Det finns en hel värld av data utanför Publisher-programmet som du kan använda med Publisher-programmet, men hur kan du importera och skydda dina data? Svaret handlar om att skapa rätt anslutningar.
Använda guiden Dataanslutning för att importera externa data
I Publisher importerar du externa data genom att använda dokumentkoppling. Använd dokumentkoppling för att skapa ett stort antal dokument som till största delen är identiska men innehåller viss unik information, till exempel en produktinformation som du skickar till dina 100 kunder. Du kan också importera textfiler, Excel-kalkylblad, Access-tabeller och Access-tabeller eller frågor direkt, utan att använda en anslutningsfil. Mer information finns i Skapa ett dokument eller en e-postkoppling i Publisher.
Det är enkelt att importera en fil med kommaavgränsade värden (CSV) (.csv). Om textfilen är en CSV-fil som inte använder det listavgränsartecken som har definierats på datorn, eller om textfilen inte är en CSV-fil, kan du använda en Schema.ini-fil för att ange rätt filformat.
Importera filen
-
Klicka på Utskick > Välj mottagare > Använd befintlig lista.
-
Gör något av följande i dialogrutan Välj datakälla:
-
Om du vill använda en befintlig ODC-fil dubbelklickar du på ODC-filen. Data importeras och du är klar.
-
Om du vill skapa en ny ODC-fil klickar du påNy källa och följer sedan varje steg i proceduren.
Guiden Dataanslutning visas.
-
-
Klicka på Annat/Avancerat på sidan Välkommen till guiden Dataanslutning.
Dialogrutan Egenskaper för datalänk visas.
Klicka på Hjälp om du vill ha mer information om olika alternativ i de olika dialogrutorna.
-
Välj Microsoft Jet4.0 OLE DB Providerpå fliken Provider och klicka sedan på Nästa.
-
I rutan Välj eller ange en databasnamn på fliken Anslutningar anger du den fullständiga sökvägen till mappen som innehåller textfilen.
För att hjälpa dig att hitta mappen klickar du på knappen Bläddra bredvid rutan.
-
Klicka på fliken Alla, välj Utökade egenskaperoch klicka sedan på Redigera värde.
-
Ange något av följande i rutan Egenskapsvärde:
-
Om textfilen har kolumnrubriker skriver du text. HDR=Ja.
-
Om textfilen inte har kolumnrubriker anger du text. HDR=Nej.
-
-
Klicka på OK.
-
Kontrollera att du har angett rätt information genom att klicka på fliken Anslutning och sedan på Testa anslutning.
-
Gör något av följande:
-
Om du får ett felmeddelande kontrollerar du värdena som du angav i föregående steg på nytt.
-
Om du får meddelandet "Testanslutningen lyckades" klickar du på OK.
-
-
Klicka på OK.
Guiden Dataanslutning visas igen.
-
Markera den textfil du vill importera under kolumnen Namn på sidan Välj databas och tabell och klicka sedan på Nästa.
-
På sidan Spara dataanslutningsfil och slutför anger du ett namn på ODC-filen i rutan Filnamn och klickar sedan på Slutför.
Om du vill ändra mappsökplatsen, som är mappen Mina datakällor, klickar du på Bläddra.
-
Om du vill göra anslutningsfilen mer sökbar kan du ange ytterligare information i rutorna Beskrivning,Egetnamn och Söknyckelord.
Använda en Schema.ini för att ange ett annat tecken eller ett annat textfilformat för listavgränsare
En Schema.ini är en textfil som innehåller poster som åsidosätter standardinställningarna för textdrivrutiner i Windows-registret. I allmänhet måste du göra Schema.ini så här om du vill använda en Schema.ini en fil:
-
Spara Schema.ini filen i samma mapp som textfilen som du importerar.
-
Namnge filen Schema.ini.
-
På den första raden i Schema.ini skriver du namnet på textfilen som du länkar till, omgivet av hakparenteser.
-
Lägg till ytterligare information om du vill ange olika textfilformat.
Följande avsnitt visar vanliga exempel på hur du använder Schema.ini fil.
