Outlook najbolje prakse: pisanje sjajne e-poruke

U ovom članku

DOS

Ne

Korišćenje lista distribucije i grupa kontakata (Dis)

Korišćenje komentara u liniji sa tekstom

Kada se koristi „Bcc“

Priprema za odmor

DOS

Sledeća pravila će vam pomoći da e-poruke deluju profesionalno i da dobijete poruku.

  1. Pročitajte poruku pre nego što je pošaljete.

  2. Neka tema bude opisna i orijentisana na radnju. Na primer: "menadžeri: pošaljite datume sastanka na tabli" sadrži ime grupe i radnju tako da primaoci mogu brzo da kažu šta treba da rade. Druge korisne prefikse uključujete "FYI:" i "radnja je potrebna".

  3. Ako je potrebna radnja, navedite šta želite u redu za temu.

  4. Promenite temu poruke ako se promeni tema razgovora.

  5. Neka poruke budu kratke i konkretne.

  6. Organizovanje sadržaja poruke od najvažnije stavke.

  7. Razmotrite da biste zadali važne informacije.

  8. Stavite stavke Radnje ili pitanja u zasebne linije tako da budu primetne i da budu primećena.

  9. Imena podebljanih ljudi prilikom postavljanja pitanja. Na primer: "Ryan: koji je status projekta?" Ako koristite Outlook 2016 sa Microsoft 365, Razmotrite upotrebu @Mentions.

  10. Ograničite broj osoba kojima šaljete poruku koja treba da je čitaju.

    • Postavite osobe koje treba da budu obavešteni u redu " Cc ".

    • Postavite osobe koje treba da reaguju na radnju u redu za .

  11. Koristite potpis kadaje to odgovarajuće, ali držite svoj potpis jednostavnim, kratkim, profesionalnim i ako je moguće, bez grafike.

  12. Ako želite momentalni odgovor, nemojte slati e-poštu. Telefon ili pošaljite trenutnu poruku.

  13. Ako ste na razgovoru putem e-pošte koji ima više od 10 poruka bez rezolucije, razmotrite pozivanje ili podešavanje sastanka da biste razmotrili problem. E-pošta nije uvek efikasan srednji za rešavanje složenih problema.

  14. Potvrdite poruke koje zahtevaju obuhvatniji odgovor. Ako ste suviše zauzeti da biste odmah pružili potpun odgovor, obavestite pošiljaoca da radite na rešavanju problema i da ćete odgovoriti u određenom roku. Označite poruku kaopodsetniku da se kasnije odgovori.

  15. Umereno koristite ( High Importance icon in Outlook ).

    Napomena: Čak i ako ste podesili odloženu pravilo slanja, označavanje poruke sa velikim značenjem uzrokuje da se odmah pošalje.

  16. Ako postavljate pitanje i postoji nekoliko osoba koje mogu da odgovore, Odaberite samo jednu osobu , umesto da pošaljete pitanje grupi.

Ključ za pisanje dobrih e-poruka jeste da se saosećaju sa primaocima.

Praćenje: označavanje zastavicom pri slanju

Kada šaljete poruku nekome od koga vam je potreban odgovor, uradite sledeće:

  1. Označite ga po slanju.

  2. Promenite ime zadatka e-pošte označenog u traci sa rokovnik da biste započeli sa pratnjom.

  3. Označite poruku kategorijom @Čekanje.

Kada koristite ova tri koraka, znate da je sledeća radnja da biste poslali drugu poruku ili tražite odgovor.

Savet    Postavljanje podsetnika za slanje druge poruke često je efikasnije od označavanja poruke zastavicom za primaoca. Slično tome, kada u poruci obećate da ćete nešto uraditi, označite je zastavicom za sebe kako biste u rokovniku imali zadatak koji će vas podsećati na to.

Vrh stranice

Ne

  1. Ne koristite podlogu za pisanje.

  2. Ne uključujete menadžera u svaku poruku koju pošaljete.

  3. Ne šaljite poruku kada ste ljuti. Najbolje bi bilo da je napišete, sačuvate je u fascikli sa radnim verzijama, a zatim se vratite na nju kasnije.

  4. Nemojte očekivati brzu reakciju prilikom slanja dugih poruka (više od dva pasusa).

  5. Nemojte slati poruku za prateću manju od dana nakon prve poruke. Ako ne čujete blagovremeno, pokušajte da koristite telefon ili razmenu trenutnih poruka.

  6. Ne koristite prijemnice čitanja ili potvrde o isporuci na svaku poruku koju pošaljete. Koristite ih samo ako niste sigurni da će primaoci dobiti poruku.

  7. Nemojte da priložite zastavice ili veliku važnost High Importance icon in Outlook na svaku poruku koju pošaljete. Primaoci će se navići da ih zanemaruju.

  8. Ne koristite sve kape.

  9. Ne šalji priloge – umesto toga Pošalji veze.

  10. Nemojte da razvijate liste distribucije ili grupe kontakata. Proširivanje lista distribucije čini da se poruke teže čitaju i da ih navede da idu u pogrešne fascikle pošte.

