Hämta pivottabelldata som ett rapportfilterelement åt gången

1. Kontrollera att kommandot Pivottabell- och pivotdiagramguiden finns i verktygsfältet Snabbåtkomst. Om du inte ser den gör du så här:

   Var finns verktygsfältet Snabbåtkomst?

   1. Klicka på pilen bredvid verktygsfältet och sedan på Fler kommandon.

   2. Gå till Välj kommandon från och välj Alla kommandon.

   3. Välj Pivottabell- och privotdiagramguiden i listan, klicka på Lägg till och sedan på OK.

2. Klicka nu på ikonen för pivottabell- och pivotdiagramguiden i verktygsfältet Snabbåtkomst.

3. På sidan Steg 1 i guiden väljer du Extern datakälla och klickar sedan på Nästa.

4. Klicka på Hämta data på sidan Steg 2 i guiden.

5. Ansluta till en datakälla.

   Mer information om hur du ansluter till en ODBC-datakälla finns i Använda Microsoft Query för att hämta externa data.

6. Klicka på Layout på sidan Steg 3 i guiden.

7. Dra ett eller flera fält till området Rapportfilter i dialogrutan Layout.

8. Gör följande för varje rapportfilterfält:

   1. Dubbelklicka på fältet.

      Dialogrutan Avancerade alternativ för pivottabellfält visas.

   2. Om du bara vill hämta uppdaterade data från datakällan varje gång du väljer ett nytt objekt i ett rapportfilter klickar du på Fråga extern datakälla när du väljer varje rapportfilterfältobjekt (kräver mindre minne).

      Om du vill förhindra att ett rapportfilterfält flyttas till områdena Radetiketter, Kolumnetiketter eller Värden markerar du kryssrutan Inaktivera pivotering av det här fältet (rekommenderas).

      Om du vill återgå till standardåtgärden och hämta alla data från datakällan varje gång du markerar ett nytt objekt i ett rapportfilter klickar du på Hämta externa data för alla rapportfilterfältobjekt (snabbare prestanda).

Du kan konfigurera ett rapportfilter för att hämta markerade data från datakällan för en pivottabell med hjälp av dialogrutan Avancerade alternativ för pivottabellfält i pivottabell- och pivotdiagramguiden. Som standard hämtar Microsoft Office Excel alla källdata för en pivottabell, som innehåller data som filtreras bort (och därmed inte visas i rapporten), när du skapar eller uppdatera rapporten. När du konfigurerar ett rapportfilter för att hämta data endast för det objekt som du anger i filtret kan du hämta mindre mängder data vid behov. Varje gång du visar ett annat objekt i filtret hämtas bara delmängden av data för det nya objektet. Du kan konfigurera så många rapportfilter du vill och sedan använda dem efter behov.

Hur prestanda påverkas

När ett rapportfilter har konfigurerats för att hämta data för ett eller flera (men inte alla) objekt är (Alla) objektet som sammanfattar hela uppsättningen data inte tillgängligt (nedtonat) och kommandot Visa rapportfiltersidor (på fliken Alternativ i gruppen Pivottabell , när du klickar på pilen bredvid Alternativ) är inte heller tillgängligt. Varje gång du markerar ett annat objekt hämtar du färre data, men du måste fortfarande vänta på att data ska hämtas. Om datorn kopplas från den externa datakällan kan du inte markera ett annat objekt förrän du kan ansluta till datakällan igen. Men med det här alternativet kan du arbeta med mycket större mängder data än vad du annars skulle kunna göra.

Om du hämtar alla data för alla objekt kan den första datahämtningen ta längre tid, men du kan sedan välja nya objekt i rapportfiltret utan en fördröjning eftersom alla data som du behöver läses in i minnet på datorn. Du kan också öppna en sammanfattning av den fullständiga uppsättningen data genom att markera objektet (Alla) och ordna om rapporten så att rapportfiltren används i andra områden. Alternativet (Alla) ger dig mest mångsidighet när den totala mängden data som ska hämtas ligger inom datorns tillgängliga minnesgränser.

Flytta rapportfilter

Om du drar ett rapportfilter som är konfigurerat för att hämta alla data för alla objekt till en annan position, till exempel om du försöker göra det till en radetikett, försöker Excel hämta data för alla objekt och datorns resurser kan ta slut. Du kan dock förhindra att en användare gör detta. Mer information finns i avsnittet Hämta rapportfilterdata för varje objekt eller för alla objekt.

Hämta data för objekt när ett rapportfilter inte är tillgängligt

Den här funktionen är inte tillgänglig under följande omständigheter:

• Rapporter baserade på källdata från OLAP databaser frågar automatiskt efter data efter behov, och använd därför inte den här funktionen.

• Pivottabellen delar datacachen med en eller flera andra pivottabeller.

• ODBC-drivrutinen för den externa databas som du frågar har inte stöd för parameterfrågor. De ODBC-drivrutiner som levereras med Microsoft Office stöder alla parameterfrågor. Du kan kontakta drivrutinsleverantörer från tredje part för att avgöra om deras drivrutiner har den här supporten.