Allt om arbetsflöden för insamling av signaturer

• När du först lägger till ett arbetsflöde för insamling av signaturer i listan, biblioteket eller webbplatssamlingen kan du ange hur många deltagare som ska tas med och ange om deras uppgifter tilldelas en efter en annan (seriellt) eller alla samtidigt (parallellt). Du kan till och med bestämma om deltagarnas uppgifter ska delas upp i två eller flera separata steg. Varje gång du startar arbetsflödet manuellt i ett dokument kan du ändra någon av de här inställningarna.

• Arbetsflödet tilldelar varje angiven deltagare en uppgift. Varje deltagare väljer mellan flera olika möjliga svar: för att signera (eller inte signera) dokumentet, för att omtilldela signaturuppgiften eller för att ta bort uppgiften.

• Medan arbetsflödet körs kan du övervaka förloppet och göra justeringar (om det behövs) från en enda central arbetsflödesstatussida.

• I 60 dagar efter att arbetsflödet har slutförts är listan över alla arbetsflödeshändelser som inträffade under den här körningen (eller instansen)av arbetsflödet fortfarande tillgänglig på sidan Arbetsflödesstatus, som informella referenser.

Arbetsflödet för insamling av signaturer är inte utformat för att samla in godkännanden och avslag för ett dokument eller för att styra webbsidepublicering för en webbplats. Om du vill lägga till ett arbetsflöde där deltagarna godkänner eller avvisar dokumentet som granskas kan du läsa artikeln Allt om arbetsflöden för godkännande.

Arbetsflödena för insamling av signaturer är inte heller utformade för att samla in feedback. Om du vill använda ett arbetsflöde för att samla in feedback om ett dokument kan du läsa artikeln Allt om arbetsflöden för insamling av feedback.

Du kan också använda Microsoft SharePoint Designer 2013 för att ytterligare anpassa några av de arbetsflöden som ingår i SharePoint-produkter.

Lägga till ett arbetsflöde   Som standard måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till ett arbetsflöde. (Gruppen Ägare har behörigheten Hantera listor som standard, inte gruppen Medlemmar och Besökare.)

Starta ett arbetsflöde   Som standard måste du också ha behörigheten Redigera objekt för att starta ett arbetsflöde som redan har lagts till. (Både gruppen Medlemmar och Gruppen Ägare har behörigheten Redigera objekt som standard, det har inte gruppen Besökare.)

Ägare kan också välja att konfigurera specifika arbetsflöden så att de endast kan startas av medlemmar i gruppen Ägare. (Det gör du genom att markera kryssrutan Kräv behörighet för hantera listor för att starta det här arbetsflödet, på första sidan i associationsformuläret.)

Fler och fler affärstransaktioner genomförs elektroniskt. Därför används digitala signaturer i allt större utsträckning för att lagligt binda parter till sina transaktioner. En digital signatur används för att verifiera identiteten på den person som har signerat dokumentet och bekräftar att innehållet inte ändrades efter att den digitala signaturen tillämpats på dokumentet. Digitala signaturer ger säkerhet som är baserad på krypteringsteknik och bidrar till att minimera risker som är associerade med elektroniska affärstransaktioner. Med förbättringar av digital signering strävar Office efter att uppfylla informationssäkerhetsbehoven hos företag och organisationer inom den offentliga sektorn i hela världen.

Om du vill skapa en digital signatur måste du ha ett digitalt certifikat som bevisar din identitet för att förlita dig på parter och som bör erhållas från en känd certifikatutfärdare. Om du inte har ett digitalt certifikat har Microsoft även partners som tillhandahåller digitala certifikat och andra avancerade signaturer.

Det här är de grundläggande stegen:

• INNAN arbetsflödet körs (planera, lägga till, starta)   
  Innan du lägger till ett arbetsflöde planerar du var du vill lägga till det (för en enda lista eller ett bibliotek eller för hela webbplatssamlingen) och information om hur det fungerar. När du har lagt till och konfigurerat arbetsflödet kan alla med rätt behörighet starta arbetsflödet i ett visst dokument. Arbetsflödet kan också konfigureras så att det körs automatiskt. Automatiska körningar kan aktiveras baserat på en eller båda av två utlösande händelser: när ett dokument läggs till i eller skapas i en lista eller ett bibliotek, eller när ett dokument i en lista eller ett bibliotek ändras.

• MEDAN arbetsflödet körs (slutfört, övervaka, justera)   
  Medan arbetsflödet körs slutför enskilda deltagare sina tilldelade uppgifter. Under tiden kan förloppet för arbetsflödet övervakas från en central sida för arbetsflödets status för just den instansen av arbetsflödet. Justeringar av arbetsflödet medan det körs kan göras från samma sida. och vid behov kan arbetsflödet avbrytas eller avslutas därifrån.

• NÄR arbetsflödet har körs (granska, rapport, ändra)   
  När arbetsflödet är klart kan hela historiken för den körningen (eller instansen)granskas i upp till 60 dagar på sidan Arbetsflödesstatus. Om du någon gång vill ändra hur arbetsflödet fungerar kan du öppna och redigera associationsformuläret som du slutförde när du först lade till arbetsflödet.

I följande flödesschema visas de här stegen ur perspektivet för den person som lägger till ett nytt arbetsflöde.

De arbetsflöden som ingår i SharePoint-produkter fungerar som huvudmallar där de specifika enskilda arbetsflöden som du lägger till i listor, bibliotek och webbplatssamlingar baseras på.

Varje gång du lägger till ett arbetsflöde för insamling av signaturer lägger du till en version av den allmänna arbetsflödesmallen för insamling av signaturer. Du ger varje version ett eget namn och egna inställningar, som du anger i associationsformuläret när du lägger till den versionen. På så sätt kan du lägga till flera arbetsflöden, var och en av dem är en version som baseras på huvudmallen för insamling av signaturer, men varje version namnges och skräddarsys för det specifika sätt som du ska använda den.

I den här illustrationen har tre arbetsflöden som baseras på arbetsflödesmallen för godkännande lagts till – en för alla innehållstyper i ett enda bibliotek, en för en enskild innehållstyp i ett enda bibliotek och en för en enda innehållstyp i en hel webbplatssamling.

När du lägger till en ny arbetsflödesversion som baseras på någon av de inkluderade arbetsflödesmallarna fyller du i ett associationsformulär för att ange hur du vill att den nya versionen ska fungera.

I följande avsnitt hittar du en lista med frågor som förbereder dig för att fylla i associationsformuläret. Men först måste du titta över formuläret och dess fält.

Första sidan i associationsformuläret

Andra sidan i associationsformuläret

Fälten på den här andra sidan visas också i initieringsformuläret ,som visas varje gång arbetsflödet startas manuellt och kan redigeras vid den tidpunkten endast för den enstaka körningen.

Den här artikeln handlar om arbetsflödesmallen som visas i menyn som Samla in signaturer – SharePoint 2010. Om du inte är säker på att den här arbetsflödestypen är det bästa alternativet kan du gå tillbaka till avsnittet LÄR dig mer i den här artikeln. Mer information om andra arbetsflödesmallar som är tillgängliga finns i artikeln Om de arbetsflöden som ingår i SharePoint.

Det är viktigt att veta att signaturrader av den typ som vi diskuterar här bara kan infogas i dokument som skapats i Word, Excel eller InfoPath.

Vad är en innehållstyp?

Varje dokument eller andra objekt som lagras i en SharePoint-lista eller ett SharePoint-bibliotek tillhör en eller annan innehållstyp. En innehållstyp kan vara lika grundläggande och allmän som dokument- eller Excel-kalkylbladeller så högt specialiserade som juridiskt avtal ellerproduktdesignspecifikation. Vissa innehållstyper är tillgängliga som standard i SharePoint-produkter, men du kan både anpassa dessa och lägga till andra som du skapar själv.

Du kan göra den nya versionen av arbetsflödet för insamling av signaturer endast tillgängligt i en enda lista eller ett enda bibliotek, eller så kan du göra den tillgänglig i hela webbplatssamlingen.

• Om du lägger till arbetsflödet för en enskild lista eller ett enda bibliotek kan du konfigurera det så att det körs antingen på alla innehållstyper eller på en enda innehållstyp.

