Planera dokument uppsättningar i SharePoint Server

Om dokument uppsättningar

Dokument uppsättningar är en funktion i SharePoint Server 2016 som gör det möjligt för en organisation att hantera en enskild slut produkt eller arbets produktsom kan innehålla flera dokument eller filer. En dokument grupp är en speciell sorts mapp som kombinerar unika attribut för dokument uppsättningar, attribut och funktioner för mappar och dokument, samt ett användar gränssnitt, metadata och objekt modell element för att hantera alla aspekter av arbets produkten.

För team och användare i många organisationer behövs en uppsättning dokument eller en arbets produkt för att det ska fungera bättre för att hantera ett projekt eller en slut produkt. Ett juridiskt team kan till exempel behöva samla in, skapa och hantera olika dokument, foton och ljudfiler som är relaterade till ett visst ärende. Eller så kan ett Sälj Team behöva kompilera dokument från olika källor för att skapa och hantera en anbuds förfrågan (RFP) för en potentiell klient. Med dokument uppsättningar får de team och användare möjlighet att hantera dessa uppsättningar med dokument som en enda samling, slut produkt eller arbets produkt. Dokument gruppens ägare kan sedan skapa en anpassad välkomst sida som visar objekten som ingår och viktig information om arbets produkten.

I SharePoint Server 2016 kan organisationer som vill skapa och hantera dokument uppsättningar konsekvent konfigurera en innehålls typ för dokument grupper för varje arbets produkt som de vanligt vis skapar. En innehålls typ för dokument grupp kan sedan definiera godkända innehålls typer, attribut, standard objekt, kolumner, arbets flöden och principer. Ytterligare anpassade dokument uppsättnings innehålls typer kan sedan skapas från den överordnade innehålls typen, som alla ärver egenskaper och inställningar från den överordnade dokument gruppens innehålls typ. När innehålls typen har lagts till i ett bibliotek kan användarna skapa en dokument uppsättning som ärver attributen för innehålls typen dokument grupp med hjälp av det nya kommandot. En innehålls typ för dokument grupp ger ytterligare inställningar som gör det möjligt för dig att ange tillåtna innehålls typer, standard innehåll, delade kolumner, kolumner för välkomst sidor och standard sidan för välkomst sidor.

Mer information om innehålls typer finns i avsnittet Planera innehålls typer och arbets flöden (SharePoint Server 2010).

Mer information om hur du skapar och hanterar dokument uppsättningar i SharePoint Server 2016 finns i skapa och konfigurera en ny innehålls typ för dokument grupp i SharePoint Server 2016 hjälp.

Administrera dokument uppsättningar

Dokument uppsättningar i SharePoint Server 2016 dela många av samma attribut och egenskaper som mappar. Det finns några viktiga saker du bör känna till när du planerar en lösning för en dokument grupp.

• Det finns ingen begränsning för hur många dokument som kan finnas i en dokument grupp. Visnings inläsnings tider kan dock begränsas av tröskelvärdet för listvyn som standard är inställt på 5 000 objekt. Mappar är tillåtna i dokument uppsättningar men navigering för metadata kan inte användas i en dokument grupp. Därför är det viktigt att överväga möjligheten att överskrida tröskelvärden för visning av listvyer och navigations design när du bestämmer hur många objekt som ska finnas i en dokument grupp. När du använder funktionen Skicka till med en dokument grupp kan summan för alla dokument i en dokument grupp inte vara större än 50 MB. För en samlings-eller arbets produkt med ett stort antal objekt kan en mappstruktur i ett dokument bibliotek vara en bättre lösning.

• Det finns ingen begränsning för hur många dokument uppsättningar som kan finnas i ett dokument bibliotek. Antalet dokument uppsättningar som kan visas i listor begränsas inte av tröskelvärdet för listvyn.

• Om det finns fler än 10 objekt som använder delade metadata i en dokument grupp med delade metadata körs metadata från ett tidsinställt jobb var 15: e minut. Om du till exempel har 10 dokument på den översta nivån i biblioteket och ett dokument i en dokument grupp med delade metadata, kommer inte tids jobbet att köras. Men om du lägger till en annan dokument grupp med nio fler dokument körs det tidsinställda jobbet.

• När du använder dokument grupps dirigering kommer dokument uppsättningar som skickas till en ordna innehåll att finnas kvar i det fristående biblioteket och flyttas till lämplig plats av det tidsinställda jobbet hantera innehåll som bearbetas.

Om du vill använda dokument uppsättningar i en webbplats samling måste funktionen dokument grupper vara aktive rad.

Aktivera funktionen dokument grupper för en webbplats samling

1. Klicka på webbplats samlingens funktionerunder Administration av webbplats samlingpå sidan webbplats inställningar .

2. På sidan funktioner för dokument uppsättningarklickar du på Aktivera.

När funktionen dokument grupper är aktive rad kan du skapa innehålls typer för dokument uppsättningar.

Planera innehålls typer för dokument uppsättningar

Du kan planera dokument grupp innehålls typer för din lösning med hjälp av kalkyl bladet analysera dokument användning som du kan fylla i genom att använda artikeln identifiera användare och analysera dokument användning i SharePoint 2013. Du kan sedan använda kalkyl bladet innehålls typ (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) för att registrera dina beslut om varje ny innehålls typ för dokument grupp som du ska använda i din lösning.