  11. Ne koristite sarkazam. Vaš humor može da vas pogrešno protumaиio.

  12. Ne pišite nešto što ne biste želeli da čitaju svi iz vašeg preduzeća. Nikad ne znate gde će vaša e-poruka završiti.

  13. Nemojte da koristite Kurzivne ili visokoumetniиke fontove koji se teško čitaju.

  14. Nemojte da koristite crvene fontove zato što ih je teško čitati i mogu se interpretirati kao kritični.

  15. Nemojte slati odgovor svima na listu distribucije ili kontakt grupi koja traži da se uklone. Nikada.

Vrh stranice

Pravila za grupe kontakata i liste distribucije (Dis)

  • Ako odgovarate na veliku grupu kontakata, slede svi DOS i IT adresa e-pošte.

  • Ako vam je potrebno više informacija od jednog pojedinca ili zasebno istražite problem, odgovorite na celu listu distribucije da bi svi znali da se odgovarate i da odgovarate zasebno na pojedincu. Obavezno odgovorite na listu distribucije kada se problem reši pomoću rezolucije.To omogućava rezoluciju na koju će se referencirati druge osobe na listi distribucije.

Preusmeravanje osoba

Ako vam neko pošalje poruku na listu distribucije sa kojom ste član, a poruku će neko drugi ili druga lista distribucije bolje odgovoriti, uradite sledeće:

  1. Odgovaranje sa ispravnim listom distribucije ili osobom u redu " za ".

  2. Imate odgovore poslate na ispravnu listu distribucije ili osobu.

  3. Nemojte da stavljate originalnu listu distribucije na red Bcc zato što vaša poruka neće biti filtrirana po pravilima drugih osoba. Umesto toga, ostavite listu distribucije u redu " za " ili " Cc ".

Kako se uklanja sa DL

Ako primate poštu sa liste distribucije na kojoj ne želite da se nalazi, pošaljite poruku administratoru mreže ili vlasniku liste distribucije i zatražite da je uklonite. Nemojte odgovarati na celu listu distribucije. Da biste pronašli vlasnika DL liste, kliknite dvaput na ime liste distribucije.

Vrh stranice

Korišćenje komentara u liniji sa tekstom

Dodavanje unosastih komentara u e-poštu koje primate je pogodan način da odgovorite na pitanja i direktno odgovorite na probleme. Smatra se da je najbolje da uradite sledeće:

  1. U poruci pomenite ono na šta dodajete komentar u liniji sa tekstom. Na primer, uključite napomenu „Pogledati dolenavedene dodatne komentare“.

  2. Razdvojite svoj tekst od originalne poruke. Neki od predloga obuhvataju sledeće:

    • Promena boje fonta

    • Unapred čekanje imena ili inicijala u zagradama, na primer [Melissa], [MM]

    • Promena fonta u kurziv ili podebljano ili oboje

  3. Nemojte brisati ništa što niste pisali.

Slika

Vrh stranice

Kada se koristi „Bcc“

Koristite funkciju Bcc da biste uklonili osobe iz razgovora e-pošte kada smatrate da im više nije potrebna dodatna e-pošta ili ako je tema razgovora promenjena.

Na primer, ako ste jedan od pet osoba koje prime pitanje i želite da mu odgovorite, premestite ostale četiri osobe na red Bcc i navedite nešto kao što je "Nastizao Džo, Jeff, Džejms i Jennifer. Evo odgovora... " Buduće poruke će se zatim nalaziti između vas i originalnog pošiljaoca.

Ne koristite Bcc da biste dozvolili trećem stranniku (kao što je menadžer) da zna za osetljivu poruku. Primalac Bcc možda neće shvatiti da je on ili ona primila Bcc i može odgovarati svima, što je izložilo da je dobio Bcc. Ovo može da se dešava kao priloše ponašanje sa vaše strane.

Umesto da koristite Bcc da biste obavestili treće lice problema, prosledite poruku kada je pošaljete.

Vrh stranice

Priprema za odmor

Ako koristite Outlook sa Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com ili Live.com nalogom ili Microsoft Exchange nalogom, možete da podesite nepristupačnog poruku da bi ljudi u vašoj organizaciji dozvolili da vas nema.

Kao najbolju praksu, izvršite savete u okviru Dodavanje vremena od Office u Outlook kalendare klijenata.

Ako ste vi ili administrator kreirali deljeni kalendar za odmor, obavezno tamo objavite odmor. Ako svi koriste deljeni kalendar, nije potrebno da pošaljete zasebni zahtev za sastanak da biste svi znali da ste odsutni, kao što je članak upućuje ranije, ali e-poruka može da radi kao dobar podsetnik.

Više informacija o autoru

Patricia Eddy je vodeći pisac sadržaja za Outlook. Patricia Eddy je vodeći pisac sadržaja za Outlook računare. Ona je bivši Outlook MVP i autor nekoliko knjiga u veoma starijim verzijama programa Outlook. Ћivi u Sijetlu, gde uћiva da иita i svira gitaru.

Vrh stranice

Napomena:  Ova stranica je prevedena automatski i može da sadrži gramatičke greške ili netačnosti. Naš cilj je da ovaj sadržaj bude koristan. Možete li da nam javite da li su informacije bile korisne? Ovo je članak na engleskom jeziku za referencu.​

Razvijte Office veštine
Istražite obuku
Prvi nabavite nove funkcije
Pridružite se Office Insider korisnicima

Da li su vam ove informacije koristile?

Hvala vam na povratnim informacijama!

Hvala za povratne informacije! Izgleda da će biti od pomoći ako vas povežemo sa našim agentima Office podrške.

×