• Om du däremot lägger till arbetsflödet för hela webbplatssamlingen måste du konfigurera det så att det endast körs på en enda webbplatsinnehållstyp.

• I alla fall måste varje dokument som arbetsflödet för insamling av signaturer körs vara en fil som har skapats i Word, Excel eller InfoPath.

Ge arbetsflödesversionen ett namn som:

• Indikerar tydligt vad det används till.

• Skiljer den tydligt från andra arbetsflöden.

Ett exempel

Tänk dig att du är medlem i en grupp med redigerare. Din grupp vill använda två olika arbetsflöden för insamling av feedback:

• Du kör det första arbetsflödet på varje dokument som skickats in av en medlem i din egen grupp. Arbetsflödet samlar bara in feedback från gruppens chef.

• Du kör det andra arbetsflödet för varje dokument som skickats in av personer utanför din egen grupp. Arbetsflödet samlar in feedback från alla medlemmar i gruppen.

Du kan namnge det första arbetsflödet för feedback inom inskickning och det andra för feedback utifrån.

Du kan ange att arbetsflödet ska använda webbplatsens standardlista för uppgifter och historik, använda andra befintliga listor eller begära nya listor bara för det här arbetsflödet.

• Om din webbplats kommer att ha flera arbetsflöden, eller om vissa arbetsflöden kommer att innebära flera uppgifter, kan du begära nya listor för varje arbetsflöde. (Att hantera för långa listor är en av de saker som kan göra prestandan långsammare. Det går snabbare och är enklare för systemet att ha flera kortare listor än en mycket lång lista.)

• Om uppgifterna och historiken för det här arbetsflödet innehåller känsliga eller konfidentiella data som du vill hålla åtskilda från de allmänna listorna bör du definitivt ange att du vill ha nya, separata listor för det här arbetsflödet. När du har lagt till arbetsflödet måste du se till att rätt behörigheter har angetts för de nya listorna.

Signaturrader kan infogas i dokumentet antingen på två gånger:

• Innan arbetsflödet startas i dokumentet.

• När arbetsflödet har startats, men innan den första deltagaren lägger till sin signatur på en signaturrad.

Det krävs två steg för att lägga till en digital signatur i ett dokument:

1. Först infogar någon enutsmyckningslinje i brödtexten i dokumentet.
   

2. Sedan lägger någon till sin signatur på den infogade raden.
   

Tänk på det    När den första deltagaren lägger till sin signatur i dokumentet är dokumentet låst mot redigering. Omdokumentet ändras ytterligare efter den tidpunkten – förutom om andra signerare lägger till sina signaturer – blir alla signaturer som har lagts till ogiltiga eller tas bort. Eftersom infogning av en signaturrad räknas som en ändring i dokumentet måste alla signaturrader redan finnas i dokumentet innan den första deltagaren lägger till sin egen signatur på någon av dessa rader.

Det finns alltså tre enkla sätt att besvara den här frågan:

• Oavsett vilken typ av start    Dokumentet baseras på en mall eller ett formulär som redan har signaturrader, så att ingen behöver lägga till dem för varje enskilt arbetsflöde som körs.

• För manuell start    Den person som startar arbetsflödet infogar alla signaturrader som behövs innan arbetsflödet startas.

• För automatisk start    Den första deltagaren som öppnar dokumentet infogar alla signaturrader som behövs innan de lägger till sin egen signatur.

Det här är en snabb grafisk sammanfattning av huvudpunkten.

Ett arbetsflöde kan endast startas manuellt, automatiskt eller i endera hållet:

• När du startar ett arbetsflöde för insamling av signaturer manuellt i ett visst dokument, visas ett annat formulär,initieringsformuläret. Initieringsformuläret innehåller endast inställningarna från den andra sidan i associationsformuläret. På så sätt kan personen som startar arbetsflödet ändra någon av inställningarna (endast för den aktuella instansen) innan de klickar på Starta.

• Med en automatisk start finns det naturligtvis ingen möjlighet att presentera ett initieringsformulär, så standardinställningarna som anges i associationsformuläret används utan någon ändring.

I följande bild visas skillnaden mellan manuella start och automatiska start.

Alla ändringar som du gör i initieringsformuläret används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill ändra depermanenta standardinställningarna för arbetsflödet redigerar du det ursprungliga associationsformuläret på det sätt som beskrivs i CHANGE-segment i den här artikeln.

Manuella start

Om du tillåter manuella starter kan alla som har nödvändiga behörigheter starta arbetsflödet på alla kvalificerade dokument när som helst.

Fördelarna med manuell start är att du och dina kollegor bara kan köra arbetsflödet när och om du vill, och att du varje gång du kör det får möjlighet att ändra vissa inställningar med hjälp av initieringsformuläret.

Med manuell start måste alla naturligtvis komma ihåg att köra arbetsflödet när det är lämpligt.

Automatiska start

Du kan konfigurera arbetsflödet så att det startas automatiskt av någon av följande händelser eller av följande händelser:

• Ett nytt dokument skapas i eller laddas upp till listan eller biblioteket.

• Ett dokument som redan lagrats i listan eller biblioteket ändras.

Fördelen med en automatisk start är att ingen behöver komma ihåg att starta arbetsflödet. Den körs varje gång en utlösande händelse inträffar.

Att tänka på vid automatiska starter med arbetsflöden för insamling av signaturer

Till skillnad från i några andra arbetsflöden som ingår går det inte att lägga till fler uppgifter när ett arbetsflöde för insamling av signaturer har startat. När arbetsflödet startas automatiskt tilldelas bara de signaturaktiviteter som redan angetts i standardinställningarna. Var och en av dessa uppgifter kan verkligen omtilldekas under arbetsflödet, men inga ytterligare uppgifter kan skapas och tilldelas. Med andra ord bör ett arbetsflöde för insamling av signaturer endast köras automatiskt när identiteten, eller minst antalet, deltagare är känt i förväg.

Vad som är möjligt efter en automatisk start är att ta bort eller avbryta aktiviteter som redan har tilldelats, men observera att den associerade signaturraden inte tas bort från dokumentet om du avbryter en aktivitet.

Här följer tre scenarier där en automatisk start används. Lägg märke till följande i varje scenario:

• Arbetsflödet körs på ett bibliotek som personer laddar upp dokument som måste vara signerade till.

• Uppsättningen personer som tilldelats signaturaktiviteter är stabil med tiden och behöver inte granskas eller redigeras varje gång arbetsflödet startar.

Om objektet som laddas upp är ett dokument eller formulär som redan innehåller lämpliga signaturrader, behöver naturligtvis arbetsflödesdeltagarna inte infoga signaturrader under arbetsflödets körning.

Scenario 1: En aktivitet, enkel undertecknare

Nya utgiftsanspråk måste vara signerade av Anna, så Anna skapar ett bibliotek med namnet Nya utgiftsanspråk. Alla i organisationen kan skapa eller ladda upp ett anspråk.

Anna skapar ett arbetsflöde och ger det samma namn: New Expense Claims. Arbetsflödet körs automatiskt på varje nytt dokument och tilldelar förstås bara en signaturuppgift, till Anna.

Scenario 2: Flera aktiviteter och flera undertecknare

Den här gången måste kontrakt signeras av Anna och Sean och Frank – av samtliga tre.

Sean skapar ett bibliotek med namnet Kontrakt för signaturer. Hon skapar ett arbetsflöde för insamling av signaturer med namnet Signaturer (annaANDseanANDfrank). Arbetsflödet körs automatiskt på varje nytt dokument och tilldelar en signaturuppgift till var och en av de tre personerna.

Den första undertecknaren som öppnar dokumentet infogar signaturraderna för alla tre undertecknaren innan de lägger till sin egen signatur.

Scenario 3: Flera aktiviteter, enkel undertecknare

I den versionen måste kontrakt vara signerade av Anna eller Sean eller Frank – av bara en av tre.

Sean skapar ett bibliotek med namnet Kontrakt för signatur och ett arbetsflöde med namnet Signatur (annaORseanORfrank). Hon skapar också en distributionslista eller distributionsgrupp som även heter annaORseanORfrank,som innehåller alla tre.

