Konfigurisanje postavki za raspored tima u aplikaciji Smene

Ovaj članak se odnosi na menadžere za direktnu komunikaciju sa klijentom.

Postavke za raspored tima konfigurišete i upravljate njima u aplikaciji Smene, na vebu i na računaru.

U aplikaciji Smene idite na karticu "Postavke ". Tu možete da definišete postavke rasporeda i odaberete mogućnosti funkcije "Smene" koje želite da omogućite svom timu. 

U ovom članku

• Postavljanje vremenske zone
• Podešavanje početka sedmice
• Kopiranje smena
• Otvorene smene
• Zamena zahteva za smenu
• Ponudi zahteve za smenu
• Zahtevi za odsustvo
• Dodavanje ili uređivanje razloga za odsustvo
• Kontrolni sat
• Podešavanje kontrola privatnosti za vidljivost pomeranja

Postavljanje vremenske zone

Podesite vremensku zonu kako biste osigurali da se smene tima prikazuju u ispravnoj vremenskoj zoni na osnovu lokacije tima. U okviru vremenske zone tima izaberite vremensku zonu lokacije tima, a zatim u okviru " Najbliži grad" odaberite grad koji je najbliži lokaciji tima.  

Podešavanje početka sedmice

U zavisnosti od detalja organizacije, možda ćete želeti da prilagodite početak radne sedmice za neki drugi dan. U okviru Početak sedmice odaberite dan u sedmici kada želite da počne vaš raspored.

Kopiranje smena

Prilikom podešavanja rasporeda, možda ćete želeti da kopirate i nalepite smene (uključujući otvorene smene) iz jednog dana u drugi.  

Odaberite da li želite da uključite aktivnosti kada kopirate smene. Kada se postavi na vrednost "Uključeno", aktivnosti koje ste dodali u originalne smene automatski se uključuju i kopiraju u nove smene.

Otvorene smene

Odaberite da li želite da objavite otvorene smene u rasporedu koji će radnici zahtevati.

Otvorene smene za radnike na vašoj lokaciji

Kada je uključena opcija "Otvorene smene":

• Možete:

  • Dodajte otvorene smene i delite ih sa timom. 
  • Prikažite i odobrite ili odbijte otvorene zahteve za smenu tima. Takođe primate obaveštenja kada radnici upućuju zahteve. 

• Vaši radnici mogu da:

  • Prikažite i zahtevajte otvorene smene koje se dele sa timom.
  • Pratite njihove otvorene zahteve za smenu, uključujući one koji su u toku i čekaju odobrenje menadžera. Radnici dobijaju obaveštenja i kad im se dodele otvorene smene. 

Ako je funkcija "Otvorene smene" isključena:

• Ne možete da kreirate otvorene smene za tim. I dalje možete da prikažete sve otvorene zahteve za smenu koji su napravljeni pre isključivanja ove postavke i da upravljate njima.
• Vaši radnici ne mogu da prikažu otvorene smene niti da ih zatraže. On i dalje može da prati sve otvorene zahteve za smenu koje su napravili pre isključivanja ove postavke.

Otvorene smene na različitim lokacijama

Kada je uključena i funkcija "Otvorene smene na različitim lokacijama":

• Možete:

  • Dodajte i delite otvorene smene za radnike u drugim timovima (lokacijama) u vašoj oblasti koji takođe koriste ovu funkciju za zahtevanje.
  • Prikažite i odobrite ili odbijte otvorene zahteve za smenu od radnika u drugim timovima u vašoj oblasti koji takođe koriste ovu funkciju. Takođe primate obaveštenja kada radnici upućuju zahteve.

• Radnici u drugim timovima u vašoj oblasti mogu da:

  • Prikažite i zatražite otvorene smene koje delite.
  • Pratite njihove otvorene zahteve za smenu, uključujući one koji su u toku i čekaju odobrenje menadžera. Radnici takođe dobijaju obaveštenja kada je njihov otvoreni zahtev za smenu odobren ili odbijen.

