Du kan använda Office-programmen för att spara eller konvertera filer till PDF-format så att du kan dela dem eller skriva ut dem med kommersiella skrivare. Och du behöver ingen annan programvara eller några andra tillägg.
Använd PDF-format när du vill ha en fil som:
-
Visas på samma sätt på de flesta datorer.
-
Har en mindre filstorlek.
-
Har ett branschformat.
Exempel är meritförteckningar, juridiska dokument, nyhetsbrev, filer som är avsedda att läsas (inte redigeras) och skrivas ut samt filer som är avsedda för professionell utskrift.
Viktigt!:
-
Många program, bland annat Microsoft Word, kan öppna och redigera PDF-filer. Att bara dela något som en PDF-fil räcker inte för att garantera att mottagaren inte kan redigera filen.
-
När du konverterar kalkylbladet till en PDF-fil försvinner de interna länkarna i kalkylbladet under konverteringen, så länkarna måste verifieras. Externa länkar till andra källor kommer dock att bli bra.
Om du behöver stegvisa anvisningar väljer du ett Office-program i den nedrullningsbara listrutan.
-
Om filen har sparats tidigare väljer du Arkiv > Spara en kopia.Om filen inte har sparats väljer du Arkiv > Spara som eller Spara en kopia.
-
Välj Bläddra för att välja den plats på datorn där du vill spara filen.
-
Välj PDF i listrutan.
-
Välj Spara.
Välj Fler alternativ > Alternativ för att anpassa PDF-filen.
-
Om du vill skapa en PDF-fil utifrån bara vissa sidor i dokumentet väljer du ett alternativ under Sidintervall.
-
Om du vill ta med spårade ändringar i PDF-filen markerar du Dokument som visar markeringar under Vad ska publiceras?. I annat fall kontrollerar du att Dokument är markerat.
-
Om du vill skapa en uppsättning bokmärken i PDF-filen markerar du Skapa bokmärken med. Välj sedan Rubriker eller, om du har lagt till bokmärken i dokumentet, Ordbokmärken.
-
Om du vill ta med dokumentegenskaper i PDF-filen kontrollerar du att Dokumentegenskaper är markerat.
-
Om du vill göra dokumentet lättare att läsa för skärmläsarprogram markerar du Visa taggar för dokumentstruktur.
-
ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A) Det här alternativet återger PDF-dokumentet som version 1.7 PDF som är en arkiveringsstandard. PDF/A hjälper till att säkerställa att ett dokument ser likadant ut när det öppnas senare på en annan dator.
-
Använd bitmappstext när teckensnitt inte kan bäddas in Om teckensnitt inte kan bäddas in i dokumentet använder PDF-filen bitmappsbilder av texten så att PDF-filen ser likadan ut som det ursprungliga dokumentet. Om det här alternativet inte är markerat och filen använder ett teckensnitt som inte kan bäddas in kan PDF-läsaren ersätta det med ett annat teckensnitt.
-
Kryptera dokumentet med ett lösenord Välj det här alternativet om du vill begränsa åtkomsten så att bara personer med lösenordet kan öppna PDF-filen. När du väljer OK Word öppnar rutan Kryptera PDF-dokument, där du kan skriva och ange ett lösenord igen.
Öppna och kopiera innehåll från en PDF-fil i Word
Du kan kopiera valfritt innehåll ur en PDF-fil genom att öppna den i Word.
Gå till Arkiv > Öppna och bläddra till PDF-filen. PDF-innehållet öppnas i en ny fil i Word. Du kan kopiera valfritt innehåll från filen, även bilder och diagram.
Följ de här enkla stegen om du vill spara filen som en PDF-fil i Microsoft 365 för Mac:
-
Välj Arkiv.
-
Välj Spara som eller Spara en kopia.
-
Välj Filformat längst ned i fönstret.
-
Välj PDF i listan med tillgängliga filformat.
-
Ge filen ett namn om den inte redan har ett och välj sedan Spara.
Obs!: När du använder Bäst för utskrift kanske hyperlänkarna inte konverteras korrekt. Det här är ett känt problem i Word för Mac.
Viktigt!:
-
När du använder onlinetjänsten kan endast teckensnitt som Microsoft har juridiska rättigheter att använda användas. Om dokumentationen innehåller ett anpassat teckensnitt ersätts det med ett juridiskt teckensnitt och kan orsaka problem. Detta kan undvikas genom att bädda in teckensnitten i dokumentet.
-
Läs mer om att bädda in teckensnitt genom att besöka:
Du kan använda Word, PowerPoint och OneNote för webben för att konvertera dokumentet till en PDF-fil.
-
Välj Arkiv och välj Skriv ut (PowerPoint frågar om du vill välja ett av tre format).
-
I den nedrullningsbara menyn under Skrivare väljer du Spara som PDF och sedan Spara.
-
På menyn Spara som som öppnas kan du ge PDF-filen ett namn, välja var du vill spara den och sedan välja Spara.
Detta skapar en enkel PDF-fil som bevarar det ursprungliga dokumentets layout och format.
Om du behöver mer kontroll över alternativen för PDF-filen, till exempel lägga till bokmärken, kan du använda skrivbordsappen för att konvertera dokumentet till en PDF-fil. Välj Öppna i skrivbordsappen i verktygsfältet i PowerPoint och OneNote för att börja använda skrivbordsprogrammet och välj listrutan Redigering först i Word och välj sedan Öppna i skrivbordsappen.
Har du inte Word-skrivbordsappen? Prova eller köp Microsoft 365.
Om du vill exportera ditt Word-dokument eller din Excel-arbetsbok till PDF-format i iOS trycker du på knappen Arkiv längst upp till vänster, väljer Exportera och sedan PDF.
PDF (Portable Document Format) bevarar dokumentformatering och möjliggör delning av dokument. PDF-formatet bibehåller det format som du skapade när filen visas eller skrivs ut. PDF-formatet är också användbart för dokument som ska mångfaldigas med externa tryckmetoder. PDF accepteras av många byråer och organisationer och det finns visningsprogram för fler plattformar än för XPS.
XML Paper Specification (XPS) är ett elektroniskt filformat som skyddar dokumentformatering och möjliggör fildelning. Med XPS-formatet ser du till att filen behåller exakt det format som du har tänkt dig och gör det är svårt att ändra data i filen, när den visas online eller skrivs ut.
Viktigt!: De flesta moderna webbläsare kan öppna och visa en PDF-fil. Om du har ett äldre operativsystem kanske du måste ha en PDF-läsare installerad på enheten, till exempel Acrobat Reader, tillgänglig från Adobe Systems.