Arbetsflödet körs automatiskt på varje nytt dokument i biblioteket, men den här gången tilldelas bara en signaturuppgift, till gruppen annaORseanORfrank.

Den här typen av uppgift kallas för gruppaktivitet och fungerar så här: Arbetsflödet skickar en e-postaktivitetsavisering till varje medlem i gruppen, men skapar bara en enda uppgift som en enskild medlem i gruppen kan begära och slutföra för hela gruppen.

Anvisningar om hur du begär och utför en gruppuppgift finns i segmenten COMPLETE (slutfört) i den här artikeln.

När du lägger till ett arbetsflöde i en innehållstyp för hela webbplatssamlingen får du möjlighet att även lägga till arbetsflödet i alla andra innehållstyper i webbplatssamlingen som ärver från den innehållstyp som du lägger till arbetsflödet i. (Observera att om du lägger till ett arbetsflöde endast för en lista eller ett bibliotek visas inte det här alternativet.)

Du måste ange namn eller e-postadress för varje person som en signaturuppgift ska tilldelas till.

Gruppera aktiviteter eller en person?    Om du tilldelar en uppgift till en grupp eller distributionslista tilldelas en gruppuppgift: Varje medlem i gruppen får ett uppgiftsmeddelande, men bara en medlem behöver begära och slutföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och utför en gruppuppgift finns i segmenten COMPLETE (slutfört) i den här artikeln.

Ett steg eller flera steg?   Du kan välja att bara ha en fas av signaturaktiviteter eller att ha flera steg. Om du har fler än en fas utförs faserna en efter en annan.

Parallella recensioner eller seriell granskning?   För deltagare i ett steg kan du välja att antingen få sina signaturuppgifter tilldelade samtidigt (parallellt) eller att tilldela sina uppgifter efter varandra (i seriellt) i den ordning som du anger. Seriealternativet kan vara användbart om till exempel en av undertecknarna är den faktiska beslutsskaparen gällande dokumentet och det inte är meningsfullt för någon av de andra undertecknarna att slutföra sina signaturuppgifter om beslutsskaparen bestämmer sig för att inte signera.

Ett exempel

Det här enkla scenariot illustrerar några av fördelarna med både flera faser och serieuppgiftstilldelningar:

Tänk dig att Frank lägger till ett nytt arbetsflöde för insamling av signaturer för ett kontraktsbibliotek. Eftersom Frank är den verkliga beslutsfattaren vill han vara den första personen att signera varje avtal. Om han inte vill signera någon tilldelas varken Anna eller Sean någon signaturuppgift. Frank kan ställa in detta på två olika sätt:

• Genom att använda en seriell granskning   Frank skapar ett enda seriellt steg där han är den första deltagaren och Anna och Sean är den andra och tredje.
  Så här skapar Frank sin enstegsseriegranskning.
  

• Genom att använda två faser   Om Frank vill att Anna och Sean ska tilldelas sina uppgifter samtidigt, så att Sean inte behöver vänta på att Anna ska lägga till sin signatur innan hon kan lägga till sin egen, kan han konfigurera två steg i arbetsflödet. Det första steget innehåller bara hans egen signaturuppgift, och det andra är en parallell fas som innehåller Annas och Seans uppgifter. Om den första fasen inte är slutförd kommer den andra fasen inte att starta.
  Så här skapar Frank sin parallella granskning i två steg.
  

Här är diagram för båda lösningarna. Om Frank inte slutför sin signaturuppgift i båda versionerna tilldelas aldrig uppgifter till antingen Anna eller Sean.

I fältet Kopia, på den andra sidan i associationsformuläret, kan du ange namn eller adresser för alla som ska underrättas varje gång det här arbetsflödet startar eller slutar.

• Om du anger ett namn här innebär inte tilldelning av en arbetsflödesuppgift till den personen.

• När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och aviseringarna utan att behöva anges i det här fältet.

• När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppa meddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

Två saker måste vara ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

E-post    För att arbetsflödet ska kunna skicka e-postmeddelanden måste e-post vara aktiverat för SharePoint-webbplatsen. Kontakta SharePoint-administratören om du är osäker på om detta redan har gjorts.

Behörigheter    För standardinställningarna för SharePoint-produkter måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek eller webbplatssamlingar. (Gruppen Ägare har behörigheten Hantera listor som standard, det har inte gruppen Medlemmar eller Besökare. Mer information om behörigheter finns i avsnittet LÄS om i den här artikeln.)

Följ anvisningarna nedan:

1. Öppna listan eller biblioteket som du vill lägga till arbetsflödet för.

2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek imenyfliksområdet.

   Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. I en kalenderlista heter den här fliken till exempel Kalender.

3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

4. På sidan Arbetsflödesinställningar anger du antingen en enskild innehållstyp för arbetsflödet som ska köras på eller Alla (för alla innehållstyper)och klickar sedan på Lägg till ett arbetsflöde.

   Obs!: Arbetsflöden för insamling av signaturer kan endast köras på dokument som skapats i Word, Excel eller InfoPath.

   

   1. Slutför den första sidan i associationsformuläret.
      (Instruktioner följer bilden.)

	Innehållstyp Behåll standardalternativet som Alla ellervälj en viss innehållstyp.
	Arbetsflöde Välj mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010. Obs!: Om mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010 inte visas i listan kontaktar du SharePoint-administratören för att få reda på om den är aktiverad för webbplatssamlingen eller arbetsytan. Om du har behörighet för webbplatssamling kan du läsa Aktivera SharePoint-arbetsflödesmallar.
	Name (Namn) Ange ett namn för det här arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för användarna av listan eller biblioteket. Förslag om hur du namnger arbetsflödet finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	Uppgiftslista Välj en uppgiftslista som ska användas med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig uppgiftslista eller klicka på Uppgifter (ny) för att skapa en ny lista. Information om orsaker till att skapa en ny aktivitetslista (i motsats till att välja en befintlig) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Historiklista Välj en historiklista som ska användas med det här arbetsflödet. Du kan markera en befintlig historiklista eller klicka på Ny historiklista för att skapa en ny lista. Information om orsaker till att skapa en ny historiklista (i motsats till att välja en befintlig lista) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Startalternativ Ange hur arbetsflödet kan startas eller hur det kan startas. Mer information om de olika alternativen finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.

1. När du är som du vill ha alla inställningar i formuläret klickar du på Nästa.

2. Slutför den andra sidan i associationsformuläret.
   (Instruktioner följer bilden.)

   I SharePoint-produkter visas alla alternativ på den andra sidan i associationsformuläret varje gång du startar arbetsflödet manuellt, så att du kan ändra alternativen för just den instansen.

	Tilldela till Ange namn eller adresser för de personer som ska tilldelas uppgifter i arbetsflödet. Om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i seriellt)    Ange namnen eller adresserna i den ordning som du vill tilldela uppgifterna. Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt (parallellt)    Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tar med en grupp eller distributionslista    En gruppuppgift tilldelas: Varje medlem i gruppen får ett uppgiftsmeddelande, men bara en medlem behöver begära och slutföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och utför en gruppuppgift finns i segmenten COMPLETE (slutfört) i den här artikeln.
	Ordning Ange om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i seriellt) eller alla samtidigt (parallellt). Mer information om hur du använder seriell och parallella steg finns i plansegmentet i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till de steg som du vill ha utöver den första som du just har konfigurerat. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den fasen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i plansegmentet i den här artikeln.
	Kopia Ange namnen eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startar eller avslutas. Om du anger ett namn härinnebär det inte tilldelning av en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och aviseringarna utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppa meddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

1. När du har alla inställningar på den här sidan som du vill ha dem klickar du på Spara för att skapa arbetsflödet.

SharePoint-produkter skapar din nya arbetsflödesversion.

Nästa steg

Om du är redo att starta och testa det nya arbetsflödet går du till avsnittet START i den här artikeln.

Du hittar instruktioner för att infoga signaturrader i ett dokument i segmenten INFOGA i den här artikeln.