Ako je opcija "Otvorene smene na različitim lokacijama" isključena:

• Otvorene smene koje delite nisu dostupne radnicima u drugim timovima u vašoj oblasti da zatraže. I dalje možete da prikažete sve otvorene zahteve za smenu radnika iz drugih timova i upravljate njima pre nego što ste isključili ovu postavku.
• Radnici u drugim timovima u vašoj oblasti ne mogu da vide ili zahtevaju otvorene smene na vašoj lokaciji. On i dalje može da prati sve otvorene zahteve za smenu koje su uputili na vašoj lokaciji pre isključivanja ove postavke.

Zamena zahteva za smenu

Odaberite da li radnici mogu da kreiraju zahteve za zamenu smena sa kolegama. 

Kada je uključena funkcija Svap smene:

• Možete prikazati i odobriti ili odbaciti sve zahteve za smenu zamene od svog tima. Takođe primate obaveštenja kada radnici upućuju zahteve. 

• Vaši radnici mogu da:

  • Kreirajte zahteve za zamenu smena sa kolegom iz tima.
  • Upravljajte zahtevima za zamenu smena i primajte obaveštenja o zahtevima za zamenu koji im stižu od kolege.
  • Pratite njihove sopstvene zahteve za smenu zamene, uključujući one koji su u toku i čekaju odobrenje menadžera.

Ako je funkcija Svap Shiftsisključena:

• Možete da upravljate svim zahtevima za prebacivanjem, smenu koji su napravljeni pre isključivanja ove postavke.
• Vaši radnici ne mogu da kreiraju zahteve za zamenu smena. Oni i dalje mogu da prate sve zahteve za zamenu smena koje su podneli i da upravljaju onima koje su dobili od drugih saradnika pre isključivanja ove postavke.   

Ponudi zahteve za smenu

Odaberite da li radnici mogu da kreiraju zahteve da bi ponudili svoje smene kolegama.

Kada je uključena ponuda smena:

• Možete da prikažete i odobrite ili odbijete zahteve za smenu ponuda svog tima. Takođe primate obaveštenja kada radnici upućuju zahteve. 

• Vaši radnici mogu da:

  • Kreirajte zahteve da biste ponudili svoje smene kolegi u timu.
  • Upravljajte i primajte obaveštenja za zahteve za smenu koji dolaze od drugog saradnika i primajte obaveštenja.
  • Pratite sopstvene zahteve za promenu ponuda, uključujući one koji su u toku i čekaju odobrenje menadžera.

Ako je opcija "Ponuda smene"isključena:

• Možete da upravljate svim zahtevima za promenu ponude koji su napravljeni pre isključivanja ove postavke.
• Vaši radnici ne mogu da kreiraju zahteve za ponudu smena. Oni i dalje mogu da prate sve zahteve za smenu u ponudi i da upravljaju onima koje su dobili od kolega pre isključivanja ove postavke.

Zahtevi za odsustvo

Odaberite da li radnici mogu da kreiraju zahteve za odsustvo.

Kada su zahtevi za odsustvouključeni:

• Možete:

  • Dodelite slobodno vreme bilo kom radniku u timu i delite ga.
  • Prikažite i odobrite ili odbijte zahteve za odsustvo od tima. Takođe možete da dobijate obaveštenja kada radnici pošalju zahtev.

Vaši radnici mogu da:

• Prikazujte i primajte obaveštenja za vreme odsustva koje im je dodeljeno.
• kreirajte zahteve za odsustvo.
• Pratite njihove zahteve za odsustvo, uključujući one koji su u toku i čekaju odobrenje menadžera.

