Alla mallar som ingår i Access är ett komplett spårningsprogram som innehåller fördefinierade tabeller, formulär, rapporter, frågor, makron och relationer. De här mallarna är utformade för att vara direkt användbara, så att du kan skapa en ny databas som baseras på en mall och komma igång snabbt. Det kan dock finnas tillfällen när du vill ändra den nya databasen , till exempel för att lägga till eller byta namn på ett fält eller ändra en rapport.
I den här artikeln förklaras hur du utför de vanligaste ändringarna som du kanske vill tillämpa på en databas som har skapats från en mall. Se länkarna till artiklar för mer ingående information om specifika områden.
Vad vill du göra?
Lär dig grunderna i tabeller och fält
När du skapar en databas lagrar du data i tabeller – ämnesbaserade listor med rader och kolumner. Du lagrar de informationsobjekt som du vill spåra i fält (kallas även kolumner). I en tabell med kontakter kan du till exempel skapa fält för Efternamn, Förnamn, Telefonnummer och Adress. För en produkttabell kan du skapa fält för Produktnamn, Produkt-ID och Pris.
Det är viktigt att du väljer fält noggrant. Det är till exempel oftast en dålig idé att skapa ett fält för att lagra ett beräknat värde. I de flesta fall kan du låta Access beräkna värdet när det behövs. När du väljer fält kan du försöka lagra information i dess minsta användbara delar. I stället för ett fullständigt namn i ett enda fält kan du till exempel överväga att lagra för- och efternamnen separat. Om du i allmänhet behöver rapportera, sortera, söka efter eller utföra en beräkning på ett informationsobjekt placerar du det i ett fält för sig.
Mer information om hur du utformar en databas och väljer fält finns i artikeln Grundläggande databasdesign.
Ett fält har vissa definierande egenskaper. Till exempel har varje fält ett namn som unikt identifierar fältet i en tabell. Ett fält har också en datatyp som har valts för att matcha den information som ska lagras. Datatypen bestämmer vilka värden som kan lagras och vilka åtgärder som kan utföras på dessa värden, samt hur mycket lagringsutrymme som ska reserveras för varje värde. Varje fält har också en associerad grupp med inställningar som kallas egenskaper som definierar fältets utseende eller beteendeegenskaper. Egenskapen Format definierar till exempel visningslayouten för ett fält, d.v.s. hur den ska visas när den visas.
Infoga, lägga till eller skapa ett nytt fält i en tabell
Du kan enkelt lägga till ett fält i en tabell i databladsvyn. Men du kan också lägga till ett fält i en tabell i designvyn. I databladsvyn lägger du till fältet genom att skriva några data i cellen under kolumnrubriken Klicka för att lägga till . Du kan också lägga till ett fält i en tabell i designvyn.
Mer information om hur du lägger till ett fält i en tabell i databladsvyn finns i artikeln Lägga till eller ta bort en kolumn i ett datablad.
Mer information om hur du lägger till ett fält i en tabell i designvyn finns i artikeln Skapa en tabell och lägga till fält.
Obs!: När du lägger till ett nytt fält i en tabell läggs fältet inte automatiskt till i befintliga formulär och rapporter. Du måste lägga till fältet i formulären och rapporterna manuellt för att det ska visas i dem.
Ta bort ett fält från en tabell
Om möjligt bör du undvika att ta bort ett fält från en databas som har skapats från en av de medföljande mallarna – det är troligt att fältet används i andra databasobjekt, till exempel formulär och rapporter. Om du tar bort fältet får du alltså konsekvenser när du försöker använda de andra databasobjekten som använder fältet – databasobjekten fungerar inte som förväntat. Du måste ta bort alla referenser till fältet från alla objekt som använder det för att de andra objekten ska fungera korrekt.
När du bestämmer dig för att du måste ta bort ett fält från en databas som skapats från en mall kan du göra det i databladsvyn eller designvyn. Kom ihåg att om andra databasobjekt refererar till det borttagna fältet måste du ändra de andra objekten för att ta bort referensen. Om en rapport till exempel innehåller en kontroll som är bunden till det borttagna fältet och du kör rapporten visas ett felmeddelande, eftersom Access inte kan hitta data för fältet.