Två saker måste vara ordning innan du kan lägga till ett arbetsflöde:

E-post   För att arbetsflödet ska kunna skicka e-postmeddelanden måste e-post vara aktiverat för webbplatsen. Kontakta SharePoint-administratören om du är osäker på om detta redan har gjorts.

Behörigheter    För standardinställningarna för SharePoint-produkter måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till arbetsflöden för listor, bibliotek eller webbplatssamlingar. (Gruppen Ägare har behörigheten Hantera listor som standard, det har inte gruppen Medlemmar eller Besökare. Mer information om behörigheter finns i avsnittet LÄS om i den här artikeln.)

Följ anvisningarna nedan:

1. Gå till webbplatssamlingens startsida(inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

2. Klicka på och sedan på Webbplatsinställningar.

   I SharePoint i Microsoft 365 klickar du på och sedan på Webbplatsinnehåll. Klicka på Webbplatsinställningar från Webbplatsinnehåll.

3. Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Webbdesigngallerierpå sidan Webbplatsinställningar.
   

4. På sidan Webbplatsinnehållstyper klickar du på namnet på den webbplatsinnehållstyp för vilken du vill lägga till ett arbetsflöde.

   Obs!: Arbetsflöden för insamling av signaturer kan endast köras på dokument som skapats i Word, Excel eller InfoPath.

   

   1. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Inställningar på sidanför den valda innehållstypen.
      

   2. På sidan Arbetsflödesinställningar klickar du på länken Lägg till ett arbetsflöde.
      

   3. Slutför den första sidan i associationsformuläret.
      (Instruktioner följer bilden.)

	Arbetsflöde Välj mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010. Obs!: Om mallen Samla in signaturer – SharePoint 2010 inte visas i listan kontaktar du SharePoint-administratören för att få reda på om den är aktiverad för webbplatssamlingen eller arbetsytan. Om du har behörighet för webbplatssamling kan du läsa Aktivera SharePoint-arbetsflödesmallar.
	Name (Namn) Ange ett namn för det här arbetsflödet. Namnet identifierar arbetsflödet för användare av den här webbplatssamlingen. Förslag om hur du namnger arbetsflödet finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	Uppgiftslista Välj en uppgiftslista som ska användas med det här arbetsflödet. Du kan välja en befintlig uppgiftslista eller klicka på Uppgifter (ny) för att skapa en ny lista. Information om orsaker till att skapa en ny aktivitetslista (i motsats till att välja en befintlig) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Historiklista Välj en historiklista som ska användas med det här arbetsflödet. Du kan markera en befintlig historiklista eller klicka på Ny historiklista för att skapa en ny lista. Information om orsaker till att skapa en ny historiklista (i motsats till att välja en befintlig lista) finns i avsnittet PLANERA i den här artikeln.
	Startalternativ Ange hur arbetsflödet kan startas eller hur det kan startas. Mer information om de olika alternativen finns i avsnittet PLAN i den här artikeln.
	Vill du uppdatera list- och webbplatsinnehållstyper? Ange om det här arbetsflödet ska läggas till i (associeras med) alla andra webbplats- och listinnehållstyper som ärver från den här innehållstypen. Det kan ta lång tid att slutföra åtgärden som utför alla ytterligare tillägg. Om arvet har brutits för webbplatser eller underwebbplatser där du vill att arbetsflödet ska läggas till i ärva innehållstyper kontrollerar du att du är medlem i gruppen Ägare i var och en av de webbplatserna eller underwebbplatserna innan du kör den här åtgärden.

1. När du är som du vill ha alla inställningar på den här sidan klickar du på Nästa.

2. Slutför den andra sidan i associationsformuläret.
   (Instruktioner följer bilden.)

   I SharePoint-produkter visas alla alternativ på den andra sidan i associationsformuläret varje gång du startar arbetsflödet manuellt, så att du kan ändra de här alternativen för bara den instansen.

	Tilldela till Ange namn eller adresser för de personer som ska tilldelas uppgifter i arbetsflödet. Om aktiviteterna ska tilldelas en i taget (i seriellt)    Ange namnen eller adresserna i den ordning som du vill tilldela uppgifterna. Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt (parallellt)    Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tar med en grupp eller distributionslista    En gruppuppgift tilldelas: Varje medlem i gruppen får ett uppgiftsmeddelande, men bara en medlem behöver begära och slutföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och utför en gruppuppgift finns i segmenten COMPLETE (slutfört) i den här artikeln.
	Ordning Ange om aktiviteterna i det här steget ska tilldelas en i taget (i serien) eller alla samtidigt (parallellt). Mer information om hur du använder seriell och parallella steg finns i plansegmentet i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till de steg som du vill ha utöver den första som du just har konfigurerat. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den fasen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i plansegmentet i den här artikeln.
	Kopia Ange namnen eller e-postadresserna till alla som ska meddelas varje gång arbetsflödet startar eller avslutas. Om du anger ett namn härinnebär det inte tilldelning av en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och aviseringarna utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppa meddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

1. När du har alla inställningar på den här sidan som du vill ha dem klickar du på Spara för att skapa arbetsflödet.

SharePoint-produkter skapar din nya arbetsflödesversion.

Nästa steg

Om du är redo att starta och testa det nya arbetsflödet går du till avsnittet START i den här artikeln.

Du hittar instruktioner för att infoga signaturrader i ett dokument i segmenten INFOGA i den här artikeln.

Så här infogar du en signaturrad i Word eller Excel:

1. Klicka i dokumentet eller kalkylbladet och leta reda på markören där du vill infoga en signaturrad.

2. Klicka på Signaturrad i gruppen Text på fliken Infoga.

3. Fyll i alla, alla eller inget av de här fyra fälten i dialogrutan Signaturinställningar:

   • Föreslagen undertecknare   
     Undertecknarens fullständiga namn.
     (Visas i den slutförda signaturen.)

   • Den föreslagna undertecknarens titel   
     (Visas i den slutförda signaturen.)

   • Den föreslagna undertecknarens e-postadress   
     (Visas inte i den slutförda signaturen.)

   • Instruktioner till undertecknaren   
     Eventuell användbar eller nödvändig information för undertecknaren.
     (Visas inte i den slutförda signaturen.)
     

4. Markera eller avmarkera följande kryssrutor i samma dialogruta:

   • Tillåt undertecknaren att lägga till kommentarer i dialogrutan Signera   
     Tillåt undertecknaren att ange sitt syfte med undertecknandet.
     (Vilka typer av undertecknare som visas inte i den slutförda signaturen.)

   • Visa signaturdatum på signaturraden   
     Datumet då signaturen läggs till.
     (Visas i den slutförda signaturen.)

5. Klicka på OK.

Upprepa samma procedur för att lägga till fler signaturrader.

Så här tar du bort en signaturrad Word eller Excel:

1. Markera signaturraden genom att klicka på den.

2. Tryck på DELETE.

Så här infogar du en signaturrad i InfoPath:

1. Klicka i formuläret och leta reda på markören där du vill infoga en signaturrad.

2. Klicka på Signaturrad i gruppen Kontroller på fliken Start i menyfliksområdet.

3. Markera signaturraden genom att klicka på den, högerklicka på den och klicka sedan på Egenskaper för signaturrad på snabbmenyn.

4. I dialogrutan Egenskaper för signaturrad går du till fliken Allmänt och fyller i något av, alla eller inget av dessa fyra fält:

   • Meddelande som undertecknaren ser innan de loggar in   
     Eventuell användbar eller nödvändig information för undertecknaren.
     (Visas inte i den slutförda signaturen.)

   • Undertecknarens namn   
     (Visas i den slutförda signaturen.)

   • Undertecknarens titel   
     (Visas i den slutförda signaturen.)

   • Undertecknarens e-postadress   
     (Visas inte i den slutförda signaturen.)
     

5. Gör de ändringar du vill på fliken Storlekoch fliken Avancerat.

6. Klicka på OK.

Så här tar du bort en signaturrad i InfoPath:

• Markera kontrollen genom att klicka på den och tryck sedan på DELETE.

Nästa steg

Om du är redo att testa det nya arbetsflödet går du till avsnittet START i den här artikeln.

