Sammanfattning: Läs mer om elementen i en dokumenthanteringslösning och planeringsprocessen för dokumenthantering SharePoint 2013.
Den här artikeln innehåller en beskrivning på hög nivå av de olika elementen i en dokumenthanteringslösning som baseras på SharePoint Server 2016.
Dokumenthanteringen styr livscykeln för dokument i organisationen – hur de skapas, granskas och publiceras och hur de i slutänden kasseras eller behålls. Även om termen "hantering" antyder att information styrs längst upp i organisationen, bör ett effektivt dokumenthanteringssystem återspegla organisationens kultur som använder den. De verktyg som du använder för dokumenthantering bör vara flexibla nog att göra det möjligt att hålla kontroll över ett dokuments livscykel, om det passar företags kultur och mål, men också för att du ska kunna implementera ett mer löst strukturerat system, om det passar bättre för ditt företag.
Elementen i ett dokumenthanteringssystem
En effektiv lösning för dokumenthantering anger följande:
-
Vilka typer av dokument och annat innehåll kan skapas i en organisation.
-
Vilken mall som ska användas för varje typ av dokument.
-
Vilka metadata som ska tillhandahållas för varje typ av dokument.
-
Var du ska lagra ett dokument i varje steg av dess livscykel.
-
Hur du styr åtkomsten till ett dokument i varje steg av dess livscykel.
-
Så här flyttar du dokument inom organisationen när gruppmedlemmar bidrar till att dokumenten skapas, granskas, godkänns, publiceras och dispositions.
SharePoint Foundation 2013 funktioner som implementerar alla dessa aspekter av dokumenthanteringen. SharePoint Server 2016 samma funktioner och lägger även till följande:
-
Vilka principer som ska gälla för dokument så att dokumentrelaterade åtgärder granskas, dokument behålls eller kasseras på ett lämpligt sätt och innehåll som är viktigt för organisationen skyddas.
-
Hur dokument ska hanteras som företagsregister, som måste behållas enligt juridiska krav och företagets riktlinjer.
För att se till att informationsarbetare enkelt kan dra nytta av dessa funktioner utan att behöva avgå från sina dagliga åtgärder och välbekanta verktyg, innehåller program i Microsoft Office-systemet – till exempel Microsoft Outlook och Word – även funktioner som stöder varje steg i ett dokuments livscykel.
Planeringsprocessen
Planeringsprocessen för dokumenthantering består av följande huvudsteg:
-
Identifiera dokumenthanteringsroller Se till att dina planer omfattar feedback från organisationens nyckel intressenter, att du har det bästa teamet för att implementera lösningen och att du vet vem som kommer att delta i dokumenthanteringsprocesserna.
-
Analysera dokumentanvändning När du har identifierat vem som arbetar med dokument kan du avgöra vilka typer av dokument som de arbetar med och hur de använder dem. Mer information finns i Identifiera användare och analysera dokumentanvändning (SharePoint Server 2010).
-
Planera dokumentorganisation Du kan ordna dokument i webbplatssamlingar, webbplatser och bibliotek. SharePoint Server 2016 finns en mängd olika funktioner som hjälper till att organisera och lagra dokument, från specialiserade webbplatser till lösa strukturerade dokumentbibliotek för snabb skapande och samarbete. I ett bibliotek kan du dessutom ordna innehåll i mappar och undermappar. Mer information finns i Planering av dokumentbibliotek (SharePoint Server 2010).
-
Planera hur innehåll flyttas mellan olika platser Du kan behöva flytta eller kopiera ett dokument från en webbplats eller ett bibliotek till ett annat i olika faser av dess livscykel. Mer information finns i "Planera flödetav innehåll " i Planering av dokumentbibliotek (SharePoint Server 2010).
-
Planera innehållstyper Använd innehållstyper för att ordna information om dokument, till exempel metadata, dokumentmallar och arbetsflödesprocesser. Det här är ett viktigt steg för att organisera dina dokument och tillämpa konsekvens i hela organisationen. Mer information finns i Innehållstyp och arbetsflödesplanering (SharePoint Server 2010).
-
Planera arbetsflöden När du planerar arbetsflöden för organisationen kan du styra och spåra hur dokument flyttas från en gruppmedlem till en annan när alla deltagare samarbetar i ett dokuments livscykel. SharePoint Server 2016 arbetsflöden för vanliga gruppuppgifter, till exempel att granska och godkänna dokument. SharePoint Server 2016 har även stöd för att skapa och installera anpassade arbetsflöden. Mer information finns i Innehållstyp och arbetsflödesplanering (SharePoint Server 2010).
-
Planera innehållsstyrning Du kan planera hur mycket kontroll du ska ha baserat på innehållstyp eller lagringsplats. Du kan till exempel kräva att dokument i ett visst bibliotek checkas ut innan de kan redigeras. Mer information finns i Versionshantering, godkännande av innehåll och planering av utcheckning (SharePoint Server 2010).
-
Planera principer För varje innehållstyp bör du planera informationshanteringsprinciperna för att se till att dokumenten granskas, behålls och hanteras på annat sätt enligt organisationens institutions- och juridiska krav. SharePoint Server 2016 omfattar principer som implementerar granskning, dokumentlagring och streckkoder (för att säkerställa att det utskrivna innehållet korreleras med motsvarande elektroniska versioner). Mer information finns i Planera informationshanteringspolicy (SharePoint Server 2010).
Obs!: Principer är inte tillgängliga i SharePoint Foundation 2013.
