici i dalje žele da se grupne poruke pojavljuju u njihovom ličnom prijemnom poštanskom sandučetu, kao što su to učinili sa listom distribucije, sve što treba da urade jeste da se pretplate na grupu tako što će kliknuti na dugme " Članstvo " na traci u programu Outlook.
Biblioteka deljenih datoteka – Vaša grupa ima SharePoint biblioteku datoteka u kojoj korisnici mogu da skladište, dele i sarađuju na dokumentima, radnim sveskama, prezentacijama, slikama ili bilo kojoj drugoj vrsti datoteke na kojoj treba da rade. Pogledajte: Deljenje datoteka sa grupom u programu Outlook.
Deljeni kalendar – Vaša grupa dobija deljeni kalendar za objavljivanje događaja povezanih sa grupom. Svaki član koji se pretplatio na grupu automatski se poziva na događaje objavljene u kalendaru, tako da ti događaji mogu da se pojave i u njegovim ličnim kalendarima ako to želi. Pogledajte: Koristite grupni kalendar u programu Outlook za planiranje i uređivanje događaja.
Deljenu OneNote beležnicu – Grupa automatski ima deljenu OneNote beležnicu gde članovi grupe mogu da prikupljaju informacije i sarađuju na njima. Mnoge grupe koriste beležnicu da bi kreirale pokretnu wiki stranicu sa najčešćim pitanjima i drugim resursima. Pogledajte: OneNote: Prvi koraci.
Pristup gosta – Ranije ste mogli da dodate spoljne kontakte u grupe za distribuciju, ali oni su dobijali samo e-poštu. Pomoću grupa gostima možete ponuditi pristup e-pošti, razgovorima, datotekama, pa čak i deljenoj OneNote beležnici. Pogledajte: Dodavanje gostiju u grupe u programu Outlook.
Sadržaj se može otkriti – Grupe u programu Outlook su podrazumevano javne, što znači da druge osobe u vašoj organizaciji mogu lako da otkriju materijale u grupi, pridruže im se ili ih pregledaju. Ako je sadržaj grupe osetljiviji, možete da prebacite grupu na privatnu, čime se skriva sadržaj od osoba koje nisu članovi i zahteva da vlasnik grupe odobri sve zahteve za pridruživanje.
Samouslužno kreiranje – IT sektor ne mora da se zaglavi zahtevima korisnika za kreiranje grupa. Korisnici mogu da kreiraju sopstvene grupe po potrebi. Ako želite da kontrolišete koji korisnici u vašoj organizaciji mogu da kreiraju grupe, pogledajte: Upravljajte ko može da kreira Microsoft 365 grupe.

Administracija vaših grupa

Microsoft 365 nudi niz korisnih alatki i mogućnosti za lakše upravljanje grupama i administriranje njima. Saznajte više u Vodič za administratore za Microsoft 365 grupe u programu Outlook.