Allt om arbetsflöden för insamling av signaturer

Allt om arbetsflöden för insamling av signaturer

De arbets flöden som ingår i SharePoint-produkter är funktioner som du kan använda för att automatisera affärs processer, vilket gör dem mer konsekventa och effektivare. Du kan använda ett arbets flöde för insamling av signaturer för att dirigera dokument som skapats i Excel, Word eller InfoPath till en eller flera personer för deras signaturer.

Obs!: SharePoint 2010-arbets flöden har dragits tillbaka sedan den 1 augusti 2020 för nya klient organisationer och togs bort från befintliga klient organisationer den 1 november 2020.  Om du använder SharePoint 2010-arbetsflöden rekommenderar vi att du migrerar till Power automatisering eller andra lösningar som stöds. Mer information finns i SharePoint 2010-arbets flödet.

Mer information finns i Översikt över arbets flöden som ingår i SharePoint.

Viktigt!: Arbets flödet för insamling av signaturer är inte aktiverat som standard och visas inte i list rutan Välj en arbetsflödesmall i Associations formuläret. För att göra det tillgängligt för användning måste en webbplats administratör aktivera dem på webbplats samlings nivån. Om du har behörigheter för webbplats samlings nivå läser du aktivera mallar för arbets flöden i SharePoint.

Om allt du behöver göra är att slutföra en arbets flödes uppgift för insamling av signaturer    Gå bara till det kompletta segmentet och expandera det. Du kanske inte behöver några andra segment för tillfället.

Jämförelse mellan manuell process och automatiserat arbetsflöde

SharePoint-arbetsflöden:

  • Effektivt och konsekvent    Ett arbets flöde för insamling av signaturer cirkulerar automatiskt dokumentet, tilldelar signaturinformation och spårar deras status. Aktiviteten i arbets flödet kan övervakas och justeras från en central status sida och historiken för händelser i arbets flödet bevaras för 60 dagar efter slut för ande.

  • Mindre arbete åt dig    Med ett arbets flöde för insamling av signaturer sparar du och dina kollegor både tid och problem och samtidigt effektiviserar och standardiserar din signatur.

Här är ett diagram över en enkel version av arbets flödet för insamling av signaturer.

Flödesschema över arbetsflödesprocess

Tips om hur du använder den här artikeln

Informationen i den här artikeln visas i expanderbara segment.

Om allt du behöver göra är att slutföra en arbets flödes uppgift för insamling av signaturer    Gå bara till det kompletta segmentet och expandera det. Du kanske inte behöver några andra segment för tillfället.

Om du vill lägga till, starta, övervaka och underhålla arbets flöden    Om du inte redan är bekant med dessa uppgifter kanske du tycker att det är användbart att arbeta genom den här artikeln, segmentera efter segment, första gången du utformar och lägger till ett arbets flöde. När du känner till informationen och artikel layouten kan du gå direkt till det segment du behöver för att få tillbaka besök.

En anteckning om grafiken    Skärm bilder och koncept diagram i den här serien med arbets flödes artiklar baseras vanligt vis på arbets flödes typen godkännande. När det är nödvändigt för koncept eller instruktions klarhet har bilder och diagram i den här artikeln också anpassats för arbets flöden för insamling av signaturer.

Ett ord om att skriva ut den här artikeln    Det här är en lång artikel. Om du bara vill skriva ut markerade segment måste du se till att bara de visas när du skriver ut. (Om du vill ta med den fullständiga grafiken i utskriften skriver du ut i liggande orientering och inte stående orientering.)

Och ett ord om att söka    Innan du söker efter text eller termer i den här artikeln bör du kontrol lera att alla segment som du vill söka efter visas i.

Läs mer om arbets flöden för insamling av signaturer

Ett arbets flöde för insamling av signaturer är en funktion i SharePoint-produkter som används för att dirigera ett dokument eller ett formulär som har skapats i Word, Excel eller InfoPath till en eller flera personer för sin signatur. Arbets flödes förlåsning, effektiviserar och standardiserar hela processen.

Illustration av arbetsflödesdirigering

Det grundläggande arbets flödet för insamling av signaturer som ingår i SharePoint-produkter fungerar som en mall. Med den här mallen kan du lägga till en eller flera arbets flöden för insamling av signaturer till dina webbplatser. Alla arbets flöden som du lägger till är en unik version av arbets flödet för grundläggande insamling av signaturer, var och en med sitt eget sätt att arbeta baserat på de inställningar du anger när du lägger till det.

  • När du först lägger till ett arbets flöde för insamling av signaturer i din lista, ett bibliotek eller en webbplats samling kan du ange hur många deltagare som ska ingå och vilka uppgifter som har tilldelats en efter en annan (seriellt) eller alla på en gång (parallellt). Du kan till och med välja om du vill dela upp deltagarnas uppgifter i två eller flera olika stadier. Varje gång du startar arbets flödet manuellt i ett dokument kan du ändra de här inställningarna.

  • Arbets flödet tilldelar en uppgift till varje angiven deltagare. Varje deltagare väljer bland flera möjliga svar: att signera (eller inte signera) dokumentet, för att tilldela om signaturen eller för att ta bort uppgiften.

  • När arbets flödet körs kan du övervaka framsteg och göra justeringar (om det behövs) från en enda, status sida för centrala arbets flöde.

  • I 60 dagar efter att arbets flödet är klart är listan över alla arbets flödes händelser som inträffade i den här körningen (eller instansen) fortfarande tillgänglig för informell referens i arbets flödets status sida.

Arbets flödet för insamling av signaturer är inte utformat för att samla in godkännanden och avslag för ett dokument, eller för att kontrol lera webb publicering för webbplatsen. Om du vill lägga till ett arbets flöde där deltagarna godkänner eller avvisar dokumentet som de granskar kan du läsa artikeln om godkännande arbets flöden.

Dessutom är arbets flöden för insamling av signaturer inte utformade för att samla in feedback. Om du vill använda ett arbets flöde för att samla in feedback om ett dokument kan du läsa artikeln om insamling av feedback-arbetsflöden.

Du kan också använda Microsoft SharePoint Designer 2013 för att ytterligare Anpassa arbets flöden som ingår i SharePoint-produkter.

Lägga till ett arbets flöde   Som standard måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till ett arbets flöde. (Gruppen ägare har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och gruppen besökare inte.)

Starta ett arbets flöde   Du måste också ha behörigheten redigera objekt för att Starta ett arbets flöde som redan har lagts till. (Medlemmar-gruppen och gruppen ägare har båda behörigheten redigera objekt som standard, gruppen besökare inte.)

Du kan också välja att konfigurera specifika arbets flöden så att de endast kan startas av medlemmar i gruppen ägare. (Om du vill göra det markerar du kryss rutan Kräv behörighet att hantera listor för att starta det här arbets flödet på den första sidan i Associations formuläret.)

Fler och fler affärs transaktioner utförs elektroniskt. Därför används digitala signaturer allt mer för att binda förlitande parter till sina transaktioner. En digital signatur används för att bekräfta identiteten hos den person som signerat dokumentet och bekräftar att innehållet inte har ändrats efter att den digitala signaturen har använts för dokumentet. Digitala signaturer tillhandahåller säkerhet som är baserad på krypterings teknik och som hjälper till att minska riskerna som är förknippade med elektroniska affärs transaktioner. Tack vare förbättringar av digital signering, syftar det på att uppfylla informations säkerhets behoven hos företag och offentliga bransch enheter världen över.

Om du vill skapa en digital signatur måste du ha ett digitalt certifikat som visar din identitet för förlitande parter och som bör erhållas från en behörig certifikat utfärdare (CA). Om du inte har ett digitalt certifikat har Microsoft också partner som ger digitala certifikat samt andra avancerade signaturer.

Det här är de grundläggande stegen:

  • Innan arbets flödet körs (planera, lägga till, start)   
    Innan du lägger till ett arbets flöde kan du planera var du vill lägga till det (för en enskild lista eller ett bibliotek, eller för hela webbplats samlingen) och hur det ska fungera. När du har lagt till och konfigurerat arbets flödet kan alla som har nödvändig behörighet starta arbets flödet för ett visst dokument. Arbets flödet kan också ställas in så att det körs automatiskt. Automatiska körningar kan aktive ras baserat på antingen eller båda två Utlös ande händelser: när ett dokument läggs tilli eller skapas i en lista eller i ett bibliotek, eller när ett dokument i en lista eller ett bibliotek ändras.

  • När arbets flödet körs (Slutför, övervaka, justera)   
    När arbets flödet körs utför enskilda deltagare sina tilldelade uppgifter. Under tiden kan arbets flödet övervakas från en central arbets flödes status sida för den specifika instansen av arbets flödet. Justeringar av arbets flödet när det körs kan göras från samma sida. och om det behövs kan arbets flödet annulleras eller avslutas därifrån.

  • När arbets flödet har körts (granska, rapportera, ändra)   
    När arbets flödet är färdigt kan hela historiken för den (eller instans) granskas för upp till 60 dagar på sidan arbets flödes status. Om det är något du vill ändra hur arbets flödes funktionerna kan du öppna och redigera Associations formuläret som du slutförde när du lade till arbets flödet.

Följande flödes schema illustrerar de här faserna från den person som lägger till ett nytt arbets flöde.

Arbetsflödesprocess

Planera ett nytt arbets flöde för insamling av signaturer

I det här avsnittet identifierar vi de beslut som du måste fatta och den information som du behöver innan du lägger till en version av arbets flödet för insamling av signaturer.

Om du redan är van vid att lägga till den här typen av arbets flöde och bara behöver en påminnelse om de olika stegen kan du gå direkt till rätt Lägg till-lista (listor/bibliotek eller webbplats samling) i den här artikeln.

Arbets flödena som ingår i SharePoint-produkter fungerar som huvudmallar där specifika enskilda arbets flöden som du lägger till i listor, bibliotek och webbplats samlingar baseras.

Varje gång du lägger till ett arbets flöde för insamling av signaturer lägger du till exempel till en version av arbets flödes mal len allmänna signaturer. Du ger varje version sitt eget namn och dess egna inställningar, som du anger i Associations formuläret när du lägger till den versionen. På så sätt kan du lägga till flera arbets flöden, var och en med en version baserat på mallen för arbets flödes mal len för insamling av signaturer, men varje version som heter och är anpassad för det specifika sätt som du använder den.

I den här bilden har tre arbets flöden som baseras på mallen godkännande arbets flöde lagts till – en för alla innehålls typer i ett enda bibliotek, en för en enda innehålls typ i ett och samma innehålls typ i en hel webbplats samling.