Om du utför en arbetsflödesuppgift går du (eller återgår) till segmenteringen SLUTFÖRT i den här artikeln.

Om arbetsflödet är konfigurerat att starta automatiskt körs arbetsflödet på det dokument som utlöste det varje gång en utlösande händelse inträffar.

När det startas tilldelas den första aktiviteten eller aktiviteterna i arbetsflödet, och ett uppgiftsmeddelande skickas till varje tilldelad person. Under tiden skickar det även startmeddelanden (skiljer sig från uppgiftsaviseringar) till den person som ursprungligen lade till arbetsflödet och till alla som angavs i fältet Kopia på den andra sidan i associationsformuläret.

Om de nödvändiga signaturraderna inte redan finns i dokumentet innan den utlösande åtgärden startar arbetsflödet måste de infogas innan den första signaturen läggs till i dokumentet.

En anmärkning om behörigheter    Vanligtvis måste du ha behörigheten Redigera objekt för att starta ett arbetsflöde. (Som standard har både gruppen Medlemmar och gruppen Ägare den här behörigheten, men det har inte gruppen Besökare. Men en ägare kan också välja att, per arbetsflöde, kräva behörigheten Hantera listor för personer som startar arbetsflödet. Genom att välja det här alternativet kan Ägare i princip ange att endast de och andra ägare kan starta ett visst arbetsflöde. Mer information finns i avsnittet Läs om i den här artikeln.)

Två platser att börja från

Du kan starta ett arbetsflöde manuellt från någon av två platser:

• Från listan eller biblioteket där dokumentet lagras.

• I själva dokumentet öppnasdet i Microsoft Office-programmet där det skapades. (Observera att det måste vara det fullständiga, installerade programmet och inte en webbprogramversion.)

De återstående två avsnitten i det här avsnittet innehåller instruktioner för båda metoderna.

1. Lägg antingen till alla nödvändiga signaturrader i dokumentet eller ordna med arbetsflödesdeltagarna så att alla signaturrader finns i dokumentet innan en deltagare lägger till sin signatur på någon av raderna.

2. Gå till listan eller biblioteket där dokumentet som du vill köra arbetsflödet på lagras.

3. Klicka på ikonen framför objektnamnet för att markera objektet och klicka sedan på Arbetsflöden i gruppen Arbetsflöden på fliken Filer i menyfliksområdet.
    

4. Klicka på det arbetsflöde som du vill köra under Starta ett nytt arbetsflödepå sidan Arbetsflöden: Dokumentnamn.
   

5. I initieringsformuläret gör du de ändringar som du vill tillämpa på den här specifika instansen av arbetsflödet.

   Obs!: Ändringar som görs här, i initieringsformuläret, används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra ändringar som gäller varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, läser du avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

	Tilldela till Gör ändringar i listan över personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om aktiviteterna kommer att tilldelas en åt gången    Ange namn eller adresser i den ordning som uppgifterna ska tilldelas. Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt    Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tar med en grupp eller distributionslista    En gruppuppgift tilldelas: Varje medlem i gruppen får ett uppgiftsmeddelande, men bara en medlem behöver begära och slutföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och utför en gruppuppgift finns i segmenten COMPLETE (slutfört) i den här artikeln.
	Ordning Se till att specifikationerna om tilldelning av aktiviteter i varje segment en i taget (i seriellt) eller alla samtidigt (parallellt) är hur du vill ha dem. Mer information om hur du använder seriell och parallella steg finns i plansegmentet i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till de steg som du vill använda utöver de eller de som är konfigurerade för närvarande. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den fasen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i plansegmentet i den här artikeln.
	Kopia Gör eventuella tillägg eller borttagningar. Kom ihåg att: Om du anger ett namn härinnebär det inte tilldelning av en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och aviseringarna utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppa meddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

1. När du har alla inställningar i initieringsformuläret som du vill ha dem klickar du på Starta för att starta arbetsflödet.

Arbetsflödet tilldelar den första aktiviteten eller uppgifterna, och under tiden skickas startmeddelanden till dig och till alla som visas i fältet Kopia i initieringsformuläret.

1. Lägg antingen till alla nödvändiga signaturrader i dokumentet eller ordna med arbetsflödesdeltagarna så att alla signaturrader finns i dokumentet innan en deltagare lägger till sin signatur på någon av raderna.

2. Öppna dokumentet i det installerade Office-programmet på datorn.

   Obs!: Den här metoden kan inte användas när dokumentet är öppet i en webbprogramversion av Microsoft Office-programmet. Den måste vara öppen i den fullständiga, installerade versionen av programmet på datorn.

3. Klicka på fliken Arkiv i det öppna dokumentet, klicka på Spara & Skickaoch klicka sedan på det arbetsflöde som du vill köra på dokumentet.

4. Om du ser följande meddelande, som säger att arbetsflödet kräver att filen checkas in, klickar du på knappen Checka in.
   (Om du inte ser det här meddelandet går du vidare till steg 5.)

5. Klicka på den stora knappen Starta arbetsflöde.

6. På sidan Ändra ett arbetsflöde, i initieringsformuläret, gör du de ändringar som du vill använda för den här specifika instansen av arbetsflödet.

   Obs!: Ändringar som görs här, i initieringsformuläret, används endast under den aktuella instansen av arbetsflödet. Om du vill göra ändringar som gäller varje gång arbetsflödet körs, eller om du vill ändra arbetsflödesinställningar som inte visas i det här formuläret, läser du avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

	Tilldela till Gör ändringar i listan över personer som du vill att arbetsflödet ska tilldela uppgifter till. Om aktiviteterna kommer att tilldelas en åt gången    Ange namn eller adresser i den ordning som uppgifterna ska tilldelas. Om alla aktiviteter kommer att tilldelas samtidigt    Ordningen på namnen eller adresserna spelar ingen roll. Om du tar med en grupp eller distributionslista    En gruppuppgift tilldelas: Varje medlem i gruppen får ett uppgiftsmeddelande, men bara en medlem behöver begära och slutföra uppgiften. Anvisningar om hur du begär och utför en gruppuppgift finns i segmenten COMPLETE (slutfört) i den här artikeln.
	Ordning Se till att specifikationerna om tilldelning av aktiviteter i varje segment en i taget (i seriellt) eller alla samtidigt (parallellt) är hur du vill ha dem. Mer information om hur du använder seriell och parallella steg finns i plansegmentet i den här artikeln.
	Lägga till en ny fas Lägg till de steg som du vill använda utöver de eller de som är konfigurerade för närvarande. Om du vill ta bort en hel fas klickar du i fältet Tilldela till för den fasen och trycker sedan på CTRL+DELETE. Mer information om hur du använder flera steg finns i plansegmentet i den här artikeln.
	Kopia Gör eventuella tillägg eller borttagningar. Kom ihåg att: Om du anger ett namn härinnebär det inte tilldelning av en arbetsflödesuppgift. När arbetsflödet startas manuellt får den person som startar det start- och aviseringarna utan att behöva anges i det här fältet. När arbetsflödet startas automatiskt får den person som ursprungligen lade till det start- och stoppa meddelanden utan att behöva anges i det här fältet.

1. När du har inställningarna i initieringsformuläret som du vill ha dem klickar du på Starta för att starta arbetsflödet.

Arbetsflödet tilldelar den första aktiviteten eller uppgifterna, och under tiden skickas startmeddelanden till dig och till alla som visas i fältet Kopia i initieringsformuläret.

Nästa steg

• Om det är första gången det här arbetsflödet körs, kommer då de andra deltagarna att behöva information och hjälp för att slutföra sina tilldelade uppgifter? (De kan ha användning för segmenten COMPLETE i den här artikeln.)

• Det är också en bra idé att kontrollera om deltagarna får sina e-postaviseringar och särskilt att aviseringarna inte felhanterats av skräppostfilter.

• Och naturligtvis kan du ha en eller flera arbetsflödesuppgifter att slutföra själv. Gå till segmenten COMPLETE (slutfört) i den här artikeln för mer information.

• Under tiden kan du gå till MONITOR-segment i den här artikeln för att ta reda på hur du kan hålla reda på förloppet för den aktuella instansen av arbetsflödet.

