Öppna och använda en delad postlåda i Outlook

En delad postlåda gör det enkelt för en viss grupp att övervaka och skicka e-post från ett offentligt e-postalias, t.ex. info@contoso.com. När en person i gruppen svarar på ett meddelande som skickats till den delade postlådan ser det ut som om e-postmeddelandet kommer från den delade postlådan, inte från en enskild användare. Du kan också använda den delade postlådan som en delad gruppkalender. En delad postlåda är också lämplig att använda som ett "noreply" e-postkonto.

Tips: Om du är småföretagsägare och vill ha mer information om hur du konfigurerar Microsoft 365 kan du gå till Hjälp och utbildning för Small Business.

En delad postlåda är inte utformad för att någon som delar postlådan ska kunna logga in direkt på kontot. Kontot för den delade postlådan ska vara inaktiverat.

Tips: Innan du kan använda en delad postlåda måste den skapas och du måste läggas till som medlem av Microsoft 365-administratör för organisationen. I Skapa en delad postlåda beskrivs vad administratören behöver göra.

Välj ett flikalternativ nedan för den version av Outlook du använder. Vilken version av Outlook har jag?

Obs!: Om stegen under den här fliken Ny Outlook inte fungerar kanske du inte använder nya Outlook för Windows ännu. Välj den klassiska fliken Outlook och följ de stegen i stället.

Tips: Här är några e-posttips för att hjälpa chefsassistenter och ombud att bättre navigera i postlådehantering i nya Outlook.

Lägga till en delad postlåda i nya Outlook

När administratören har lagt till dig som medlem i en delad postlåda stänger du och startar sedan om nya Outlook. Den delade postlådan ska visas automatiskt i mappfönstret.

Vad gör jag om det inte fungerar?

Om administratören nyligen lagt till dig i en delad postlåda kan ta det några minuter innan den delade postlådan visas. Vänta en stund och stäng sedan och starta om nya Outlook igen. Eller lägg till den delade rutan manuellt.

Välj E-post i navigeringsfönstret i nya Outlook.
I fönstret Mapp högerklickar du på ditt kontonamn och väljer Lägg till delad mapp eller postlåda.
I fönstret Lägg till delad mapp eller postlåda skriver du namnet på postlådan som du vill komma åt, till exempel info@contoso.com.

Obs!: Du kan lägga till den delade postlådan när som helst, men innan du kan börja använda den måste IT-administratören lägga till dig som medlem.

Hitta den delade postlådan i mappfönstret

Leta reda på mappen Delas med mig i mappfönstret till vänster. Välj mappen för att expandera den. Din delade postlåda är en undermapp under Delas med mig. När du väljer namnet på den delade postlådan där utökas den till att visa standardmapparna för e-post, till exempel Inkorgen, Utkast och Skickat.

Skicka e-postmeddelanden från den delade postlådan

Välj E-post i navigeringsfönstret i nya Outlook för Windows.
På fliken Start väljer du Nytt > E-post.
Om du inte ser fältet Från högst upp i meddelandet (bredvid Skicka) väljer du Visa från på fliken Alternativ.
Välj Från i meddelandet och ändra till den delade e-postadressen. Om du inte ser din delade e-postadress väljer du Annan e-postadress och fyller i den delade e-postadressen.
Skriv klart meddelandet och välj sedan Skicka.

Från och med nu när du vill skicka ett meddelande från den delade postlådan är adressen tillgänglig i listrutan Från .

När du skickar ett meddelande från en delad postlåda ser mottagarna bara den delade e-postadressen i meddelandet.

Svara på e-post som skickats till den delade postlådan

Öppna nya Outlook för Windows.
Öppna det e-postmeddelande som du vill svara på.
I fältet Från högst upp i meddelandet bör du se namnet på den delade postlådan. Om du inte gör det väljer du listrutan Från och väljer den delade postlådan.
Skriv klart meddelandet och välj sedan Skicka.

När du vill skicka ett meddelande från den delade postlådan är adressen tillgänglig i listrutan Från .

När du skickar ett meddelande från den delade postlådan kommer mottagarna bara att se den delade e-postadressen i meddelandet.

Söka i den delade postlådan

När en delad postlåda läggs till i nya Outlook fungerar sökningen i den ungefär som att söka i en primär postlåda.