Planera dokument uppsättnings innehålls typer med hjälp av kalkyl bladet innehålls typ

1. Ange dokument uppsättning i fältet innehålls typ    i kalkyl bladet innehålls typ.

2. Ange webbplats-URL: en där den nya innehålls typen för dokument gruppen ska definieras. Observera att innehålls typerna är tillgängliga på den webbplats där de är definierade och på alla webbplatser under den webbplatsen.

3. Ange den överordnade innehålls typen    Ange innehålls typen för den överordnade dokument gruppen i fältet överordnad innehålls typ    i kalkyl bladet innehålls typ. Det är antingen en kärn dokument uppsättnings innehålls typ eller en anpassad innehålls typ för dokument grupp som du redan har planerat.

4. Ange inställningar för dokument grupp    Kontrol lera och ange sedan följande inställningar för dokument uppsättningar i kalkyl bladet innehålls typ:

   1. Bestämma tillåtna innehålls typer    Ange de standard innehålls typer som tillåts i den här innehålls typen för dokument grupp.

   2. Ange standard innehåll    Om den innehålls typ för dokument grupp som du skapar konfigureras för att automatiskt skapa standard innehåll när du skapar en ny instans av en dokument grupp kan du lägga till filer i dokument gruppen manuellt. Endast filer av tillåtna innehålls typer för dokument gruppen kan läggas till.

   3. Bestämma delade kolumner    Ange om kolumn värden för dokument gruppen ska synkroniseras automatiskt till alla dokument som finns i uppsättningen.

   4. Ange spalter för välkomst sidor    Ange vilka kolumner som ska visas på Välkomst sidan för varje dokument grupp.

   5. Kontrol lera vyn för Välkomst sidan    Ange vyn för att visa innehållet i dokument gruppen på Välkomst sidan.

5. Bestämma kolumnernas kolumner och kolumn ordning    I tabellen plan kolumner    i kalkyl bladet innehålls typ:

   1. Ange varje kolumn som ärvs från den överordnade innehålls typen. I kolumnen ny?    skriver du Nej för varje post.

   2. Ange namnet på en fördefinierad kolumn eller en kolumn som du vill skapa för varje ytterligare kolumn. Ange namnen på de ytterligare kolumnerna, deras typer och ange om de är nya.

6. Skriv ingeti avsnittet Planera    i kalkyl bladet.

7. Bestämma arbets flöden    Om det finns ett tillgängligt arbets flöde som är relevant för innehålls typen dokument grupp kan du också associera det med innehålls typen. Arbets flödet kan sedan startas för varje List objekt med den innehålls typen. En fullständig diskussion av arbets flödes planering finns i Planera arbets flöden. När du har granskat arbets flöden och bestämmer vilka arbets flöden som är tillgängliga anger du varje arbets flöde som ska kopplas till innehålls typen i tabellen Planera arbets flöden    för innehålls typ. Om arbets flödet inte ärvs från den överordnade innehålls typen anger du den informationen i kolumnen ny?    .

8. Fastställ policy    En policy är en uppsättning regler för en viss typ av innehåll; princip funktioner tillhandahåller information om varje regel, till exempel om objekt av innehålls typen kan skrivas ut eller vilka åtgärder för objektet som ska granskas. Mer information om princip planering finns i Planera för informations hanterings principer i SharePoint Server 2013. När du har granskat principer och fastställt vilka princip funktioner och principmallar som är tillgängliga gör du följande i avsnittet planera ett princip    i kalkyl bladet innehålls typ:

   1. Om den överordnade innehålls typen har princip inställningar tillämpas den oförändrade i den nya innehålls typen. Detta säkerställer att principer, efter att de har ställts in, tillämpas i alla relevanta innehålls typer. Om den aktuella innehålls typen ärver princip inställningar från den överordnade typen, svarar du Ja på frågan i avsnittet planera ett princip    i kalkyl bladet innehålls typ, ", är den princip som definieras i den överordnade innehålls typen?".

   2. Om den aktuella innehålls typen ärver en princip baserad på den överordnade innehålls typen kan du skriva namnet på princip mal len i fältet princip namn    i avsnittet planera ett princip    . Om den aktuella innehålls typen inte ärver en princip och du vill tillämpa en principmall kan du i stället ange namnet på princip mal len i fältet princip namn    i avsnittet planera ett princip    .

   3. Om den aktuella innehålls typen ärver en eller flera enskilda princip funktioner från den överordnade innehålls typen anger du varje princip funktion i tabellen Feature    i avsnittet planera ett princip    avsnitt i kalkyl bladet. Om den aktuella innehålls typen inte ärver en princip och du vill associera princip funktionerna med den aktuella innehålls typen kan du ange de här princip funktionerna i tabellen Feature    . Observera att du inte kan koppla både enskilda princip funktioner och en policy efter namn till en innehålls typ.

Kalkylblad

Använd följande kalkyl blad för att registrera informationen som diskuteras i den här artikeln:

• Kalkyl bladet innehålls typ (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Analysera dokument användnings kalkyl blad (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)