När du tilldelas en uppgift i ett arbetsflöde får du vanligtvis information om aktiviteten på något av tre sätt:

• Du får en uppgiftsavisering via e-post.

• Du öppnar ett Microsoft Office-dokument och ser ett meddelandefält som informerar dig om att du har tilldelats en relaterad uppgift.

• Du kan kontrollera SharePoint-webbplatsen och upptäcka att en eller flera uppgifter är tilldelade till dig.

När du får reda på att du har tilldelats en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer gör du vanligtvis två saker:

• Granska dokumentet    Du öppnar och granskar dokumentet och signerar det (eller gör det inte).

• Slutföra uppgiften    Du slutför och skickar in uppgiftsformuläret.

Följande tre punkter är därför inblandade i slutförandet av aktiviteten:

• Meddelande (som du får som e-post)

• Dokumentet som skickas för din signatur (som du öppnar och sedan signerar, eller inte)

• Uppgiftsformuläret (som du öppnar, fyller i och skickar in)

Så här ser de tre objekten ut.

(Observera att om uppgiften inte är tilldelad till dig personligen, men till en hel grupp eller distributionslista där du är medlem, så bör du begära uppgiften innan du slutför den. Mer information finns i avsnittet Begära en gruppaktivitet innan du slutför den i det här segment.)

Följ anvisningarna nedan:

1. Klicka på länken till dokumentet i instruktionerna för att slutföra den här uppgiften i meddelandet med uppgiftsaviseringen.

2. I det öppna dokumentet klickar du på knappen Öppna den här uppgiften i meddelandefältet.

(Observera att om uppgiften inte är tilldelad till dig personligen, men till en hel grupp eller distributionslista där du är medlem, så bör du begära uppgiften innan du slutför den. Mer information finns i avsnittet Begära en gruppaktivitet innan du slutför den i det här segment.)

Följ anvisningarna nedan:

1. I listan eller biblioteket där dokumentet som ska granskas lagras klickar du på länken Pågår som är kopplad till dokumentet och arbetsflödet.

2. Klicka på uppgiftens rubrik på sidan Arbetsflödesstatus.

3. Klicka på länken till dokumentet i den här arbetsflödesaktiviteten gäller för meddelandefältet i uppgiftsformuläret.

Observera att om uppgiften inte är tilldelad till dig personligen, men till en hel grupp eller distributionslista där du är medlem, bör du begära uppgiften innan du slutför den. Mer information finns i avsnittet Begära en gruppaktivitet innan du slutför den i det här segment.

Tänk också på att om signaturraden har ställts in för en viss användare och du loggar in som en annan användare kan avvikelsen visas på signaturraden. I det här exemplet har signaturraden ställts in för Frank Martinez, men signaturen lades till av någon som loggade in som Anna Lidman.

I följande exempel har dokumentet skapats i Word.

Lägg märke till de tre gula meddelandefälten högst upp i dokumentet:

Markerat som slutgiltigt   Det här meddelandefältet anger att minst en person redan har lagt till sin signatur på en signaturrad.

Signaturer    Du kan klicka på knappen Visa signaturer för att öppna fönstret Signaturer. Klicka på pilenbredvid ditt namn under Begärda signaturer och klicka sedan på Signera i den nedrullningsmenyn.

Om du ser ett meddelande om tjänstleverantörer av digitala signaturer från tredje part klickar du på OK för att fortsätta. (Du kan undvika att se meddelandet i framtiden genom att markera kryssrutan.)

Dialogrutan Signera öppnas.

Om du vill signera dokumentet skriver du bara ditt namn i rutan bredvid det stora X:et, klickar på Signera och klickar sedan på OK i dialogrutan Signaturbekräftelse.

Kom ihåg att om ditt namn förekommer mer än en gång i listan Begärda signaturer, finns det fler än en signaturrad där du kan lägga till din signatur. Använd samma procedur för att lägga till varje signatur.

Arbetsflödesuppgift   När du är redo att slutföra och skicka aktivitetsformuläret klickar du på knappen Öppna den här uppgiften i meddelandefältet Arbetsflödesuppgift.

Uppgiftsformuläret för en arbetsflödesuppgift för insamling av signaturer ser ut ungefär så här.

Observera att de två första kontrollerna(Ta bort objekt och den här arbetsflödesuppgiften gäller Dokumentrubrik) inte visas i uppgiftsformuläret när det öppnas från dokumentet som ska signeras. De visas bara när uppgiftsformuläret öppnas direkt från uppgiftsmeddelandet eller uppgiftslistan på sidan Arbetsflödesstatus.

	Ta bort objekt Om du vill ta bort uppgiften från den aktuella instansen av arbetsflödet klickar du på länken här. När du tar bort aktiviteten tas inte dokumentet som ska signeras bort. En uppgift som har tagits bort visas inte längre i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (Borttagningen registreras dock fortfarande i området Historik på sidan.) Obs!: Om du inte startade den här förekomsten av arbetsflödet kanske du vill kontrollera med den person som startade det – eller, om den startades automatiskt, den person som ursprungligen lade till den – innan du tar bort aktiviteten.
	Den här arbetsflödesuppgiften gäller dokumentrubrik Om du vill öppna dokumentet som ska signeras klickar du på länken här.
	Status, begärt av, konsoliderade kommentarer, förfallodatum Du kan inte redigera eller ändra poster i dessa fyra fält, men informationen i dem kan vara användbar. Observera att rutan Konsoliderade kommentarer innehåller alla kommentarer som skickats i formuläret av deltagare som redan har slutfört sina uppgifter i samma instans av arbetsflödet. När du har skickat ett eget formulär visas på samma sätt all text som du inkluderar i rutan Kommentarer (4) i rutan Konsoliderade kommentarer för efterföljande deltagare.
	Kommentarer All text som du anger här registreras i arbetsflödeshistoriken och visas även i fältet Konsoliderade kommentarer (3) för efterföljande deltagare.
	Signera När du har signerat dokumentet och skrivit in eventuell feedback som du vill bidra med i fältet Kommentarer klickar du på den här knappen för att skicka formuläret och slutföra uppgiften.
	Avbryt Klicka på den här knappen om du vill stänga uppgiftsformuläret utan att spara några ändringar eller svar. Uppgiften förblir ofullständig och tilldelad till dig.
	Tilldela om uppgift Klicka på den här knappen om du vill tilldela uppgiften till någon annan. För en illustration av sidan där du anger information om omtilldelaren och för ytterligare instruktioner går du till avsnitt 7 i det här segment, Tilldela uppgiften till någon annan. Obs!: Det här alternativet kan vara inaktiverat för vissa arbetsflödesuppgifter.

Om endast en enstaka aktivitet har tilldelats till en hel grupp som du tillhör kan vilken gruppmedlem som helst begära och slutföra den enstaka aktiviteten för hela gruppen.

Hämta uppgiften innan du öppnar och signera dokumentet. När du gör anspråk på uppgiften tilldelas den till dig och inga andra medlemmar i gruppen kan slutföra den. (På så sätt är det bara en person som gör det som behövs.)

1. På sidan Arbetsflödesstatus pekar du på namnet på uppgiften som tilldelats gruppen tills en pil visas.

2. Klicka på pilen, klicka på Redigera objekt och klicka sedan på knappen Hämta uppgift i aktivitetsformuläret.
   

När sidan Arbetsflödesstatus uppdateras kan du se att uppgiften inte längre har tilldelats gruppen, men nu specifikt till dig.

Om du senare vill släppa uppgiften till gruppen igen utan att slutföra den använder du samma steg för att återgå till uppgiftsformuläret, men klickar nu på knappen Släpp uppgift.

Om du vill att någon annan ska slutföra en arbetsflödesuppgift som har tilldelats dig klickar du på knappen Tilldela om uppgift i formuläret för arbetsflödesaktivitet.

Det här formuläret visas.

