Formulär är viktiga objekt i en databas och fungerar som fönster genom vilka andra kan se och nå dina data. Om du någon gång vill förstå grunderna i Microsoft Access-formulär, till exempel vilka typer av formulär som är tillgängliga, hur du skapar, anpassar och hanterar dem, får du i den här artikeln en roundup av resurser som hjälper dig att förstå den här bilden.
Artikelinnehåll
Översikt
Ett formulär är ett databasobjekt som du kan använda för att skapa ett användargränssnitt som gör att användare kan ange och redigera dina data. Formulär innehåller ofta kontroller som utför olika uppgifter. Du kan skapa en databas utan att använda formulär genom att bara redigera data i tabellen som de flesta användare föredrar att använda formulär för att visa, ange och redigera data som finns i tabellerna. Med formulär kan du också kontrollera hur andra användare hanterar data i databasen. Du kan till exempel skapa ett formulär som endast visar vissa fält och som endast tillåter att vissa åtgärder vidtas. Det här hjälper till att skydda data och minska eventuella fel vid inmatning av data. Den här artikeln innehåller en rund uppdatering av resurser allt från grunderna i Access-formulär till att skapa och anpassa formulären.
Ett bra sätt att förstå formulärens roll och funktion i Microsoft Access-databasen är att börja med en översikt över de olika delarna i en databas och formulärens roll i en databas för att få mer information, om du börjar med en vy av grunderna i databasen.
Nu ska vi fokusera på formulär med introduktion till formulär.
Innan du skapar ett formulär bör du titta närmare på kontroller, vilket är en viktig funktion i de flesta formulär. Med kontroller kan användare ange, redigera eller visa data från databasen. Att veta vilka olika typer av kontroller som är tillgängliga i Access kan vara användbart när du anpassar dina formulär. Mer information om kontroller finns i introduktionen till kontroller.
Typer av formulär
I Access kan du skapa formulär på flera olika sätt beroende på vilken typ av formulär du vill skapa. Läs mer om några vanliga typer av formulär och hur du skapar dem:
|
Vilken typ av formulär behöver du? |
Mer information |
|
Detaljformulär:Ett tomt Access-formulär som visar information om en post i taget. |
|
|
Formulär med fleraobjekt: Kallas även kontinuerligt formulär och visar information från fler än en post i taget. Det ser ut som ett datablad men ger dig större kontroll över saker som textformatering, att lägga till grafik, knappar och andra kontroller |
|
|
Delat formulär: Data i formulärvyn och databladsvyn visas samtidigt. Användbart när du behöver visa stora mängder data men bara behöver ändra en post i taget. |
|
|
Navigeringsformulär: Ett formulär som innehåller en navigeringskontroll. Navigeringsformulär är särskilt viktiga för att navigera i databasen om planen innehåller publicering av databasen på webben, eftersom Access-navigeringsfönstret inte är tillgängligt i en webbläsare |
Fler sätt att skapa ett formulär
Använd fliken Skapa och prova alternativen i gruppen Formulär för att snabbt skapa nya formulär. Du kan också välja en tabell eller fråga i navigeringsfönstret och snabbt skapa ett nytt formulär baserat på objektet med hjälp av kommandot Formulär.
Ta en titt på resurserna i följande tabell för att lära dig mer om några vanliga sätt att skapa formulär:
|
Metoder för att skapa formulär |
Lär dig hur du gör |
|
Formulärverktyg: Om du snabbt vill skapa ett formulär med ett objekt som visar information om en post i taget. |
|
|
Formulärguiden:Använd det här verktyget för att skapa ett formulär när du vill vara mer selektiv när det gäller vilka fält som visas i formuläret. Du kan också definiera hur data ska grupperas och sorteras. |
|
|
Tomt formulär:Om formulärverktyget eller guiden inte uppfyller dina behov är verktyget Tomt formulär ett mycket snabbt sätt att skapa ett formulär, särskilt om du bara tänker lägga till några få fält i formuläret |
Mer information om hur du skapar ett formulär med verktyget Tomt formulär finns i artikeln Introduktion till formulär. |
Använda olika vyer för formulär
Som du redan har lärt dig från några av de artiklar som nämns i föregående avsnitt kan Access-formulär visas i tre olika vyer, formulärvyn, designvyn och layoutvyn. Det kan vara bra att veta vilken vy som ska användas för en viss aktivitet. Du kan till exempel använda vyn Design eller Layout om du vill anpassa ett formulär. Formulärvyn är standardvyn för ett formulär och används oftast för att visa ett formulär med data eller ange data. Eftersom layout- och designvyerna används för att göra designändringar i ett formulär finns det mer information om hur du använder de här vyerna i resurserna i följande tabell:
|
Typ av vy |
Används för |
Mer information |
|
Layoutvyn |
Göra de flesta typer av ändringar i ett formulär. Du kan se data när du ändrar designen, vilket är mycket användbart när du anger storleken på kontroller eller andra designändringar som påverkar formulärets utseende och användbarhet. |
|
|
Designvyn |
Göra ändringar som kräver en mer detaljerad vy av formulärets struktur, till exempel avsnitten Sidhuvud, Detalj och Sidfot. Du kan inte se underliggande data när du changes.in i designvyn. Vad är bra med att använda designvyn?
