Planera dokument versions hantering, innehålls godkännande och checka ut kontroller i SharePoint

Om versions hantering, innehålls godkännande och utcheckning

SharePoint Server 2016 innehåller följande funktioner som kan hjälpa dig att kontrol lera dokument i ett dokument bibliotek:

• Versions hantering är den metod som används för att numrera och spara ett dokument.

• Godkännande av innehåll är den metod med vilken webbplats medlemmar som har god kännare kan kontrol lera publiceringen av innehållet.

• Checka ut och checka in är de metoder som användarna kan använda för bättre kontroll när en ny version av ett dokument skapas och dessutom en kommentar om ändringar som de gör när de checkar in ett dokument.

Du konfigurerar inställningar för funktionerna för innehålls styrning i den här artikeln i dokument bibliotek. Om du vill dela de här inställningarna mellan bibliotek i din lösning kan du skapa mallar för dokument bibliotek som innehåller inställningar för innehålls styrning. Då ser du till att nya bibliotek återspeglar dina beslut om innehålls styrning.

Mer information om versions hantering finns i Aktivera och konfigurera versions hantering för en lista eller ett bibliotek.

Planera versions hantering

Standard versions kontrollen för ett dokument bibliotek beror på mallen för webbplats samlingen. Du kan emellertid konfigurera versions kontroll för ett dokument bibliotek beroende på dina särskilda behov. Varje dokument bibliotek kan ha en annan versions kontroll som bäst passar den typ av dokument som finns i biblioteket. SharePoint Server 2016 har tre versions alternativ:

• Ingen versions hantering      Anger att ingen tidigare version av dokument sparas. När versions hantering inte används går det inte att hämta tidigare versioner av dokument, och dokument historik bevaras inte, eftersom kommentarer som medföljer varje iteration av ett dokument inte sparas. Använd det här alternativet för dokument bibliotek som innehåller oviktigt innehåll eller innehåll som aldrig kommer att ändras.

• Skapa huvud versioner      Anger att numrerade versioner av dokument bevaras med hjälp av ett enkelt versions schema (till exempel 1, 2, 3). Om du vill styra effekten på lagrings utrymmet kan du ange hur många tidigare versioner som ska behållas, räknat från den aktuella versionen.

  Alla användare som har behörighet till dokument biblioteket kan se innehållet i huvud versionen, varje gång en ny version av ett dokument sparas. Använd det här alternativet om du inte vill skilja mellan utkast versioner av dokument och publicerade versioner. I till exempel ett dokument bibliotek som används av en arbets grupp i en organisation är huvud versionen ett bra val om alla i gruppen måste kunna visa alla iterationer av varje dokument.

• Skapa huvud-och del versioner (utkast)      Anger att numrerade versioner av dokument bevaras med hjälp av ett huvud och lägre versions schema (till exempel 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Versioner som slutar med .0 är huvud versioner och versioner som slutar med tillägg som inte är noll är del versioner. Tidigare versioner av dokument sparas tillsammans med de aktuella versionerna. Om du vill styra effekten på lagrings utrymmet kan du ange hur många tidigare huvud versioner som ska behållas, räknat från den aktuella versionen. Du kan också ange hur många huvud versioner som ska behållas som ska innehålla deras respektive del versioner. Om du till exempel anger att del versioner ska bevaras för två huvud versioner och den aktuella huvud versionen är 4,0, bevaras alla del versioner som börjar på 3,1.

  I huvud-och del versions versioner kan alla användare som har Läs behörighet Se huvud versionerna av dokument. Du kan ange vilka användare som också kan visa del versioner. Vi rekommenderar vanligt vis att du ger behörighet att visa och arbeta med del versioner för användare som kan redigera objekt och begränsa användare som har Läs behörighet för att endast Visa huvud versioner.

  Använd huvud-och del versioner när du vill skilja mellan publicerat innehåll som kan visas av en mål grupp och ett utkast till innehåll som inte är klart för publicering. Om du till exempel på en Human Resources-webbplats beskriver organisations fördelarna kan du använda huvud-och del versioner för att begränsa antalet anställdas åtkomst till förmåns beskrivningar medan beskrivningen ändras.

