Så här kan du dela med dig av en Access-skrivbordsdatabas

Du kan dela en Access-databas på flera sätt, beroende på dina behov och tillgängliga resurser. I den här artikeln tittar vi närmare på de tillgängliga alternativen, fördelarna med dem och var du kan lära dig mer.

Artikelinnehåll

• En översikt över olika sätt att dela Access-data
• Dela en enkel databas
• Dela en uppdelad databas
• Dela data på en SharePoint-webbplats
• Dela data med hjälp av en databasserver

En översikt över olika sätt att dela Access-data

Databasprogram förändras och växer med tiden. Många faktorer påverkar behov och prestanda, bland annat antalet samtidiga användare, nätverksmiljön, dataflöde, svarstid, databasstorlek, tider då arbetsbelastningen är hög och förväntad tillväxt. Om databaslösningen lyckas kommer den antagligen att behöva utvecklas. Lyckligtvis erbjuder Access en evolutionär väg från enkel till avancerad, så att du kan skala din lösning över tid. I följande tabell sammanfattas scenarier och arbetsbelastningar i Access så att du lättare kan välja rätt väg.

Överst på sidan

Dela en enkel databas

Det här alternativet är det enklaste och har minst antal krav. Det erbjuder också minst funktionalitet. Databasfilen sparas på en delad nätverksenhet och flera användare delar databasfilen samtidigt. Det kan emellertid uppstå problem med pålitligheten och tillgängligheten när flera användare ändrar data samtidigt, eftersom alla databasobjekt är delade. Den här metoden kan även försämra prestandan eftersom alla databasobjekt skickas över nätverket.

Det här alternativet kan fungera om bara några få personer ska använda databasen samtidigt och användarna inte behöver anpassa databasens design. Den här metoden är dock mindre säker än andra delningsmetoder eftersom varje användare har en fullständig kopia av databasfilen. Det ökar risken för obehörig åtkomst.

Så här delar du en databas genom att använda en delad mapp:

1. Dela en mapp med specifika personer i hemmiljöer eller småföretagsmiljöer. Mer information finns i Fildelning via ett nätverk i Windows.

2. Kontrollera att Access är inställt på att öppnas i delat läge på alla användares datorer. Det här är standardinställningen, men kontrollera för säkerhets skull. Om en användare öppnar databasen i exklusivt läge kommer det att störa datatillgängligheten.

   1. Starta Access och välj sedan Filalternativ>.
   2. I dialogrutan Access-alternativ väljer du Klientinställningar.
   3. I avsnittet Avancerat , under Öppna standardläge, väljer du Delas, väljer OK och avslutar sedan Access.

3. Kopiera databasfilen till den delade mappen. När du har kopierat filen måste du kontrollera att filattributen tillåter läs- och skrivbehörighet till databasfilen. Användarna måste ha skriv- och läsbehörighet om de vill använda databasen.

4. Skapa en genväg till databasfilen på varje användares dator. Mer information finns i Skapa en genväg till ett Office-program eller en Office-fil.

Överst på sidan

Dela en uppdelad databas

Det här är ett bra alternativ om du inte har en SharePoint-webbplats eller en databasserver. Du kan dela en uppdelad databas över ett lokalt nätverk (LAN). När du delar upp en databas organiserar du om den i två filer: en serverdel som innehåller datatabellerna och en klientdel som innehåller alla andra databasobjekt, till exempel frågor, formulär och rapporter. Varje användare interagerar med data genom att använda en lokal kopia av frontend-databasen.

Några av fördelarna med att dela upp en databas:

• Förbättrad prestanda: Det är bara data som delas i nätverket, inte tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler.
• Högre tillgänglighet: Transaktioner i databasen slutförs snabbare, t.ex. ändringar av poster.
• Förbättrad säkerhet: Användare har åtkomst till backend-databasen via länkade tabeller. Det är mindre troligt att obehöriga kan få obehörig åtkomst till data via frontend-databasen.
• Förbättrad tillförlitlighet: Om en användare stöter på ett problem och databasen stängs oväntat begränsas eventuella skador på databasfilerna till den kopia av databasens klientdel som användaren hade öppen.
• Flexibel utvecklingsmiljö: Varje användare kan utveckla frågor, formulär, rapporter och andra databasobjekt oberoende av varandra utan att påverka andra användare. Du kan också utveckla och distribuera en ny version av databasens klientdel utan att avbryta åtkomsten till data som lagras på databasens serverdel.

