Användarmål: Hantera kostnader

	Om du planerar att spåra kostnadsinformation så har du kommit rätt. Läs om hur och var du anger olika slags kostnadsinformation så att du kan visa och analysera dina totala kostnader allt eftersom projektet fortlöper. Om du vet var pengarna tar vägen kan du fatta bättre beslut och har bättre försättningar att slutföra projektet inom angivna budgetramar.

Kostnadstips innan du börjar

Den här artikeln är ett av många projektledningsmål på färdplanen till projektledning.

• Beräkna projektkostnader Kostnadshistorik för projekt som liknar det projekt du planerar kan vara användbara när du kommer igång. Det hjälper dig att förebygga dyrbara misstag. Om din organisation har PMO-experter (Project Management Office) kan du även diskutera din kostnads- och budgetplanering med dem eller be en erfaren och kunnig gruppmedlem att granska dina kostnadsberäkningar för aktiviteter och resurser. Kostnadsberäkningar är knepiga – större organisationer följer PMO-riktlinjer eller anlitar professionella kostnadsberäknare.
• Veta vilka typer av kostnader som finns i Project De flesta projektkostnader kommer från arbetsresurser – de personer som arbetar med tilldelade aktiviteter eller material och utrustning som behövs för att slutföra ett projekt. Resurskostnader bygger oftast på timpriskostnader eller enhetskostnader, men de kan också vara engångskostnader som konsultkostnader, leverantörskostnader eller resekostnader. Kostnader som inte är kopplade till resurser anges oftast som fasta kostnader för specifika aktiviteter eller för hela projektet.
• Ange kostnader Resurskostnader anges i vyn Resurslista för timanställda, anställda med timlön, leverantörer, materialkostnader eller andra engångsresurskostnader, till exempel försäkringskostnader eller obligationer. Aktivitetskostnader anges i en kostnadstabell som du kan lägga till i valfri aktivitetslista.
• Få dina totalkostnader Project beräknar totalkostnader för de kostnader du anger så att du snabbt kan se hur projektkostnaderna räknas upp. Dela kostnadsinformationen med de som är inblandade i projektet och som kan tänkas vara intresserade.
• Ange din budget När totalsummorna liknar den budget du och dina intressenter hade i åtanke för projektet skapas de kostnadssummorna som projektets budget när du sparar en baslinje. Det gör du vanligtvis efter att du har angett all information som behövs i projektet och innan arbetet påbörjas. En originalplansbudget krävs om du planerar att spåra och hantera kostnader, särskilt om du kommer att göra en analys av upparbetat värde för att analysera budgetavvikelser genom projektet. Mer information finns i Ange och spara en originalplan.
• Utföra kostnadsanalyserExportera dina kostnadsdata till Excel för djupgående dataanalys med hjälp av Excel-pivottabeller, diagram och andra funktioner som villkorsstyrd formatering och miniatyrdiagram (enligt följande bild).
  
  Eller använda visuella rapporter i Project för att visa ett pivotdiagram av upparbetat värde (kallas ofta för en S-kurva).
  
  Du kan faktiskt göra ännu mer med dina Project-data och skapa en avancerad analys med ANOVA-analysfunktionerna i Analysis ToolPak i Excel. Det finns massor av alternativ för att analysera projektkostnader!

Ange kostnader i projektet

Ange kostnader för resurser	En sak i taget – du börjar med att ange kostnader för de personer som kommer att utföra arbetet och enhetskostnader för de material som krävs för att slutföra projektet. Sedan anger du de "fasta" resurskostnaderna för utrustning, tillsammans med alla engångskostnader för resurser som du vill spåra i projektet. Project beräknar verkliga kostnader automatiskt utifrån det verkliga arbete som har lagts ned eller de material som har förbrukats på aktiviteterna, men om du behöver kan du ange verkliga kostnader för alla tilldelade aktiviteter som har slutförts.
Visa totalsummor för projektkostnader	När du har angett kostnader för resurser, aktiviteter eller både och kan du granska de totala kostnaderna för att se om något behöver justeras för att kostnadsmålet ska nås.
Så väljer du en lämplig rapport	Förr eller senare kommer du att vilja rapportera projektkostnadsinformation till andra personer i organisationen. Använd en fördefinierad kostnadsrapport, till exempel en kassaflödesrapport eller en EV-rapport, eller visa dina kostnadsdata direkt i en visuell rapport, till exempel ett Excel-pivotdiagram eller ett Visio-pivotdiagram.

Hantera dina projektkostnader

Ange och spara en originalplan	När du har angett dina kostnadsberäkningar sparar du dem med din originalplan för att fastställa budgeten. Då kan du jämföra dina planerade kostnader med de verkliga kostnaderna vartefter projektet fortlöper och förutse om projektkostnaderna kommer att hålla sig inom budgetramarna eller inte.
Följ upp planeringen, från lätt till expert	Håll ett öga på hur arbetet med aktiviteterna fortlöper och hur de verkliga kostnaderna utvecklas för att avgöra om projektet kommer att hålla sig inom budgetramarna eller om budgeten riskerar att spricka.
Grunderna i analys av upparbetat värde	Du kan när som helst under projektet utföra en analys av upparbetat värde och ta reda på om pengarna som har spenderats hittills ligger i linje med det arbete som har gjorts och om originalkostnaderna som du har angett för aktiviteter, resurser och tilldelningar överensstämmer med de verkliga kostnaderna.