Tre arbetsflöden som baseras på arbetsflödesmallen för godkännande

När du lägger till en ny arbets flödes version utifrån en av de arbetsflödesmallade mallarna fyller du i ett associerings formulär för att ange hur du vill att den nya versionen ska fungera.

I det här avsnittet hittar du en lista med frågor som förbereder dig att genomföra Associations formuläret. Det tar först ett tag eller två att titta på formuläret och dess fält.

Första sidan i Associations formuläret

Första sidan i associationsformuläret

Andra sidan i Associations formuläret

Andra sidan i associationsformuläret

Fälten på den andra sidan visas också i initierings formuläret, som visas varje gång arbets flödet startas manuellt och kan redige ras just nu för just den funktionen.

Nio frågor att besvara

När du svarar på svaren på alla frågor i det här avsnittet är det dags att lägga till arbets flödet.

Den här artikeln gäller arbets flödes mal len som visas i menyn som insamling av signaturer – SharePoint 2010. Om du inte är säker på att den här arbets flödes typen är det bästa valet för dig kan du läsa mer i avsnittet mer om den här artikeln. Mer information om andra arbetsflödesmallar som är tillgängliga finns i artikeln om arbets flöden som ingår i SharePoint.

Det är viktigt att veta att signaturrader för den typ vi diskuterar här bara kan infogas i dokument som skapats i Word, Excel eller InfoPath.

Vad är en innehålls typ?

Alla dokument och andra objekt som lagras i en SharePoint-lista eller ett bibliotek tillhör en eller flera innehålls typer. En innehålls typ kan vara som grundläggande och generisk som dokument -eller Excel-kalkylblad, eller som ett särskilt specialiserat avtal eller produkt design. Vissa innehålls typer är som standard tillgängliga i SharePoint-produkter, men du kan båda anpassa dessa och lägga till andra som du själv skapar.

Du kan göra den nya versionen av arbets flödet för insamling av signaturer tillgängliga endast i en lista eller i ett bibliotek, eller så kan du göra den tillgänglig i hela webbplats samlingen.

  • Om du lägger till arbets flödet för en enskild lista eller ett bibliotek kan du konfigurera det så att det körs antingen på alla innehålls typer eller endast för en innehålls typ.

  • Om du lägger till arbets flödet för hela webbplats samlingen måste du konfigurera det så att det bara körs på en enda webbplats innehålls typ.

  • I samtliga fall måste varje dokument där arbets flödet för insamling av signaturer körs vara en fil som skapats i Word, Excel eller InfoPath.

Översikt över webbplatssamling med förklaringar av hur du lägger till ett arbetsflöde på tre olika sätt

Ge arbets flödes versionen ett namn:

  • Visar tydligt vad det används till.

  • Skiljer tydligt från andra arbets flöden.

Ett exempel

Föreställ dig att du är medlem i en grupp redigerare. Gruppen vill använda två olika arbets flöden för insamling av feedback:

  • Du kör det första arbets flödet för varje dokument som skickas av en medlem i din egen grupp. Det här arbets flödet samlar bara in feedback från chef för din grupp.

  • Du kör det andra arbets flödet för varje dokument som skickas av personer utanför din egen grupp. Det här arbets flödet samlar in feedback frånalla medlemmar i gruppen.

Du kan namnge det första arbets flödet i feedback och det andra utanför feedbacken.

Tips: Vanligt vis är det en bra idé att upprätta enhetliga namn konventioner och att se till att alla inblandade med dina arbets flöden är bekanta med dessa konventioner.

Du kan låta arbets flödet använda webbplatsens standard uppgifts lista och historik lista, använda andra befintliga listor eller begära nya listor för det här arbets flödet.

  • Om webbplatsen kommer att ha många arbets flöden, eller om vissa arbets flöden innehåller flera aktiviteter, bör du överväga att begära nya listor för varje arbets flöde. (Att hantera över-långa listor är ett av de saker som kan sänka prestandan långsammare. Det går snabbare och enklare för systemet att hantera flera kortare listor än en enda lång.)

  • Om aktiviteterna och historiken för det här arbets flödet innehåller känslig eller konfidentiell information som du vill behålla åtskild från allmänna listor, bör du definitivt ange att du vill ha nya, separata listor för det här arbets flödet. När du har lagt till arbets flödet kontrollerar du att rätt behörigheter är inställda för de nya listorna.

Signaturrader kan infogas i dokumentet två gånger:

  • Innan arbets flödet startas för dokumentet.

  • När arbets flödet har startat men innan den första deltagaren lägger till sin signatur på en Signaturrad.

Att lägga till en digital signatur i ett dokument är en process i två steg:

  1. För det första infogas enSignaTure-linje i bröd texten i dokumentet.
    Infogad men inte signerad signaturrad

  2. Någon lägger till sin signatur till den infogade raden.
    Infogad signaturrad med signatur

Tänk på det här    Från den tidpunkt då den första deltagaren lägger till sin signatur i dokumentet är dokumentet låst mot redigering. Enny annan ändring i dokumentet efter den punkten – förutom andra undertecknare som lägger till deras signaturer – invaliderar eller tar bort alla signaturer som har lagts till. Och eftersom inmatningen av en Signaturrad räknas som en ändring i dokumentet måste alla signaturrader redan finnas i dokumentet innan den första deltagaren lägger till deras faktiska signatur i en av dessa rader.

Det finns tre enkla sätt att besvara den här frågan:

  • För något av alternativen start    Dokumentet är baserat på en mall eller ett formulär som redan innehåller signaturrader, så att ingen behöver lägga till dem för varje enskilt arbets flöde.

  • För en manuell start    Den person som startar arbets flödet infogar alla nödvändiga signaturrader innan arbets flödet startas.

  • För automatisk start    Den första deltagaren som öppnar dokumentet infogar alla nödvändiga signaturrader innan han eller hon lägger till sin egen signatur.

Här är en kort grafisk Sammanfattning av huvud punkten.

Dokument utan första signatur och därför fortfarande öppet för ändringar

Dokument med infogad första signatur och därför låst mot ändringar

Ett arbets flöde kan konfigureras så att det endast startas manuellt, automatiskt eller på endera sätt:

  • När du startar ett arbets flöde för insamling av signaturer manuellt i ett visst dokument visas ett annat formulär, initierings formuläret. Initierings formuläret innehåller inställningar från endast den andra sidan i Associations formuläret. På så sätt kan de, om personen som startar arbets flödet vill ändra någon av dessa inställningar (endast för den aktuella instansen), så att de ska kunna göra det innan de klickar på Starta.

  • Med en automatisk start är det självklart att det finns ingen möjlighet att presentera ett initierings formulär, vilket innebär att standardinställningarna som har angetts i Associations formuläret används utan några ändringar.

Följande bild visar skillnaden mellan manuell start och automatisk start.

Jämförelse mellan formulär för manuell och automatisk start

Eventuella ändringar som du gör i initierings formuläret tillämpas bara under den aktuella instansen av arbets flödet. Om du vill ändra de permanenta, standardinställningarna för arbets flödet redigerar du det ursprungliga Associations formuläret enligt beskrivningen i avsnittet ändra segment i den här artikeln.

Manuell start

Om du tillåter manuell start kan alla med nödvändig behörighet starta arbets flödet för ett giltigt dokument när som helst.

Fördelarna med en manuell start är att du och dina kollegor bara kan köra arbets flödet när och om du vill, och att varje gång du kör det kommer du att få chansen att ändra vissa inställningar i initierings formuläret.

Med en manuell start någon måste naturligtvis komma ihåg att köra arbets flödet när det är lämpligt att göra det.

Automatisk start

Du kan konfigurera arbets flödet så att det startas automatiskt av någon av följande händelser:

  • Ett nytt dokument skapas i eller överförs till listan eller biblioteket.

  • Ett dokument som redan lagras i listan eller biblioteket ändras.

Fördelen med automatisk start är att ingen behöver komma ihåg att starta arbets flödet. Den körs varje gång en Utlös ande händelse inträffar.

Särskilda överväganden för automatisk start med arbets flöden för insamling av signaturer

Till skillnad från vissa av de andra inkluderade arbets flöden är det intemöjligt att lägga till fler uppgifter efter att ett arbets flöde för insamling av signaturer har startat. När arbets flödet startar automatiskt tilldelar det bara de signaturer som redan har angetts i standardinställningarna. Var och en av dessa aktiviteter kan tilldelas om under arbets flödet, men inga ytterligare uppgifter kan skapas och tilldelas. Ett arbets flöde för insamling av signaturer får med andra ord endast köras automatiskt när identiteten eller åtminstone antalet deltagare har känds.

Vad som är möjligt efter en automatisk start är att ta bort eller avbryta uppgifter som redan har tilldelats – men att avbryta en aktivitet tar inte bort den tillhör ande signaturraden från dokumentet.

Här följer tre scenarier då en automatisk start används. Observera att i varje scenario:

  • Arbets flödet körs i ett bibliotek där användare kan ladda upp dokument som måste signeras.

  • Uppsättningen personer som har tilldelats signaturinställningar är stabila över tiden och behöver inte granskas eller redige ras varje gång arbets flödet startas.

Om objektet som laddas upp är ett dokument eller ett formulär som redan innehåller lämpliga signaturrader behöver inte de deltagarna ange att de ska kunna infoga signaturrader under arbets flödet.

Scenario 1: en aktivitet, en undertecknare

Nya utgifts anspråk måste vara inloggade av Anna så Anna skapar ett bibliotek med namnet nya utgifts anspråk. Alla i organisationen kan skapa och överföra ett anspråk.

Anna skapar ett arbets flöde och ger det samma namn: nya utgifts anspråk. Arbets flödet körs automatiskt för varje nytt dokument, vilket bara ger en signatur, till Anna, självklart.

Flödesschema för arbetsflöde

Scenario 2: flera uppgifter, flera undertecknare

I den här tiden måste kontrakt vara signerade av Anna och Stefan och Frank – av alla tre.

Stefan skapar ett bibliotek med namnet avtal för signaturer. Hon skapar ett arbets flöde för insamling av signaturer med namnet signaturer (annaANDseanANDfrank). Arbets flödet körs automatiskt för varje nytt dokument, och tilldelar en signatur till var och en av de tre personerna.

Den första undertecknaren för att öppna dokumentet infogar signaturrader för alla tre undertecknare innan du lägger till sin egen signatur.

Flödesschema för arbetsflöde

Scenario 3: flera uppgifter, en undertecknare

I den här versionen måste kontrakt vara signerade av Anna eller Sean med bara en av de tre.

Stefan skapar ett bibliotek med namnet avtal för signatur och ett arbets flöde med namnet signatur (annaellerseanellerfrank). Hon skapar också en adress lista eller distributions grupp, som även heter annaellerseanellerfrank, vilket inkluderar alla tre.

Nästa gång arbets flödet körs automatiskt för varje nytt dokument i biblioteket, men den här gången tilldelas bara en signatur i gruppen annaellerseanellerfrank .

Den här typen av uppgift kallas grupp aktivitetoch fungerar på följande sätt: arbets flödet skickar en avisering om e-post till varje medlem i gruppen, men skapar bara en aktivitet, som en enskild medlem i gruppen kan begära och färdigställa åt hela gruppen.

Flödesschema för arbetsflöde

Instruktioner om hur du ansöker och slutför en grupp aktivitet finns i avsnittet fylla i den här artikeln.

När du lägger till ett arbets flöde i en innehålls typ för hela webbplats samlingen kan du även lägga till arbets flödet i alla andra innehålls typer i webbplats samlingen som ärver från den innehålls typ som du lägger till arbets flödet i. (Observera att om du lägger till ett arbets flöde för endast en lista eller ett bibliotek visas inte det här alternativet.)

Meddelanden: 

  • Det tar lång tid att slutföra den åtgärd som utför all ytterligare tillägg.

  • Om arv har brutits för webbplatser eller under webbplatser där du vill att det här arbets flödet ska läggas till för att ärva innehålls typer bör du kontrol lera att du är medlem i gruppen ägare på var och en av dessa webbplatser eller under webbplatser innan du kör den här åtgärden.

Du måste ange namnet eller e-postadressen för varje person som en signatur ska tilldelas till.

Grupp aktiviteter eller en person?    Om du tilldelar en uppgift till en grupp eller distributions lista tilldelas en grupp uppgift : varje medlem i gruppen får ett uppgifts meddelande, men bara en medlem måste hävda och slutföra uppgiften. Instruktioner om hur du ansöker och slutför en grupp aktivitet finns i avsnittet fylla i den här artikeln.

En fas eller flera faser?   Du kan välja att bara ha en fas av aktiviteterna i signaturen, eller ha flera steg. Om du har mer än en fas utförs faserna en efter en annan.

Är det en parallell granskning eller seriell granskning?   För deltagarna i ett och samma stadium kan du välja mellan att låta sina signatur uppgifter tilldelade samtidigt (parallellt) eller få sina uppgifter tilldelade en efter en annan (i seriellt skick) i den ordning som du anger. Det seriella alternativet kan vara användbart om till exempel en av undertecknarna är den riktiga besluts fattaren angående dokumentet och det inte är meningen för någon av de andra undertecknarna att slutföra sina signatur uppgifter om besluts fattaren bestämmer dig för att inte logga in.

Ett exempel

Det här enkla scenariet illustrerar några av fördelarna med både flera faser och seriella aktivitets tilldelningar:

Tänk dig att Frank lägger till ett nytt arbets flöde för insamling av signaturer för ett kontrakts bibliotek. Eftersom Frank är det riktiga besluts fattaren vill han vara den första personen för att underteckna varje kontrakt. Om han bestämmer dig för att inte signera, tilldelas varken Anna eller Sean en signatur. Frank kan ställa in detta på två sätt:

  • Genom att använda en seriell granskning   Frank ställer in en serie fas då han är den första deltagaren och Anna och Stefan är den andra och tredje.
    Så här skapar hon en seriell recension med en fas.
    Poster som visas i ett formulär

  • Med två steg   Om Frank vill att Anna och Stefan ska tilldelas sina uppgifter samtidigt, så att Stefan inte behöver vänta på att Anna lägger till sin signatur innan hon kan lägga till hennes egna kan han/hon ställa in två steg i arbets flödet. Det första steget inkluderar bara sin egen signatur, och den andra är en parallell fas med uppgifter från Anna och Stefan. Om det första steget inte är färdigt kommer det andra stadiet inte att starta.
    Så här ställer hon upp en parallell översyn med två steg.
    Inställningar i ett formulär

Här är diagram över båda lösningarna. I båda versionerna är aktiviteter aldrig tilldelade till antingen Anna eller Sean om Frank inte slutfört signaturen.

Flödesscheman över båda versioner

På den andra sidan i Associations formuläret i fältet kopia kan du ange namn eller adresser för alla som ska få ett meddelande varje gång arbets flödet startas eller avslutas.

  • Om du anger ett namn här blir inte tilldelningen av en arbets flödes uppgift till den personen.

  • När arbets flödet startas manuellt skickas start-och stopp meddelanden till den person som startar det utan att behöva anges i det här fältet.

  • När arbets flödet startas automatiskt skickas start-och stopp meddelanden till den person som ursprungligen lade till det utan att behöva anges i det här fältet.

Lägga till ett arbets flöde för insamling av signaturer (endast för en lista eller ett bibliotek)

Om du inte är bekant med att lägga till arbets flöden kanske du tycker att det är användbart att granska föregående Lär och Planera segment i den här artikeln innan du fortsätter med stegen i det här avsnittet.

Det måste finnas två frågor för att du ska kunna lägga till ett arbets flöde:

E-post    För att arbets flödet ska kunna skicka e-postaviseringar måste e-postmeddelandet vara aktiverat för SharePoint-webbplatsen. Om du inte är säker på att det här är gjort ber vi dig kontakta din SharePoint-administratör.

Rättigheterna    Standardinställningarna för SharePoint-produkter kräver att du har behörigheten Hantera listor för att lägga till arbets flöden för listor, bibliotek och webbplats samlingar. (Ägar gruppen har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och gruppen besökare. Mer information om behörigheter finns i avsnittet Lär dig mer i den här artikeln.

Gör så här:

  1. Öppna den lista eller det bibliotek som du vill lägga till arbets flödet för.

  2. Klicka på fliken lista eller bibliotek i menyfliksområdet.

    Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. I en kalender lista heter den här fliken kalender.

  3. Klicka på arbets flödes inställningari gruppen Inställningar .

  4. På sidan arbets flödes inställningar anger du antingen en enskild innehålls typ för det arbets flöde som ska köras eller alla (för alla innehålls typer) och klickar sedan på Lägg till ett arbets flöde.

    Obs!: Insamling av signaturer arbets flöden kan bara köras på dokument som skapats i Word, Excel eller InfoPath.

    Kommandot Lägg till arbetsflöde med innehållstypen Dokument

    1. Slutföra den första sidan i Associations formuläret.
      (Anvisningar finns efter bilden.)

Första sidan i associationsformuläret för en enskild lista eller ett enstaka bibliotek

Bildtext 1

Innehållstyp

Behåll standard valet som allaeller Välj en specifik innehålls typ.

Bildtext 2

Arbetsflöde

Välj SharePoint 2010 -mallen för insamling av signaturer.

Obs!: Om mallen för insamling av signaturer – SharePoint 2010 inte visas i listan kan du kontakta din SharePoint-administratör och få reda på om du har aktiverat den för din webbplats samling eller arbets yta. Om du har behörigheter för webbplats samlingar läser du aktivera mallar för arbets flöden i SharePoint.

Bildtext 3

Name (Namn)

Ange ett namn för det här arbets flödet. Namnet identifierar arbets flödet för användare av den här listan eller det här biblioteket.

Förslag på hur du namnger arbets flödet finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Uppgifts lista

Välj en uppgifts lista som ska användas med det här arbets flödet. Du kan välja en befintlig aktivitets lista eller klicka på aktiviteter (ny) för att skapa en ny lista.

Information om hur du skapar en ny aktivitets lista (i stället för att välja en befintlig) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 5

Historiklista

Välj en historik lista som ska användas med det här arbets flödet. Du kan välja en befintlig historik lista eller klicka på ny historik lista för att skapa en ny lista.

Mer information om hur du skapar en ny historik lista (i stället för att välja en befintlig) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 6

Start alternativ

Ange hur arbets flödet kan startas.

Information om de olika alternativen finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

  1. När alla inställningar i formuläret är det du vill ha dem klickar du på Nästa.

  2. Slutföra den andra sidan i Associations formuläret.
    (Anvisningar finns efter bilden.)

    I SharePoint-produkter presenteras alla alternativ på den andra sidan i Associations formuläret varje gång du startar arbets flödet manuellt, så att du kan göra ändringar i dessa alternativ för just den förekomsten.

Andra sidan i associationsformuläret med markerade alternativ

Bildtext 1

Koppla till

Ange namn eller adresser för de personer som du vill att arbets flödet ska tilldela uppgifter till.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt)   
    Ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt (parallellt)   
    Ordningen på namn eller adresser spelar ingen roll.

  • Om du inkluderar en grupp eller distributions lista   
    En grupp uppgift tilldelas: varje medlem i gruppen får ett uppgifts meddelande, men bara en medlem måste hävda och slutföra uppgiften. Instruktioner om hur du ansöker och slutför en grupp aktivitet finns i avsnittet fylla i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Ange om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder serie-och parallell faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till ett nytt stadium

Lägg till de faser du vill ha utöver det första du precis har konfigurerat.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet tilldela för fasen och trycker sedan på CTRL + Delete.

Mer information om hur du använder flera olika stadier finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

KOPIE

Ange namnen eller e-postadresserna för alla som ska meddelas varje gång arbets flödet startas eller avslutas.

  • Om du anger ett namn här visas intet tilldelningen av en arbets flödes uppgift.

  • När arbets flödet startas manuellt skickas start-och stopp meddelanden till den person som startar det utan att behöva anges i det här fältet.

  • När arbets flödet startas automatiskt skickas start-och stopp meddelanden till den person som ursprungligen lade till det utan att behöva anges i det här fältet.

  1. När du har alla inställningar på sidan som du vill ha dem klickar du på Spara för att skapa arbets flödet.

SharePoint-produkter skapar den nya arbets flödes versionen.

Vad händer härnäst?

Om du är redo att starta och testa det nya arbets flödet går du till avsnittet Starta i den här artikeln.

Anvisningar för hur du infogar signaturrader i ett dokument finns i avsnittet Infoga i den här artikeln.

Lägga till ett arbets flöde för insamling av signaturer (för en hel webbplats samling)

Om du inte redan är bekant med att lägga till arbets flöden kanske du tycker att det är användbart att läsa mer och Planera segment i den här artikeln innan du fortsätter med stegen i det här avsnittet.

Det måste finnas två frågor för att du ska kunna lägga till ett arbets flöde:

E-post   För att arbets flödet ska kunna skicka e-postaviseringar måste e-postmeddelandet vara aktiverat för webbplatsen. Om du inte är säker på att det här är gjort ber vi dig kontakta din SharePoint-administratör.

