Vodič za administratore za Microsoft 365 grupe u programu Outlook

Microsoft 365 grupe u programu Outlook nude moćno rešenje za komunikaciju i saradnju sa osobama unutar i izvan preduzeća. Napravite grupu za deljenje prijemnog poštanskog sandučeta, kalendara, usluge OneDrive, SharePoint lokacije, OneNote beležnice i još mnogo toga. Možete pozvati i goste izvan preduzeća kako bi mogli da sarađuju koristeći iste resurse.

Kada kreirate Microsoft 365 grupu, Outlook automatski kreira deljeno Outlook prijemno sanduče, deljeni kalendar i biblioteku dokumenata za saradnju na datotekama. Takođe možete da kreirate Microsoft Team i integrišete zadatke sa aplikacijom Planner u usluzi Teams. Ne morate da brinete o ručnoj dodeli dozvola za sve te resurse jer članovi automatski dobijaju neophodne dozvole za alatke koje grupa pruža kada ih dodate u grupu.

Microsoft 365 grupe pružaju članovima:

  • Deljeno prijemno sanduče – tu se tradicionalno odvijaju razgovori koje tradicionalno vodite na listama distribucije. Deljeno prijemno sanduče u potpunosti se može pretraživati, tako da ono kreira arhivu poruka grupe. Novajlije u grupi mogu da pretražuju ili se vraćaju kroz istoriju da bi brzo saznali šta je ranije objavljeno u grupi. Dodatne informacije potražite u članku "Slanje e-poruke grupi u programu Outlook".
  • Biblioteka deljenih datoteka – predstavlja mesto gde korisnici mogu da skladište, dele i sarađuju na dokumentima, radnim sveskama, prezentacijama, slikama ili bilo kojoj drugoj vrsti datoteke na kojoj treba da rade. Dodatne informacije potražite u članku Deljenje datoteka sa grupom u programu Outlook.
  • Deljeni kalendar – Vaša grupa dobija deljeni kalendar za objavljivanje događaja povezanih sa grupom. Svaki član koji se pretplatio na grupu automatski se poziva na događaje objavljene u kalendaru, tako da ti događaji mogu da se pojave i u njegovim ličnim kalendarima ako to želi. Više informacija potražite u članku Korišćenje grupnog kalendara u programu Outlook za planiranje i uređivanje događaja.
  • Deljenu OneNote beležnicu – Grupa automatski ima deljenu OneNote beležnicu gde članovi grupe mogu da prikupljaju informacije i sarađuju na njima. Mnoge grupe koriste beležnicu da bi kreirale pokretnu wiki stranicu sa najčešćim pitanjima i drugim resursima.
  • Pristup gosta – Ranije ste mogli da dodate spoljne kontakte u grupe za distribuciju, ali su oni mogli da primaju samo e-poruke. Pomoću grupa gostima možete ponuditi pristup e-pošti, razgovorima, datotekama, pa čak i deljenoj OneNote beležnici. Više informacija potražite u članku "Korišćenje grupa u programu Outlook od strane gosta".
  • Sadržaj se može otkriti – Grupe u programu Outlook su podrazumevano javne, što znači da druge osobe u vašoj organizaciji mogu lako da ih otkriju i pridruže se, kao i da pregledaju sadržaj grupe i deljene materijale. Ako je sadržaj grupe osetljiviji, možete da prebacite grupu na privatnu, čime se skriva sadržaj od osoba koje nisu članovi i od vlasnika grupe se zahteva da odobri sve zahteve za pridruživanje.
  • Samouslužno kreiranje – IT sektor ne mora da se zaglavi zahtevima korisnika za kreiranje grupa. Korisnici mogu da kreiraju sopstvene grupe po potrebi. Ako želite da kontrolišete koji korisnici u vašoj organizaciji mogu da kreiraju grupe, pogledajte članak "Upravljanje ko može da kreira Microsoft 365 grupe.

Administracija vaših grupa

Microsoft 365 nudi niz korisnih alatki i mogućnosti za lakše upravljanje grupama i administriranje njima.

Savet

Obeležite Microsoft 365 grupe – uobičajeni zadaci za lak pristup administratorskim informacijama o pravljenju grupe, delegiranju, upravljanju e-poštom, protoku pošte, vraćanju u prethodno stanje i korisnim skriptama.

Upravljanje direktorijumom

Držanje direktorijuma pod kontrolom je briga svakog administratora. Evo nekih od alatki koje Microsoft 365 nudi da biste to olakšali:

  • Smernice za imenovanje – Smernice za imenovanje vam omogućavaju da definišete šta su prihvatljiva imena za vaše grupe, a šta nisu. To sprečava korisnike da grupama daju profana ili zabranjena imena. Pored toga, možete da nametnete standardne prefikse ili sufikse preduzeća za imena grupa.
  • Dinamičko članstvo – Dinamičko članstvo vam omogućava da podesite članstvo u grupi po pravilu, koje dodaje (ili uklanja) članove grupe na osnovu metapodataka (kao što su sektor ili uloga) u aktivnom direktorijumu. Pogledajte "Korišćenje atributa" za kreiranje naprednih pravila za više informacija o kreiranju dinamičkog članstva.
  • Skriveno članstvo – Ako imate razloga da članstvo u grupi bude poverljivo, na primer ako su članovi studenti, možete da sakrijete članstvo od spoljnih strana.
  • Dozvole za kreiranje – Možda postoje neke osobe u organizaciji za koje ne želite da mogu da kreiraju nove grupe. Postoji nekoliko tehnika za upravljanje dozvolama za kreiranje u direktorijumu. Pogledajte članak "Upravljanje kreiranjem Microsoft 365 grupe".
  • Evidencije nadzora – Možete pouzdano da dozvolite korisnicima da kreiraju grupe i upravljaju članstvom u grupama jer vam evidencije nadzora Microsoft 365 grupe omogućavaju da pratite ko je kreirao ili izbrisao grupu, kao i ko je promenio njeno članstvo. Više informacija potražite u članku Pretraga evidencije nadzora u Microsoft 365 centru za bezbednost & usaglašenost.

Upravljanje isporukom

Upravljanje isporukom pruža neke metode za rukovanje načinom na koji grupa treba da šalje ili prima poruke. Pored toga, postoje alatke za nadgledanje toka tih poruka. Dodatne informacije potražite u članku Microsoft 365 grupe – uobičajeni zadaci.

  • Pošalji kao ili Pošalji u ime – ove postavke omogućavaju navedenim korisnicima da šalju e-poruke kao da dolaze iz grupe ili kao da su u ime grupe.
  • Ograničenja za pošiljaoce – ove postavke vam omogućavaju da kontrolišete kome je dozvoljeno da šalje poruke grupi. Grupa može da se konfiguriše tako da dozvoljava e-poštu od spoljnih strana, ali ćete možda želeti da to ograničite samo na određene spoljne strane.
  • Podrška za spoljne korisnike – Ako pozovete goste u grupu, možete da odaberete da oni budu uključeni u razgovore putem e-pošte u grupi. Pogledajte dodavanje gostiju u grupe u programu Outlook da biste saznali kako da dodate goste.
  • Pravila za prenos – Pravila za prenos funkcionišu za grupe kao i za Exchange server. Pravila mogu da traže poruke koje ispunjavaju određene uslove i da zatim preduzmu radnju u vezi sa njima.
  • Upozorenja e-pošte – Saveti u vezi sa poštom su informativne poruke koje se prikazuju korisnicima dok pišu poruku. Oni mogu da smanje obaveštenja o neisporučivanju tako što će upozoriti korisnika ako je verovatno da će njegova poruka biti poslata spoljnim stranama ili ako premaši kvote za slanje poruka.
  • Više proxy adresa – Grupa može da ima pseudonime, baš kao i poštansko sanduče korisnika. Dodatne proxy adrese mogu biti korisne za prihvatanje poruka koje se šalju tim drugim pseudonimima ili za olakšavanje pristupanja grupi koja ima dugo ime ili teško napisano ime. Više informacija potražite u članku Odaberite domen koji će se koristiti prilikom kreiranja Microsoft 365 grupa.
  • Maksimalna veličina slanja/prijema – ove kvote mogu da smanje probleme sa grupom koja prima (ili šalje) izuzetno velike poruke da bi se bolje upravljalo zahtevima za skladište i propusni opseg.

Smernice za sadržaj

Microsoft 365 vam takođe pruža neke alatke za upravljanje vrstom sadržaja koji se deli u vašoj grupi. Dodatne informacije potražite u članku Microsoft 365 grupe – uobičajeni zadaci.