När du tar bort ett fält tar du bort all information som lagras i fältet permanent. Därför bör du vara försiktig när du tar bort fält, och du bör skapa en säkerhetskopia av databasen innan du tar bort fältet.
Innan du kan ta bort ett fält måste du se till att det inte ingår i några tabellrelationer. Om du försöker ta bort ett fält som det finns relationer för varnas du om att du först måste ta bort relationerna.
Stegvisa instruktioner om hur du tar bort en tabellrelation finns i artikeln Skapa, redigera eller ta bort en relation.
Stegvisa instruktioner om hur du tar bort fält från tabeller finns i artikeln Ta bort ett fält.
Byta namn på ett fält eller en tabell
Om möjligt bör du undvika att byta namn på ett fält eller en tabell i en databas som har skapats från en av de medföljande mallarna – det är troligt att fältet eller tabellen används i andra databasobjekt, till exempel formulär och rapporter. Därför kan ett nytt namn på fältet eller tabellen få konsekvenser när du försöker använda de andra databasobjekten som använder fältet eller tabellen. De andra objekten kanske inte fungerar som förväntat om de fortfarande refererar till det gamla namnet. För att de andra objekten ska fungera korrekt måste det gamla namnet ändras till det nya namnet. Om kryssrutan Utför autokorrigering av namn är markerad i kategorin Aktuell databas i dialogrutan Access-alternativ utförs mycket av det här arbetet automatiskt åt dig.
Du kanske vill ändra texten som visas i en kolumnrubrik i databladsvyn. Du kan göra det utan att behöva byta namn på fältet. Om du bara vill ändra texten i kolumnrubriken och inte vill byta namn på fältet läser du avsnittet Ändra texten som visas i en kolumnrubrik.
Vid behov kan du byta namn på en tabell i navigeringsfönstret eller byta namn på ett fält i databladsvyn eller designvyn. Innan du gör det bör du aktivera alternativet Autokorrigering av namn , om det inte redan är aktiverat.
Aktivera alternativet Autokorrigering av namn
När du byter namn på ett databasobjekt, till exempel ett fält, en tabell, ett formulär eller en rapport, vill du vanligtvis att namnändringen ska spridas i hela databasen. Annars fungerar inte objekt som refererar till det gamla namnet som förväntat. Access innehåller autokorrigeringsfunktionen Namn, som hjälper till att sprida namnändringarna. Som standard är Autokorrigering av namn aktiverat för alla nya databaser i Access. Men om den är inaktiverad kan du göra följande för att aktivera den.
Aktivera alternativet Autokorrigering av namn
-
Klicka på Arkiv > Alternativ.
-
Klicka på Aktuell databas i den vänstra rutan i dialogrutan Access-alternativ.
-
Under Alternativ för autokorrigering av namn markerar du kryssrutan Spåra information om autokorrigering av namn och markerar sedan kryssrutan Utför autokorrigering av namn .
-
Om du vill behålla en tabell som loggar varje ändring som utförs av Autokorrigering av namn markerar du kryssrutan Autokorrigering av loggnamnsändringar .
-
Klicka på OK.
-
Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst.
Obs!: Autokorrigering av namn är inte samma sak som autokorrigeringsfunktionen. Funktionen Autokorrigering av namn korrigerar referenser mellan objekt. Funktionen Autokorrigering korrigerar ofta felstavade ord eller fraser.
Byta namn på ett fält i databladsvyn
-
Dubbelklicka på tabellen i navigeringsfönstret där du vill byta namn på fältet.
Tabellen öppnas i databladsvyn.
-
Högerklicka på kolumnrubriken för det fält som du vill byta namn på och klicka sedan på Byt namn på fält på snabbmenyn.
-
Skriv det nya namnet på fältet och tryck sedan på RETUR.
Byta namn på ett fält i designvyn
-
Högerklicka i navigeringsfönstret på den tabell där du vill byta namn på fältet och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.
Tabellen öppnas i designvyn.
-
Klicka på cellen i kolumnen Fältnamn för det fält som du vill byta namn på.
Tips: Om du vill markera hela fältnamnet pekar du bara till vänster om det första tecknet i namnet tills pekaren ändras till en pil och klickar sedan.