Rättigheterna    Standardinställningarna för SharePoint-produkter kräver att du har behörigheten Hantera listor för att lägga till arbets flöden för listor, bibliotek och webbplats samlingar. (Ägar gruppen har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen medlemmar och gruppen besökare. Mer information om behörigheter finns i avsnittet Lär dig mer i den här artikeln.

Gör så här:

  1. Gå till webbplats samlingens start sida (inte start sidan för en webbplats eller under webbplats i samlingen).

  2. Klicka på inställningar Ikon för inställningar och sedan på webbplats inställningar.

    I SharePoint i Microsoft 365 klickar du på inställningar Knappen Inställningar i namnlisten i SharePoint 2016. och sedan på webbplats innehåll. Klicka på webbplats inställningarfrån webbplats innehåll.

  3. Klicka på webbplats innehålls typerunder webb design gallerierpå sidan webbplats inställningar.
    Länken Webbplatsinnehållstyper under Gallerier

  4. På sidan webbplats innehålls typer klickar du på namnet på den webbplats innehålls typ som du vill lägga till ett arbets flöde för.

    Obs!: Insamling av signaturer arbets flöden kan bara köras på dokument som skapats i Word, Excel eller InfoPath.

    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

    1. Klicka på arbets flödes inställningarunder Inställningarpå sidan för den valda innehålls typen.
      Länken Arbetsflödesinställningar under Inställningar

    2. Klicka på länken Lägg till ett arbets flöde på sidan arbets flödes inställningar.
      Länken Lägg till arbetsflöde

    3. Slutföra den första sidan i Associations formuläret.
      (Anvisningar finns efter bilden.)

Första sidan i associationsformuläret med markerade alternativ

Bildtext 1

Arbetsflöde

Välj SharePoint 2010 -mallen för insamling av signaturer.

Obs!: Om mallen för insamling av signaturer – SharePoint 2010 inte visas i listan kan du kontakta din SharePoint-administratör och få reda på om du har aktiverat den för din webbplats samling eller arbets yta. Om du har behörigheter för webbplats samlingar läser du aktivera mallar för arbets flöden i SharePoint.

Bildtext 2

Name (Namn)

Ange ett namn för det här arbets flödet. Namnet identifierar arbets flödet för användare av webbplats samlingen.

Förslag på hur du namnger arbets flödet finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Uppgifts lista

Välj en uppgifts lista som ska användas med det här arbets flödet. Du kan välja en befintlig aktivitets lista eller klicka på aktiviteter (ny) för att skapa en ny lista.

Information om hur du skapar en ny aktivitets lista (i stället för att välja en befintlig) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

Historiklista

Välj en historik lista som ska användas med det här arbets flödet. Du kan välja en befintlig historik lista eller klicka på ny historik lista för att skapa en ny lista.

Mer information om hur du skapar en ny historik lista (i stället för att välja en befintlig) finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 5

Start alternativ

Ange hur arbets flödet kan startas.

Information om de olika alternativen finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 6

Uppdatera list-och webbplats innehålls typer?

Ange om arbets flödet ska läggas till i (associerat med) alla andra webbplats-och list innehålls typer som ärver från den här innehålls typen.

  • Det tar lång tid att slutföra den åtgärd som utför all ytterligare tillägg.

  • Om arv har brutits för webbplatser eller under webbplatser där du vill att det här arbets flödet ska läggas till för att ärva innehålls typer bör du kontrol lera att du är medlem i gruppen ägare på var och en av dessa webbplatser eller under webbplatser innan du kör den här åtgärden.

  1. När alla inställningar på sidan är det du vill ha dem klickar du på Nästa.

  2. Slutföra den andra sidan i Associations formuläret.
    (Anvisningar finns efter bilden.)

    I SharePoint-produkter presenteras alla alternativ på den andra sidan i Associations formuläret varje gång du startar arbets flödet manuellt, så att du kan göra ändringar i dessa alternativ för just den förekomsten.

Andra sidan i associationsformuläret med markerade alternativ

Bildtext 1

Koppla till

Ange namn eller adresser för de personer som du vill att arbets flödet ska tilldela uppgifter till.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i taget (seriellt)   
    Ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt (parallellt)   
    Ordningen på namn eller adresser spelar ingen roll.

  • Om du inkluderar en grupp eller distributions lista   
    En grupp uppgift tilldelas: varje medlem i gruppen får ett uppgifts meddelande, men bara en medlem måste hävda och slutföra uppgiften. Instruktioner om hur du ansöker och slutför en grupp aktivitet finns i avsnittet fylla i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Ange om aktiviteterna i den här fasen ska tilldelas en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt).

Mer information om hur du använder serie-och parallell faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till ett nytt stadium

Lägg till de faser du vill ha utöver det första du precis har konfigurerat.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet tilldela för fasen och trycker sedan på CTRL + Delete.

Mer information om hur du använder flera olika stadier finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

KOPIE

Ange namnen eller e-postadresserna för alla som ska meddelas varje gång arbets flödet startas eller avslutas.

  • Om du anger ett namn här visas intet tilldelningen av en arbets flödes uppgift.

  • När arbets flödet startas manuellt skickas start-och stopp meddelanden till den person som startar det utan att behöva anges i det här fältet.

  • När arbets flödet startas automatiskt skickas start-och stopp meddelanden till den person som ursprungligen lade till det utan att behöva anges i det här fältet.

  1. När du har alla inställningar på sidan som du vill ha dem klickar du på Spara för att skapa arbets flödet.

SharePoint-produkter skapar den nya arbets flödes versionen.

Vad händer härnäst?

Om du är redo att starta och testa det nya arbets flödet går du till avsnittet Starta i den här artikeln.

Anvisningar för hur du infogar signaturrader i ett dokument finns i avsnittet Infoga i den här artikeln.

Infoga signaturrader

Innan en arbets flödes deltagare kan lägga till sin signatur måste en Signaturrad infogas i dokumentet. Infogning av raden och att lägga till själva signaturen är två olika åtgärder.

Det är viktigt att komma ihåg att:

  • När du har lagt till en signatur på en Signaturrad är dokumentet låst från alla fler ändringar förutom att lägga till fler signaturer för att redan finnas i signaturraden.

  • Om en ändring görs efter att den första signaturen har lagts till är alla signaturer som redan har lagts till ogiltiga eller tas bort från dokumentet.

  • Infogningar och borttagningar av signaturrader behandlas som ändringar i dokumentet.

  • Innan den första deltagaren lägger till sin signaturmåste alla tillägg och borttagningar av signaturrader redan vara slutförda.

Här är en snabb översikt över allt det här.

Dokument utan första signatur och därför fortfarande öppet för ändringar

Dokument med infogad första signatur och därför låst mot ändringar

Så här infogar du en signaturrad i Word eller Excel:

  1. I dokumentet eller kalkyl bladet klickar du på för att hitta markören där du vill infoga en Signaturrad.

  2. Klicka på signaturradi gruppen text på fliken Infoga .

  3. Fyll i alla de här fyra fälten i dialog rutan signaturinställningar :

    • Föreslagen undertecknare   
      Undertecknarens fullständiga namn.
      (Visas i signaturen.)

    • Den föreslagna undertecknarens titel   
      (Visas i signaturen.)

    • Den föreslagna undertecknarens e-postadress   
      (Visasinte i signaturen.)

    • Instruktioner till undertecknaren   
      Eventuell relevant eller nödvändig information för undertecknaren.
      (Visasinte i signaturen.)
      Dialogrutan Signaturinställningar

  4. I samma dialog ruta markerar eller avmarkerar du följande kryss rutor:

    • Tillåt att undertecknaren lägger till kommentarer i dialog rutan signera   
      Låt undertecknaren ange deras syfte för undertecknandet.
      (Vilka signerarens typer visas inte i signaturen.)

    • Visa tecken datum på signaturrad   
      Det datum då signaturen läggs till.
      (Visas i signaturen.)

  5. Klicka på OK.

Upprepa samma steg för att lägga till fler signaturrader.

Så här tar du bort en signaturrad i Word eller Excel:

  1. Markera signaturraden genom att klicka på den.

  2. Tryck på Delete.

Viktigt!: Det går bara att infoga signaturrader i formulär i InfoPath Filler.

Så här infogar du en signaturrad i InfoPath:

  1. I formuläret klickar du på för att hitta markören där du vill infoga en Signaturrad.

  2. Klicka på signaturradi gruppen kontroller på fliken Start i menyfliksområdet.

  3. Markera signaturraden genom att klicka på den, högerklicka på den och klicka på Egenskaper för signaturradpå snabb menyn.

  4. Fyll i något av de här fyra fälten på fliken Allmänt i dialog rutan Egenskaper för signaturrad :

    • Meddelande som visas före   
      undertecknandet Eventuell relevant eller nödvändig information för undertecknaren.
      (Visasinte i signaturen.)

    • Undertecknarens namn   
      (Visas i signaturen.)

    • Undertecknarens titel   
      (Visas i signaturen.)

    • Undertecknarens e-postadress   
      (Visasinte i signaturen.)
      Dialogrutan Egenskaper för signatur

  5. Gör önskade ändringar på fliken storlek och fliken Avancerat .

  6. Klicka på OK.

Så här tar du bort en signaturrad i InfoPath:

  • Markera kontrollen genom att klicka på den och tryck sedan på DELETE.

Vad händer härnäst?

Om du är redo att testa det nya arbets flödet går du till avsnittet Starta i den här artikeln.

Om du fyller i en arbets flödes uppgift går du (eller återgår) till den fullständiga delen av den här artikeln.

Starta ett arbets flöde för insamling av signaturer

Påminnelse om process för signaturer: alla ändringar måste göras i dokumentet – inklusive alla infogningar och borttagningar av signaturrader – innan den första deltagaren lägger till sin signatur på en Signaturrad. (Mer information finns i avsnittet Planera i den här artikeln.)

Se också till att de personer som arbets flödet tilldelar uppgifter om hur du lägger till deras signaturer och slutför uppgifts formulär. De kan hitta det kompletta segmentet i den här artikeln.

Två sätt att starta ett arbets flöde    Ett arbets flöde kan konfigureras så att det endast startas manuellt, automatiskt eller på endera sätt:

  • Manuellt när som helst, av alla som har nödvändig behörighet.

