Access-databaser kan hjälpa dig att lagra och spåra nästan vilken typ av information som helst, till exempel lager, kontakter eller affärsprocesser. Låt oss gå igenom hur du kan skapa en Access-skrivbordsdatabas, lägga till data i den och sedan lära dig mer om nästa steg för att anpassa och använda din nya databas.
Artikelinnehåll
- Välj en mall
- Skapa en databas utan mall
- Lägga till en tabell
- Kopiera och klistra in data
- Importera eller länka till data
- Ordna data med Tabellanalys
- Nästa steg
Välja en mall
Access-mallar har inbyggda tabeller, frågor, formulär och rapporter som är klara att använda. Mallar är en av de första sakerna som visas när du startar Access, och du kan söka online efter fler mallar.
- I Access väljer du Arkiv>nytt.
- Välj en mall för en skrivbordsdatabas och ange sedan ett namn för databasen under Filnamn. Om du inte ser någon mall som passar dig kan du använda rutan Sök efter onlinemallar .
- Du kan använda standardplatsen som visas under rutan Filnamn eller välj mappikonen för att välja en.
- Välj Skapa.
Beroende på mallen kan du behöva göra något av följande för att komma igång:
Om access visar en dialogruta för inloggning med en tom lista med användare:
- Välj Ny användare.
- Fyll i formuläret Användarinformation .
- Välj Spara och stäng.
- Välj det användarnamn du just angav och välj sedan Logga in.
Om meddelandet Säkerhetsvarning visas i meddelandefältet i Access och du litar på mallens källa väljer du Aktivera innehåll. Om databasen kräver en inloggning loggar du in igen.
Mer information finns i Skapa en Access-skrivbordsdatabas från en mall.
Skapa en databas utan mall
Om ingen av mallarna passar dina behov kan du börja med en tom skrivbordsdatabas.
- I Access väljer du Ny>tom skrivbordsdatabas.
- Skriv ett namn på databasen i rutan Filnamn .
- Du kan använda standardplatsen som visas under rutan Filnamn eller välj mappikonen för att välja en.
- Välj Skapa.
Lägga till en tabell
I en databas lagras informationen i flera relaterade tabeller. Så här skapar du en tabell:
När du öppnar databasen för första gången visas en tom tabell i databladsvyn där du kan lägga till data. Om du vill lägga till ytterligare en tabell väljer du Skapa>tabell. Du kan börja ange data i det tomma fältet (cellen) eller så kan du klistra in data från en annan källa, till exempel en Excel-arbetsbok.
Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver sedan det nya namnet.
Tips
Meningsfulla namn hjälper dig att veta vad varje fält innehåller utan att se dess innehåll.
Välj Spara fil>.
- Om du vill lägga till fler fält skriver du i kolumnen Klicka för att lägga till .
- Om du vill flytta en kolumn markerar du den genom att klicka på dess kolumnrubrik och sedan dra den till önskad plats. Du kan också markera intilliggande kolumner och dra dem till en ny plats.
Mer information finns i Introduktion till tabeller.
Kopiera och klistra in data
Du kan kopiera och klistra in data från ett annat program, till exempel Excel eller Word i en Access-tabell. Det fungerar bäst när data är indelade i kolumner. Om informationen finns i ett ordbehandlingsprogram, till exempel Word, använder du taggar för att separera kolumnerna eller konverterar data till ett tabellformat innan du kopierar dem.
Om data behöver redigeras, till exempel om fullständiga namn delas upp i för- och efternamn, gör du det först i källprogrammet.
Öppna källan och kopiera data genom att trycka på Ctrl+C.
Öppna Access-tabellen där du vill lägga till data i databladsvyn och klistra sedan in den genom att trycka på Ctrl+V.
Dubbelklicka på varje kolumnrubrik och skriv sedan ett beskrivande namn.
Välj Spara fil> och ge sedan den nya tabellen ett namn.
Obs
Access anger datatypen för varje fält baserat på den information som du klistrar in i den första raden i varje kolumn, så se till att informationen på följande rader matchar den första raden.
Importera eller länka till data
Du kan importera data från andra källor eller länka till data från Access utan att flytta informationen från den plats där den lagras. Länkning kan vara ett bra alternativ om flera användare uppdaterar data och du vill vara säker på att du ser den senaste versionen eller om du vill spara lagringsutrymme. För de flesta format kan du välja om du vill länka till eller importera data. Mer information finns i Importera eller länka till data i en annan Access-databas.
Processen skiljer sig något beroende på datakällan, men de här anvisningarna hjälper dig att komma igång:
Välj Ny datakälla i gruppen Importera & Länk på fliken Externa data och välj sedan det dataformat som du vill importera från eller länka till från de listade undermenyalternativen.
Obs
Om du fortfarande inte hittar rätt format kan du behöva exportera data först till ett filformat som stöds i Access, till exempel en avgränsad textfil.
Följ anvisningarna i dialogrutan Hämta externa data .
När du länkar är vissa format tillgängliga som skrivskyddade. Här är de externa källor som du kan importera data från eller länka till:
| Källa | Importera | Länka |
|---|---|---|
| Excel | Ja | Ja (skrivskyddad) |
| Access | Ja | Ja |
| ODBC-databaser som SQL Server | Ja | Ja |
| Textfiler eller filer med kommaavgränsade värden (CSV-filer) | Ja | Ja (endast lägga till nya poster) |
| SharePoint-lista | Ja | Ja |
| XML | Ja | |
| Datatjänster | Ja (skrivskyddad) | |
| HTML-dokument | Ja | Ja |
| Outlook-mapp | Ja | Ja |
Mer information finns i Importera eller länka till data i en annan Access-databas.
Ordna data med Tabellanalys
Du kan använda tabellanalysguiden för att snabbt identifiera redundanta data. Guiden är sedan ett enkelt sätt att ordna data i separata tabeller. Access bevarar den ursprungliga tabellen som en säkerhetskopia.
- Öppna Access-databasen som innehåller den tabell som du vill analysera.
- VäljAnalysera tabellför databasverktyg>. De två första sidorna i guiden innehåller en kort självstudiekurs med exempel. Om du ser en kryssruta med etiketten Visa inledande sidor? markerar du den och väljer sedan Tillbaka två gånger för att se introduktionen. Om du inte vill se de inledande sidorna igen avmarkerar du Visa inledande sidor?.
Mer information finns i Normalisera data med hjälp av Tabellanalys.
Nästa steg
Resten av designprocessen varierar beroende på vad du vill göra, men du vill antagligen skapa frågor, formulär, rapporter och makron. De här artiklarna kan vara till hjälp: