Grundläggande uppgifter i Outlook

Outlook ordnar dina e-postmeddelanden, kalendrar, kontakter, uppgifter och att göra-listor på ett och samma ställe. En sådan organisering utgår från ditt e-postkonto. Där kan du börja arbeta med e-postmeddelanden genom att omvandla dem till uppgifter eller avtalade tider, och lagra kontaktuppgifter för dem du har kontakt med så att du inte behöver komma ihåg e-postadresser eller telefonnummer. Låt oss gå igenom några grundläggande uppgifter snabbt.

Kom igång

Din första åtgärd är att konfigurera ditt Outlook-konto. Därefter kan du börja ta emot och skicka e-post, använda kalendern, skapa kontakter och arbeta med Outlook-uppgifter.

Installationen sker automatiskt om du har använt en tidigare version av Outlook på samma dator. Om du inte gjorde det startar automatiska kontoinställningar första gången du startar Outlook och vägleder dig genom processen.

Du uppmanas att ange namn, e-postadress och lösenord. Det räcker vanligtvis, men om den automatiska installationen misslyckas kommer Outlook att be om ytterligare information, till exempel ditt e-postservernamn. Om du inte har den informationen kan din e-postleverantör ge dig informationen.

Fältet Snabbåtkomst

Fältet Snabbåtkomst är en viktig del av Outlook-upplevelsen. Och det är ett enkelt sätt att flytta mellan de vanligaste Outlook-funktionerna – E-post, Calendar, People och Uppgifter. Fältet är ett tillägg till standardflikarna och menyflikarna som ger dig ett urval verktyg och alternativ som hjälper dig att använda och hantera Outlook.

Ändra vad som visas i fältet Snabbåtkomst

Du kan styra vilka knappar (eller ikoner) som visas i fältet Snabbåtkomst och även i vilken ordning de visas.

1. Välj Fler>navigeringsalternativ.

2. I dialogrutan Navigeringsalternativ gör du följande:
   

   • Om du vill ändra antalet knappar eller ikoner som visas i fältet ökar eller minskar du standardinställningen 4 för Högsta antal synliga objekt.
   • Om du vill visa ikoner i stället för namn markerar du kryssrutan Kompakt navigering.
   • Om du vill ändra ordning på hur knappar eller ikoner visas markerar du ett objekt i rutan Visa i den här ordningen och väljer sedan Flytta upp eller Flytta ned.

3. Välj OK.

   Tips

   Om du inte gillar ändringarna eller bara vill börja om väljer du Återställ.

E-post

Med e-post kan du kontakta personer i och utanför din organisation. Du kan lägga till en elektronisk signatur och bifogade filer i e-postmeddelanden.

Skapa ett nytt e-postmeddelande

1. Gå till en e-postmapp, till exempel Inkorgen, och välj Nytt e-postmeddelande.
   Kortkommando: Du kan skapa ett e-postmeddelande genom att trycka på Ctrl+Skift+M.
2. När du är klar med e-postmeddelandet väljer du Skicka.

Mer information finns under Skapa ett e-postmeddelande.

Lägga till en e-postsignatur i meddelanden

Du kan skapa personliga signaturer som visas längst ned i dina e-postmeddelanden. Signaturer kan innehålla text, bilder, ditt elektroniska visitkort, en logotyp eller till och med en bild av din handskrivna signatur.

Skapa en signatur

1. VäljSignatursignatur> i ett nytt meddelande.

2. På fliken E-postsignatur väljer du Ny.

3. Skriv ett namn och välj sedan OK.

4. Under Välj standardsignatur gör du följande:

   • I listan E-postkonto väljer du ett e-postkonto som du vill koppla till signaturen.
   • I listan Nya meddelanden väljer du den signatur som ska läggas till automatiskt i alla nya e-postmeddelanden. Om du inte vill att dina e-postmeddelanden ska signeras automatiskt kan du ignorera den här inställningen eftersom standardvärdet är (ingen).
   • I listan Svar/vidarebefordringar väljer du den signatur som du vill ska läggas till automatiskt (automatisk signering) när du svarar på eller vidarebefordrar meddelanden. I annat fall accepterar du standardalternativet (ingen).

