Sammanställning Lär dig hur du integrerar innehålls typer och arbets flöden i din 2013 SharePoint-lösning för dokument hantering.
I den här artikeln beskrivs innehålls typer och arbets flöden och anvisningar för hur du planerar att integrera dem i din SharePoint Server 2016 dokument hanterings lösning. En innehålls typ är en återanvändbar samling metadata (kolumner), arbets flöde, beteende och andra inställningar för en kategori med objekt eller dokument i en SharePoint Server 2016 lista eller ett dokument bibliotek. Med innehålls typer kan du hantera inställningar för en informations kategori i ett centraliserat och återkopplings sätt. Med ett arbets flöde kan du koppla en affärs process till objekt i SharePoint Server 2016.
I den här artikeln:
Innan du använder kalkyl bladet innehålls typ och arbets flödes planering (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) som ingår i den här artikeln för att planera dina innehålls typer och arbets flöden kontrollerar du att du har läst identifiera användare och analysera dokument användning i SharePoint 2013 och att du har slutfört "dokument användning" och "dokument deltagare"-kalkyl bladen associerade med den artikeln.
Översikt över innehålls typer
En innehålls typ definierar attributen för ett List objekt, ett dokument eller en mapp. Varje innehålls typ kan ange följande:
-
Egenskaper som ska kopplas till objekt av typen.
-
Metadata som ska kopplas till objekt av typen.
-
Arbets flöden som kan startas från objekt av typen.
-
Informations hanterings principer som associeras med objekt av typen.
-
Dokumentmallar (för dokument innehålls typer).
-
Anpassade funktioner.
Du kan koppla en innehålls typ till en lista eller ett bibliotek. När du gör det anger du att listan eller biblioteket kan innehålla objekt med den innehålls typen och att kommandot nytt i listan eller biblioteket låter användare skapa nya objekt av den typen.
Obs!: Du kan också koppla egenskaper, arbets flöden, principer och mallar direkt med en lista eller ett bibliotek. Detta kan dock begränsa dessa kopplingar till listan eller biblioteket och inte återanvändas i din lösning. I SharePoint Server 2016 kan arbets flöden på webbplats nivå vara kopplade till flera listor eller bibliotek.
Dokument bibliotek och listor kan innehålla flera innehålls typer. Ett bibliotek kan till exempel innehålla både dokument och grafik som är relaterade till ett projekt. När en lista eller ett bibliotek innehåller flera innehålls typer gäller följande:
-
Kommandot nytt i listan eller biblioteket gör det möjligt för användare att välja bland alla tillgängliga innehålls typer när de skapar ett nytt objekt. Ägare av innehålls typ kan konfigurera det nya kommandot så att endast vissa innehålls typer visas.
-
De kolumner som är kopplade till alla tillgängliga innehålls typer visas.
Du kan ange anpassade innehålls typer i galleriet innehålls typ för en webbplats. En anpassad innehålls typ måste härledas direkt eller indirekt från en kärn innehålls typ, till exempel dokument eller objekt. När det har definierats på en webbplats är en anpassad innehålls typ tillgänglig på webbplatsen och på alla webbplatser under den webbplatsen. Om du vill göra en innehålls typ som finns tillgänglig i hela webbplats samlingen definierar du den i galleriet innehålls typ på webbplatsen på den översta nivån. I SharePoint Server 2016 kan du också skapa en anpassad innehålls typ i ett nav för innehålls typ som har definierats i en instans för hanterade metadata. När den skapas i ett innehålls typs nav blir innehålls typen tillgänglig för andra webbplats samlingar som är en del av webb program som är kopplade till den hanterade metadatatjänsten.
Obs!: Den hanterade metadatatjänsten och innehålls typs navet är inte tillgängliga i SharePoint Foundation 2013.
Om din organisation till exempel använder en viss kontraktmall, i galleriet innehålls typ på webbplatsen på den översta nivån i en webbplats samling, kan du skapa en innehålls typ som definierar metadata för det kontraktet, kontraktets mall och arbets flöden som behövs för att granska och slutföra kontraktet. Då inkluderar alla dokument bibliotek i webbplats samlingen som du associerat med kontrakts innehålls typen alla de här funktionerna och gör det möjligt för författarna att skapa nya kontrakt som baseras på mallen.
På webbplatser som baseras på SharePoint Server 2016 har varje objekt i en lista eller ett bibliotek, till exempel kontakt, uppgift eller dokument, en motsvarande bas innehålls typ i galleriet innehålls typ i webbplatsen. När du planerar innehålls typer kan du använda dessa grundläggande innehålls typ definitioner som utgångs punkt och skapa nya innehålls typer utifrån befintliga.
Innehålls typer ordnas i en hierarki där en innehålls typ kan ärva sina egenskaper från en annan innehålls typ. Denna arv gör att klasser för dokument kan dela egenskaper i en organisation och gör det möjligt för grupper att anpassa dessa egenskaper för vissa webbplatser eller listor.
