Om arbetsflödena som ingår i SharePoint

SharePoint arbets flöden är förprogrammerade mini-program som effektiviserar och automatiserar en mängd olika affärs processer. Arbets flöden kan variera från insamling av signaturer, feedback och godkännanden för en plan eller ett dokument, för att spåra aktuell status för ett rutin förfarande. SharePoint arbets flöden är avsedda att spara tid och kraft, och för att ge konsekvens och effektivitet åt uppgifter som du utför regelbundet.

Obs!: SharePoint 2010-arbets flöden har dragits tillbaka sedan den 1 augusti 2020 för nya klient organisationer och togs bort från befintliga klient organisationer den 1 november 2020. Om du använder SharePoint 2010-arbetsflöden rekommenderar vi att du migrerar till Power automatisering eller andra lösningar som stöds. Mer information finns i SharePoint 2010-arbets flödet.

Vad är ett SharePoint-arbetsflöde?

Du vet förmodligen redan vad ett flödes schema är. Det är en grafisk karta över en process, med anvisningar om vad som händer i varje steg.

Arbetsflödesprocess

Ett SharePoint arbets flöde fungerar som ett automatiskt flödes schema som kräver mycket arbete, gissning och slumpmässigheten från dina vanliga arbets processer.

Du kan till exempel titta på dokument godkännande – processen i bilden. Om du kör den här processen manuellt kan du göra mycket mer för att kontrol lera och hålla koll på, vidarebefordra dokument och skicka påminnelser – och var och en av dina kollegor. Det innebär en massa extra arbete och en konstant ström i avbrott.

Men när du använder arbets flödet för SharePoint dokument godkännande för att köra processen, utförs alla kontroller och spårningar och vidarebefordran av arbets flödet automatiskt. Om någon är sen för att slutföra en uppgift, eller om något annat problem uppstår, genererar de flesta av de arbets flöden som ingår ett meddelande om att du får veta mer om det. Övervakning av processen minskas.

Det är enkelt att köra ett SharePoint arbets flöde. Välj arbets flödes typ, Välj dina alternativ och låt arbets flödet köras. Om du behöver, Avbryt eller avsluta arbets flödet.

Var och en av arbets flödes typerna fungerar som en mall. Du lägger till en instans av arbets flödet för en lista eller ett bibliotek, eller för en hel webbplats samling med hjälp av ett initierings formulär för att ange vilka alternativ du vill använda för instansen. De här alternativen och valen inkluderar vem arbets flödet tilldelar uppgifter till, uppgifternas tids gränser, hur arbets flödet kan startas och av vem samt instruktioner som ska ingå i uppgifts aviseringen. Skapa ett nytt arbets flöde genom att gå till list inställningar > arbets flödes inställningar > lägga till ett arbets flöde. Om du vill kan du läsa mer om 2010 och 2013 arbets flöden.

Viktigt!: Som standard är godkännande, insamling av feedback och insamling av signaturer inte aktiverat och visas inte i listan Välj en arbetsflödesmall i Associations formuläret. För att göra dem tillgängliga för användning måste webbplats administratören aktivera dem på webbplats samlings nivån. Gå till webbplats inställningar > webbplats samlingens funktioner > Aktivera arbets flöden. SharePoint 2013 innehåller också arbetsflödesmallar baserade på SharePoint 2010. Om du vill skapa ett SharePoint 2013 baserat arbets flöde med liknande logik använder du ett verktyg som SharePoint Designer 2013.

Det finns fem förprogrammerade arbets flödes typer. 

Bockmarkering ett arbets flöde för godkännande dirigerar ett dokument eller ett annat objekt till avsedda personer för godkännande eller avvisande. Du kan också använda ett arbets flöde för godkännande för att kontrol lera innehålls godkännande i en lista eller ett bibliotek. Mer information och stegvisa anvisningar finns i allt om godkännande arbets flöden.

Arbetsflödet Samla in feedback ett arbets flöde för insamling av feedback cirkulerar ett dokument eller ett annat objekt till personer som är avsedda för feedback. Arbets flödet för insamling av feedback konsoliderar all feedback från deltagarna för arbets flödets ägare och visar en översikt över gransknings processen. Mer information och stegvisa anvisningar finns i avsnittet om insamling av feedback-arbetsflöden.

Arbetsflödet Samla in signaturer arbets flödet för insamling av signaturer cirkulerar ett Microsoft Office-dokument till personer avsedda för sina digitala signaturer. Observera att arbets flödet för insamling av signaturer endast fungerar med Word-dokument, Excel-arbetsböcker och InfoPath-formulär. Mer information och stegvisa anvisningar finns i allt om arbets flöden för insamling av signaturer.

Arbetsflödet Tre lägen det tre-statliga arbets flödet är utformat för att spåra statusen för ett List objekt i tre lägen (faser). Den kan användas för att hantera affärs processer som kräver att organisationer spårar en stor mängd problem eller objekt — kund support, försäljnings leads eller projektuppgifter, till exempel.