  • Uputstva za korišćenje – Moći ćete da definišete uputstva za korišćenje za Microsoft 365 grupe – da biste edukovali korisnike o najboljim praksama koje pomažu da njihove grupe ostanu efikasne i da ih edukuju o smernicama za interni sadržaj.
  • Klasifikacija podataka – Moći ćete da kreirate prilagodljivi sistem klasifikacije podataka za Microsoft 365 grupe koji omogućava razdvajanje grupa prema tipu smernice (na primer, "neklasifikovano", "poverljivo preduzeća" ili "strogo poverljivo"). Na taj način grupe mogu da prikazuju smernice drugog sadržaja u organizaciji. Proširive smernice omogućavaju organizaciji da konfiguriše krajnju tačku koja se poziva svaki put kada se grupa kreira ili promeni – a zatim možete da primenite sopstvene smernice za kreiranje ili promenu grupe.

Zahtevi za nalog

Grupe podržava bilo koja pretplata na Microsoft 365 koja ima Exchange Online i SharePoint Online. To obuhvata planove Business Essentials i Business Premium, kao i planove Enterprise E1, E3 i E5.

Ako imate plan samo sa sistemom Exchange, i dalje možete da dobijete funkcije deljenog prijemnog sandučeta i deljenog Kalendar grupa u programu Outlook, ali ne dobijate biblioteku dokumenata, Planner, niti bilo koje druge mogućnosti.

Upravljanje promenom u Microsoft 365 grupe

Korisnicima ponekad nije prijatno da primenjuju promene, pa je važno da komunicirate sa postojećim članovima lista distribucije kako biste ih obavestili šta da očekuju. Ovo su neke od informacija koje bi trebalo da uključite u ovu poruku i neki odgovori koji će vam možda biti korisni:

Šta su to grupe u programu Outlook?

Microsoft 365 grupe u programu Outlook predstavljaju jedinstveno rešenje za saradnju za timove/grupe koji žele mesto za deljenje diskusija, datoteka, kalendara i beležaka na objedinjen način koji se lako pronalazi. Verovatno najbolja funkcija jeste to što prijemno poštansko sanduče grupe održava istoriju diskusija, što olakšava pretraživanje prethodnih diskusija.

Pronađite više informacija u članku Iskustvo sa grupama u programu Outlook.

Zašto smo uveli ovu promenu?

People su često tražili mogućnost pretraživanja poruka objavljenih na našoj listi distribucije kako bi pronašli informacije o kojima se u prošlosti diskutovalo. Nadogradnja liste distribucije na grupu znači da ljudi ne moraju stalno iznova da postavljaju ista pitanja ili odgovaraju na njih.

Nova grupa će takođe uključivati kalendar za događaje naše grupe, biblioteku deljenih datoteka i OneNote beležnicu gde možemo da sarađujemo i prikupljamo informacije za kasniju referencu.

Da li treba da uradim bilo šta da bih se pridružio ovoj grupi ako sam već bio član liste distribucije?

Ne, ako ste već bili član liste distribucije, automatski ćete biti član nove grupe.

Kako da pristupim novoj grupi u programu Outlook? Šta je sa programom Outlook na vebu?

Da biste pristupili novoj grupi u programu Outlook, samo idite na kategoriju "Grupe" pri dnu okna za navigaciju sa leve strane. Ako često koristite ovu grupu, razmislite o tome da je zakačite kao omiljenu tako što ćete kliknuti desnim tasterom miša na nju i odabrati stavku "Prikaži kao omiljeno".

Pored toga, postoje besplatni mobilni klijenti za Microsoft 365 grupe dostupne na svakoj mobilnoj platformi (iOS, Android itd.) tako da možete lako da pristupite grupi u pokretu.

Ne mogu li i dalje samo da šaljem e-poštu?

Da, naravno. Isti pseudonim e-pošte koji ste koristili za listu distribucije i dalje će dobro funkcionisati za grupu u programu Outlook.

Takođe...

Ne zaboravite da ih obavestite kada dođe do ove promene i kome treba da se obrate ako imaju dodatnih pitanja.

Migriranje lista distribucije (spiskova kontakata)

Microsoft ne pruža alatku za konvertovanje deljenog poštanskog sandučeta u Microsoft 365 grupu ili obrnuto. Međutim, možete da nadogradite liste distribucije na Microsoft 365 grupe. To je sjajan način da listama distribucije vaše organizacije date sve funkcije i funkcionalnost Microsoft 365 grupa. Dodatne informacije potražite u članku Microsoft 365 grupe – uobičajeni zadaci.

Koje liste distribucije se ne mogu nadograditi na Microsoft 365 grupe?