  • Automatiskt när en angiven Utlös ande händelse inträffar – det vill säga när ett dokument läggs till i listan eller biblioteket och/eller när ett dokument som redan finns i listan ändras på något sätt.
    (Den Utlös ande händelsen eller händelserna har angetts på den första sidan i Associations formuläret under det ursprungliga tillägget och konfigurationen av arbets flödet. Mer information finns i avsnittet Planera i den här artikeln.)

Ett arbets flöde kanbörja på alla dokument som är utcheckat. (Det går att checka ut ett dokument efter att ett arbets flöde har startat, men när det är utcheckat kan inga ytterligare arbets flöden startas för dokumentet förrän det checkas in igen.)

Om arbets flödet har kon figurer ATS att starta automatiskt körs arbets flödet när en Utlös ande händelse inträffar.

När den startas tilldelar arbets flödet den första uppgiften eller uppgifterna och skickar en avisering till varje tilldelad uppgift. Under tiden skickar den också start meddelanden (distinkt från uppgifts aviseringar) till den person som ursprungligen lade till arbets flödet och till alla i fältet kopia på den andra sidan i Associations formuläret.

Om de nödvändiga signaturrader visas i dokumentet innan den Utlös ande åtgärden startar arbets flödet måste de infogas innan den första signaturen läggs till i dokumentet.

En kommentar om behörigheter    Vanligt vis måste du ha behörigheten redigera objekt för att starta ett arbets flöde. (Standardinställningen är att gruppen medlemmar och gruppen ägare har den här behörigheten, men inte gruppen besökare. En ägare kan till exempel välja att begära behörigheten Hantera listor för personer som startar arbets flödet genom att i ett arbets flöde – efter arbets flöde. Genom att välja det här alternativet kan ägarna i huvudsak ange att bara de och andra ägare kan starta ett visst arbets flöde. Mer information finns i avsnittet Lär dig mer i den här artikeln.

Två ställen att börja med

Du kan starta ett arbets flöde manuellt från två platser:

  • Från listan eller biblioteket där dokumentet är lagrat.

  • Från själva dokumentetöppnas i det Microsoft Office-program där det skapades. (Observera att det måste vara det fullständiga, installerade programmet och inte en webb program version.)

De återstående två avsnitten i det här avsnittet innehåller anvisningar för båda metoderna.

  1. Lägg antingen till alla nödvändiga signaturrader i dokumentet, eller ordna med arbets flödes deltagarna för att kontrol lera att alla signaturrader finns i dokumentet innan en deltagare lägger till sin signatur i en av raderna.

  2. Gå till den lista eller det bibliotek där dokumentet som du vill köra arbets flödet i lagras.

  3. Klicka på ikonen framför objekt namnet för att markera objektet och klicka sedan på arbets flödeni gruppen arbets flöden på fliken filer i menyfliksområdet.
     

  4. Klicka på det arbets flöde som du vill köra under starta ett nytt arbets flödepå sidan arbets flöden: dokument namn .
    Länk för att starta arbetsflödet

  5. I initierings formuläret gör du de ändringar du vill använda för den här arbets flödes instansen.

    Obs!: Ändringar som görs här i initierings formuläret används endast under den aktuella instansen av arbets flödet. Om du vill göra de ändringar som ska gälla varje gång arbets flödet körs eller om du vill ändra arbets flödes inställningar som inte visas i det här formuläret kan du läsa avsnittet ändra i den här artikeln.

Andra sidan i associationsformuläret med markerade alternativ

Bildtext 1

Koppla till

Gör eventuella ändringar i listan över personer som du vill att arbets flödet ska tilldela uppgifter till.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i   
    taget Ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt   
    Ordningen på namn eller adresser spelar ingen roll.

  • Om du inkluderar en grupp eller distributions lista   
    En grupp uppgift tilldelas: varje medlem i gruppen får ett uppgifts meddelande, men bara en medlem måste hävda och slutföra uppgiften. Instruktioner om hur du ansöker och slutför en grupp aktivitet finns i avsnittet fylla i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Se till att specifikationerna för att tilldela uppgifterna för varje segment en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt) är hur du vill ha dem.

Mer information om hur du använder serie-och parallell faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till ett nytt stadium

Lägg till de faser du vill ha utöver de som är konfigurerade för tillfället.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet tilldela för fasen och trycker sedan på CTRL + Delete.

Mer information om hur du använder flera olika stadier finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

KOPIE

Gör eventuella tillägg och borttagningar. Kom ihåg att:

  • Om du anger ett namn här visas intet tilldelningen av en arbets flödes uppgift.

  • När arbets flödet startas manuellt skickas start-och stopp meddelanden till den person som startar det utan att behöva anges i det här fältet.

  • När arbets flödet startas automatiskt skickas start-och stopp meddelanden till den person som ursprungligen lade till det utan att behöva anges i det här fältet.

  1. När du har alla inställningar i initierings formuläret som du vill ha dem klickar du på Start för att starta arbets flödet.

Arbets flödet tilldelar den första uppgiften eller aktiviteterna och skickar meddelanden till dig och till alla i fältet kopia i initierings formuläret.

  1. Lägg antingen till alla nödvändiga signaturrader i dokumentet, eller ordna med arbets flödes deltagarna för att kontrol lera att alla signaturrader finns i dokumentet innan en deltagare lägger till sin signatur i en av raderna.

  2. Öppna dokumentet i det installerade Office-programmet på datorn.

    Obs!: Den här metoden kan inte användas när dokumentet är öppet i en webb programs version av Microsoft Office-programmet. Den måste vara öppen i den fullständiga versionen av programmet som är installerad på datorn.

  3. Klicka på fliken Arkiv i det öppna dokumentet, klicka på Spara & skickaoch klicka sedan på det arbets flöde som du vill köra i dokumentet.

  4. Om du ser följande meddelande och anger att arbets flödet behöver vara markerat klickar du på knappen checka in .
    (Om det här meddelandet inte visas går du till steg 5.)

  5. Klicka på den stora knappen Starta arbets flöde .

  6. På sidan Ändra ett arbets flöde går du till initierings formuläret och gör de ändringar som du vill tillämpa på den specifika instansen av arbets flödet.

    Obs!: Ändringar som görs här i initierings formuläret används endast under den aktuella instansen av arbets flödet. Om du vill göra de ändringar som ska gälla varje gång arbets flödet körs eller om du vill ändra arbets flödes inställningar som inte visas i det här formuläret kan du läsa avsnittet ändra i den här artikeln.

Andra sidan i associationsformuläret med markerade alternativ

Bildtext 1

Koppla till

Gör eventuella ändringar i listan över personer som du vill att arbets flödet ska tilldela uppgifter till.

  • Om uppgifterna ska tilldelas en i   
    taget Ange namnen eller adresserna i den ordning som uppgifterna ska tilldelas.

  • Om alla uppgifterna ska tilldelas samtidigt   
    Ordningen på namn eller adresser spelar ingen roll.

  • Om du inkluderar en grupp eller distributions lista   
    En grupp uppgift tilldelas: varje medlem i gruppen får ett uppgifts meddelande, men bara en medlem måste hävda och slutföra uppgiften. Instruktioner om hur du ansöker och slutför en grupp aktivitet finns i avsnittet fylla i den här artikeln.

Bildtext 2

Ordning

Se till att specifikationerna för att tilldela uppgifterna för varje segment en i taget (seriellt) eller alla på en gång (parallellt) är hur du vill ha dem.

Mer information om hur du använder serie-och parallell faser finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 3

Lägga till ett nytt stadium

Lägg till de faser du vill ha utöver de som är konfigurerade för tillfället.

  • Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet tilldela för fasen och trycker sedan på CTRL + Delete.

Mer information om hur du använder flera olika stadier finns i avsnittet Planera i den här artikeln.

Bildtext 4

KOPIE

Gör eventuella tillägg och borttagningar. Kom ihåg att:

  • Om du anger ett namn här visas intet tilldelningen av en arbets flödes uppgift.

  • När arbets flödet startas manuellt skickas start-och stopp meddelanden till den person som startar det utan att behöva anges i det här fältet.

  • När arbets flödet startas automatiskt skickas start-och stopp meddelanden till den person som ursprungligen lade till det utan att behöva anges i det här fältet.

  1. När du har inställningarna i initierings formuläret som du vill ha dem klickar du på Start för att starta arbets flödet.

Arbets flödet tilldelar den första uppgiften eller aktiviteterna och skickar meddelanden till dig och till alla i fältet kopia i initierings formuläret.

Vad händer härnäst?

  • Om det är första gången som arbets flödet har körts behöver de andra deltagarna information och assistans för att slutföra sina tilldelade uppgifter? (Det kan vara bra att hitta den kompletta delen av den här artikeln.)

  • Det är också en bra idé att kontrol lera om deltagarna får sina e-postaviseringar, och särskilt att de inte hanteras av skräp post filtren.

  • Och självklart kanske du har en eller flera arbets flödes uppgifter att slutföra. Gå till den fullständiga delen av den här artikeln för mer information.

  • Under tiden kan du gå till övervaknings segmentet i den här artikeln om du vill veta hur du kan hålla reda på förloppet för den aktuella instansen av arbets flödet.

Slutföra en arbets flödes uppgift för insamling av signaturer

Om det är första gången du har tilldelats en uppgift i ett arbets flöde för insamling av signaturer kan det vara bra att granska detta avsnitt i fullständig innan du utför uppgiften. På så sätt får du reda på alla alternativ som kan vara öppna för dig.

Obs!: Om du vet att en arbets flödes uppgift har tilldelats till dig, men aviserings meddelandet inte visades i Inkorgen för e-post, bör du kontrol lera att meddelandet inte har omdirigerats av skräp post filtret. Om den har det kan du justera inställningarna för filtret.

Kontrol lera först att du har rätt artikel

Olika typer av arbets flöden kräver olika aktivitets åtgärder.

Innan du börjar bör du kontrol lera att den uppgift som du har tilldelats verkligen är en arbets flödes uppgift för insamling av signaturer och inte en uppgift för en annan typ av arbets flöde.

Leta efter texten det här dokumentet kräver din signatur på någon av följande platser:

  • På raden ämne i uppgifts aviseringen
    Identifiera text i uppgiftsaviseringen

  • I meddelande fältet i dokumentet som ska granskas
    Identifiera text i objektet som ska granskas

  • I uppgifts rubriken på sidan arbets flödes status
    Identifiera text i uppgiftsrubriken på sidan Arbetsflödesstatus

Om du inte ser det här dokumentet kräver din signatur på de här platserna kan du fråga personen som startade eller ursprungligen lade till arbets flödet för att ta reda på vilken arbetsflödesmall den baseras på – eller om det är ett anpassat arbets flöde.

