Javne fascikle Outlook su sjajno mesto za prikupljanje, organizovanje i deljenje informacija o određenim temama ili projektima u okviru organizacije. "Javno" u ovom slučaju znači da svi u organizaciji mogu da ga vide, a ne ceo svet. Kada objavite poruku u javnoj fascikli, ne pošaljete je ni jednom u e-poruci, tako da niko nije nagomilan. Umesto toga, ljudi mogu da provere fasciklu kad god žele da potraže zanimljive objave.
Važno: Morate imati Microsoft Exchange server i nalog Exchange e-pošte da biste koristili javne fascikle u programu Outlook. Većina kućnih i ličnih naloga e-pošte ne koriste Exchange.
1. korak: Obratite se Exchange administratoru
Vaša organizacija možda ne dozvoljava javne fascikle ili možda ima smernice o tome kako da ih koristite. Obratite se administratoru kako biste išli u pravom redu. Ako vaša organizacija dozvoljava i podržava korišćenje javnih fascikli, ali javna fascikla najvišeg nivoa još uvek ne postoji, zatražite od Exchange administratora da je napravi.
Kada je fascikla najvišeg nivoa dostupna, jednostavno pritisnite kombinaciju tastera Ctrl + 6 da biste je prikazali i njen sadržaj Outlook fascikli.
2. korak: Kreiranje i imenstvo fascikle
-
Pritisnite kombinaciju tastera Ctrl+6 da biste videli javne fascikle u oknu sa fasciklama.
Važno: Ako ne vidite odeljak Javne fascikle u oknu sa fasciklama, obratite se lokalnom administratoru Exchange-pošte. Oni moraju da ga podese za vas.
-
Kliknite desnim tasterom miša na stavku Javne fasciklei izaberite stavku Nova fascikla.
-
Imenuj fasciklu i kliknite na dugme U redu.
Saveti:
-
U fascikle "Omiljene lokacije" možete da dodate javnu fasciklu. Zatim u Outlook Web App da izvršavate određene funkcije u okviru tih istih javnih fascikli, kao što su kreiranje, ažuriranje ili brisanje stavki. Ove radnje se mogu obaviti u fasciklama "Kalendar", "Kontakt", "Pošta" i "Objavljivanje javnih fascikli".
-
Da biste dodali javnu fasciklu u Omiljene lokacije,kliknite desnim tasterom miša na fasciklu, a zatim izaberite stavku Dodaj u omiljene lokacije....
-
Informacije o tome kako da koristite "Omiljene fascikle" u Outlook Web App potražite u temi Rad sa fasciklama poruka u Outlook Web App.
3. korak: Postavljanje dozvola za fascikle za korisnike i grupe
Podrazumevano Outlook samo vama, kao kreatoru javne fascikle, tako da treba posebno da dodelite dozvole osobama tako da mogu da čitaju i objavljivaju sadržaj u fascikli. Saznajte kako da promenite dozvole za javnu fasciklu.
Početak korišćenja javnih fascikli
Evo nekih tipičnih načina za korišćenje javnih fascikli u organizaciji:
Diskusije na mreži
Uskladištite svaku temu diskusije u sopstvenu potfasciklu. Po potrebi podesite dozvole za svaku potfasciklu (možda ćete želeti da ograničite pristup fasciklama koje sadrže poverljive ili osetljive informacije). Tema može imati vlastiti moderator da kontroliše da li je stavka objavljena i da izbriše objave koje ne ispunjavaju standarde organizacije ili krše smernice.
Deljenje kalendara, spiskova kontakata i listi zadataka
Priložite kalendare, kontakte i zadatke ili liste zadataka objavama da biste delili informacije sa osobama koje imaju pristup fascikli. Ovaj tip centralizovane lokacije olakšava komunikaciju i saradnju na projektima tima.
Razlike između fascikli pošte i javnih fascikli
-
Kada se sa fascikle e-pošte prebacite na javnu fasciklu, dugme Nova objava iznad okna sa fasciklama menja se u "Nova e-pošta" – zato što obično objavljujete stavke umesto da šaljete e-poruke u javnoj fascikli.
-
Kada odgovorite na objavu u javnoj fascikli, nema dugmeta Odgovori svima. Svako ko vidi sadržaj fascikle može da vidi vašu objavu.
Više informacija o fasciklama Outlook fasciklama
Kreiranje javne fascikle i navođenje dozvola, prikaza, obrazaca i pravila
Da biste kreirali javnu fasciklu, morate imati dozvolu za kreiranje fascikli u postojećoj javnoj fascikli. Više informacija o tome kako da dobijete dozvolu potražite od administratora.
-
U meniju Datoteka postavite pokazivač na stavku Novo , a zatimizaberite stavku Fascikla.
-
U polje Ime unesite ime fascikle.