Exempel: Ange ett semikolontecken (;) som avgränsare
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Exempel: Ange ett tabbtecken som avgränsare
[Products.txt] Format=TabDelimited
Exempel: Ange en fil med fast bredd
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
Att importera en textfil med hjälp av en ODBC-drivrutin är åtminstone en process i två steg. Definiera först vid behov en användar-DSN på datorn för ODBC-textdrivrutinen. Sedan importerar du textfilen med hjälp av användar-DSN. Om textfilen är en fil med kommaavgränsade värden (CSV) som inte använder det listavgränsartecken som har definierats på datorn, eller om textfilen inte är en CSV-fil, kan du använda en Schema.ini-fil för att ange rätt filformat.
Definiera ett användar-DSN
-
Öppna Kontrollpanelen och klicka sedan på System- och > administrationsverktyg >odbc-datakällor (32-bitars) eller ODBC-datakällor (64-bitars).
-
Klicka på Lägg till på fliken Användar-DSN i dialogrutan Administratör för ODBC-datakälla.
-
I dialogrutan Skapa ny datakälla väljer du Microsoft Text-drivrutin (*.txt; *.csv)och klickar sedan på Slutför.
Dialogrutan Textkonfiguration för ODBC visas.
-
Ange ett namn i namnet på datakällan.
-
Avmarkera kryssrutan Använd aktuell katalog.
-
Klicka på Välj katalog.
-
Leta reda på mappen som innehåller den textfil du vill importera i dialogrutan Välj katalog, kontrollera att textfilen visas i listan under rutan Filnamn och klicka sedan på OK.
-
Klicka på OK två gånger.
Klicka på Hjälp om du vill ha mer information om olika alternativ i de olika dialogrutorna.
Importera filen
-
Klicka på Utskick > Välj mottagare > Använd befintlig lista.
-
Gör något av följande i dialogrutan Välj datakälla:
-
Om du vill använda en befintlig ODC-fil dubbelklickar du på ODC-filen. Data importeras och du är klar.
-
Om du vill skapa en ny ODC-fil klickar du påNy källa och följer sedan varje steg i proceduren.
Guiden Dataanslutning visas.
-
-
Klicka påODBC DSNpå sidan Välkommen till guiden Dataanslutning.
-
På sidan Anslut till ODBC-datakälla väljer du det användar-DSN du just skapade och klickar sedan på Nästa.
-
Markera textfilen under kolumnen Namn på sidan Välj databas och tabell och klicka sedan på Nästa.
-
På sidan Spara dataanslutningsfil och slutför anger du ett namn på ODC-filen i rutan Filnamn och klickar sedan på Slutför.
Om du vill ändra mappsökplatsen, som är mappen Mina datakällor, klickar du på Bläddra.
-
Om du vill göra anslutningsfilen mer sökbar kan du ange ytterligare information i rutorna Beskrivning,Egetnamn och Söknyckelord.
Använda en Schema.ini för att ange ett annat tecken eller ett annat textfilformat för listavgränsare
En Schema.ini är en textfil som innehåller poster som åsidosätter standardinställningarna för textdrivrutiner i Windows-registret. I allmänhet måste du göra Schema.ini så här om du vill använda en Schema.ini en fil:
-
Spara Schema.ini filen i samma mapp som textfilen som du importerar.
-
Namnge filen Schema.ini.
-
På den första raden i Schema.ini skriver du namnet på textfilen som du länkar till, omgivet av hakparenteser.
-
Lägg till ytterligare information om du vill ange olika textfilformat.
Följande avsnitt visar vanliga exempel på hur du använder Schema.ini fil.
Exempel: Ange en kolumnrubrik
[Categories.txt] ColNameHeader=True
Exempel: Ange ett semikolontecken (;) som avgränsare
[Categories.txt] Format=Delimited(;)
Exempel: Ange ett tabbtecken som avgränsare
[Products.txt] Format=TabDelimited
Exempel: Ange en fil med fast bredd
[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24
-
Klicka på Utskick > Välj mottagare > Använd befintlig lista.
-
Gör något av följande i dialogrutan Välj datakälla:
-
Om du vill använda en befintlig ODC-fil dubbelklickar du på ODC-filen. Data importeras och du är klar.
-
Om du vill skapa en ny ODC-fil klickar du påNy källa och följer sedan varje steg i proceduren.
Guiden Dataanslutning visas.
-
-
På sidan Välkommen till guiden Dataanslutning klickar du på Microsoft SQL Server.
-
Gör följande på sidan Anslut till databasserver:
-
Ange namnet på databasservern i rutan Servernamn.
Om databasen finns på datorn anger du (lokal).