-
Redigera texten för att byta namn på fältet.
-
Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst.
Byta namn på en tabell
Du kan byta namn på en tabell och de flesta andra databasobjekt direkt från navigeringsfönstret.
-
Högerklicka på tabellen som du vill byta namn på i navigeringsfönstret och klicka sedan på Byt namn på snabbmenyn.
Obs!: Du måste stänga alla öppna objekt som refererar till tabellen innan du kan byta namn på den.
-
Skriv det nya namnet och tryck sedan på RETUR.
-
Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst.
Ändra texten som visas i en kolumnrubrik
En bildtext är en rubrik eller rubrik som du kan tilldela ett fält genom att ange egenskapen Beskrivning för fältet. Bildtext är oberoende av fältnamnet – varje fält har ett fältnamn och kan också ha en bildtext. Du kanske till exempel vill att fältnamnet ska vara ett enstaka ord utan inbäddade blanksteg. Du kan sedan använda egenskapen Beskrivning för att skapa ett mer beskrivande namn som innehåller blanksteg. Access visar bildtext i stället för fältnamnet i databladsvyn och i etiketter och rubriker i frågor, formulär och rapporter.
Om du inte anger text för egenskapen Beskrivning används fältnamnet som standard.
Om du vill ändra namnet som visas i rubriken för en kolumn i databladsvyn kan du göra det utan att ändra fältnamnet genom att ange egenskapen Beskrivning för fältet. Så här ändrar du egenskapen Beskrivning för ett fält:
-
Högerklicka i navigeringsfönstret på den tabell där du vill ändra bildtext och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.
Tabellen öppnas i designvyn.
-
Klicka på cellen i kolumnen Fältnamn för fältet vars beskrivningsegenskap du vill ange.
-
Klicka på Beskrivning på fliken Allmänt under Fältegenskaper i det nedre avsnittet.
-
Skriv ett nytt bildtext för fältet.
-
Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst.
Nästa gång du öppnar tabellen i databladsvyn visas bildtext i stället för fältnamnet i kolumnrubriken.
Lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport
När du skapar en databas som du bygger på en mall innehåller databasen ett antal inbyggda, fördefinierade formulär och rapporter som du kan arbeta med direkt. Du kanske däremot vill lägga till ytterligare ett fält i ett formulär eller en rapport. När du lägger till ett fält i ett formulär eller en rapport skapar du det som kallas en kontroll.
Kontroller är objekt som visar data, utför åtgärder och låter dig visa och arbeta med information som förbättrar användargränssnittet, som etiketter och bilder. Kontroller kan vara bundna, obundna och beräknade.
En fullständig lista över de typer av kontroller som du kan använda i formulär och rapporter finns i artikeln Introduktion till kontroller.
Lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport i layoutvyn
När du har skapat ett formulär eller en rapport kan du enkelt finjustera designen genom att arbeta i layoutvyn. Genom att använda faktiska realtidsdata som vägledning kan du justera fältbredderna och ordna om fälten. Du kan placera nya fält i formuläret eller rapporten och ange egenskaper för formuläret eller rapporten och deras kontroller.
Om du vill växla till layoutvyn högerklickar du på formuläret eller rapporten i navigeringsfönstret och klickar sedan på Layoutvy på snabbmenyn. Du kan också klicka på knappen Layoutvy i statusfältet i Access, eller så kan du högerklicka på dokumentfliken för formuläret eller rapporten och sedan klicka på Layoutvy på snabbmenyn.
Öppna egenskapssidan
-
Klicka på Egenskapssida i gruppen Verktyg på fliken Design.
Kortkommando Tryck på F4.
Du kan använda fönstret Fältlista för att lägga till fält från den underliggande tabellen eller frågan i designen. Om du vill visa fönstret Fältlista klickar du på Lägg till befintliga fält i gruppen Kontroller på fliken Format. Du kan sedan dra fält direkt från fönstret Fältlista till designen.
Visa fönstret Fältlista
-
Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Design.
Lägga till ett fält från fönstret Fältlista
-
Om du vill lägga till ett enda fält drar du fältet från fönstret Fältlista till det avsnitt där du vill att det ska visas i formuläret eller rapporten.