Med varje över gång mellan olika lägen tilldelar arbets flödet en uppgift till en person och skickar en e-postavisering om uppgiften. När den här uppgiften är färdig uppdaterar arbets flödet statusen för objektet och går vidare till nästa steg. Det här arbets flödet är utformat för att fungera med mallen ärende uppföljnings lista, men den kan användas med alla listor som innehåller en urvals kolumn med tre eller fler värden.

Mer information finns i använda ett arbets flöde med tre lägen.

arbetsflödet Dispositionsgodkännande ett arbets flöde för publicerings godkännande fungerar på samma sätt som andra SharePoint-arbetsflöden i den förvarar det automatiskt för granskning och godkännande. Vad som gör typen arbetsflödet för publiceringsgodkännande unikt är att det är utformat för publicering av webbplatser där publiceringen av nya och uppdaterade webbsidor är strikt kontrollerad. I dessa typer av webbplatser kan inget nytt innehåll publiceras förrän det har godkänts av alla godkännare i arbetsflödet. Mer information och stegvisa anvisningar finns i arbeta med ett arbets flöde för publicerings godkännande.

För att lägga till eller starta ett arbets flöde måste du ha rätt behörighet för listan, biblioteket eller webbplats samlingen där arbets flödet körs:

  • Lägga till ett arbets flöde    Som standard måste du ha behörigheten Hantera listor för att lägga till ett arbets flöde. (Gruppen ägare och gruppen medlemmar har behörigheten Hantera listor som standard, gruppen besökare inte.)

  • Starta ett arbets flöde    Du måste också ha behörigheten redigera objekt för att Starta ett arbets flöde som redan har lagts till. (Gruppen ägare och gruppen medlemmar har behörigheten redigera objekt som standard för gruppen besökare inte.)
    Du kan också välja att konfigurera specifika arbets flöden så att de endast kan startas av medlemmar i gruppen ägare. Om en under webbplats med unika behörigheter används måste ägarna kontrol lera att de behörigheter som krävs för arbets flödes användarna uttryckligen är tilldelade. Se Redigera och hantera behörigheter för en SharePoint-lista eller ett bibliotek. < det här är baserat på feedback-"Jag har skapat en under webbplats på mitt företag SP för att testa arbets flödes funktionen, så jag bör ha behörighet att starta ett arbets flöde, men jag kan inte-varför inte göra det?" >

Följande diagram ger en högkvalitativ vy av de grundläggande faserna för att planera, lägga till, köra och ändra ett SharePoint-arbetsflöde. Enskilda avsnitt om var och en av stegen följer.

Arbetsflödesprocess

  • Planer    Se till att du vet vilka alternativ du vill ha och vilken information du behöver när du använder initierings formuläret för att lägga till din version av arbets flödet.

  • Till    Fyll i initierings formuläret för att lägga till arbets flödes versionen till en lista, ett bibliotek eller en webbplats samling.

  • Leds    Starta det nya arbets flödet, manuellt eller automatiskt, i ett dokument eller ett annat objekt i en lista eller ett bibliotek. (Om du startar den manuellt kan du ändra vissa av arbets flödets inställningar för associerings formulär. ) När arbets flödet startas skapas uppgifter, meddelanden skickas och ett meddelande om att spåra aktiviteter och händelser påbörjas.

  • Övervaka    När arbets flödet körs kan du visa sidan arbets flödes status för att se vilka uppgifter som är klara och vilka andra åtgärder som har utförts. Om det behövs kan du ändra nuvarande och framtida uppgifter härifrån och till och med avbryta eller avsluta arbets flödes körningen.

  • Granska    När körningen är klar kan hela historiken granskas på sidan arbets flödes status. Statistik rapporter om den allmänna prestandan för det här arbets flödet kan dessutom skapas från sidan status.

  • Ändra    Om arbets flödet inte fungerar som du vill kan du öppna det ursprungliga Associations formuläret som du använde för att lägga till det och göra dina ändringar där.

Om du behöver mer flexibilitet med ett inbyggt arbets flöde kan du anpassa det ytterligare med ett verktyg som SharePoint Designer 2013. Du kan också skapa ett eget arbets flöde från grunden.

Med arbetsflödesdesignern kan du skapa regler som associerar villkor och åtgärder med objekt i SharePoint-listor och-bibliotek. Ändringar av objekt i listor eller bibliotek utlöser åtgärder i arbets flödet.

Du kan till exempel skapa ett arbets flöde som startar ett annat arbets flöde för godkännande om kostnaden för en artikel överstiger ett visst belopp.

Du kan också definiera ett arbets flöde för en uppsättning relaterade dokument. Om arbets flödet till exempel är associerat med ett dokument bibliotek, eller om det är filtrerat till dokument innehålls typen visas en grupp med Sammanhangs beroende dokument inställningar. Med en dokument uppsättning kan en grupp dokument behandlas som en enhet, så en arbets flödes åtgärd för en dokument grupp körs för varje objekt i den dokument gruppen.

Se även

Skapa ett arbets flöde med hjälp av SharePoint Designer 2013 och SharePoint Workflow platform

Förstå godkännande arbets flöden i SharePoint 2010

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

×