Om din uppgift är en uppgift för insamling av signaturer ska du hålla dig à att läsa!

När du har tilldelat en uppgift i ett arbets flöde får du vanligt vis information om uppgiften på ett av tre sätt:

  • Du får ett meddelande om e-postaviseringar.

  • Du öppnar ett Microsoft Office-dokument och ser ett meddelande fält som informerar dig om att du har tilldelats en relaterad uppgift.

  • Du kontrollerar SharePoint-webbplatsen och upptäcker att en eller flera uppgifter är tilldelade till dig.

När du får reda på att du har tilldelats en arbets flödes uppgift för insamling av signaturer gör du vanligt vis två saker:

  • Granska dokumentet    Du öppnar och granskar dokumentet och signerar det (eller inte).

  • Slutföra uppgiften    Du slutför och skickar uppgifts formuläret.

Därför är följande tre objekt inblandade i din färdig ställande av uppgiften:

  • Aviserings meddelandet (som du får via e-post)

  • Dokumentet som skickades till din signatur (som du öppnar och sedan signerar eller inte)

  • Uppgifts formuläret (som du öppnar, fyller i och skickar)

Så här ser de tre objekten ut.

Obs!: Knappen öppna den här uppgiften i menyfliksområdet i aviserings meddelandet visas bara när meddelandet har öppnats i den fullständiga versionen av Outlook och inte när det öppnas i Outlook Web Access-webbprogrammet.

Meddelande med uppgiftsavisering, objekt för granskning och uppgiftsformulär

Obs!: Knappen öppna den här uppgiften i menyfliksområdet i aviserings meddelandet visas bara när meddelandet har öppnats i den fullständiga versionen av Outlook och inte när det öppnas i Outlook Web Access-webbprogrammet.

(Observera att om uppgiften inte är tilldelad dig personligen, men till en hel grupp eller distributions lista som du är medlem i, bör du begära uppgiften innan du fyller i den. Mer information finns i avsnittet anspråk på en grupp aktivitet innan du slutför det i det här segmentet.)

Gör så här:

  1. Klicka på länken till dokumentet i avsnittet för att slutföra den här proceduren .

  2. Klicka på knappen öppna den här uppgiften i meddelande fältet i det öppnade dokumentet.

Öppna objektet och uppgiftsformuläret från meddelandet med e-postaviseringen

Obs!: Knappen öppna den här uppgiften i menyfliksområdet i aviserings meddelandet (som visas i illustrationen längst upp på den svarta pilen) visas bara när meddelandet har öppnats i den fullständiga versionen av Outlook och inte när det öppnas i Outlook Web Access-webbprogrammet.

(Observera att om uppgiften inte är tilldelad dig personligen, men till en hel grupp eller distributions lista som du är medlem i, bör du begära uppgiften innan du fyller i den. Mer information finns i avsnittet anspråk på en grupp aktivitet innan du slutför det i det här segmentet.)

Gör så här:

  1. I listan eller biblioteket där dokumentet som ska granskas lagras klickar du på länken pågår som är kopplad till dokumentet och arbets flödet.

  2. Klicka på uppgiftens rubrik på sidan arbets flödes status.

  3. I uppgifts formuläret i det här arbets flödet gäller för meddelande fältet klickar du på länken till dokumentet.

Öppna objektet och uppgiftsformuläret från listan eller biblioteket

Observera att om uppgiften inte är tilldelad dig personligen, men till en hel grupp eller distributions lista som du är medlem i, bör du hävda uppgiften innan du fyller i den. Mer information finns i avsnittet anspråk på en grupp aktivitet innan du slutför det i det här segmentet.

Tänk på att om signaturraden är inställd för en viss användare och du signerar den när den är inloggad som en annan användare kan avvikelsen vara synlig på signaturraden. I det här exemplet har signaturraden ställts in för Frank Martinez, men signaturen har lagts till av någon som är inloggad som Anna Carlsson.

Signaturrad med namnet på en annan undertecknare

I följande exempel skapades dokumentet i Word.

Objekt som ska granskas med tre meddelandefält

Observera de tre gula meddelande fälten överst i dokumentet:

Markerat som slutgiltigt   I det här meddelande fältet ser du att minst en person redan har lagt till sin signatur på en Signaturrad.

Viktigt!: Från och med nu kommer eventuella ändringar i dokumentet som inte innehåller signaturerna att tas bort eller ogiltighet för alla signaturer som redan har lagts till. (Det vill säga att detinte går att lägga till signaturerna när du infogar eller tar bort signaturrader.)

Signaturer    Du kan klicka på knappen Visa signaturer för att öppna fönstret signaturer . Klicka på pilen bredvid ditt namn under begärda signatureroch klicka sedan på signerapå den nedrullningsbara menyn.

Meddelanden: 

  • Om ditt namn visas mer än en gång i listan med begärda signaturer finns det fler än en Signaturrad där du kan lägga till en signatur i. Använd samma tillvägagångs sätt för att lägga till varje signatur.

  • Om du inte ser ditt namn i listan med begärda signaturer kontrollerar du med den person som startade arbets flödet, eller om det startades automatiskt, kolla med den person som ursprungligen lade till det.

  • InfoPath-formulär har inte ett fönster för signaturer eller en lista med begärda signaturer . Kontrol lera att du har signerat alla dina signaturrader innan du sparar dokumentet och slutför uppgiften.

Objekt där fönstret Signaturer är öppet

Om du ser ett meddelande om tredjepartsleverantörer för digitala signaturer klickar du på OK för att fortsätta. (För att undvika att meddelandet visas i framtiden markerar du kryss rutan.)

Dialog rutan signera öppnas.

Dialogrutan Signera

Om du vill signera dokumentet skriver du in ditt namn i rutan bredvid det stora X, klickar på signeraoch klickar sedan på OK i dialog rutan signaturbekräftelse .

Kom ihåg: om ditt namn visas mer än en gång i listan med begärda signaturer finns det fler än en Signaturrad där du kan lägga till din signatur. Använd samma tillvägagångs sätt för att lägga till varje signatur.

Arbets flödes uppgift   När du är redo att slutföra och skickar uppgifts formuläret klickar du på knappen öppna den här uppgiften i meddelande fältet för arbets flödes uppgifter .

Uppgifts formuläret för en arbets flödes uppgift för insamling av signaturer ser ut ungefär så här.

Uppgiftsformulär med markerade alternativ

Observera att de två första kontrollerna (ta bort objekt och arbets flödes uppgiften gäller för dokument titel) inte visas i uppgifts formuläret när det öppnas inifrån dokumentet som ska signeras. De visas bara när uppgifts formuläret öppnas direkt från aktivitets aviseringen eller uppgifts listan på sidan arbets flödes status.

Bildtext 1

Ta bort objekt

Om du vill ta bort den här uppgiften från den aktuella instansen av arbets flödet klickar du på länken här.

  • Om du tar bort uppgiften raderas inte dokumentet som ska signeras.

  • En aktivitet som har tagits bort visas inte längre i avsnittet uppgifter på sidan arbets flödes status. (Borttagningen sparas inte i området historia på sidan.)

Obs!: Om du inte startade den här instansen av arbets flödet kanske du vill kontrol lera med den person som startade det – eller, om det startades automatiskt, den person som ursprungligen lade till dokumentet – innan du tar bort uppgiften.

Bildtext 2

Det här arbets flödet gäller för dokument titel

Klicka på länken här för att öppna dokumentet som ska signeras.

Bildtext 3

Status, begärd av, konsoliderade kommentarer, förfallo datum

Du kan inte redigera eller ändra posterna i de här fyra fälten, men du kanske hittar informationen i dem.

Observera att rutan konsoliderade kommentarer innehåller alla kommentarer i formuläret efter deltagare som redan har slutfört sina uppgifter i samma instans av arbets flödet.

På samma sätt kommer all text som du anger i rutan kommentarer att visas i rutan konsoliderade kommentarer för efterföljande deltagare efter att du har skickat in formuläret.

Bildtext 4

Kommentarer

All text som du anger här sparas i arbets flödes historiken och visas också i fältet konsoliderade kommentarer (3) för kommande deltagare.

Bildtext 5

Logga in

När du har signerat dokumentet och angett feedback som du vill bidra med i fältet kommentarer klickar du på den här knappen för att skicka formuläret och slutföra uppgiften.

Bildtext 6

Avbryt

Klicka på den här knappen om du vill stänga uppgifts formuläret utan att spara ändringar eller svar. Uppgiften förblir ofullständig och har tilldelats dig.

Bildtext 7

Tilldela om uppgift

Klicka på den här knappen om du vill tilldela uppgiften till någon annan.

En bild av sidan där du anger information om omtilldelningen finns i avsnittet gå till paragraf 7 i det här avsnittet, tilldela uppgiften till någon annan.

Obs!: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbets flödes uppgifter.

Om bara en enskild uppgift är tilldelad till en hel grupp som du tillhör, kan en medlem i gruppen begära och slutföra uppgiften åt hela gruppen.

Observera uppgiften innan du öppnar och signerar dokumentet. Så fort du ansöker uppgiften har den tilldelats dig och ingen annan medlem i gruppen kan slutföra den. (På så sätt kan bara en person ha det arbete som krävs.)

  1. Peka på namnet på uppgiften som har tilldelats till gruppen på sidan arbets flödes status tills en pil visas.

  2. Klicka på pilen, klicka på Redigera objekt och klicka sedan på knappen fordrings uppgift i uppgifts formuläret.
    Så här begär du en gruppuppgift

När sidan arbets flödes status uppdateras kan du se att uppgiften inte längre är tilldelad till gruppen, utan är nu specifikt för dig.

Om du senare vill släppa uppgiften till gruppen igen utan att slutföra den kan du använda samma steg för att återgå till uppgifts formuläret, men nu klickar du på knappen släpp uppgift .

Knappen Släpp uppgift i uppgiftsformuläret

Om du vill att någon annan ska kunna slutföra en arbets flödes uppgift som har tilldelats till dig klickar du på knappen tilldela om uppgift i uppgifts formuläret för arbets flöde.

Det här formuläret visas.

Formulär för omtilldelning av uppgift

Bildtext 1

Tilldela om uppgift till

Ange namn eller adress till den person som du vill tilldela den här uppgiften.

Om du vill tilldela den här uppgiften till den person som startade arbets flödet, eller om arbets flödet startade automatiskt, lämnar du det här fältet tomt.

Bildtext 2

Ny begäran

Ange vilken information som ska utföras av den du tilldelar uppgiften. (Den text som du anger här kommer att läggas till i området konsoliderade kommentarer .)

Bildtext 3

Ny längd

Gör något av följande:

  • Behålla det befintliga förfallo datumet   Lämna det här fältet tomt.

  • Så här tar du bort förfallo datumet helt   Skriv siffran 0.

  • Ange ett nytt förfallo datum   Skriv in ett nummer här och ange varaktighet enheter i följande fält. Tillsammans visar de två posterna perioden innan ändringen förfaller.

Observera att uppgifter för insamling av signaturer som standard inte tilldelas förfallo datum eller varaktighet för aktiviteter.

Bildtext 4

Nya varaktighets enheter

Om du anger en ny varaktighet för en aktivitet kan du använda det här fältet tillsammans med fältet ny varaktighet för att identifiera perioden innan uppgiften förfaller. (Till exempel: 3 dagar eller 1 månad eller två veckor.)

När formuläret är färdigt klickar du på Skicka. Uppgiften har marker ATS som slutförd, en ny uppgift är tilldelad den som är ansvarig för uppgiften och en uppgifts avisering skickas.

Ny information som du har fått tas med i den delegerade texten i den nya uppgifts aviseringen (nummer 1 i följande bild).

Uppgiftsavisering för omtilldelad uppgift

Under tiden spåras alla dessa ändringar och visas i avsnitten uppgifter och Historik på sidan arbets flödes status, som du ser här.

Områdena Uppgifter och Historik på sidan Arbetsflödesstatus för en omtilldelad uppgift

Övervaka, justera eller stoppa ett arbets flöde för insamling av signaturer som körs

Den centrala plats som du kan använda för att övervaka, justera eller stoppa ett pågående arbets flöde är sidan arbets flödes status för den instansen av arbets flödet.

Först visar vi hur du kommer till sidan och sedan visar vi hur du använder de alternativ och den information som du hittar där. Slutligen visar vi två andra sidor där du kan få ytterligare information om övervakning.

Klicka på länken pågår för det objekt och arbets flöde du vill använda i listan eller biblioteket där objektet finns.

I det här exemplet är objektet dokumentet med namnet skapa utkast och arbets flödet är godkännande 3.

Klicka på länken för arbetsflödesstatus

Sidan arbets flödes status öppnas.

  • Om listan eller biblioteket innehåller många objekt kan du använda sortering och/eller filtrering för att hitta det objekt du söker efter. Om du upptäcker att du sorterar och/eller filtrerar på flera gånger på samma sätt kan det vara användbart att skapa en anpassad vy som automatiskt automatiserar den ordningen.

  • Om du vill gå till sidan arbets flödes status kan du också klicka på Visa statusen för den här arbets flödes länken i ett meddelande om att det har påbörjats, eller Visa länken för arbets flödes historik i ett meddelande om att meddelandet "har slutförts" för den instans du är intresse rad av.

Här visas de övervaknings frågor som besvaras genom beskrivningen av varje avsnitt på sidan arbets flödes status.

Avsnittet arbets flödes information

Avsnittet Arbetsflödesinformation på sidan Arbetsflödesstatus

Frågor besvarade:

  • Vem startade den här instansen av arbets flödet?

  • När startade den här instansen?

  • När visades den senaste åtgärden i den här instansen?

  • Vilket objekt körs den här instansen?

  • Vilken är den aktuella statusen för den här instansen?

Avsnittet uppgifter

Avsnittet Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus

Frågor besvarade:

  • Vilka uppgifter som redan har skapats och tilldelats och vad är deras aktuella status?

  • Vilka uppgifter har redan slutförts och vad var resultatet för var och en av dessa aktiviteter?

  • Vad är förfallo datumet för varje uppgift som redan har skapats och tilldelats? (Observera att som standard kan insamling av signaturer inte tilldelas förfallo datum eller aktiviteternas varaktighet.)

Uppgifter som har tagits bort och uppgifter som ännu inte har tilldelats visas inte i det här avsnittet.

Avsnittet arbets flödes historik

Avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus

Frågor besvarade:

  • Vilka händelser har redan inträffat i arbets flödet?

  • Observera att försenade uppgifter och försenade aktivitets aviseringar inte visas i det här området.

Det finns två sätt att stoppa en arbets flödes instans som körs innan den används:

  • Avbryt arbets flödet    Alla uppgifter avbryts, men behålls i avsnittet uppgifter på sidan arbets flödes status.

  • Avsluta arbets flödet    Alla uppgifter avbryts och tas bort från området uppgifter på sidan arbets flödes status. (De visas emellertid fortfarande i området arbets flödes historik.)

Anvisningar för båda metoderna följer.

Avbryt (alla aktiviteter har annullerats men bevaras i både uppgifts lista och historik)

Om den aktuella instansen av ett arbets flöde inte längre behövs kan den avbrytas.

Den här proceduren kan som standard utföras av den person som startade den här instansen av arbets flödet eller av alla som har behörigheten Hantera listor. (Gruppen ägare har till gång till behörigheterna hantera listor som standard, gruppen medlemmar och gruppen besökare inte.)

  • På sidan arbets flödes status i området strax under visualisering av arbets flöde klickar du på länken Avbryt alla aktiviteter för insamling av signaturer .

Alla aktuella uppgifter avbryts och arbets flödet slutar med statusen avbruten. De annullerade uppgifterna visas fortfarande i både aktivitets området och i arbets flödes historik området.

Slut (alla aktiviteter tas bort från listan uppgifter men sparas inte i historik)

Om det uppstår ett fel eller om arbets flödet stannar och inte svarar kan det avbrytas.

Den här proceduren kan som standard endast utföras av någon som har behörigheten Hantera listor. (Gruppen ägare har till gång till behörigheterna hantera listor som standard, gruppen medlemmar och gruppen besökare inte.)

  • Klicka på länken Avsluta arbets flödet i området strax under visualisering av arbets flöde på sidan arbets flödes status.

Alla uppgifter som skapas av arbets flödet avbryts och tas bort från området uppgifter på sidan arbets flödes status, även om de fortfarande visas i arbets flödes historik området. Arbets flödet slutar med statusen avbruten.

På sidan arbets flöden för ett objekt hittar du en lista över de arbets flöden som för närvarande körs för objektet.

  1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

  2. Peka på namnet på objektet, klicka på pilen som visas och klicka sedan på arbets flöden i den nedrullningsbara menyn.

  3. På sidan arbets flöden: objekt namn under aktiva arbets flödenhittar du en lista med arbets flödes instanser som för närvarande körs för objektet.

Obs!: Observera att det inte går att köra flera instanser av en enda arbets flödes version samtidigt. Till exempel: två arbets flöden som båda baseras på mallen för insamling av signaturer har lagts till. One heter feedback på abonnemanget och det andra heter budgeterad feedback. Ett objekt samtidigt, en förekomst av abonnemangs feedback och budgeterad feedback kan köras, men inte tvåinstanser av arbets flödet.

Administratörer för webbplats samlingar kan se varandra:

  • Hur många arbets flöden som baseras på varje arbetsflödesmall finns i webbplats samlingen.

  • Om alla arbetsflödesmallar är aktiva eller inaktiva i webbplats samlingen.

  • Hur många instanser av arbets flödes versioner som baseras på varje arbetsflödesmall körs för närvarande i webbplats samlingen.

Gör så här:

  1. Öppna Start sidan för webbplats samlingen (inte start sidan för en webbplats eller under webbplats i samlingen).

  2. Klicka på ikonen inställningar Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och sedan på webbplats inställningar.
    Klicka på arbets flödenunder webbplats administrationpå sidan webbplats inställningar.
    Länken Arbetsflöden under rubriken Webbplatsadministration

Sidan arbets flöden öppnas och visar informationen.

Vad händer härnäst?

Om det är första gången som arbets flödes versionen har körts kanske du vill använda instruktionerna i avsnittet Granska i den här artikeln och se om arbets flödes funktionerna fungerar som du vill.

Granska resultat av arbets flöden för insamling av signaturer och skapa rapporter

Efter att arbets flödes instansen har slutförts kan du granska händelserna som är registrerade i dess historik. (Du kan komma åt posten för en instans för upp till 60 dagar efter att instansen är färdig.)

Viktigt!: Observera att arbets flödes historiken endast tillhandahålls för informella referenser. Det kan inte användas för officiell granskning eller för något annat rättsligt, evidentiary syfte.

Du kan också köra rapporter om arbets flödets allmänna prestanda över flera instanser.

Så länge ett objekt ligger kvar i samma lista eller bibliotek, och tills samma arbets flöde körs igen på samma objekt, kan historiken för den senaste instansen nås från listan eller biblioteket.

Så här visar du sidan arbets flödes status för den senaste instansen av ett arbets flöde som körs för ett objekt:

  • I listan eller biblioteket där objektet finns klickar du på status länken för det objekt och det arbets flöde du vill använda.

I det här exemplet är objektet dokumentet med titeln utkast och arbets flödet är ett nytt dokument godkännande.

Klicka på länken för arbetsflödesstatus

På sidan arbets flödes status finns avsnittet arbets flödes historik nära nederkanten.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik på sidan Arbetsflödesstatus

Vad gör du om du vill granska historiken för en instans när du har kört samma arbets flöde igen på samma objekt?

Du kan göra det i upp till 60 dagar, från endera av två start punkter: listan eller biblioteket eller meddelandet om att slutföra arbets flödet. (60 dagar är hur länge SharePoint-produkter behåller aktivitets historiken för arbets flöden.)

Från listan eller biblioteket

  1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

  2. Klicka på ikonen framför objekt namnet för att markera objektet och klicka sedan på arbets flödeni gruppen arbets flöden på fliken filer i menyfliksområdet.

  3. På sidan arbets flöden: objekt namn , under slutförda arbets flöden, klickar du på namnet eller statusen för den arbets flödes instans som du vill granska.
    Listan Slutförda arbetsflöden på sidan Arbetsflöden för ett objekt
    Sidan arbets flödes status för den instansen öppnas.

Från aviseringen om slutfört arbets flöde

  • Öppna meddelande om slutfört arbets flöde för den instans som du vill granska och klicka sedan på länken Visa arbets flödes historik .

Avisering om slutfört arbetsflöde med markerad länk till historiken
Sidan arbets flödes status för den instansen öppnas.

Om du vill behålla alla dina meddelanden om att du är klar kan du skapa en Outlook-regel. Konfigurera regeln för att Kopiera alla inkommande meddelanden som har texten ifylld i ämnes raden till en separat mapp. (Kontrol lera att Outlook-regeln kopierar inkommande meddelanden och inte bara flyttar dem, eller så visas de inte i Inkorgen.)

