Med hjälp av en fråga blir det enklare att visa, lägga till, ta bort eller ändra data i en Access-databas. Några andra orsaker till att använda frågor:

  • Hitta specifika data snabbt genom att filtrera på specifika villkor (villkor)

  • Beräkna eller summera data

  • Automatisera datahanteringsuppgifter, till exempel att regelbundet granska senast tillgängliga data.

Obs!:  Om du vill prova frågorna i exemplen använder du en Access-skrivbordsdatabas.

Frågor hjälper dig att hitta och arbeta med dina data

I en väl utformad databas, finns de data du vill presentera i ett formulär eller en rapport normalt i flera olika tabeller. En fråga kan hämta information från olika tabeller och sammanställa den för visning i formuläret eller rapporten. En fråga kan antingen vara en begäran om data från databasen eller för åtgärder på data, eller för båda. En fråga kan ge dig ett svar på en enkel fråga, utföra beräkningar, kombinera data från olika tabeller, lägga till, ändra eller ta bort data från en databas. Eftersom frågorna är så mångsidiga finns det många typer av frågor och du skulle skapa en typ av fråga baserat på uppgiften.

Huvudsakliga typer av frågor

Använd

Urval

Om du vill hämta data från en tabell eller göra beräkningar.

Redigering

Lägg till, ändra eller ta bort data. Varje åtgärd har en specifik redigeringsfråga. Redigeringsfrågor är inte tillgängliga i Access web appar.

Skapa en urvalsfråga

Om du vill granska data från bara vissa fält i en tabell, eller granska data från flera tabeller samtidigt eller kanske bara se data baserat på vissa villkor, kan du välja en urvalsfrågatyp. Mer information finns i skapa en enkel urvalsfråga.

Granska data från urvalsfält

Om databasen till exempel har en tabell med mycket information om produkter och du vill granska en lista över produkter och deras priser, kan du skapa en urvalsfråga så att du bara returnerar produktnamn och respektive pris:

  1. Öppna databasen och klicka på Frågedesignfliken Skapa.

  2. Dubbelklicka på tabellen Produkter på fliken Tabeller.

  3. Anta att du har fälten Produktnamn och Listpris i tabellen Produkter. Dubbelklicka på produktnamnet och listprisetför att lägga till dessa fält i designrutnät.

  4. Klicka på Kör på fliken Design. Frågan körs och visar en lista över produkter och deras priser.

Överst på sidan

Granska data från flera relaterade tabeller samtidigt

Om du till exempel har en databas för en butik som säljer matartiklar och du vill granska beställningar för kunder som bor i en viss stad. Säg att data om order och data om kunder lagras i två tabeller som heter Kunder respektive Order. Om varje tabell har ett fält för kund-ID, som utgör grunden för en en-till-många-relation mellan de två tabellerna. Du kan skapa en fråga som returnerar order för kunder i en viss ort, till exempel Las Vegas, genom att använda följande procedur:

  1. Öppna databasen. På fliken Skapa i gruppen Fråga klickar du på Frågedesign.

  2. Dubbelklicka på Kunder och Order på flikenTabeller.

    Observera raden (kallas koppling) som kopplar samman ID-fältet i tabellen Kunder och fältet Kundnr i tabellen Order. Den här linjen visar relationen mellan de två tabellerna.

  3. Dubbelklicka på Företag och Ort i tabellen Kunder för att lägga till dessa fält i frågerutnätet.

  4. I frågerutnätet, i kolumnen Ort, avmarkerar du kryssrutan på raden Visa.

  5. På raden Villkor i kolumnen Ort skriver du Las Vegas.

    Om du avmarkerar kryssrutan Visa förhindrar du att frågan visar staden i sina resultat och att du skriver Las Vegas på raden Villkor anger att du bara vill se poster där värdet i fältet Ort är Las Vegas. I det här fallet returnerar frågan endast de kunder som finns i Las Vegas. Du behöver inte visa ett fält för att använda det med ett villkor.

  6. Dubbelklicka på Order-ID och Orderdatum i tabellen Order för att lägga till dessa fält i de två följande kolumnerna i frågerutnätet.

  7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design. Frågan körs och visar sedan en lista över order för kunder i Las Vegas.

  8. Spara frågan genom att trycka på CTRL+S.

Överst på sidan

Skapa en parameterfråga

Om du ofta vill köra varianter av en viss fråga kan du använda en parameterfråga. När du kör en parameterfråga uppmanas du att ange fältvärden i frågan och sedan används värdena du anger för att skapa villkor för frågan.