Mer information finns i Dela upp en Access-databas.

Överst på sidan

Dela data på en SharePoint-webbplats

Det finns flera sätt att dela Access-data på en SharePoint-webbplats:

• Länkning: Länkning innebär att du skapar en anslutning till data i ett annat program, så att du kan visa och redigera den senaste informationen i både SharePoint och Access utan att skapa och underhålla en kopia av informationen i Access. Om du inte vill kopiera en SharePoint-lista till Access-databasen, utan i stället köra frågor och skapa rapporter baserat på listan, kan du länka till data.
• Flytta: När du flyttar data från Access till en SharePoint-webbplats skapar du listor på SharePoint-webbplatsen som förblir länkade till tabeller i databasen. Med guiden Exportera tabeller till SharePoint kan du flytta data från alla tabeller samtidigt och behålla deras relationer.

Mer information finns i Importera, länka eller flytta data till SharePoint.

Överst på sidan

Dela data med hjälp av en databasserver

Du kan använda Access med en databasserverprodukt, till exempel SQL Server, när du vill dela med dig av din databas. Den här metoden ger dig många fördelar men kräver extra programvara: en databasserverprodukt.

Den här metoden påminner om att dela upp en databas eftersom tabellerna lagras i nätverket och varje användare har en lokal kopia av en Access-databasfil som innehåller länkar till tabellerna, tillsammans med frågor, formulär, rapporter och andra databasobjekt. Fördelarna med den här delningsmetoden beror på vilken databasserverprogramvara du använder, men till de hör oftast användarkonton och selektiv åtkomst till data, stark datatillgänglighet och integrerade datahanteringsverktyg. De flesta databasserverprogramvaror fungerar dessutom bra med tidigare versioner av Access, så alla användare måste inte använda samma version. Endast tabeller delas. Mer information finns i Migrera en Access-databas till SQL Server, Importera eller länka till data i en SQL Server-databas och Länka till eller importera data från en Azure SQL Server-databas.

Fördelar med att dela med dig av en databas med hjälp av en databasserver

• Hög prestanda och skalbarhet: I många fall ger en databasserver bättre prestanda än en fristående databasfil i Access. Många databasserverprodukter har också stöd för mycket stora databaser med terabytekapacitet som är ungefär 500 gånger större än den nuvarande maxstorleken för en Access-databas (två gigabyte). Databasserverprodukter arbetar normalt effektivt genom att behandla frågor parallellt och minimera behovet av extra minne när fler användare läggs till.
• Ökad tillgänglighet: Med de flesta databasserverprodukter kan du säkerhetskopiera databasen medan den används. På så sätt behöver du inte tvinga användarna att avsluta sitt arbete när du vill säkerhetskopiera databasen. Databasserverprodukterna hanterar normalt också samtidig redigering och postlåsning på ett effektivt sätt.
• Förbättrad säkerhet: Ingen databas kan göras helt säker. Databasserverprodukterna har emellertid ett starkt skydd som kan hjälpa till att skydda dina data mot obehörig åtkomst. De flesta databasserverprodukter erbjuder kontobaserat skydd vilket gör att du kan bestämma vem som ska kunna se vilka tabeller. Även om någon felaktigt får Access klientdel hjälper kontobaserad säkerhet till att förhindra obehörig användning av data.
• Automatisk återställning: I händelse av systemfel, som en operativsystemkrasch eller ett strömavbrott, har vissa databasserverprodukter en automatisk återställningsmekanism som återställer databasen till det senaste konsekventa tillståndet på några minuter, utan att databasadministratören behöver ingripa.
• Serverbaserad bearbetning: Genom att använda Access i en klient-/serverkonfiguration kan du hjälpa till att minska nätverkstrafiken genom att behandla databasfrågor på servern innan resultatet skickas till klienten. Att låta servern utföra behandlingen är oftast effektivare, särskilt om du arbetar med stora datamängder.
• Azure SQL Server: Förutom fördelarna med SQL Server erbjuder den dynamisk skalbarhet utan driftstopp, intelligent optimering, global skalbarhet och tillgänglighet, inga maskinvarukostnader och mindre administration.

Överst på sidan