Postavljanje pravila za objedinjavanje pošte

Kada šaljete pisma na listu slanja, poruku možete prilagoditi. Na primer, uključite reči "Istekao rok" za neke primaoce na osnovu vrednosti u određenim poljima izvora podataka. Prilagođavanje je zasnovano na pravilima koja se pokreću kada izvršite objedinjavanje.

Primer "Isteklo" koristi if ... Zatim... U suprotnom , pravilo koje navodi da uključite tekst "Istekao rok" za primaoce gde je vrednost polja "Krajnji rok" u prošlosti.

Podešavanje pravila se vrši nakon izbora primalaca za objedinjavanje pošte i nakon umetanja polja za objedinjavanje u dokument.

Idite napravilo za pošiljke> i odaberite pravilo na osnovu opisa ispod.

Pitaj

Na primer, šaljete isti poziv za kvartalni sastanak. Izvor podataka ne skladišti datume sastanaka i datum sastanka se pojavljuje više puta u pozivnici.

Postavljanjem obeleživača u dokument i uključivanjem polja "Pitaj", možete da pokrenete isto objedinjavanje za svaki sastanak. Jedina stvar koju treba da otkucate je datum sastanka i otkucaćete ga samo jednom.

1. U dokumentu za objedinjavanje pritisnite kombinaciju tastera Ctrl+F9, a zatim otkucajte ime da biste kreirali obeleživač. Ponovite ovo i koristite isto ime na svakom mestu u dokumentu gde želite da se odgovor na polje "Pitaj".
2. Postavite kursor negde u dokumentu, ispred prvog obeleživača koji ste upravo napravili.
3. Idite nastranicu "Pitajtepravila>za pošiljke>".
4. Izaberite obeleživač koji ste upravo kreirali (ili otkucajte njegovo ime) i unesite odziv, na primer "Datum događaja?" u polje za odziv .
5. Kliknite na dugme "U redu", a zatim ponovo na dugme "U redu ".
6. Na kraju procesa, kada izaberete opciju "Završi & objedini", odaberite stavku "Uredi pojedinačne dokumente". Bićete upitani za odgovor za svakog primaoca. Taj odgovor će biti umetnut u obeleživače koje ste naveli, u dokumentima koji proističu iz objedinjavanja.

Više informacija: Kodovi polja: polje Pitaj

Popuni

Na primer, šaljete isti poziv za kvartalni sastanak. Izvor podataka ne skladišti datume sastanaka i datum sastanka se pojavljuje samo jednom u pozivu.

Postavljanjem polja "Popuni" u dokument možete da pokrenete isto objedinjavanje za svaki sastanak. Jedina stvar koju ćete morati da otkucate je datum sastanka.

1. Postavite kursor tamo gde želite da umetnete tekst za popunjavanje.
2. Na kartici "Pošiljke" idite na stavku"Popunjavanjepravila>".
3. Unesite odziv, na primer "Datum događaja?" u polje za odziv .
4. Kliknite na dugme "U redu", a zatim ponovo na dugme "U redu ".
5. Na kraju procesa, kada pritisnete dugme "Završi & objedinjavanje", izaberite stavku "Uredi pojedinačne dokumente". Bićete upitani za odgovor za svakog primaoca. Taj odgovor će se umetnuti u polje "Popuni", u dokumentima koji proističu iz objedinjavanja.

Više informacija: Kodovi polja: polje Fill-In

Ako... Zatim... Drugo

Na primer, šaljete prepisku listi učesnika konferencije koji putuju i u zemlji i u inostranstvu. Polje "Zemlja/region" u izvoru podataka može biti prazno za domaće učesnike. Možete da koristite funkciju ako... Zatim... U suprotnom... pravilo za personalizovanje poruke za sve primaoce. Primaoci čije je polje Zemlja/region prazno mogu videti "Dočekaćemo vas na kapiji po dolasku", dok će svi ostali primaoci možda videti "Dočekaćemo vas na šalteru blizu carine".

1. Postavite kursor na mesto gde želite da umetne uslovni tekst.
2. Idite napravila>za slanje> pošteako... Zatim... Drugo.
3. Na listi "Ime polja " odaberite polje iz izvora podataka koje će odrediti uslovni tekst.
4. Sa liste poređenja odaberite način poređenja vrednosti podataka.
5. U polje "Uporedi sa" unesite vrednost za poređenje (preskočite ovu opciju ako ste za poređenje odabrali da je polje "Prazno" ili "Nije prazno").
6. U okvir za tekst "Umetni ovaj tekst " unesite tekst koji ide u dokument kada se ispune kriterijumi poređenja.
7. U okvir za tekst "U suprotnom, umetni ovaj tekst " unesite tekst koji ide u dokument kada nisu ispunjeni kriterijumi poređenja.
8. Izaberite dugme U redu.

Više informacija: Kodovi polja: polje IF

Objedini zapis #

Na primer, želite da korespondencija svakom primaocu pokaže položaj na listi čekanja. Listu primalaca možete da sortirate po hronološkom redosledu upisivanja, a zatim da koristite pravilo objedinjavanja zapisa # da biste prikazali numerisani položaj primaoca na listi.

Broj zapisa odražava sva sortiranja ili filtriranja koja ste primenili na izvor podataka pre objedinjavanja.

1. Postavite kursor na mesto gde želite da se pojavi broj zapisa.
2. Idite nastavku Pravila>zaobjedinjavanje> pošte #.

Više informacija: Kodovi polja: polje MergeRec

Objedini sekvencu #

Na primer, želite da korespondencija svakom primaocu prikaže ukupan broj osoba koje su se prijavile za događaj. Pravilo sekvence objedinjavanja # vam daje broj zapisa u objedinjenom dokumentu.

1. Postavite kursor na mesto gde želite da se pojavi broj zapisa.
2. Idite na pravila za pošiljke>,sekvencu>objedinjavanja #.

Više informacija: Kodovi polja: polje MergeSeq

Sledeći zapis

Na primer, koristite objedinjavanje pošte da biste odštampali spisak kontakata na jednom listu papira. Koristite pravilo "Sledeći zapis" da biste programu Word rekli da pređe na sledeći zapis bez započinjanja nove stranice.

1. Postavite kursor na mesto gde želite da se pojave podaci iz sledećeg zapisa.
2. Idi napravila> za pošiljke>Sledeći zapis.
3. Umetanje polja za objedinjavanje za željene podatke
   Lista imena preduzeća može da izgleda ovako:
   «Company_Name»
   «Sledeći zapis»«Company_Name»
   «Sledeći zapis»«Company_Name»

Više informacija: Kodovi polja: Sledeće polje

Sledeći zapis ako

Na primer, želite listu učesnika konferencije o domaćim putovanjima na jednom listu papira i učesnika međunarodnih putovanja na drugom listu papira. Polje "Zemlja/region" u izvoru podataka može biti prazno za domaće putnike. Možete da koristite pravilo "Sledeći zapis if" da biste sprečili Word da započne novu stranicu dok ne dođe do primalaca čije polje "Zemlja/region" nije prazno. Da biste to postigli, prvo sortirajte izvor podataka po zemlji/regionu.

1. Postavite kursor na mesto gde želite da se pojave podaci iz sledećeg zapisa.
2. Idi napravila>za pošiljke>,sledeći zapis ako.
3. Sa liste "Ime polja " odaberite ime polja za objedinjavanje, kao što je "Grad".
4. Sa liste poređenja odaberite način poređenja vrednosti podataka. Na primer, da biste izdvojili primaoce u određenom gradu, odaberite stavku Jednako je.
5. U polje "Uporedi sa" unesite vrednost koju želite da koristite. Na primer, da biste izdvojili primaoce u Tokiju, otkucajte tekst " Tokio " (preskočite ovo ako ste za poređenje odabrali opciju "je prazno " ili "Nije prazno ").

Više informacija: Kodovi polja: polje NextIf field

Postavi obeleživač

Na primer, pripremate pozivnice za konferenciju na kojoj glavni govornik još uvek nije dovršen. Možete da ostavite čuvare mesta za ime govornika u celom dokumentu i uključite pravilo "Postavi obeleživač", gde ime govornika unosite jednom i ono se pojavljuje u svim čuvarima mesta.

Čuvari mesta su Ref polja; Pravilo za postavljanje obeleživača umeće polje koje nije prikazano u dokumentu (osim ako ne pritisnete kombinaciju tastera Alt+F9 da biste otkrili kodove polja).

1. Postavite pokazivač bilo gde u dokumentu.
2. Idite na stavku "Pravila> za pošiljke>",postavite obeleživač i otkucajte ime, a zatim izaberite dugme "U redu".
3. Postavite kursor tamo gde želite da se pojavi tekst obeleživača.
4. Idite na polje "Umetanje>brzih delova>" i odaberite stavku "Ref".
5. Odaberite ime obeleživača koje ste upravo kreirali i kliknite na dugme "U redu".
6. Umetnite polje "Ref" svuda gde želite da se pojavi tekst obeleživača.
7. Pre nego što pokrenete objedinjavanje, kliknite desnim tasterom miša na polje "Skup", izaberite stavku "Uredi polje" i unesite željeni tekst u okvir za tekst .
8. Izaberite dugme U redu.

Više informacija: Kodovi polja: polje Set 

Preskoči zapis ako...

Na primer, imate prodavnicu odeće i otkrijete da imate previše određenih majica u skladištu, ali ne u najpopularnijoj veličini. Kada se pripremate za slanje prodajnog letka, isključujete klijente koji nose određenu veličinu. Koristite pravilo "Preskoči zapis if" da biste uporedili sadržaj podataka o veličini klijenata sa veličinom koju želite da izuzmete.

1. Idite napravila>za pošiljke>, preskočite zapis ako.
2. Na listi "Ime polja " odaberite ime polja za objedinjavanje, kao što je "Veličina".
3. Sa liste poređenja odaberite način poređenja vrednosti podataka. Na primer, da biste izdvojili klijente koji nose određenu veličinu, odaberite stavku "Jednako".
4. U polje "Uporedi sa" unesite vrednost koju želite da koristite. Na primer, da biste izdvojili klijente koji nose izuzetno malu veličinu, odaberite XS (preskočite ovo ako ste za poređenje odabrali opciju "je prazno " ili "Nije prazno ").

Više informacija: Kodovi polja: polje SkipIf