Obs!:  Du kan inte skapa en parameterfråga i en Access-webbapp.

Vi fortsätter med föregående exempel där du lär dig att skapa en urvalsfråga som returnerar order för kunder i Las Vegas, kan du ändra urvalsfrågan och ange ort varje gång du kör frågan. För att följa med öppnar du den databas som du skapade i föregående exempel:

  1. I navigeringsfönstret högerklickar du på frågan Order efter ort (som du skapade i föregående avsnitt) och klickar sedan på Designvy på snabbmenyn.

  2. Ta bort Las Vegas på raden Villkor i kolumnen Ort i frågerutnätet och skriv sedan [För vilken stad?].

    Strängen [För vilken stad?] är parameterupp prompten. Hakparenteserna anger att du vill att frågan ska be om indata, och texten (i det här fallet För vilken stad?) är frågan som parameterupptecknad visar.

    Obs!: Varken en punkt (.) och inte heller som ett utropstecken (!) kan användas som text i en parameteruppmaning.

  3. Markera kryssrutan på raden Visa i kolumnen Ort, så att frågans resultat visar staden.

  4. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design. Frågan uppmanar dig att ange ett värde för Ort.

  5. Skriv New York ochtryck sedan på RETUR för att visa order för kunder i New York.

    Vad händer om du inte vet vilka värden du kan ange? Du kan använda jokertecken som en del av uppmaningen:

  6. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och klicka sedan på Designvy.

  7. Skriv som [För vilken stad?] på raden Villkor i kolumnen Ort i frågerutnätet. &"*".

    I den här parameteruppolken tillåter nyckelordet Like, et-tecken (&) och asterisk (*) inom citattecken att användaren kan skriva en kombination av tecken, inklusive jokertecken, för att returnera en mängd olika resultat. Om användaren till exempel skriver *returnerar frågan alla städer. Om användaren skriver Lreturneras alla städer som börjar med bokstaven "L;" och om användaren skriver *s*returneras alla orter som innehåller bokstaven "s".

  8. Klicka på Kör i gruppen Resultat på flikenDesignochskriv Nytt i frågefrågan och tryck på RETUR.

    Frågan körs och visar sedan order för kunder i New York.

Ange parameterns datatyper

Du kan även ange vilken typ av data en parameter ska hantera. Datatypen kan ställas in för alla parametrar, men det är särskilt viktigt att ställa in datatypen för numeriska data, valutor samt datum/tid. När du anger datatypen som en parameter ska acceptera, visas ett felmeddelande för användaren om han eller hon anger fel typ av data, till exempel skriver text i stället för valuta.

Om en parameter anges till att acceptera textdata, tolkas alla inmatningar som text och inget felmeddelande visas.

Så här anger du datatypen för parametrar i en fråga:

  1. Klicka på Parametrar i gruppen Visa/dölj på fliken Design när frågan är öppen i designvyn.

  2. I kolumnen Parameter i dialogrutan Frågeparametrar skriver du uppmaningen för respektive parameter som du vill ange datatypen för. Se till att varje parameter matchar uppmaningen som du använder i raden Villkor i frågerutnätet.

  3. Välj datatyp för respektive parameter i kolumnen Datatyp.

Mer information finns i använda parametrar för att begära indata när du kör en fråga.

Överst på sidan

Skapa en summafråga

Summaraden i ett datablad är mycket användbar, men för mer komplexa frågor använder du en summafråga. En summafråga är en urvalsfråga som gör att du kan gruppera och summera data, t.ex. när du vill se den totala försäljningen per produkt. I en summafråga kan du använda funktionen Summa (en mängdfunktion) för att se den totala försäljningen per produkt.

Obs!:  Du kan inte använda mängdfunktioner i en Access-webbapp.

Använd följande procedur för att ändra frågan Produktsummor som du skapade i föregående exempel så att den sammanfattar delsummor för produkter.

  1. På fliken Start klickar du på Visa > designvyn.

    Frågan Produktsummor öppnas i designvyn.

  2. Klicka på Summor i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

    Summaraden visas i frågerutnätet.

Obs!:  Även om de har liknande namn är summaraden i designrutnätet och summaraden i ett datablad inte samma:

  • Du kan gruppera efter fältvärden med hjälp av summaraden i designrutnätet.

  • Du kan lägga till en summarad i ett datablad i resultatet av en summafråga.

  • När du använder summaraden i designrutnätet måste du välja en mängdfunktion för varje fält. Om du inte vill utföra någon beräkning på ett fält kan du gruppera efter fältet.