Možete da nadogradite samo jednostavne, neugnežđene liste distribucije kojima se upravlja u oblaku na Microsoft 365 grupe. Pogledajte odeljak "Nije moguće nadograditi liste distribucije u Microsoft 365 grupe".

Kada migrirate spisak kontakata

Kada nadogradite grupu za distribuciju na Microsoft 365 grupu, postoji nekoliko pratećih zadataka koje bi možda trebalo da uradite kako biste osigurali da sve prođe glatko.

  • Praćenje sa korisnicima – Javite ih odmah po završetku nadogradnje, a zatim ponovo nekoliko dana kasnije. Ako pokažete da slušate i odgovarate na sva pitanja koja imaju, to će uvelike doprineti tome da ih promena usrećite i zadovoljite.
  • Nadgledajte izveštaje o angažmanu – Microsoft 365 administracija portal sadrži neke dobre izveštaje koji vam mogu pokazati koliko korisnika koristi grupu, koliko često i koje funkcije koriste. Ti izveštaji vam mogu pomoći da dizajnirate praćenje i obuku korisnika, kao i da istaknete gde korisnici dobijaju najveću vrednost od nove grupe. Dodatne informacije potražite u članku Izveštaji o aktivnostima u Microsoft 365 centar administracije.
  • Podelite svoje iskustvo – Obavestite druge timove u preduzeću da ste nadogradili grupu za distribuciju i koje korake ste preduzeli da bi ona bila uspešna! Deljenje tih informacija može da pomogne tim timovima da prate vaš primer i imaju sopstvenu uspešnu nadogradnju.

Učite od tehničke zajednice Microsoft 365 grupe

Imate pitanja o Microsoft 365 grupe? Posetite tehničku zajednicu Microsoft 365 grupe.

Kreirajte grupe iz različitih aplikacija

Savet

Svi korisnici podrazumevano mogu da kreiraju Microsoft 365 grupe. Saznajte više u odeljku Upravljanje ljudima koji mogu da kreiraju Microsoft 365 grupe.

Možete da kreirate Microsoft 365 grupe iz različitih alatki, uključujući Outlook, Outlook na vebu, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams i još mnogo toga. Sa kojom alatkom želite da započnete zavisi od vrste grupe sa kojom radite. Na primer, u programu Microsoft imamo običaj da počnemo od programa Outlook kada kreiramo grupu organizovanu oko e-pošte i kalendara. Ako je Grupa za komunikaciju širom preduzeća, počećemo sa Viva Engage. Za saradnju zasnovanu na ćaskanju, pokrenuli bismo našu grupu iz Microsoft Teams.

Osobe izvan organizacije ne mogu da vide javne niti privatne grupe, a ne mogu ni da im pristupaju osim ako ih posebno ne pozovete kao goste. Više informacija potražite u članku Dodavanje gostiju u grupe u programu Outlook .

Najbolje prakse za Microsoft 365 grupe

Upravljanje vlasnicima, članovima i gostima

Vlasnici grupe su moderatori grupe. Oni mogu da dodaju ili uklone članove i imaju jedinstvene dozvole kao što su mogućnost brisanja razgovora iz deljenog prijemnog sandučeta ili promena različitih postavki u vezi sa grupom. Vlasnici grupe mogu da preimenuju grupu, da ažuriraju opis ili sliku i još mnogo toga. Ako ste upoznati sa SharePoint ulogama, onda je vlasnik grupe administrator kolekcije sajtova.

Savet

Ako možete, najbolja praksa je da imate najmanje dva vlasnika za grupu. Na taj način, ako jedan vlasnik nije dostupan, drugi može da unese promene u grupu.

Članovi grupe su redovni korisnici u Vašoj organizaciji koji koriste grupu za saradnju. Oni mogu pristupiti svemu u grupi, ali ne mogu da menjaju postavke grupe. U SharePoint svetu oni su članovi sajta. Informacije o dodavanju ili uklanjanju članova grupe potražite u članku "Dodavanje, uređivanje i uklanjanje članova grupe u programu Outlook".

Gosti su kao članovi grupe, ali su izvan Vaše organizacije. Podrazumevano, Vaši korisnici mogu da pozovu goste da se pridruže Vašoj grupi, a Vi možete da kontrolišete tu postavku. Više informacija potražite u članku "Dodavanje gostiju u grupe u programu Outlook".

