Komma igång med att skapa, hantera och dela filer i OneDrive och SharePoint

Titta: När du ska använda OneDrive jämfört med SharePoint

OneDrive är en molnlagringsplattform där du kan lagra dina enskilda eller personliga filer. OneDrive är tätt integrerat med appar som Word, Excel och PowerPoint, vilket gör det till en bekväm plats att lagra och komma åt känsliga dokument på ett säkert sätt.

Använd OneDrive när du vill skapa ett dokument som bara är ditt, till exempel när du arbetar med mycket känslig eller privat information.

Kom igång med One Drive genom att logga in på ditt Microsoft-konto eller registrera dig för ett, ladda ned och installera OneDrive-skrivbordsprogrammet och följ sedan anvisningarna för att logga in och välja de mappar som du vill synkronisera med molnet. 

• Om du vill skapa en ny fil i OneDrive klickar du på knappen Nytt och väljer den filtyp du vill skapa, till exempel ett Word dokument eller Ett Excel-kalkylblad.

• Om du vill hantera filer i OneDrive högerklickar du på en fil och väljer Byt namn för att ge den ett mer beskrivande namn eller drar och släpper filer till olika mappar för bättre organisation.

• Om du vill dela filer med OneDrive – klicka på knappen Dela och ange e-postadresserna till de personer som du vill dela filen med. Läs mer om hur du hanterar filer i OneDrive.

SharePoint är ett samarbetsverktyg som används för att hantera och dela filer och information i en organisation. Med SharePoint kan flera användare samarbeta på en central plats.

Använd SharePoint när du behöver skapa ett dokument som ska skrivas och hanteras av en grupp personer eller när det behöver delas brett. Du kan till exempel använda den som en central plats för gruppmedlemmar för att visa tidslinjer, aktiviteter och milstolpar i projektet. På så sätt kan team spåra framsteg, hålla schemat och samarbeta mer effektivt.

• Om du vill skapa en ny fil i SharePoint går du till dokumentbiblioteket där du vill skapa filen och klickar på knappen Nytt .

• Om du vill hantera filer checkar du ut en fil för att göra ändringar i den och checkar sedan in filen igen när du är klar.

• Om du vill dela filer klickar du på filen och väljer Dela. Du kan också samarbeta i realtid genom att öppna filen i rätt program, till exempel Word eller Excel, och aktivera samtidig redigering. Om du vill visa tidigare versioner av en fil klickar du på filen och väljer Versionshistorik. Läs mer om hur du hanterar filer i SharePoint.

Reglera åtkomsten för interna, leverantörer, entreprenörer och externa parter  

Så här kontrollerar du att endast behöriga användare har åtkomst till känsliga filer och data i OneDrive och SharePoint:

• Definiera åtkomstprinciper för olika typer av användare, till exempel interna, leverantörer, leverantörer och externa parter. Du kan till exempel skapa en åtkomstprincip som bara tillåter vissa anställda att komma åt konfidentiell information, till exempel ekonomiska data eller kundinformation. Du kan också ange vilken typ av data de kan komma åt, hur de kan komma åt dem och hur länge. Det säkerställer att endast behöriga användare har åtkomst till känsliga filer och data.

• Använd behörigheter och roller för att styra åtkomsten till specifika filer eller mappar. Ge till exempel skrivskyddad åtkomst till en gruppmedlem som behöver visa filer men inte göra ändringar, till exempel någon som inte är direkt involverad i projektet utan behöver hålla sig informerad. Genom att definiera dessa behörigheter och roller kan du se till att endast behöriga användare har åtkomst till känslig information och att de bara kan visa och redigera filer som de har beviljats åtkomst till.

• Använd multifaktorautentisering för att säkerställa att endast behöriga användare kan komma åt känsliga data. Det kan omfatta krav på att användare anger ett lösenord och en kod som skickas till deras mobila enhet eller e-post.

• Övervaka åtkomst och användning av OneDrive- och SharePoint-miljön för att identifiera och förhindra obehörig åtkomst eller användning. Genom att till exempel granska användaraktivitetsloggar kan du identifiera ovanlig aktivitet, till exempel försök till obehörig åtkomst, och vidta åtgärder för att förhindra databrott.

• Implementera kryptering för känsliga data för att säkerställa att även om någon får obehörig åtkomst till data kan de inte läsa dem utan dekrypteringsnyckeln. Detta kan bidra till att förhindra dataöverträdelser, skydda kunddata och säkerställa efterlevnad av datasekretessreglerna.

• Ange utgångsdatum för delade länkar för att säkerställa att åtkomsten återkallas automatiskt efter en viss period. Om du till exempel delar ett avtal med en leverantör eller entreprenör och vill säkerställa att leverantören eller entreprenören bara har åtkomst till dokumentet under en begränsad tid, kan du ange ett förfallodatum och åtkomsten till dokumentet återkallas automatiskt efter den angivna perioden. Det här minskar risken för att dokumentet nås av obehöriga parter.

Genom att genomföra de här åtgärderna kan du reglera åtkomsten till interna, leverantörer, leverantörer och externa parter i OneDrive och SharePoint och skydda dina data. Läs mer om hur du skyddar dina data.

Minska säkerhetsrisker i OneDrive och SharePoint  

OneDrive och SharePoint erbjuder många säkerhetsfunktioner för att skydda mot databrott, men det finns fortfarande flera viktiga sårbarheter som kan påverka säkerheten för dessa enheter:

• Nätfiskeattacker kan lura användare att ge bort sina inloggningsuppgifter, som sedan kan användas för att komma åt OneDrive eller SharePoint.

• Svaga lösenord kan också lätt gissas eller knäckas, vilket leder till obehörig åtkomst.

• Skadlig kod kan användas för att stjäla inloggningsuppgifter, samla in känsliga data eller ta kontroll över en användares enhet, vilket kan äventyra OneDrive eller SharePoint.

• Insider-hot, till exempel anställda som avsiktligt eller oavsiktligt delar känsliga data med obehöriga parter, kan också utgöra en risk för OneDrive eller SharePoint. Läs mer om hur du hanterar insiderrisker.

För att minimera dessa sårbarheter är det viktigt att implementera metodtips för säkerhet, utbilda användare och regelbundet granska och granska användarbehörigheter. Det är också viktigt att ha en omfattande svarsplan för incidenter på plats för att snabbt kunna svara på eventuella säkerhetsincidenter som kan inträffa.