  • I den andra kolumnen i designrutnätet, på raden Summa, väljer du Summa i listrutan.

  • Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design. Frågan körs och visar sedan en lista över produkter med delsummor.

  • Spara frågan genom att trycka på CTRL+S. Låt frågan vara öppen.

Mer information finns i Visa kolumnsummor i ett datablad med en summarad.

Överst på sidan

Göra beräkningar baserade på dina data

Vanligtvis använder du inte tabeller för att lagra beräknade värden, som delsummor, även om de är baserade på data i samma databas, eftersom beräknade värden kan bli inaktuella om värdena de är baserade på ändringar. Du skulle till exempel inte lagra någons ålder i en tabell, eftersom du varje år skulle behöva uppdatera värdet. i stället sparar du personens födelsedatum och använder sedan en fråga för att beräkna personens ålder.

Om du till exempel har en databas för vissa produkter som du vill sälja. Den här databasen har en tabell med namnet Orderinformation som innehåller information om produkterna i fält, t.ex. pris för varje produkt och kvantiteter. Du kan beräkna delsumman genom att använda en fråga som multiplicerar antalet av varje produkt med enhetspriset för produkten, multiplicerar antalet av varje produkt med enhetspriset och rabatten för produkten, och sedan subtraheras den totala rabatten från det totala enhetspriset. Om du skapade exempeldatabasen i föregående exempel öppnar du den och följer med:

  1. Klicka på Frågedesignfliken Skapa.

  2. Dubbelklicka Orderdetaljer på fliken Tabeller.

  3. Dubbelklicka på Produkt-ID i tabellen Orderdetaljer för att lägga till fältet i den första kolumnen i frågerutnätet.

  4. Högerklicka på fältraden i den andra kolumnen i rutnätet och klicka sedan på Zooma på snabbmenyn.

  5. Skriv eller klistra in följande i rutan Zooma: ([Antal]*[Enhetspris])-([Antal]*[Enhetspris]*[Rabatt])

  6. Klicka på OK.

  7. Klicka på Kör på fliken Design. Frågan körs och visar sedan en lista över produkter och delsummor per order.

  8. Spara frågan genom att trycka på CTRL+S och namnge sedan frågan Produktsummor.

Mer information finns i Visa kolumnsummor i ett datablad med en summarad.

Överst på sidan

Visa summerade eller aggregerade data

När du använder tabeller för att registrera transaktioner eller lagra numeriska data regelbundet är det bra att kunna granska dessa data i mängd, till exempel summor eller medelvärden. I Access kan du lägga till en summarad i en datablad. Summarad är en rad längst ned i databladet som kan visa en löpande summa eller något annat mängdvärde.

  1. Kör frågan Produktsummor som du skapade tidigare och lämna resultatet öppet i Databladsvy.

  2. Klicka på Summorfliken Start. En ny rad visas längst ned i databladet, med ordet Summa i den första kolumnen.

  3. Klicka på cellen i den sista raden i databladet med namnet Summa.

  4. Klicka på pilen för att visa tillgängliga mängdfunktioner. Eftersom kolumnen innehåller textdata finns det bara två alternativ: Ingen och Antal.

  5. Välj Antal. Innehållet i cellen ändras från Summa till antalet kolumnvärden.

  6. Klicka på den intilliggande cellen (den andra kolumnen). Observera att en pil visas i cellen.

  7. Klicka på pilen och sedan på Summa. I fältet visas en summa av kolumnvärdena.

  8. Låt frågan vara öppen i databladsvyn.

Överst på sidan

Skapa en korsfråga

Anta att du vill granska produktundersummor men också aggregera per månad, så att varje rad visar delsummor för en produkt och att varje kolumn visar delsummor för en månad. Om du vill visa delsummor för en produkt och visa delsummor för en månad använder du ett korsfråga.

Obs!: En korsfråga kan inte visas i en Access-webbapp.

Du kan ändra frågan Produktsummor igen så att frågan returnerar rader med delsummor och kolumner med månatliga delsummor.

  1. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och klicka sedan på Designvy.

  2. I gruppen Skapa fråga klickar du på Lägg till tabeller (eller Visa tabell i Access 2013 ).

  3. Dubbelklicka på Orderoch klicka sedan på Stäng.

  4. Klicka på Korsfråga i gruppen Frågetyp på fliken Design. I designrutnätet är raden Visa dold och korstabellraden visas.

  5. Högerklicka på fältraden i den tredje kolumnen i designrutnätet och klicka sedan på Zooma på snabbmenyn. Zoomrutan öppnas.