	Tilldela om uppgift till Ange namnet eller adressen till den person som du vill tilldela uppgiften till. Om du vill tilldela uppgiften till den person som startade arbetsflödet – eller, om arbetsflödet startades automatiskt, till personen som ursprungligen lade till det här arbetsflödet – lämnar du det här fältet tomt.
	Ny begäran Ange all information som den person som du tilldelar aktiviteten måste slutföra aktiviteten. (All text som du anger här läggs till i området Konsoliderade kommentarer.)
	Ny varaktighet Gör en av följande tre saker: Så här behåller du det befintliga förfallodatumet   Lämna fältet tomt. Så här tar du bort förfallodatumet helt   Skriv siffran 0. Så här anger du ett nytt förfallodatum   Skriv ett tal här och ange sedan varaktighetsenheterna i följande fält. Tillsammans identifierar de två posterna tidsperioden innan den ändrade aktiviteten förfaller. Observera att uppgifter för insamling av signaturer inte tilldelas förfallodatum eller varaktighet för aktiviteter som standard.
	Nya varaktighetsenheter Om du anger en ny varaktighet för aktiviteten använder du det här fältet tillsammans med fältet Ny varaktighet för att identifiera perioden innan aktiviteten ska förfaller. (Till exempel: 3 dagar eller 1 månad eller 2 veckor.)

När formuläret är klart klickar du på Skicka. Uppgiften är markerad som Slutförd,en ny uppgift tilldelas till den person som nu ansvarar för uppgiften och ett uppgiftsmeddelande skickas.

All ny information som du har angett ingår i texten Delegerad av i meddelandet om ny uppgift (siffran 1 i följande bild).

Under tiden spåras och visas alla dessa ändringar i avsnitten Uppgifter och Historik på sidan Arbetsflödesstatus, som visas här.

I listan eller biblioteket där objektet finns klickar du på länken Pågår för objektet och arbetsflödet som du vill använda.

I det här exemplet är objektet dokumentet Keynote-utkast och arbetsflödet är Godkännande 3.

Sidan Arbetsflödesstatus öppnas.

• Om listan eller biblioteket innehåller ett stort antal objekt kan du använda sortering och/eller filtrering för att hitta det objekt du letar efter snabbare. Om du upptäcker att du upprepade gånger sorterar och/eller filtrerar på samma sätt kan det vara bra att skapa en anpassad vy som automatiserar just den ordningen.

• För att komma till sidan Arbetsflödesstatus kan du också klicka på antingen länken Visa status för arbetsflödet i ett e-postmeddelande om att "har startat" eller länken Visa arbetsflödeshistorik i ett "har slutfört" e-postmeddelande för den instans som du är intresserad av.

Här, under illustrationen av varje avsnitt på sidan Arbetsflödesstatus, hittar du de övervakningsfrågor som besvaras i avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödesinformation

Svar på frågor:

• Vem startade den här förekomsten av arbetsflödet?

• När startades den här instansen?

• När inträffar den senaste åtgärden i den här instansen?

• Vilket objekt körs den här instansen på?

• Vilken är aktuell status för den här instansen?

Avsnittet Uppgifter

Svar på frågor:

• Vilka aktiviteter har redan skapats och tilldelats, och vilken är deras aktuella status?

• Vilka aktiviteter har redan slutförts och vad var resultatet för var och en av dessa aktiviteter?

• Vilket förfallodatum gäller för varje aktivitet som redan har skapats och tilldelats? (Observera att uppgifter för insamling av signaturer som standard inte tilldelas förfallodatum eller varaktighet för aktiviteter.)

Aktiviteter som har tagits bort och aktiviteter som ännu inte har tilldelats visas inte i det här avsnittet.

Avsnittet Arbetsflödeshistorik

Svar på frågor:

• Vilka händelser har redan inträffat i den här instansen av arbetsflödet?

• Observera att försenade uppgifter och försenade uppgifter inte visas i det här området.

Du kan stoppa en arbetsflödesinstans som körs innan det har slutförts normalt på två sätt:

• Avbryta arbetsflödet    Alla aktiviteter avbryts, men behålls i området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus.

• Avsluta det här arbetsflödet    Alla aktiviteter avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus. (De återspeglas dock fortfarande i området Arbetsflödeshistorik.)

Instruktioner för båda metoderna följer.

Avbryt (alla aktiviteter som har avbrutits men finns kvar i både uppgiftslistan och historiken)

Om den aktuella instansen av ett arbetsflöde inte längre behövs kan den avbrytas.

Som standard kan den här proceduren utföras av den person som startade den här instansen av arbetsflödet eller av någon som har behörigheten Hantera listor. (Som standard har gruppen Ägare behörigheten Hantera listor, inte medlemmar och gruppen Besökare.)

• Klicka på länken Avbryt alla uppgifter för insamling av signaturer i området strax under arbetsflödesvisualiseringen på sidan Arbetsflödesstatus.

Alla aktuella aktiviteter avbryts och arbetsflödet avslutas med statusen Avbruten. De av inställda aktiviteterna visas fortfarande både i området Uppgifter och i området Arbetsflödeshistorik.

End (alla aktiviteter som tagits bort från uppgiftslistan men finns kvar i historiken)

Om ett fel uppstår, eller om arbetsflödet stannar och inte svarar, kan det avslutas.

Som standard kan den här proceduren endast utföras av någon som har behörigheten Hantera listor. (Som standard har gruppen Ägare behörigheten Hantera listor, inte medlemmar och gruppen Besökare.)

• Klicka på länken Avsluta arbetsflödet i området strax under visualiseringen av arbetsflödet på sidan Arbetsflödesstatus.

Alla uppgifter som skapas av arbetsflödet avbryts och tas bort från området Uppgifter på sidan Arbetsflödesstatus, även om de fortfarande återspeglas i området Arbetsflödeshistorik. Arbetsflödet avslutas med statusen Avbruten.

På sidan Arbetsflöden för ett objekt finns en lista med de arbetsflöden som körs på objektet.

1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

2. Peka på namnet på objektet, klicka på pilen som visas och klicka sedan på Arbetsflöden i den nedrullningrullningade menyn.

3. På sidan Arbetsflöden: Objektnamn, under Arbetsflödensom körs, finns en lista med arbetsflödesinstanser som körs på objektet.

Administratörer för webbplatssamlingar kan visa i korthet:

• Hur många arbetsflöden som baseras på varje arbetsflödesmall finns för närvarande i webbplatssamlingen.

• Om varje arbetsflödesmall är aktiv eller inaktiv i webbplatssamlingen.

• Hur många instanser av arbetsflödesversioner som baseras på varje arbetsflödesmall körs för närvarande i webbplatssamlingen.

Gör så här:

1. Öppna startsidan för webbplatssamlingen(inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

2. Klicka på ikonen inställningar klicka sedan på Webbplatsinställningar.
   Klicka på Arbetsflöden under Webbplatsadministrationpå sidan Webbplatsinställningar.
   

Sidan Arbetsflöden öppnas och visar informationen.

Nästa steg

Om det är första gången det här arbetsflödet körs kanske du vill använda instruktionerna i segmenten GRANSKA i den här artikeln för att visa händelser i instansen och ta reda på om arbetsflödet fungerar som du vill.

Så länge ett objekt finns kvar i samma lista eller bibliotek, och tills samma arbetsflöde körs igen för samma objekt, kan du komma åt historiken för den senaste förekomsten från listan eller biblioteket.

Så här visar du sidan Arbetsflödesstatus för den senaste förekomsten av ett arbetsflöde som körs på ett objekt:

• Klicka på statuslänken för objektet och arbetsflödet i listan eller biblioteket där objektet finns.

I det här exemplet är objektet dokumentet Keynote-utkast och arbetsflödet heter Nytt dokumentgodkännande.

På sidan Arbetsflödesstatus finns avsnittet Arbetsflödeshistorik nästan längst ned.

Vad händer om du vill granska historiken för en instans när du har kört samma arbetsflöde på samma objekt igen?

Du kan göra det i upp till 60 dagar, från en av två startpunkter: listan eller biblioteket, eller meddelandet om slutförande av arbetsflödet. (6 dagar är hur länge SharePoint-produkter bevarar aktivitetshistorik för arbetsflöden.)

Från listan eller biblioteket

1. Gå till listan eller biblioteket där objektet lagras.

2. Klicka på ikonen framför objektnamnet för att markera objektet och klicka sedan på Arbetsflöden i gruppen Arbetsflöden på fliken Filer i menyfliksområdet.

