"Spara tidigt, spara ofta" tillhör det förflutna. Nu finns Spara automatiskt, som sparar med några sekunders mellanrum så att användarna inte behöver göra det.
Spara automatiskt aktiveras när en fil lagras i OneDrive, OneDrive för arbete eller skola eller SharePoint i Microsoft 365. Användarnas ändringar sparas automatiskt i molnet medan de arbetar. Och om andra arbetar med samma fil kan de med Spara automatiskt se ändringar inom några sekunder. Om Spara automatiskt inte är aktiverat kan användare som samarbetar i samma dokument samtidigt inte se varandra i realtid, och i stället fortsätter de att se Uppdateringar Tillgänglig när ändringar görs av andra.
Men spara automatiskt medför också vissa ändringar i hur användarna kommer att arbeta med Microsoft 365, så i den här artikeln beskriver vi några av de mer utmanande scenarierna samt hur du konfigurerar inställningarna för Spara automatiskt. Vi rekommenderar att du informerar användarna om de här ändringarna som påverkar hur de arbetar i Office.
Obs!: Med Spara automatiskt påverkar det inte systemprestandan. Nätverksanvändningen kommer dock att bli högre eftersom ändringar laddas upp eftersom de görs i stället för alla på en gång när användare gör ändringar, vilket kan påverka personer med begränsad bandbredd eller högkostnadsdataanvändning, till exempel på en mobil surfpunkt.
Ändra arbetsflöden
Spara automatiskt är användbart i de flesta scenarier, men det finns några fall där användarna kan behöva ändra hur de normalt fungerar och vi vill att du ska vara beredd att hjälpa dem. För var och en av scenarierna har vi beskrivit vad scenariot är, vad som kan gå fel och en rekommendation om hur du löser det.
-
Om du startar från en befintlig fil, redigerar och sedan gör en Spara en kopia till en ny fil – Alla som startar från en tidigare fil (till exempel resultatrapporten för förra kvartalet), redigerar och gör sedan en Spara en kopia för att starta kvartalets resultatrapport kommer ändringarna att sparas i båda filerna om Spara automatiskt är aktiverat. Vi rekommenderar att alla gör spara en kopia innan du gör ändringar och även har lagt till en påminnelse i produkten när detta händer. Om en användare gör oavsiktliga ändringar bör de använda funktionen Versionshistorik för att återställa det ursprungliga dokumentet.
-
Om du utför "hypotetiska" eller "konsekvensanalyser" ändras en fil – Alla som öppnar en fil och gör en hypotetisk analys (t.ex. prognostisera effekterna av marknadsändringar på budgeten) med en önskan att stänga filen utan att spara har oavsiktligt sparat alla ändringar i filen medan Spara automatiskt är aktiverat. Vi rekommenderar att du inaktiverar Spara automatiskt medan du gör den hypotetiska analysen och sedan aktiverar den igen när användaren är redo att spara igen.
-
Instrumentpaneler och Visa filer med Sortering/filter i Excel – Alla som sorterar eller filtrerar en instrumentpanel medan Spara automatiskt är aktiverat påverkar vyn för alla andra i filen. Om en fil är tänkt att vara en instrumentpanel eller användas av flera personer med sortering och filter rekommenderar vi att du anger egenskapen Read-Only rekommenderad för filen med fil > information > Skydda arbetsbok > Öppna alltid med skrivskydd, så att användare av instrumentpanelen inte sparar ändringarna om de inte uttryckligen väljer att redigera filen.
-
Slutförde eller publicerade filer – Alla som av misstag redigerar en färdig, publicerad fil med Spara automatiskt på sparar sina ändringar i filen. När en fil har slutförts rekommenderar vi att du anger egenskapen Read-Only rekommenderad eller egenskapen Markera som slutgiltig för filen, så att oavsiktliga redigeringar från läsare och läsare av filen inte sparas.
Konfigurera inställningar för Spara automatiskt i Office
Spara automatiskt kan konfigureras på följande sätt:
-
Ägaren till en fil kan ställa in den på Öppna alltid skrivskyddad för att förhindra oavsiktliga redigeringar. Det kan du göra genom att ange att filen ska öppnas i Skrivskyddat rekommenderas (fil > information > Skydda dokument/ arbetsbok/presentation > Öppna alltid i skrivskyddat läge) eller genom att dela filen utan att andra kan redigera den (Fil > Dela > Personer med länken kan redigera och avmarkera rutan Tillåt redigering).
-
En användare kan inaktivera Spara automatiskt för en fil medan den är öppen genom att klicka på växlingsknappen Spara automatiskt . Det här inaktiverar Spara automatiskt för det aktuella dokumentet för användaren. Nästa gång samma användare öppnar dokumentet är Spara automatiskt inaktiverat. Om de öppnar ett annat dokument påverkas inte Spara automatiskt av deras val i det andra dokumentet.
-
En användare kan ange att Spara automatiskt ska vara inaktiverat som standard för alla filer som öppnas i det specifika programmet (Word, Excel, PowerPoint ) på enheten.
Obs!: Användaren kan fortfarande ange att Spara automatiskt ska vara aktiverat för enskilda filer med hjälp av växlingsknappen Spara automatiskt som beskrivs ovan.
-
Du, administratören, kan ange att Spara automatiskt som standard ska vara avstängt för alla filer som öppnas i det specifika programmet (Word, Excel, PowerPoint ) med grupprincip.
Obs!: Användaren kan fortfarande ange att Spara automatiskt ska vara aktiverat som standard i programmet, eller för enskilda filer, med hjälp av inställningarna som beskrivs ovan.
Grupprincipinställningar för Spara automatiskt
Vi ersätter inställningen "Spara inte automatiskt i Excel /PowerPoint /Word " grupprincip med den nya inställningen "Inaktivera spara automatiskt som standard i Excel /PowerPoint /Word " grupprincip inställning.
Om du använder grupprincip i organisationen kan du använda en principinställning för att inaktivera Spara automatiskt som standard. Det finns separata principinställningar för Excel, PowerPoint och Word.
Principinställningen för Word heter till exempel "Turn AutoSave OFF by default in Word" och finns under policysökvägen "Microsoft Office 2016\AutoSave".
Om du vill använda de här principinställningarna kontrollerar du att du har laddat ned de senaste filerna för administrativa mallar (ADMX/ADML) från Microsoft Download Center.
Arbeta med lokala filer
Spara automatiskt är inte tillgängligt när du arbetar med lokala filer. Det gamla beteendet för återskapning är fortfarande tillgängligt för att regelbundet spara kopior av ändrade filer för att minimera dataförlust i händelse av ett oväntat scenario, till exempel en krasch.
Vi rekommenderar dock IT-administratörer för att uppmuntra användare att spara sina filer i OneDrive, OneDrive för arbete eller skola eller SharePoint i Microsoft 365 för att aktivera Spara automatiskt och undvika dataförlust. Du kan uppmuntra införandet av OneDrive, OneDrive för arbete eller skola eller SharePoint i Microsoft 365 via användarutbildning och även genom att distribuera Flytta kända mappar, som automatiskt synkroniserar viktiga mappar till molnet. Det gör att de kan komma åt filer var som helst och inte oroa sig för att förlora viktiga data.
Se även
Förhindra ändringar i en slutgiltig version av en fil
Visa tidigare versioner av Office-filer
Skydda dina filer i händelse av en krasch med återskapning
Uppdaterades senast den 4 juni 2019