  6. I rutan Zooma skriver du eller klistrar in följande: Månad: "Månad " & DatumDel("m", [Orderdatum])

  7. Klicka på OK.

  8. Välj följande värden i listrutan på korsraden: Radrubrik för den första kolumnen, Värde för den andra kolumnen och Kolumnrubrik för den tredje kolumnen.

  9. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design. Frågan körs och visar sedan produktundersummor, aggregerade per månad.

  10. Spara frågan genom att trycka på CTRL+S.

    Mer information om korsfrågor finns i Gör sammanfattningsdata lättare att läsa med hjälp av en korsfråga.

Överst på sidan

Skapa en tabellfråga

Du kan använda en tabellfråga för att skapa en ny tabell från data som lagras i andra tabeller.

Obs!:  En tabellfråga är inte tillgänglig i Access-webbapparna.

Anta till exempel att du vill skicka data för Chicago-beställningar till en chicago-samarbetspartner som använder Access för att förbereda rapporter. I stället för att skicka alla orderdata kan du begränsa de data som du skickar till data som är specifika för Chicago-beställningar.

Du kan skapa en urvalsfråga som innehåller orderdata i Chicago och sedan använda urvalsfrågan för att skapa den nya tabellen på följande sätt:

  1. Öppna exempeldatabasen från föregående exempel.

    Om du vill köra en tabellfråga kan du behöva aktivera databasinnehållet.

    Obs!:  Om du ser ett meddelande under menyfliksområdet om att aktivera databasen klickar du på Aktivera innehåll.Om databasen redan finns på en betrodd plats visas inte meddelandefältet.

  2. På fliken Skapa i gruppen Fråga klickar du på Frågedesign.

  3. Dubbelklicka på Orderdetaljer och Order.

  4. Dubbelklicka på Kundnr och Leveransstad i tabellen Order för att lägga till dessa fält i designrutnätet.

  5. I tabellen Orderdetaljer dubbelklickar du på Order-ID,Produkt-ID,Antal, Enhetsprisoch Rabatt för att lägga till dessa fält i designrutnätet.

  6. I kolumnen Leveransstad i designrutnätet avmarkerar du rutan på raden Visa. Skriv "Chicago"raden Villkor (inkludera enkla citattecken). Verifiera frågeresultatet innan du använder dem för att skapa tabellen.

  7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

  8. Spara frågan genom att trycka på Ctrl+S.

  9. Skriv Frågan Chicago-order i rutan Frågenamnoch klicka sedan på OK.

  10. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Start och klicka sedan på Designvy.

  11. Klicka på Tabellfråga i gruppen Frågetyp på fliken Design.

  12. Skriv Chicago-order i rutan Tabellnamn i dialogrutan Tabellnamn ochklicka sedan på OK.

  13. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

  14. Klicka på Ja i bekräftelsedialogrutanså visas den nya tabellen i navigeringsfönstret.

    Obs!: Om det redan finns en tabell med samma namn som du har angett tas tabellen bort innan frågan körs.

Mer information om hur du använder tabellfrågor finns i Skapa en tabellfråga.

Överst på sidan

Skapa en tilläggsfråga

Du kan använda en tilläggsfråga för att hämta data från en eller flera tabeller och lägga till dessa data i en annan tabell.

Obs!:  Tilläggsfrågan är inte tillgänglig i Access-webbapparna.

Anta till exempel att du har skapat en tabell som du vill dela med en affärsrelation i Chicago, men du inser att medarbetaren också fungerar med klienter i Milwaukee-området. Du vill lägga till rader som innehåller Milwaukee-områdesdata i tabellen innan du delar tabellen med din medarbetare. Du kan lägga till områdesdata från Milwaukee i tabellen Chicago-order på följande sätt:

  1. Öppna frågan "Chicago Orders Query" som du skapade tidigare i designvyn.

  2. Klicka på Lägg till i gruppen Frågetyp på fliken Design. Dialogrutan Tillägg öppnas.

  3. Klicka på pilen i rutan Tabellnamn i dialogrutan Tillägg, välj Chicago-order i listrutan och klicka sedan på OK.

  4. Ta bort "Chicago" på raden Villkor i kolumnen Leveransstad i designrutnätet och skriv sedan "Milwaukee".

  5. Välj rätt fält för varje kolumn på raden Tillägg till.

    I det här exemplet ska radvärdena Tillägg till matcha radvärdena fält, men det krävs inte för att tilläggsfrågor ska fungera.

  6. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Obs!:  När du kör en fråga som returnerar en stor mängd data kan ett felmeddelande visas som anger att du inte kan ångra frågan. Prova att öka gränsen för minnessegmentet till 3 MB så att frågan kan köras.