Koristite Microsoft Teams za trajni radni prostor zasnovan na ćaskanju

Microsoft Teams je odličan način da ostanete u kontaktu sa grupom. Microsoft Teams je unutrašnja petlja za Vaš tim – trajni, radni prostor zasnovan na ćaskanju gde možete da vodite neformalne razgovore u realnom vremenu o veoma fokusiranim temama ili u određenim podgrupama u okviru grupe. Iako Teams integracija ne dolazi automatski, lako možete da kreirate Teams grupu zasnovanu na Microsoft 365 grupi.

Kad grupa nadmaši svoju namenu, možete da je izbrišete kako biste oslobodili sistemske resurse i uklonili je tako da se više ne navodi ili prikazuje. Više informacija potražite u članku "Uređivanje ili brisanje grupe u programu Outlook ". Ako ne želite da pamtite da brišete zastarele grupe, administrator može da postavi smernice o isteku važenja koje će dovesti do toga da stare grupe isteknu i da se automatski uklone nakon određenog vremenskog perioda. Pogledajte i: Microsoft 365 smernice za istek grupe.

Dodeljivanje privilegija, imenovanje i zaštita informacija

Postoje tri primarna modela obezbeđivanja Microsoft 365 grupe: Otvoreno, IT ili kontrolisano. Svaki ima svoje prednosti.

Model Prednosti
Otvori (podrazumevano) Korisnici po potrebi mogu da kreiraju sopstvene grupe bez potrebe za čekaju na IT, ili da im smetaju
IT Korisnici traže grupu od IT-a. IT ih može voditi u izboru najboljih alatki za saradnju za njihove potrebe
Kontrolisano Kreiranje grupe ograničeno određenim osobama, timovima ili uslugama (pogledajte: Kontrolišite ko može da kreira Microsoft 365 grupe)

Ako želite da kontrolišete kako se imenuju vaše Microsoft 365 grupe, možete da koristite smernice za imenovanje da biste nametnuli da se imena grupe prilikom imenovanja moraju držati određenih standarda, uključujući prefikse ili sufikse, kao i da blokirate nepoželjna imena. Više informacija potražite u članku Smernice za imenovanje Microsoft 365 grupe.

Svaka grupa ima najmanje jednog vlasnikakoji može da dodaje ili uklanja članove i da vrši osnovno upravljanje grupom i njenim sadržajem. Ako vlasnik grupe (ili vlasnici) napusti organizaciju iz bilo kog razloga, administrator može da dodeli grupi novog vlasnika.

Pored toga, ako imate administratorske dozvole za Exchange Online, možete da upravljate grupama iz Microsoft 365 administracija (pogledajte članak "Upravljanje članstvom u grupi" u Microsoft 365 centar administracije) ili iz programa PowerShell (pogledajte odeljak "Upravljanje" Microsoft 365 grupe sa modulom PowerShell).

Može doći vreme kada poželite da izbrišete grupu od svog zakupca. Za informacije o tome kako da izbrišete grupu pogledajte: Brisanje grupe u programu Outlook. Ako je grupa slučajno izbrisana, administratori mogu da je vrate u prethodno stanje do 30 dana. Više informacija potražite u članku Vraćanje izbrisane Microsoft 365 grupe.

Ako više volite automatizovaniji način upravljanja životnim ciklusom Microsoft 365 grupe, možete da koristite smernice za istek da biste grupe istekle u određenom vremenskom intervalu. Vlasnici grupe će dobiti e-poruku 30, 15 i 1 dan pre isteka grupe koja im omogućava da lako obnove grupu ako je ona još uvek potrebna. Pogledajte: Microsoft 365 smernice za istek grupe.

Ograničenja Microsoft 365 grupe

Pronađite ograničenja grupe u Pregledu Microsoft 365 grupe za administratore.

Ako planirate da koristite funkciju "Grupno pisanje povrata" iz alatke Azure Active Directory Connect, maksimalna dužina je 448 znakova povezanih sa atributom "Opis".

Dodatne informacije o SharePoint Online skladištu potražite u članku "Ograničenja za SharePoint Online".

Upravljanje Microsoft 365 grupe je efikasnije kada imate operativne informacije o korišćenju grupa. Microsoft 365 administracija ima alatku za izveštavanje koja vam omogućava da vidite informacije kao što su korišćenje skladišta, koliko aktivnih grupa imate, pa čak i kako korisnici koriste grupe. Za više informacija pogledajte članak "Microsoft 365 izveštaji" u centru administracije.

Microsoft 365 grupe vam pružaju veliki broj alatki za usaglašenost, zaštitu informacija i e-otkrivanje.

Takođe pogledajte