Öppna nya Outlook för Windows.
Välj en mapp i den delade postlådan i mappfönstret.
I sökrutan högst upp i fönstret Outlook skriver du den fråga du vill använda för sökning och trycker sedan på Retur.

Meddelandelistan visar resultat baserat på sökningen från den valda mappen i den delade postlådan.

Använda den delade kalendern från den delade postlådan

Stäng och starta om Outlook när administratören har lagt till dig som medlem i en delad postlåda. Den delade kalendern, som är kopplad till den delade postlådan, läggs automatiskt till i listan Kalendrar.

I nya Outlook går du till kalendervyn och väljer den delade postlådan.

Alla medlemmar i den delade postlådan ser avtalade tider som du lägger in.
Alla medlemmar i den delade postlådan kan skapa, visa och hantera avtalade tider i kalendern på samma sätt som med privata avtalade tider. Alla som är medlem i en delad postlåda kan se sina ändringar i den delade kalendern.

Använda den delade kontaktlistan i postlådan

Kontakter för delade postlådor och andra användares postlådor är för närvarande inte tillgängliga i nya Outlook. Microsofts Outlook-organisation arbetar aktivt med att uppdatera detta.

Tillgänglighet för tillägg i delade postlådor

I nya Outlook för Windows varierar stöd för tillägg i delade postlådor beroende på vilket scenario det gäller och om den delade postlådan har befordrats till ett fullständigt konto. Mer information om dessa scenarier finns i Använda tillägg i Outlook.

Vad mer behöver jag veta om delade postlådor i nya Outlook ?

För närvarande kan delade postlådor bara läggas till som resurser. I en kommande uppdatering ger möjligheten att lägga till delade postlådor som konton större åtkomst till att använda och hantera postlådeinställningarna. I en kommande uppdatering (översikt) ger möjligheten att lägga till en delad postlåda som ett konto stöd för följande funktioner (som för närvarande inte stöds):

Aviseringar	Antal olästa	Autosvar
Kategorier	Inställning för tillgängligt innehåll	Prioriterad inkorg
Meddelandeformat	Inställning för bifogad fil	Regler
Villkorsstyrd formatering	Sopa	Skräppost
Snabbsteg	Spedition	Bevarandeprinciper
Händelser och inbjudningar	Arbetstid

Andra funktioner som inte är tillgängliga idag för delade postlådor, men som kommer att läggas till i en kommande uppdatering:

Åtkomst till den delade postlådans online-Arkiv/In-Place Arkiv
Bevilja ny delegerad åtkomst till en postlåda

Här är några e-posttips som hjälper chefsassistenter och ombud att bättre navigera i postlådehantering i nya Outlook.

E-postfilter och regler för administratörer

I nya Outlook kan verkställande administratörer använda e-postfiltret Har kalender inbjudningar för att enkelt hitta mötesbjudningar.

Du kan också konfigurera en regel för Email mottagen för andras konto och automatiskt flytta den till en separat mapp och kategorisera den som du vill.

Dra och släpp e-postmeddelanden för att skapa uppgifter

Håll dig enkelt uppdaterad genom att dra e-postmeddelanden till Min dag för att göra dem till uppgifter.

Fästa e-postmeddelanden för snabb åtkomst

Nu kan du fästa ett e-postmeddelande så att det visas högst upp i inkorgen, vilket sparar tid från att behöva gå tillbaka och söka efter det. Hovra eller högerklicka på e-postmeddelandet och välj Fäst för att fästa det.

Schemalägga när e-post ska skickas

I dagens hybridarbetsvärld kan din dag vara någon annans natt, så du vill inte skicka ett e-postmeddelande till någon mitt i natten. Med nya Outlook är det enkelt att skicka ett e-postmeddelande när du vill. Välj bara listrutepilen bredvid Skicka och välj Schemalägg skicka.

Viloläge för e-post

Ibland är e-post mycket viktigt, men inte än. Med snooze-funktionen kan du schemalägga en tid då e-postmeddelandet ska levereras på nytt till inkorgen och visas vid den tidpunkt du vill att det ska göra det, så att du kan hantera det när det är rätt tid för dig. Högerklicka bara på ett meddelande och välj Viloläge eller välj Viloläge i menyfliksområdet. Välj sedan den tid du vill att den ska levereras.