Mer information om tilläggsfrågor finns i Lägga till poster i tabellen med en tilläggsfråga.

Överst på sidan

Skapa en uppdateringsfråga

Du kan använda en uppdateringsfråga för att ändra data i tabellerna, och du kan använda en uppdateringsfråga för att ange villkor för att ange vilka rader som ska uppdateras. En uppdateringsfråga ger dig möjlighet att granska uppdaterade data innan du utför uppdateringen.

Viktigt!:  En åtgärdsfråga kan inte ångras. Du bör överväga att säkerhetskopiera alla tabeller som du kommer att uppdatera med hjälp av en uppdateringsfråga. En uppdateringsfråga är inte tillgänglig i Access-webbapparna.

I exemplet ovan har du tillagt rader i tabellen Chicago Orders. I tabellen Chicago-order visar fältet Produkt-ID det numeriska produkt-ID:t. Om du vill göra informationen mer användbar i rapporter kan du ersätta produkt-ID:erna med produktnamnen på följande sätt:

  1. Öppna tabellen Chicago-order i designvyn.

  2. Ändra datatypen från Tal till Text på raden Produkt-ID.

  3. Spara och stäng tabellen Chicago-order.

  4. På fliken Skapa i gruppen Fråga klickar du på Frågedesign.

  5. Dubbelklicka på Chicago-order och -produkter.

  6. Klicka på Uppdatera i gruppen Frågetyp på fliken Design.

  7. I designrutnätet försvinner raderna Sortera och Visa och raden Uppdatera till visas.

  8. Dubbelklicka på Produkt-ID i tabellen Chicago-order för att lägga till det här fältet i designrutnätet.

  9. Skriv eller klistra in följande på raden Uppdatera till i kolumnen Produkt-ID i designrutnätet: [Produkter].[ Produktnamn]

    Tips:  Du kan använda en uppdateringsfråga för att ta bort fältvärden med hjälp av en tom sträng ("") eller NULL på raden Uppdatera till.

  10. På raden Villkor skriver du eller klistrar in följande: [Produkt-ID] Som ([Produkter].[ ID])

  11. Du kan granska vilka värden som kommer att ändras av en uppdateringsfråga genom att visa frågan i databladsvyn.

  12. På fliken Design klickar du på Visa > i databladsvyn. Frågan returnerar en lista med produkt-IDs som kommer att uppdateras.

  13. Klicka på Kör på fliken Design.

    När du öppnar tabellen Chicago-order ser du att de numeriska värdena i fältet Produkt-ID har ersatts med produktnamnen från tabellen Produkter.

Mer information om uppdateringsfrågor finns i avsnittet Skapa och köra en uppdateringsfråga.

Överst på sidan

Skapa en borttagningsfråga

Du kan använda en borttagningsfråga för att ta bort data från tabeller, och du kan använda en borttagningsfråga för att ange villkor för att ange vilka rader som ska tas bort. En borttagningsfråga ger dig möjlighet att granska de rader som kommer att tas bort innan du utför borttagningen.

Obs!:  Det går inte att ta bort frågor i Access-webbapparna.

När du till exempel förbereder för att skicka tabellen Chicago-order från föregående exempel till affärsrelationen i Chicago märker du att vissa rader innehåller ett antal tomma fält. Du valde att ta bort dessa rader innan du skickar tabellen. Du kan bara öppna tabellen och ta bort raderna manuellt, men om du har många rader att ta bort och du har tydliga villkor för vilka rader som ska tas bort kan det vara bra att använda en borttagningsfråga.

Du kan använda en fråga för att ta bort rader i tabellen Chicago-order som inte har något värde för Order-ID genom att använda följande procedur:

  1. Klicka på Frågedesign på fliken Skapa.

  2. Dubbelklicka på Chicago Orders.

  3. Klicka på Ta bort i gruppen Frågetyp på fliken Design. I designrutnätet försvinner raderna Sortera och Visa och raden Ta bort visas.

  4. Dubbelklicka på Order-ID i tabellen Chicago-order för att lägga till det i rutnätet.

  5. På raden Villkor i kolumnen Order-ID i designrutnätet skriver du Är Null.

  6. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Mer information om borttagningsfrågor finns i Skapa och köra en borttagningsfråga.

Överst på sidan

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Microsoft Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Hur nöjd är du med översättningskvaliteten?

Vad påverkade din upplevelse?

Har du ytterligare feedback? (Valfritt)

Tack för din feedback!

×