5. Skriv signaturen under Redigera signatur och välj sedan OK.

Lägga till en signatur

• Klicka på Signatur i ett nytt meddelande och välj sedan den signatur du vill använda.

Mer information finns under Skapa och lägga till en e-postsignatur.

Vidarebefordra eller svara på ett e-postmeddelande

1. I menyfliksområdet eller i läsfönstret väljer du Svara, Svara alla eller Vidarebefordra

2. I rutan Till, Kopia eller Hemlig kopia gör du något av följande:

   • Om du vill lägga till en mottagare klickar du i lämplig ruta och anger mottagarens namn.
   • Om du vill ta bort en mottagare klickar du i lämplig ruta, väljer mottagarens namn och trycker sedan på Del.

Mer information finns under Svara på eller vidarebefordra ett e-postmeddelande.

Bifoga en bilaga i ett e-postmeddelande

Om du vill dela med dig av en fil kan du bifoga den i ett e-postmeddelande. Du kan också bifoga andra Outlook-objekt, till exempel meddelanden, kontakter eller uppgifter.

1. Skapa ett nytt meddelande eller välj ett befintligt meddelande och välj Svara, Svara alla eller Vidarebefordra.
2. I meddelandefönstret väljer du Bifogafil för meddelande>.

Mer information finns under Bifoga en fil, ett meddelande, en kontakt eller en uppgift i ett e-postmeddelande.

Öppna eller spara en bilaga i ett e-postmeddelande.

Du kan öppna en bifogad fil från läsfönstret eller från ett öppet meddelande. När du har öppnat och visat en bifogad fil kan du spara den. Om ett meddelande har flera bifogade filer kan du spara dem som en grupp eller en i taget.

Öppna en bifogad fil

Beroende på vilken version av Outlook du använder kan det finnas flera alternativ för att öppna en bifogad fil.

• Dubbelklicka på bilagan.

Mer information finns under Öppna bilagor.

Spara en bifogad fil

1. Välj den bifogade filen i läsfönstret eller ett öppet meddelande.
2. Klicka på fliken Bifogade filer, gå till gruppen Åtgärder och välj Spara som. Du kan också högerklicka på den bifogade filen och välja Spara som.

Mer information finns under Spara bilagor.

Installera Outlook för iOS eller Android

	Om du använder Outlook för iOS eller Outlook för Android synkroniseras utkasten automatiskt till din mobila enhet. Därifrån kan du slutföra meddelanden som du har startat vid datorn, enkelt lägga till bifogade filer från foton eller kamera eller använda Office Lens för att spara anteckningar från en whiteboard under ett möte.

Kalender

Avtalade tider och möten är en biprodukt av ditt privata liv och affärsliv, och din kalender är det perfekta fordonet för att hantera båda. Med Outlook kan du också ställa in påminnelser om schemalagda händelser.

Skapa en avtalad tid i kalendern

I Outlook är avtalade tider inte samma som möten. Avtalade tider är aktiviteter som du schemalägger i kalendern och som inte innebär att du bjuder in andra personer eller reserverar resurser, till exempel ett konferensrum eller utrustning.

• Gå till Kalender och klicka på Ny avtalad tid. Du kan också högerklicka på ett tidsblock i kalenderrutnätet och sedan välja Ny avtalad tid.
  Kortkommando: Du kan skapa en avtalad tid genom att trycka på Ctrl+Skift+A.

Mer information finns under Schemalägga en avtalad tid.

Schemalägga ett möte

I Outlook inkluderar ett möte andra personer och kan innehålla resurser som konferensrum. Du får svar på dina mötesförfrågningar i Inkorgen.