Ändra vissa formuläregenskaper som inte kan ändras i layoutvyn |
Göra mer med formulär
Nu när du har utformat strukturen i formuläret bör du, om det är ett bundet formulär, ansluta det till en datakälla. En datakälla kan vara en tabell, en fråga eller ett SQL-uttryck som innehåller de data som visas i formuläret. Ett "obundet" formulär länkar inte direkt till en datakälla, men det innehåller kommandoknappar, etiketter eller andra kontroller som du behöver för att programmet ska fungera. Mer information om hur du arbetar med datakällor finns i: Ange datakällan för ett formulär eller en rapport.
Ett visuellt tilltalande formulär gör att det upplevs lättare och mer effektivt att arbeta med databasen och hjälper också till att förhindra att felaktiga data anges. När du vill göra mer än att skapa ett enkelt formulär för att lägga till några anpassade detaljer, och göra det unikt för dig, har Access flera sätt att uppnå detta. Vissa alternativ kan kräva övning innan du får designen att se ut precis som du tänkt dig men om du inte gillar en design är det alltid möjligt att ändra den.
I följande tabell visas resurser för att ta formuläret till nästa steg när du lägger till fält och anpassar det:
|
Vad vill du göra? |
Lär dig hur du gör |
|
Lägga till fält i ett formulär snabbt |
|
|
Gör formuläret mer organiserat, minska oredan och gör det enklare att arbeta med. |
|
|
Ange i vilken ordning kontrollerna i formuläret ska svara på TABB-tangenten. I ett väl utformat formulär svarar kontrollerna på TABB-tangenten i en logisk ordning, till exempel uppifrån och ned och från vänster till höger, så att formuläret blir lättare att använda. |
|
|
Skapa ett underformulär eller ett formulär som är kapslat i ett huvudformulär. Underformulär är användbara för att visa data från flera relaterade tabeller eller frågor i samma formulär. |
Skapa ett formulär som innehåller ett underformulär (ett 1:N-formulär) |
|
Göra vissa fält och data i formuläret mer framträdande. |
|
|
Ange designalternativ för alla formulär i min databas. |
|
|
Lägga till en textrådkontroll som visar ett värde från ett annat formulär. Kan användas för att visa resultat från ett underformulär som innehåller en beräknad textruta i huvudformuläret. |
Skapa en kontroll som refererar till en kontroll i ett annat formulär |
Arbeta med formulär i en webbdatabas
|
Alternativ för webbdatabasformulär |
Lär dig hur du gör |
|
Ett navigeringsformulär är helt enkelt ett formulär som innehåller en navigeringskontroll. Navigeringsformulär är praktiska att använda i de flesta databaser, men särskilt viktiga i databaser som ska publiceras på webben, eftersom Access-navigeringsfönstret inte visas i webbläsare. |
|
|
Access 2010 innehåller en webbläsarkontroll som du kan använda för att visa webbsidor i ett formulär |
Några nästa steg
Prova några av de här funktionerna i dina formulär:
-
Lär dig hur du skapar ett formulär (switchboard) som användarna ser när de öppnar databasen? Ange ett standardformulär som visas när en Access-databas öppnas.
-
Lägga till en listruta där du kan hitta en post i ett formulär Skapa en lista med alternativ med hjälp av en listruta eller kombinationsruta