3. På sidan Arbetsflöden: Objektnamn, under Slutförda arbetsflöden, klickar du på namnet eller statusen för den arbetsflödesinstanssom du vill granska.
   
   Sidan Arbetsflödesstatus för den instansen öppnas.

Från meddelandet om arbetsflödesslut

• Öppna meddelandet om slutförande av arbetsflödet för den instans som du vill granska och klicka sedan på länken Visa arbetsflödeshistoriken.

Sidan Arbetsflödesstatus för den instansen öppnas.

Om du vill behålla alla dina slutförandemeddelanden kanske du vill skapa en Outlook-regel. Konfigurera regeln för att kopiera alla inkommande meddelanden där texten har slutförts i ämnesraden till en egen, separat mapp. (Se till att Outlook-regeln kopierar inkommande meddelanden och inte bara flyttar dem, eller så visas de inte heller i Inkorgen.)

Om du vill veta hur en av arbetsflödesversionerna fungerar i allmänhet – över tid och över flera instanser – kan du skapa en eller båda av två fördefinierade rapporter:

• Varaktighetsrapport för aktivitet    Använd den här rapporten för att se medelvärden av hur lång tid det tar för varje aktivitet i ett arbetsflöde att slutföras, samt hur lång tid det tar varje fullständig körning eller instans av det arbetsflödet att slutföras.

• Annullerings- och felrapport    Använd den här rapporten för att se om ett arbetsflöde ofta avbryts eller stöter på fel innan det slutförts.

Skapa tillgängliga rapporter för ett arbetsflöde

1. Klicka på länken statusinformation i kolumnen Status för det arbetsflödet i listan eller biblioteket.
   

2. Klicka på Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorikpå sidan Arbetsflödesstatus.
   

3. Leta reda på det arbetsflöde som du vill visa en rapport för och klicka sedan på namnet på den rapport som du vill visa.
   

4. På sidan Anpassa behåller eller ändrar du den plats där rapportfilen ska skapas och klickar sedan på OK.
   
   Rapporten skapas och sparas på den angivna platsen.

5. När rapporten är klar kan du klicka på länken som visas i följande bild för att visa den. Annars klickar du på OK för att avsluta och stänga dialogrutan. (När du senare är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
   

Nästa steg

Om arbetsflödet fungerar precis som du vill kan du börja använda det.

Om du vill ändra något för hur det fungerar kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

Skapa prestandarapporter för arbetsflöden

Om du vill veta hur en av arbetsflödesversionerna fungerar i allmänhet – över tid och över flera instanser – kan du skapa en eller båda av två fördefinierade rapporter:

• Varaktighetsrapport för aktivitet    Använd den här rapporten för att se medelvärden av hur lång tid det tar för varje aktivitet i ett arbetsflöde att slutföras, samt hur lång tid det tar varje fullständig körning eller instans av det arbetsflödet att slutföras.

• Annullerings- och felrapport    Använd den här rapporten för att se om ett arbetsflöde ofta avbryts eller stöter på fel innan det slutförts.

Skapa tillgängliga rapporter för ett arbetsflöde

1. Klicka på länken statusinformation i kolumnen Status för det arbetsflödet i listan eller biblioteket.
   

2. Klicka på Visa arbetsflödesrapporter under Arbetsflödeshistorikpå sidan Arbetsflödesstatus.
   

3. Leta reda på det arbetsflöde som du vill visa en rapport för och klicka sedan på namnet på den rapport som du vill visa.
   

4. På sidan Anpassa behåller eller ändrar du den plats där rapportfilen ska skapas och klickar sedan på OK.
   
   Rapporten skapas och sparas på den angivna platsen.

5. När rapporten är klar kan du klicka på länken som visas i följande bild för att visa den. Annars klickar du på OK för att avsluta och stänga dialogrutan. (När du senare är redo att visa rapporten hittar du den på den plats du angav i föregående steg.)
   

Nästa steg

Om arbetsflödet fungerar precis som du vill kan du börja använda det.

Om du vill ändra något för hur det fungerar kan du läsa avsnittet ÄNDRA i den här artikeln.

Om du vill göra permanenta ändringar i inställningarna för ett befintligt arbetsflöde öppnar och redigerar du det associationsformulär som ursprungligen användes för att lägga till det.

Om arbetsflödet körs endast i en lista eller ett bibliotek

1. Öppna listan eller biblioteket där arbetsflödet körs.

2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek imenyfliksområdet.

   Obs!: Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. I en kalenderlista heter den här fliken till exempel Kalender.

3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar.

4. På sidan Arbetsflödesinställningar under Arbetsflödesnamn (klickaför att ändra inställningar) klickar du på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för.

   Obs!: Om arbetsflödet för insamling av signaturer som du vill använda inte visas i listan kan det vara kopplat till endast en innehållstyp. Vilka arbetsflöden som visas i den här listan styrs av visa arbetsflödesassociationer av den här typen, som finns precis ovanför listan. (Se bilden.) Klicka igenom alternativen för innehållstyp i den nedrullningsmenyn för att se vilket som visar det arbetsflöde som du vill använda. När det arbetsflöde du vill använda visas i listan klickar du på arbetsflödets namn.

5. I samma tvås sidbaserade associationsformulär som ursprungligen användes för att lägga till arbetsflödet gör och sparar du de ändringar du vill ha.

   Mer information om fälten och kontrollerna i associationsformuläret finns i plansegmentet och lämpligt ADD-segment(lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Om arbetsflödet körs i alla listor och bibliotek i webbplatssamlingen

1. Öppna startsidan för webbplatssamlingen(inte startsidan för en webbplats eller underwebbplats i samlingen).

2. Klicka på ikonen inställningar klicka sedan på Webbplatsinställningar.

Klicka på Webbplatsinnehållstyper under Gallerierpå sidan Webbplatsinställningar.

1. På sidan Webbplatsinnehållstyper klickar du på namnet på den webbplatsinnehållstyp som arbetsflödet körs på.
   

2. Klicka på Arbetsflödesinställningar under Inställningar på sidan för den valda innehållstypen.
   

3. På sidan Arbetsflödesinställningar under Arbetsflödesnamn (klickaför att ändra inställningar) klickar du på namnet på det arbetsflöde som du vill ändra inställningar för.

4. I samma tvås sidbaserade associationsformulär som ursprungligen användes för att lägga till arbetsflödet gör och sparar du de ändringar du vill ha.

   Mer information om fälten och kontrollerna i associationsformuläret finns i plansegmentet och lämpligt ADD-segment(lista/bibliotek eller webbplatssamling) i den här artikeln.

Om arbetsflödet körs endast i en lista eller ett bibliotek

1. Öppna listan eller biblioteket där arbetsflödet körs.

2. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek imenyfliksområdet.

   Namnet på fliken kan variera beroende på typen av lista eller bibliotek. I en kalenderlista heter den här fliken till exempel Kalender.

3. Klicka på Arbetsflödesinställningar i gruppen Inställningar

4. På sidan Arbetsflödesinställningar klickar du på länken Ta bort ett arbetsflöde.

5. Använd formuläret på sidan Ta bort arbetsflöden om du vill inaktivera, återaktivera eller ta bort arbetsflöden.
   

Det finns fem kolumner i formuläret:

• Arbetsflöde    Namn på arbetsflödet.

• Instanser    Antal instanser av det arbetsflöde som för närvarande körs på objekt.

• Tillåt    Alternativ som gör att arbetsflödet fortsätter fungera normalt.

• Inga nya instanser    Alternativ som gör att alla pågående instanser av arbetsflödet slutförs, men inaktiverar arbetsflödet genom att göra det otillgängligt att köra nya instanser. (Den här åtgärden kan ångras. Om du vill återaktivera arbetsflödet senare går du tillbaka till den här sidan och väljer Tillåt.)

• Ta bort    Alternativ som tar bort arbetsflödet från listan eller biblioteket helt och hållet. Alla instanser som körs avslutas omedelbart och kolumnen för det arbetsflödet visas inte längre på sidan för listan eller biblioteket. (Den här åtgärden kaninte ångras.)