• I en Kalender-mapp väljer du Nytt möte.

Kortkommando: Om du vill skapa en ny mötesförfrågan från en mapp i Outlook trycker du på Ctrl+Skift+Q.

Mer information finns under Schemalägga ett möte med andra personer.

Skapa en påminnelse

Påminnelser visas i ett meddelandefönster så att du inte missar en viktig tidsgräns. Du kan ange eller ta bort påminnelser för nästan vad som helst i Outlook, till exempel e-postmeddelanden, avtalade tider och kontakter.

För avtalade tider eller möten

• Öppna en avtalad tid eller ett möte och välj sedan hur lång tid före den avtalade tiden eller mötet du vill att påminnelsen ska visas i listrutan Påminnelse . Om du vill inaktivera en påminnelse väljer du Ingen.

För e-postmeddelanden, kontakter och uppgifter

• VäljFölj upp>taggar>Lägg till påminnelse.

Kontakter

Kontakter är bucketnamnet för personer – och företag – som utgör dina affärskontakter och personliga kontakter. Vem du lägger till som kontakt är helt godtyckligt och de enda begränsningar som gäller för vem du kan och inte kan lägga till är begränsningar som du eller företaget inför. Företaget kan till exempel ha regler om korrespondens med vissa externa e-postadresser.

Skapa en kontakt

En kontakt kan bestå av enbart namn och e-postadresser eller så kan du till exempel ange mer detaljerad information, som gatuadress, flera telefonnummer, en bild och födelsedag. Du hittar dina kontakter under alternativet People i genvägsfältet i det nedre vänstra hörnet i Outlook-fönstret.

• Gå till Kontakter och välj Ny kontakt.
  Kortkommando: Om du vill skapa en kontakt från en mapp i Outlook trycker du på Ctrl+Skift+C.

Mer information finns under Skapa eller lägga till en kontakt.

Visa en lista över kontakterna i outlook-adressboken

Att spara en kopia av kontakterna i adressboken är en bra idé. I Outlook 2016 kan du ladda ned en fil med kommaavgränsade värden (.csv) med dina kontakter till enheten och öppna den i Excel.

1. Öppna Outlook, välj Öppna>& Exportera>import/export.
   

2. I Import-/exportguiden väljer du Exportera till en fil>Nästa.

3. Välj Kommaavgränsade värden och välj sedan Kontakter som mapp att exportera från för ditt konto på sidan Exportera till en fil.
   

   Viktigt!

   Innan du fortsätter kontrollerar du att den valda mappen Kontakter är kopplad till ditt e-postkonto. Det här är särskilt viktigt om du utför de här stegen från en annan dator.

4. Välj Nästa>bläddra och gå sedan till den plats där du vill lagra filen med kommaavgränsade värden (.csv).

5. Skriv ett filnamn och välj sedan OK>Nästa.
   

6. Välj Slutför för att starta exporten.

   Obs

   Outlook visar inget meddelande när exporten är klar.

Öppna .csv-filen med kontakter

Filen med kommaavgränsade värden (.csv) för dina exporterade kontakter öppnas vanligtvis i Excel.

1. Bläddra till den plats där du sparade .csv-filen och öppna den.

2. Kontrollera att dina kontakter finns i filen.
   

   Obs

   Det kan finnas tomma celler. Det är helt normalt.

3. Stäng filen utan att göra några ändringar för att undvika potentiella problem med att importera filen på en annan enhet som har samma version av Outlook eller en annan e-posttjänst.

Uppgifter

Prova att göra-appen för att skapa och hantera dina uppgifter i Outlook.

Skapa en uppgift.

Många av oss gör listor över vad vi ska göra – på papper, i kalkylblad eller både på vanligt papper och med elektroniska hjälpmedel. I Outlook kan du kombinera olika listor till en, få påminnelser och följa upp aktivitetsstatus.