Ako su zahtevi za odsustvoisključeni:

• I dalje možete da dodelite i delite slobodno vreme bilo kom radniku u timu i da upravljate svim zahtevima za odsustvo podnetim pre isključivanja ove postavke.
• Vaši radnici ne mogu da kreiraju zahteve za odsustvo. Oni i dalje primaju obaveštenja kada im se dodeli odsustvo. Ona takođe može da prati sve zahteve za odsustvo pre isključivanja ove postavke. 

Dodavanje ili uređivanje razloga za odsustvo

Dodajte ili promenite razloge odsustva koje vi i vaš tim vidite u aplikaciji Smene.

Ove opcije koristite kada dodeljujete odsustvo zaposlenima u timu, a zaposleni biraju neku od ovih opcija kada traže odsustvo.  

Funkcija Smene uključuje ove podrazumevane razloge za odsustvo: godišnji odmor, dan bolovanja, odsustvo, roditeljsko odsustvo i neplaćeno odsustvo. Možete da ih preimenujete, promenite njihove ikone ili da ih uklonite, a možete i da kreirate sopstvene prilagođene razloge za odsustvo.

Kontrolni sat

Pomoću kontrolnog sata vaš tim može da se prijavljuje u smene i iz njih, beleži pauze tokom smena, a kada je na mobilnom uređaju Smene, uređuje i potvrđuje svoje zapise o radnom listu. Da biste saznali više, pogledajte članak "Prijavite se i odjavite sa aplikacije Shifts". 

Možete da izvezete i prikažete izveštaj o vremenu tima za bilo koji dati period. 

Kada podesite kontrolni sat, možete da uključite otkrivanje lokacije (opcionalno) da biste snimili da li radnici dolaze u posao i odjavljuju sa lokacije koju ste postavili. 

Da biste uključili kontrolni sat:

1. Izaberite " Uključi kontrolni sat".  

2. Ako želite da uključite otkrivanje lokacije, izaberite opciju "Uključi otkrivanje lokacije" za aplikaciju za mobilne uređaje i popunite koordinate za lokaciju na koju očekujete da radnici dolaze i odjavljuju se.  
   Da biste dobili koordinate, biće vam potreban sistem mapa kao što su Bing mape ili Google mape. 

   • Idite u Bing mape i unesite adresu čije koordinate želite da dobijete. Kada se pojavi rezultat, idite na okno sa informacijama sa leve strane. U okviru " Blizina" videćete informacije kao što su zemlja ili region adrese. Koordinate se nalaze odmah ispod toga. 
   • Idite u Google mape i unesite adresu čije koordinate želite da dobijete. Kada se pojavi rezultat, kliknite desnim tasterom miša na crvenu pribadaču na mapi da biste videli koordinate.

3. Kada uključite kontrolni sat, možete da izaberete stavku "Izvezi" da biste izvezli i prikazali izveštaj vremenskog lista tima.

   

Podešavanje kontrola privatnosti za vidljivost pomeranja

Kontrolišite koliko daleko u prošlosti radnici mogu da vide smene jedni drugih i nivo detalja koje vide.  

Koristite sledeće postavke da biste kontrolisali nivo vidljivosti:

• Dozvolite zaposlenima da vide sve smene u prošlosti: Uključite ovu opciju da biste radnicima omogućili da vide sve smene svojih kolega u prošlosti. Da biste ograničili vidljivost proteklih smena, isključite ovu postavku, a zatim izaberite dužinu vremena (u mesecima).
• Omogućite zaposlenima da vide zašto su drugi zaposleni zatražili odsustvo i sve beleške koje su uključili u zahtev za odsustvo: Isključite ga ako želite da radnici vide odsustvo svojih kolega na generički način, bez pristupa beleškama ili iz određenih razloga. 
• Dozvolite zaposlenima da vide beleške o smenama, aktivnosti i pauze uključene u smene drugih zaposlenih: Isključite ga da biste ograničili nivo detalja koje radnici mogu da vide u smenama drugih zaposlenih.

Za IT administratore

Smene za organizaciju na prvoj liniji