Planera innehålls godkännande

Använda innehålls godkännande för formalize och kontroll gör innehåll tillgängligt för en mål grupp. Ett företag som publicerar innehåll som en av dess produkter eller tjänster kan till exempel kräva en juridisk granskning och godkännande innan innehållet publiceras.

Ett dokument utkast väntar på godkännande av innehåll är i vänte läge. När en god kännare granskar dokumentet och godkänner innehållet blir det tillgängligt för visning av användare med Läs behörighet. Ett dokument biblioteks ägare kan aktivera godkännande av innehåll för ett dokument bibliotek och du kan även koppla ett arbets flöde till biblioteket för att köra godkännande processen.

Hur dokument skickas för godkännande beror på versions inställningarna i dokument biblioteket:

• Ingen versions hantering      Om versions hantering inte används och ändringar i ett dokument sparas, blir dokumentets status pågående. SharePoint Server 2016 behåller den tidigare versionen av dokumentet så att användare med Läs behörighet kan fortfarande visa den. När de väntande ändringarna har godkänts blir den nya versionen av dokumentet tillgänglig för visning av användare med Läs behörighet och den tidigare versionen bevaras inte.

  Om versions hantering inte används och ett nytt dokument laddas upp till dokument biblioteket läggs det till i biblioteket i väntande skick och kan inte visas för användare med Läs behörighet tills det godkänns.

• Skapa huvud versioner      Om du använder huvud versionen och ändringarna i ett dokument sparas, blir dokumentets status pågående och den föregående huvud versionen av dokumentet görs tillgänglig för visning av användare med Läs behörighet. När du har gjort ändringar i dokumentet skapas en ny huvud version av dokumentet och blir tillgänglig för användare med Läs behörighet och den föregående huvud versionen sparas i dokumentets historik lista.

  Om du använder huvud versionen och ett nytt dokument laddas upp till dokument biblioteket läggs det till i biblioteket i väntande skick och kan inte visas för användare som har Läs behörighet tills det godkänns som version 1.

• Skapa huvud-och del versioner (utkast)      Om större och mindre versions hantering används och ändringar i ett dokument sparas kan författaren välja att spara en ny del version av dokumentet som ett utkast eller skapa en ny huvud version, vilket ändrar dokumentets status till väntande. När du har godkänt ändringarna av dokumentet skapas en ny huvud version av dokumentet och blir tillgänglig för användare med Läs behörighet. I omfattande och del versions hantering sparas både huvud-och del versioner av dokument i dokumentets historik lista.

  Om större och mindre versions hantering används och ett nytt dokument laddas upp till dokument biblioteket kan det läggas till i biblioteket antingen i utkast status som version 0,1 eller om författaren omedelbart kan begära godkännande. I det här fallet blir dokumentets status pågående.

Planera att checka ut och checka in

Du kan kräva att användare checkar ut dokument från ett dokument bibliotek innan de redigerar dokumenten. Fördelarna med att kräva att checka ut och checka in inkluderar följande:

• Bättre kontroll över när dokument versioner skapas. När ett dokument är utcheckat kan författaren Spara dokumentet utan att checka in det. Andra användare av dokument biblioteket kan inte se dessa ändringar och en ny version skapas inte. En ny version (synlig för andra användare) skapas bara när en författare checkar in ett dokument. Då får författaren större flexibilitet och kontroll.

• Bättre bild av metadata. När ett dokument är incheckat kan författaren skriva kommentarer som beskriver de ändringar som har gjorts i dokumentet. Då skapas en historik över de ändringar som gjorts i dokumentet.

Om din lösning kräver att användare checka in och checka ut dokument för att redigera dem kan du använda funktioner i Office 2016 klient program som stöder de här åtgärderna. Användare kan checka ut dokument, ångra utcheckningar och checka in dokument från Office 2016 klient program.

När ett dokument är utcheckat är det låst för exklusiv redigering av användaren. När användaren sparar ändringar i den här filen laddas och sparas ändringarna till servern. Ändringarna är privata för användaren och inte synliga för andra. När användaren är redo att checka in dokumentet blir de senaste ändringarna synliga för andra och publicerade.

Från Office 2016 klient program kan användarna också välja att lämna utcheckade dokument på servern genom att ändra alternativ för innehålls redigering.