1. Öppna Outlook och välj Nya objekt i gruppen Nytt på fliken Start.
2. Välj Uppgift, fyll i uppgiftsformuläret och välj sedan Spara och stäng.

Kortkommando: Du kan skapa en ny uppgift genom att trycka på Ctrl+Skift+K.

Mer information finns under Skapa uppgifter och att göra-objekt.

Tilldela en uppgift

1. Välj Uppgifter i navigeringsfältet.

2. Gör något av följande:

   • Välj i menyfliksområdet eller tryck på Ctrl+Skift+K för att skapa en uppgift.
     eller
   • Öppna en befintlig uppgift.

3. Välj Tilldela uppgift.
   

4. I uppgiftsformuläret gör du följande:

   • I rutan Till anger du ett namn eller en e-postadress.
   • Lägg till ett ämne, välj startdatum och förfallodatum och ange status och prioritet om det behövs.
     
   • Acceptera eller avmarkera standardmarkeringen för de två kryssrutorna: Behåll en uppdaterad kopia av den här uppgiften i min uppgiftslista och Skicka en statusrapport när uppgiften är slutförd.
   • Om det behövs skriver du ett meddelande i innehållsblocket under kryssrutorna.

5. Om du vill att uppgiften ska upprepas väljer du Återkommande i menyfliksområdet, väljer de alternativ du vill ha i dialogrutan Återkommande uppgift och väljer sedan OK.

   Obs

   Om du tilldelar en återkommande uppgift finns en kopia av uppgiften kvar i uppgiftslistan, men uppdateras aldrig. Om du markerar kryssrutan Skicka en statusrapport när uppgiften är slutförd får du statusrapporter för varje slutförd förekomst av uppgiften.

6. Välj Skicka.

Acceptera eller avböja en tilldelad uppgift

När en uppgift skapas och tilldelas till dig visas den i din inkorg.

• I läsfönstret väljer du Acceptera eller Avböj.
  eller
  Öppna uppgiften, välj Acceptera eller Avböj i menyfliksområdet, och oavsett vilket alternativ du valde väljer du antingen Redigera svaret innan du skickar eller Skicka svaret nu och väljer sedan OK.

  Obs

  Godkända uppgifter visas i aktivitetslistan i Outlook.

Om du öppnar en uppgift kan du svara, svara alla eller vidarebefordra till den person som tilldelat uppgiften till dig och andra efter behov. Du kan också skriva en kommentar i meddelandeblocket.

Visa en uppgift

1. Öppna Outlook och välj i navigeringsfältet.
2. I din Att göra-lista eller i listan Uppgifter dubbelklickar du på ett objekt om du vill visa hela formuläret.

Du kan när som helst ändra hur uppgifter visas.

• Välj Ändra vy i gruppen Aktuell vy på fliken Start.
  

Skriva ut en uppgift

Du kan välja hur du visar dina uppgifter, och baserat på vad du väljer att skriva ut kan du välja i vilket format – tabellformat eller format för PM – uppgiften skrivs ut. Om du till exempel markerar en enda uppgift som ska skrivas ut är format för PM den enda utskriftsinställning som finns. Men om du väljer en lista, t.ex. en att göra-lista, kan du även välja utskriftsformatet Tabellformat.

1. Välj i navigeringsfältet.
2. Välj en uppgift i en av mapparna – To-Do lista eller uppgiftslista – eller välj en mapp.
3. Välj Skriv>ut och välj formatet (om tillgängligt) under inställningar.

Skriva ut ett e-postmeddelande, en kontakt eller ett kalenderobjekt

I Outlook kan du skriva ut objekt som e-postmeddelanden, kontakter, kalenderobjekt eller större vyer, till exempel kalendrar, adressböcker eller innehållslistor för e-postmappar.

1. Välj ett objekt eller en mapp i Outlook som du vill skriva ut.
2. VäljSkriv ut.>

Mer information finns under Skriva ut objekt i Outlook.