-
Gör något av följandeunder Inloggningsuppgifter:
-
Om du vill använda windows-användarnamn och lösenord klickar du på Använd Windows-autentisering.
-
Om du vill använda ett användarnamn och lösenord för databasen klickar du på Använd följande användarnamn och lösenord och anger sedan databasens användarnamn och lösenord i lämpliga rutor.
-
-
-
Klicka på Nästa.
-
På sidan Välj databas och tabell väljer du databasen i databasrutan, väljer tabellen, vyn eller användardefinierade funktionen under kolumnen Namn och klickar sedan på Nästa.
-
På sidan Spara dataanslutningsfil och slutför anger du ett namn på ODC-filen i rutan Filnamn och klickar sedan på Slutför.
Om du vill ändra mappsökplatsen, som är mappen Mina datakällor, klickar du på Bläddra.
-
Om du vill göra anslutningsfilen mer sökbar kan du ange ytterligare information i rutorna Beskrivning,Egetnamn och Söknyckelord.
Att importera data från en SQL Server-databas med hjälp av en ODBC-drivrutin är en process i två steg. Definiera först vid behov en användar-DSN på datorn för ODBC-drivrutinen. Sedan importerar du data från SQL Server-databasen.
Definiera ett användar-DSN
-
Öppna Kontrollpanelen och klicka sedan på System- och > administrationsverktyg >odbc-datakällor (32-bitars) eller ODBC-datakällor (64-bitars).
-
I dialogrutan administratör för ODBC-datakälla väljer du fliken Användar-DSN och klickar sedan på Lägg till.
-
Välj SQL Serveri dialogrutan Skapa ny datakälla och klicka sedan på Slutför.
Dialogrutan Skapa en ny datakälla för SQL Server visas.
-
Ange ett namn på datakällan i rutan Namn.
-
Du kan också ange en beskrivning av datakällan i rutan Beskrivning.
-
Ange databasservernamnet i rutan Server.
Om databasen finns på datorn anger du (lokal).
-
Klicka på Nästa.
-
Gör något av följande under Hur ska SQL Server verifiera inloggnings-ID:tsäkthet?
-
Om du vill använda windows-användarnamn och lösenord klickar du på Med Windows NT-autentisering med inloggnings-ID för nätverket.
-
Om du vill använda ett användarnamn och lösenord för databasen klickar du på Med SQL Server-autentiseringmed inloggnings-ID och lösenord och anger sedan inloggnings-ID och lösenord för databasen i lämpliga rutor.
-
-
Klicka på Nästa två gånger och sedan på Slutför.
-
Kontrollera att du har angett rätt information genom att klicka på Testa datakälla.
-
Gör något av följande:
-
Om du får ett felmeddelande kontrollerar du värdena som du angav i föregående steg på nytt.
-
Om du får meddelandet "TESTERNA HAR SLUTFÖRTS!" klickar du på OK.
-
-
Klicka på OK två gånger.
Klicka på Hjälp om du vill ha mer information om olika alternativ i de olika dialogrutorna.
Importera data från SQL Server-databasen
-
Klicka på Utskick > Välj mottagare > Använd befintlig lista.
-
Gör något av följande i dialogrutan Välj datakälla:
-
Om du vill använda en befintlig ODC-fil dubbelklickar du på ODC-filen. Data importeras och du är klar.
-
Om du vill skapa en ny ODC-fil klickar du påNy källa och följer sedan varje steg i proceduren.
Guiden Dataanslutning visas.
-
-
Klicka påODBC DSNpå sidan Välkommen till guiden Dataanslutning.
-
På sidan Anslut till ODBC-datakälla markerar du namnet på datakällan som du definierade i föregående avsnitt och klickar sedan på Nästa.
-
På sidan Välj databas och tabell väljer du databasen i rutan Databas, markerar tabellen, vyn eller funktionen under kolumnen Namn och klickar sedan på Nästa.
-
På sidan Spara dataanslutningsfil och slutför anger du ett namn på ODC-filen i rutan Filnamn och klickar sedan på Slutför.
Om du vill ändra mappsökplatsen, som är mappen Mina datakällor, klickar du på Bläddra.
-
Om du vill göra anslutningsfilen mer sökbar kan du ange ytterligare information i rutorna Beskrivning,Egetnamn och Söknyckelord.
Se även
Översikt över Office-dataanslutningar
Använda guiden Dataanslutning för att importera data till Word