Om du vill veta hur en av dina arbets flödes versioner fungerar normalt — över tid och över flera instanser kan du skapa en eller båda av två fördefinierade rapporter:

  • Aktivitets varaktighet    Använd den här rapporten för att se hur lång tid det tar för varje aktivitet i ett arbets flöde att slutföra, samt hur lång tid det tar för alla att slutföra körningen eller en instans av arbets flödet.

  • Avboknings-och fel rapport    Använd den här rapporten för att se om ett arbets flöde ofta avbryts eller när fel påträffas.

Skapa de tillgängliga rapporterna för ett arbets flöde

  1. I listan eller biblioteket klickar du på länken all statusinformation i kolumnen status för det arbets flödet.
    Klicka på arbetsflödesstatus

  2. Klicka på Visa arbets flödes rapporterunder arbets flödes historikpå sidan arbets flödes status.
    Klicka på länken Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik

  3. Leta reda på det arbets flöde som du vill visa en rapport för och klicka sedan på namnet på den rapport som du vill visa.
    Klicka på länken till Aktivitetsvaraktighet

  4. På sidan Anpassa behåller eller ändrar du platsen där rapport filen ska skapas och klickar sedan på OK.
    Klicka på OK på platsen för fillagring
    Rapporten skapas och sparas på den angivna platsen.

  5. När rapporten är klar kan du klicka på länken som visas i följande bild för att visa den. Klicka annars på OK för att avsluta och stänga dialog rutan. (Senare, när du är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
    Visa rapporten genom att klicka på länken

Vad händer härnäst?

Om arbets flödet fungerar precis som du vill kan du börja använda det.

Om du vill ändra hur det fungerar kan du läsa avsnittet ändra i den här artikeln.

Skapa prestanda rapporter för arbets flöden

Om du vill veta hur en av dina arbets flödes versioner fungerar normalt — över tid och över flera instanser kan du skapa en eller båda av två fördefinierade rapporter:

  • Aktivitets varaktighet    Använd den här rapporten för att se hur lång tid det tar för varje aktivitet i ett arbets flöde att slutföra, samt hur lång tid det tar för alla att slutföra körningen eller en instans av arbets flödet.

  • Avboknings-och fel rapport    Använd den här rapporten för att se om ett arbets flöde ofta avbryts eller när fel påträffas.

Skapa de tillgängliga rapporterna för ett arbets flöde

  1. I listan eller biblioteket klickar du på länken all statusinformation i kolumnen status för det arbets flödet.
    Klicka på arbetsflödesstatus

  2. Klicka på Visa arbets flödes rapporterunder arbets flödes historikpå sidan arbets flödes status.
    Klicka på länken Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorik

  3. Leta reda på det arbets flöde som du vill visa en rapport för och klicka sedan på namnet på den rapport som du vill visa.
    Klicka på länken till Aktivitetsvaraktighet

  4. På sidan Anpassa behåller eller ändrar du platsen där rapport filen ska skapas och klickar sedan på OK.
    Klicka på OK på platsen för fillagring
    Rapporten skapas och sparas på den angivna platsen.

  5. När rapporten är klar kan du klicka på länken som visas i följande bild för att visa den. Klicka annars på OK för att avsluta och stänga dialog rutan. (Senare, när du är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
    Visa rapporten genom att klicka på länken

Vad händer härnäst?

Om arbets flödet fungerar precis som du vill kan du börja använda det.

Om du vill ändra hur det fungerar kan du läsa avsnittet ändra i den här artikeln.

Ändra, inaktivera eller ta bort ett arbets flöde för insamling av signaturer

När du har kört den första instansen av arbets flödet för insamling av signaturer och granskat resultatet kanske du vill göra en eller flera ändringar i hur arbets flödet har kon figurer ATS.

Det kan också hända att du vid olika tillfällen vill göra ytterligare ändringar i konfigurationen.

Slutligen kanske du vill inaktivera arbets flödet en kortare eller längre tid, men inte ta bort det, eller så kanske du faktiskt vill ta bort det helt.

Om du vill göra permanenta ändringar i inställningarna för ett befintligt arbets flöde öppnar du och redigerar Associations formuläret som ursprungligen användes för att lägga till det.

Om arbets flödet körs i endast en lista eller i ett bibliotek

  1. Öppna listan eller biblioteket där arbets flödet körs.

  2. Klicka på fliken lista eller bibliotek i menyfliksområdet.

    Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. I en kalender lista heter den här fliken kalender.

  3. Klicka på arbets flödes inställningari gruppen Inställningar .

  4. Klicka på namnet på det arbets flöde som du vill ändra inställningar för under arbets flödes namn (Klicka här om du vill ändra inställningarna)på sidan arbets flödes inställningar.

    Obs!: Om arbets flödet för insamling av signaturer som du vill använda inte visas i listan kan det vara associerat med endast en innehålls typ. Vilka arbets flöden som visas i den här listan styrs av vyn Visa arbets flödes associationer för den här typ kontrollen, precis ovanför listan. (Se bilden.) Klicka genom alternativen för innehålls typ i den nedrullningsbara menyn för att identifiera vilken som visar det arbets flöde du vill använda. När det arbets flöde du vill använda visas i listan klickar du på arbets flödets namn.

  5. I samma två-Side Associations formulär som ursprungligen användes för att lägga till arbets flödet gör du ändringarna och sparar dem.

    Mer information om fälten och kontrollerna i Associations formuläret finns i plan -segmentet och lämpligt lägga till-avsnitt (lista/bibliotek eller webbplats samling) i den här artikeln.

Om arbets flödet körs i alla listor och bibliotek i webbplats samlingen

  1. Öppna Start sidan för webbplats samlingen (inte start sidan för en webbplats eller under webbplats i samlingen).

  2. Klicka på ikonen inställningar Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och sedan på webbplats inställningar.

Klicka på webbplats innehålls typerunder gallerierpå sidan webbplats inställningar.
Länken Webbplatsinnehållstyper under Gallerier

  1. På sidan webbplats innehålls typer klickar du på namnet på den webbplats innehålls typ som arbets flödet körs på.
    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

  2. SettingsKlicka påarbets flödes inställningarunder Inställningar på sidan för den valda innehålls typen.
    Länken Arbetsflödesinställningar under Inställningar

  3. Klicka på namnet på det arbets flöde som du vill ändra inställningar för under arbets flödes namn (Klicka här om du vill ändra inställningarna)på sidan arbets flödes inställningar.

  4. I samma två-Side Associations formulär som ursprungligen användes för att lägga till arbets flödet gör du ändringarna och sparar dem.

    Mer information om fälten och kontrollerna i Associations formuläret finns i plan -segmentet och lämpligt lägga till-avsnitt (lista/bibliotek eller webbplats samling) i den här artikeln.

Om arbets flödet körs i endast en lista eller i ett bibliotek

  1. Öppna listan eller biblioteket där arbets flödet körs.

  2. Klicka på fliken lista eller bibliotek i menyfliksområdet.

    Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. I en kalender lista heter den här fliken kalender.

  3. Klicka på arbets flödes inställningar i gruppen Inställningar

  4. Klicka på länken ta bort arbets flöde på sidan arbets flödes inställningar.

  5. Använd formuläret på sidan ta bort arbets flöden för att inaktivera, återaktivera eller ta bort arbets flöden.
    Formulär på sidan Ta bort arbetsflöden

Det finns fem kolumner i formuläret:

  • Arbetsflöde    Namn på arbets flödet.

  • Ersätter    Antalet instanser av arbets flödet som för närvarande körs för objekt.

  • Tillåts    Alternativ som gör att arbets flödet fortsätter att fungera normalt.

  • Inga nya instanser    Ett alternativ som gör att alla instanser av arbets flödet kan slutföras, men inaktiverar arbets flödet genom att göra det otillgängligt för att köra nya instanser. ( Ångras . Gå tillbaka till den här sidan och välj Tillåtom du vill återaktivera arbets flödet senare.

  • Ta bort    Alternativ som tar bort arbets flödet från listan eller biblioteket helt. Alla instanser som körs avslutas omedelbart och kolumnen för det arbets flödet visas inte längre på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden inteångras .)

  1. Öppna Start sidan för webbplats samlingen (inte start sidan för en webbplats eller under webbplats i samlingen).

  2. Klicka på inställningar Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online och sedan på webbplats inställningar.

    I SharePoint i Microsoft 365 klickar du på inställningar Knappen Inställningar på den offentliga webbplatsen i SharePoint Online , klickar på webbplats innehålloch sedan på webbplats inställningar.

  3. Klicka på webbplats innehålls typerunder Web Designer-gallerierpå sidan webbplats inställningar.
    Länken Webbplatsinnehållstyper under Gallerier

  4. På sidan webbplats innehålls typer klickar du på namnet på den webbplats innehålls typ som arbets flödet körs på.
    Dokumentinnehållstyper med markerad typ

  5. Klicka på arbets flödes inställningarunderInställningarpå sidan för den valda innehålls typen.

  6. Klicka på länken ta bort arbets flöde på sidan arbets flödes inställningar.

  7. Använd formuläret på sidan ta bort arbets flöden för att inaktivera, återaktivera eller ta bort arbets flöden.
    Formulär på sidan Ta bort arbetsflöden

Vad händer härnäst?

Om du har gjort några ändringar kör du en test instans av arbets flödet för att kontrol lera effekterna av ändringarna.

  • Arbetsflöde    Namn på arbets flödet.

  • Ersätter    Antalet instanser av arbets flödet som för närvarande körs för objekt.

  • Tillåts    Alternativ som gör att arbets flödet fortsätter att fungera normalt.

  • Inga nya instanser    Ett alternativ som gör att alla instanser av arbets flödet kan slutföras, men inaktiverar arbets flödet genom att göra det otillgängligt för att köra nya instanser. ( Ångras . Gå tillbaka till den här sidan och välj Tillåtom du vill återaktivera arbets flödet senare.

  • Ta bort    Alternativ som tar bort arbets flödet från webbplats samlingen helt och hållet. Alla instanser som körs avslutas omedelbart och kolumnen för det arbets flödet visas inte längre på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden ärn"t reversibel".)

Det finns många olika sätt att anpassa arbets flöden som ingår i SharePoint-produkter.

Du kan till och med skapa egna arbets flöden från grunden.

Du kan använda något av följande program:

  • SharePoint Designer 2013    Anpassa arbets flödes formulär,-åtgärder och-funktioner.

  • Microsoft Visual Studio    Skapa egna anpassade arbets flödes åtgärder.

Mer information finns i MSDN-hjälpen (Microsoft Software Developer Network).

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×