Till exempel kan alla användares slut dokument i ett företag kräva en uppsättning metadata, till exempel konto nummer, projekt nummer och projektledare. Genom att skapa en innehålls typ för kund slut produkter från vilken alla andra typer av kund slut produkter ärver ser du till att nödvändig information, till exempel konto nummer och projekt nummer, kopplas till alla varianter av kund slut dokument i organisationen. Observera att om innehålls typ ägaren lägger till en annan obligatorisk kolumn till innehålls typen för kund slut produkten på den översta nivån kan innehålls typ ägaren sprida ändringarna till alla innehålls typer som ärver från den, vilket lägger till den nya kolumnen i alla dokument för kund slut produkt.
Integrering med Office 2016
När en användare redigerar ett dokument från en SharePoint Server 2016 dokument hanterings server i Microsoft Office-systemet visas en dokument informations panel högst upp i dokumentet. Dokument informations panelen visar ett redigerbart format för dokumentets egenskaper på servern.
SharePoint Server 2016 är det enkelt att anpassa egenskaps formuläret för en innehålls typ. När du konfigurerar en innehålls typ kan du starta InfoPath 2016, som genererar ett standard egenskaps formulär som baseras på egenskaperna för innehålls typen. Standard formuläret innehåller samma kontroller, layout och schema som InfoPath 2016 skulle användas om inget anpassat formulär har definierats. Sedan kan du anpassa och distribuera formuläret på samma sätt som andra InfoPath 2016-formulär. Du kan till exempel lägga till företagets logo typ, teckensnitt och färg schema i ett formulär. Anslut den till en anpassad data källa. lägga till villkorsstyrd logik; och designa formulär funktioner som är tillgängliga för användare baserat på deras roller.
Tillsammans med redigerings egenskaper på dokument informations panelen kan författare som använder Word 2016 infoga egenskaper som har definierats på servern i sina dokument. Om dokument egenskaperna till exempel innehåller projekt chefs namn kan det här namnet infogas på titel sidan, sidfoten eller någon annan stans namnet används i dokumentet. Om en ny projektledare tilldelas till ett projekt kan egenskapen projekt chef uppdateras på dokument hanterings servern. Detta uppdaterade projekt chefs namn visas i alla förekomster av den här egenskapen som har infogats i ett dokument.
Använda metadata med innehålls typer
Metadata är information om ett dokument som används för att kategorisera och klassificera innehållet. Metadata är kopplade till en innehålls typ som en kolumn. Metadata kan ge kontextuell information om dokumentet genom att associera det med en författare, ett ämne, mål grupp, språk och så vidare. Till skillnad från egenskaper sparas metadata som kolumner och kan indexeras och sökas efter i SharePoints sökmotor.
Metadata som läggs till på webbplats samlings nivån kan associeras med innehålls typer. Genom att använda metadata med innehålls typer kan alla senare innehålls typer ärva vissa eller alla metadata från den överordnade innehålls typen på webbplats samlings nivån. Ytterligare metadata kan sedan läggas till på en lägre nivå, till exempel ett dokument.
Kolumnmallar
Varje objekt i metadata som är associerat med en innehålls typ är en kolumn, vilket är en plats i en lista där informationen lagras. Listor eller bibliotek visas ofta grafiskt som kolumner med information. Beroende på vilken vy som är kopplad till listan kan kolumnerna visas i andra formulär, till exempel dagar i en kalender. I formulär som är kopplade till en lista eller ett bibliotek visas kolumner som fält.
Du kan definiera kolumner för användning i flera innehålls typer. Det gör du genom att skapa dem i ett galleri för kolumnmallar. Det finns ett galleri för kolumnmallar på varje webbplats i en webbplats samling. Precis som med innehålls typer är kolumner som definierats i galleriet kolumnmallar på en webbplats tillgängliga på webbplatsen och på alla webbplatser under den.
Mappinnehåll
Mappinnehåll definierar metadata som är kopplade till en mapp i en lista eller ett bibliotek. När du använder en mappinnehållsmall i en lista eller ett bibliotek inkluderar kommandot ny mapp innehålls typ, som gör det möjligt för användare att skapa mappar av den typen.
Du kan definiera vyer i en lista eller ett bibliotek som endast är tillgängliga i mappar med en viss innehålls typ. Det här är användbart när du vill att en mapp ska innehålla en viss typ av dokument och du vill att vyer i den mappen endast ska visa kolumner som är relevanta för den dokument typ som finns i den mappen.
Genom att använda SharePoint-produkter objekt modell kan du anpassa det nya kommandot för en mappinnehållsmall så att när en användare skapar en ny mapp av den typen är mappen förifylld med flera filer och dokument baserade på mallar som lagras på servern. Detta är användbart till exempel för att implementera en sammansatt dokument typ som kräver att flera filer läggs till i ett enda slut produkt dokument.