-
U polju Fascikla sadrži izaberite tip fascikle koji želite da kreirate.
-
Na listi Izaberite gde treba postaviti fasciklu izaberite lokaciju fascikle.
Da biste brzo započeli javnu fasciklu sa postojećim stavkama:
-
Na listi fascikli, u oknu za navigaciju kliknite na fasciklu koju želite da kopirate.
-
U meniju Datoteka postavite pokazivač na stavku Fascikla, a zatim izaberite stavku Kopiraj ime fascikle.
-
Na listi izaberite lokaciju na koju želite da kopirate fasciklu.
-
-
U oknu lista fascikli, u Okno za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na javnu fasciklu koju želite da delite, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Svojstva.
Morate da imate dozvolu vlasnika za javnu fasciklu da biste postavili dozvole za deljenje za fasciklu. Možete da postavite dozvole samo za jednu po jednu fasciklu.
-
Izaberite karticu Dozvole.
-
Kliknite na dugme Dodaj.
-
U polje za pretragu unesite ime osobe kojoj želite da dodelite dozvole za deljenje.
-
Kliknite na dugme Dodaj, a zatim na dugme U redu.
-
Sa liste Ime kliknite na ime osobe koju ste upravo dodali.
-
U okviru Dozvoleodaberite postavke koje želite.
Napomena: Možete da dodelite svim osobama koje imaju pristup fascikli iste dozvole tako što ćete izabrati stavku Podrazumevano na listi Ime.
Uradite nešto od sledećeg:
-
Kreiranje prikaza iz početka
-
U meniju Prikaz postavite pokazivač na stavku Trenutni prikaz,a zatim izaberite stavku Definiši prikaze.
-
Izaberite stavku Novo.
-
U polju Ime novog prikaza otkucajte ime.
-
U polju Tip prikaza odaberite ime koje tip prikaza želite.
-
Da biste promenili mesto na prikaz, izaberite opciju u okviru Može da se koristi na.
-
Kliknite na dugme U redu .
-
Da biste dodatno prilagodili prikaz, u okviruOpis kliknite na dugme, a zatim izaberite opcije koje želite da koristite.
-
Kada završite sa izborom opcija, kliknite na dugme U redu.
-
Kliknite na dugme Primeni prikaz da biste odmah počeli da koristite prikaz.
-
-
Kreiranje prikaza zasnovanog na standardnom prikazu
-
Prebacite se na prikaz na osnovu kojih želite da zasnavate novi prikaz.
-
U meniju Prikaz postavite pokazivač na stavku Trenutni prikaz, a zatim izaberite stavku Prilagodi trenutni prikaz.
-
Za svaki tip promene koju želite da napravite, u okviru Opis kliknite na dugme, a zatim izaberite željene opcije.
-
Kada završite sa unošeem promena, zatvorite dijalog Prilagođavanje prikaza.
-
U meniju Prikaz postavite pokazivač na stavku Trenutni prikaz,a zatim izaberite stavku Definiši prikaze.
-
U polju Prikazi za fasciklu, ime fascikle izaberite stavku Postavke trenutnog prikaza.
-
Kliknite na dugme Kopiraj.
-
U polju Ime novog prikaza otkucajte ime.
-
Da biste promenili mesto na kojem će prikaz biti dostupan, izaberite opciju u okviru Može da se koristi na.
Napomena: Novi prikazi se dodaju u prozor Trenutnipodmeni (u meniju Prikaz postavite pokazivač na stavku Rasporedi po).
-
Da biste promenili podrazumevani prikaz za javnu fasciklu, morate da imate dozvolu vlasnika za fasciklu i mora da postoji bar jedan prilagođeni prikaz definisan za fasciklu koja je vidljiva svima.
-
U oknu lista fascikli, u Okno za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na javnu fasciklu, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Svojstva.
-
Izaberite karticu Administracija.
Ako se kartica Administracija ne pojavi, nemate dozvolu vlasnika.
-
Sa liste Početni prikaz u fascikli izaberite prikaz koji želite da se pojavi svaki put kada se fascikla otvori.
Prikaz Normalno prikazuje podrazumevani Microsoft Outlook za tip stavki u fascikli.
Morate da imate dozvolu uređivača, uređivača objavljivanja ili vlasnika da biste dodali obrasce u privatnu deljenu fasciklu ili u javnu fasciklu. Ako je fascikla javna fascikla i imate dozvolu vlasnika, možete da ograničite obrasce koji su dostupni drugim osobama koje koriste fasciklu.
-
U oknu lista fascikli, u Okno za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na fasciklu, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Svojstva.
-
Izaberite karticu Obrasci.
-
Da biste dodali obrazac u obrasce povezane sa ovom listom fascikli, izaberite stavku Upravljanje, a zatim naznačite obrazac.