-
Om du vill lägga till flera fält samtidigt håller du ned CTRL och klickar på de fält du vill använda. Dra de markerade fälten till formuläret eller rapporten.
När du släpper fälten i ett avsnitt skapas en bunden textrutekontroll för varje fält och en etikettkontroll placeras automatiskt bredvid varje fält.
Mer information om formulär och rapporter finns i artiklarna Lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport, Skapa ett formulär i Access och Skapa en enkel rapport.
Lägga till ett fält som lagrar dokument, filer eller bilder
Du kan använda Access för att lägga till ett fält med datatypen Bifogad fil för att lagra ett eller flera dokument, filer eller bilder. Du kan använda ett fält för bifogade filer om du vill lagra flera filer i ett enda fält. Du kan till och med lagra mer än en typ av fil i det fältet. I en databas över anställningskandidater kan du till exempel bifoga en eller flera meritförteckningar, förutom ett foto, till posten för varje kontakt.
Lägga till ett fält för bifogade filer i en tabell
-
Högerklicka på tabellen där du vill lägga till fältet i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.
Tabellen öppnas i designvyn.
-
Klicka på den första tomma raden i kolumnen Fältnamn och ange ett namn för det nya fältet.
-
Klicka på den intilliggande cellen i kolumnen Datatyp och välj sedan Bifogad fil i listan.
-
Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst.
Access kan visa ett meddelande om att du inte kan ångra ändringarna när du har sparat tabellen. Det innebär att du inte kan konvertera fältet till en annan datatyp, men du kan ta bort fältet om du tror att du har gjort ett fel.
-
Bekräfta ändringen genom att klicka på Ja .
När du har lagt till fältet Bifogad fil i tabellen kan du använda dialogrutan Bifogade filer för att lägga till dokument, filer eller bilder i en post.
Lägga till en bifogad fil i ett fält
-
Dubbelklicka på tabellen som du vill lägga till den bifogade filen i navigeringsfönstret.
Tabellen öppnas i databladsvyn.
-
Dubbelklicka på fältet för bifogade filer i tabellen.
Dialogrutan Bifogade filer visas.
-
Klicka på Lägg till.
Dialogrutan Välj fil visas.
-
Använd listan Leta i för att bläddra till filen eller filerna som du vill bifoga till posten, markera filen eller filerna och klicka sedan på Öppna.
Observera att du kan välja flera filer av valfri datatyp som stöds.
-
Klicka på OK i dialogrutan Bifogade filer så att filerna läggs till i tabellen.
Access lägger till filerna i fältet och ökar antalet som anger de bifogade filerna i enlighet med detta.
-
Upprepa dessa steg om du vill lägga till fler filer i det aktuella fältet eller andra fält i tabellen.
Mer information om fält för bifogade filer finns i artikeln Bifoga filer och grafik till posterna i databasen.
Ändra hur ett fält visas
Du kan anpassa hur ett fält visas när det visas. Du kan till exempel ange visningsformat som ska användas i hela databasen, till exempel i formulär och rapporter, eller när en tabell öppnas i databladsvyn. Om du vill ange ett visningsformat anger du egenskapen Format för ett fält. Fältets formategenskap ärvs sedan automatiskt av nya formulär och rapporter som du skapar.
Ange visningsformatet i databladsvyn
-
Dubbelklicka på tabellen som innehåller det fält vars format du vill ange i navigeringsfönstret.
Tabellen öppnas i databladsvyn. -
Klicka på det fält vars visningsformat du vill ange.
-
Klicka på pilen i listrutan bredvid Format i gruppen Format på fliken Fält och välj sedan ett format.
Fältet visas med det nya visningsformatet.
Ange visningsformatet i designvyn
-
I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen som innehåller fältet vars visningsformat du vill ändra och klickar sedan på Designvy på snabbmenyn.
Tabellen öppnas i designvyn.
-
Klicka på det fält vars visningsformat du vill ange.
-
Klicka på rutan Format på fliken Allmänt under Fältegenskaper.
-
Klicka på listrutan och välj ett visningsformat.
-
Spara ändringarna genom att klicka på Spara i verktygsfältet Snabbåtkomst.