Dokument uppsättningar är en funktion i SharePoint Server 2016 där du kan använda Office 2016 för att hantera slut produkter som sträcker sig över flera dokument. Dokument grupper är särskilda typer av mappar som används för att hantera en enskild slut produkt eller arbets produkt, som kan innehålla flera dokument på flera platser. Du skapar dokument uppsättningar med hjälp av utöknings Bart mallarna som tillhandahålls med SharePoint Server 2016. Du kan också anpassa mallar för dokument grupp för att representera de arbets produkter som är relevanta för din organisation. Dokument grupper inkluderar också versions kontroll, som gör att du kan fånga statusen för hela dokument gruppen vid olika tillfällen i dess livs cykel. Mer information om dokument grupper finns i avsnittet Planera dokument uppsättningar (SharePoint Server 2010).
Planera dokument innehålls typer
Den första delen av planering av dokument innehålls typer är att granska varje dokument typ som visas i kalkyl bladet analysera dokument användning (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) för att avgöra om en befintlig innehålls typ fungerar för den typen av dokument. Varje dokument innehålls typ bör ärva sina inställningar direkt från innehålls typen kärn dokument eller från en innehålls typ som är fallande från dokument innehålls typen. Då visas de grundläggande kolumnerna för dina dokument typer, till exempel rubrik och skapad av, och du kan associera en mall med innehålls typen. Om en kärn innehålls typ (till exempel dokument) är tillräcklig anger du namnet på innehålls typen i kolumnen innehålls typ i kalkyl bladet "analysera dokument användning".
Obs!: Grundläggande innehålls typer som stöds inkluderar inte PDF-filer.
Information om hur du ändrar huvud innehålls typer finns i "vägledning för redigering av fördefinierade innehålls typer och webbplats kolumner" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Innehålls typer för abonnemang
Elementen i en List innehålls typ inkluderar kolumnerna med metadata som är kopplade till innehålls typen och arbets flödena som kan köras på objekt av den innehålls typen. Använd en List innehålls typ för att definiera en sortens List objekt som är unika för din lösning. I till exempel en kund samtals Center lösning, där support tekniker undersöker och löser kundernas tekniska problem, kan en List innehålls typ användas för att standardisera data för varje support händelse och för att spåra felet genom att använda ett arbets flöde.
Planera arbets flöden
Arbets flöden implementerar affärs processer på dokument, webb sidor, formulär och list objekt i SharePoint Server 2016. De kan kopplas till bibliotek, listor eller innehålls typer.
Använd arbets flöden i dokument hantering för att dirigera dokument från person till person så att de kan utföra sina dokument hanterings uppgifter, till exempel granska dokument, godkänna deras publicering eller hantera deras disposition. Använd även anpassade arbets flöden för att flytta dokument från en webbplats eller ett bibliotek till en annan. Du kan till exempel skapa ett arbets flöde för att kopiera ett dokument från en webbplats till en annan när dokumentet är schemalagt att arkiveras.
SharePoint Server 2016 innehåller arbets flödet med tre lägen, som du kan använda för att hantera affärs processer som spårar statusen för ett objekt genom tre lägen eller faser. SharePoint Server 2016 innehåller även följande arbets flöden som hanterar dokument hanterings behov:
-
Samla in feedback Skickar ett dokument för granskning.
-
Godkännande Skickar ett dokument för godkännande, ofta som en förutsättning för publiceringen.
-
Dispositions Hanterar förfallo tid och disposition för dokument.
-
Samla in signaturer Cirkulerar ett dokument för signaturer.
Koppla ett arbets flöde till en innehålls typ när du vill göra det tillgängligt för det här arbets flödet när innehålls typen används. Innehålls typen för inköps ordern kan till exempel kräva godkännande av en chef innan transaktionen kan slutföras. Om du vill vara säker på att arbets flödet för godkännande alltid är tillgängligt när en inköps order initieras skapar du en innehålls typ för inköps order och kopplar arbets flödet för godkännande. Lägg sedan till innehålls typen för inköps order i alla dokument bibliotek där inköps order lagras.
Om du vill planera arbets flöden för dokument hanterings lösning analyserar du varje dokument innehålls typ som du planerar att implementera och identifierar de affärs processer som måste vara tillgängliga för att köras på innehållet av den typen. Leta sedan reda på de arbets flöden som du måste göra tillgängliga för innehållet.
Här följer en exempel tabell som analyserar arbets flöden för en innehålls typ för kontrakt.
|
Avtals process |
Arbets flöde för kontrakt |
|---|---|
|
Granska utkast. |
Samla in feedback |
|
Få godkännande från chefen och juridisk rådgivning. |
Godkännande |
|
Lös problem med öppning. |
Ärendeuppföljning |
|
Få signaturer. |
Samla in signaturer |
Mer information finns i arbets flöde i SharePoint 2013.
Worksheet
Använd följande kalkyl blad för att registrera informationen som diskuteras i den här artikeln:
-
Kalkyl blad för innehålls typ och arbets flödes planering (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