-
Kliknite na dugme Zatvori.
-
Da biste ograničili obrasce za koje želite da budu dostupni drugim osobama koje koriste fasciklu, izaberite opciju u okviru Dozvoli ove obrasce u ovoj fascikli.
Morate da imate dozvolu vlasnika za javnu fasciklu da biste pravili ili menjali pravila za fasciklu.
-
U lista fascikli, u Okno za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na javnu fasciklu za koju želite da kreirate ili izmenite pravila, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Svojstva.
-
Izaberite karticu Administracija.
-
Izaberite stavku Pomoćnik za fascikle.
-
Uradite nešto od sledećeg:
-
Da biste kreirali pravilo, kliknite na dugme Dodaj pravilo.
-
Da biste izmenili postojeće pravilo, kliknite na pravilo na listi, a zatim izaberite stavku Uredi pravilo.
-
-
Unesite uslove koje stavka mora da ispuni da bi se radnja odvijala. Izaberite stavku Više opcija da biste otvorili dodatne uslove.
-
U okviru Izvrši ove radnjeizaberite željene opcije.
Napomena: Kada kreirate pravilo, on je podrazumevano aktivan.
Uradite nešto od sledećeg:
-
Deljenje kalendara
-
Kreirajte novu fasciklu i odaberite stavku Kalendarske stavke sa liste Sadrži fasciklu.
-
U oknu Izaberite gde želite da stavite ovu fasciklu izaberite stavku Kalendar, a zatim kliknite na dugme U redu.
-
Dodajte sastanke i događaje u fasciklu.
-
-
Deljenje spiska kontakata
-
Kreirajte novu fasciklu i odaberite stavku Stavke kontakata na listi Sadrži fasciklu.
-
Na listi Izaberite gde treba postaviti spisak fascikli izaberite stavku Kontakti,a zatim kliknite na dugme U redu.
-
Dodajte kontakte u fasciklu.
Napomena: Deljeni spisak kontakata se pojavljuje u Outlook Adresar/kontakti.
-
-
Deljenje liste zadataka
-
Kreirajte novu fasciklu i odaberite stavku Stavke zadataka na listi Sadrži fasciklu.
-
Na listi Izaberite gde treba postaviti fasciklu izaberite stavku Zadaci, a zatim kliknite na dugme U redu.
-
Dodajte zadatke u fasciklu.
Napomena: Iako listu zadataka možete da kopirate u javnu fasciklu, ne možete kopirati zahtev za zadatak u javnu fasciklu ili kreirati zahtev za zadatak iz javne fascikle.
-
-
Objavljivanje informacija u javnoj fascikli
-
Otvorite javnu fasciklu u kojoj želite da objavite informacije.
-
Da biste koristili podrazumevani obrazac za objavljivanje informacija, izaberite meni Datoteka, postavite pokazivač na stavku Novo,a zatim izaberite stavku Objavi u ovoj fascikli.
-
U obrazac unesite informacije koje želite da objavite.
-
Kliknite na dugme Objavi.
-
Kreiranje moderirane javne fascikle
Morate da imate dozvolu vlasnika za javnu fasciklu da biste je odredili kao moderisanu fasciklu.
-
U oknu lista fascikli, u Okno za navigaciju kliknite desnim tasterom miša na javnu fasciklu, a zatim u priručnom meniju izaberite stavku Svojstva.
-
Na kartici Administracija izaberite stavku Moderirana fascikla.
-
Potvrdite izbor u polju za potvrdu Podesi fasciklu kao moderiranu fasciklu.
-
U polje Prosledi nove stavke na unesite ime osobe koja prima dolazne poruke ili ime alternativne javne fascikle u kojoj se poruke skladište za redigovanje. Moderator koji radi redigovanje naveden je u 6. koraku.
-
Opcionalno: Da biste automatski poslali odgovor kada moderator primi novu poruku, izaberite opciju u okviru Odgovori na nove stavke sa.
Odaberite nešto od sledećeg:
-
Standardni odgovor
"Hvala vam na prosleđivanje. Imajte na raspolaganju prosleđivanja nekim fasciklama ili grupama diskusije kako bi se utvrdilo da li treba da budu javno dostupne. U tim slučajevima, biće kašnjenja pre nego što drugi mogu da pregledaju odobrene prosleđene pretplate."
-
Prilagođeni odgovor
Izaberite stavku Prilagođeni odgovor, a zatim izaberite stavku Predložak. Otkucajte tekst prilagođenog odgovora.
Moderatori neće dobiti ni jedan od ovih odgovora kada objave poruke.
-
-
Da biste dodali ili uklonili imena osoba koje su moderatori, kliknite na dugme Dodaj iliUkloni.
-
Opcionalno: Izaberite stavku Svojstva da biste prikazali svojstva izabranog moderatora.
