Data kan ofta krypas när flera användare lägger till data i databasen samtidigt eller om databasen inte har utformats för att leta efter dubbletter. Det är enklare att använda en fråga när du vill ta bort många dubblettdata. Det första steget är att hitta dubblettposter med en fråga i databasen.
Obs!: De metoder som beskrivs i den här artikeln gäller inte för Access-webbappar.
Innan du tar bort data
Det går inte att ångra databorttagning, så kontrollera att databasen är klar innan du försöker ta bort dubblettposter:
-
Kontrollera att filen inte är skrivskyddade.
-
Om du delar databasen med andra kan du be dem att stänga de objekt som du vill arbeta med för att undvika möjliga datakonflikter.
-
Om du har behörighet att öppna databasen i exklusivt läge: Klicka på >öppna och markera databasen. Klicka på pilen bredvid Öppna och klicka på Öppna exklusivt.
-
Viktigast av allt är att komma ihåg att minnas att du har en databas som du redan har. Det enda sättet att återställa borttagna poster är att återställa dem från en säkerhetskopia. En borttagningsåtgärd kan också ta bort poster i relaterade tabeller.
Obs!: Om du vill återställa från en säkerhetskopia stänger du och byter namn på originalfilen så att säkerhetskopian kan använda namnet på den ursprungliga versionen. Tilldela säkerhetskopian namnet på den ursprungliga versionen och öppna den i Access.
Skapa och köra en borttagningsfråga
-
Klicka på fliken Skapa > frågedesign och dubbelklicka på tabellen som du vill ta bort poster från.
-
Dubbelklicka på asterisken (*) för att lägga till alla tabellfält i frågedesignern.
-
Lägg till de fält som du kommer att använda för att identifiera poster för borttagning. Anta till exempel att en kund går ur verksamheten och att du behöver ta bort alla väntande order för den kunden. Om du bara vill hitta dessa poster kan du lägga till fälten Kundnr och Orderdatum i designrutnätet.
-
Du kan också lägga till villkor på raden Villkor. Du kan till exempel lägga till kund-ID för den kund som har gått ur verksamheten och efter vilket datum denna kunds order är ogiltiga.
-
Avmarkera kryssrutan Visa för varje villkorsfält.
-
Klicka på Kör på fliken Design. Kontrollera att frågan returnerar de poster som du vill ta bort.
-
Klicka på Designvy och sedan på Ta bort på fliken Design. Access ändrar urvalsfrågan till en borttagningsfråga, döljer raden Visa i den nedre delen av rutnätet och lägger till raden Ta bort.
-
En till verifiering innan du kör borttagningsfrågan: Kontrollera att raden Ta bort i kolumnen * (alla fält) visar Från och Var ska visas i någon av villkorskolumnerna.
-
Klicka på Kör > Ja på fliken Design.
Mer information finns i Jämföra två tabeller och hitta poster utan matchningar.
