Hitta poster som har de senaste eller senaste datumen

Överväg att använda ett filter i stället för en fråga med toppvärden

Ett filter är vanligtvis bättre om du har ett visst datum i åtanke. För att avgöra om du ska skapa en fråga med de högsta värdena eller använda ett filter bör du tänka på följande:

• Om du vill returnera alla poster där datumet matchar, är före eller senare än ett visst datum, använder du ett filter. Om du till exempel vill se försäljningsdatum mellan april och juli använder du ett filter.

• Om du vill returnera en angiven mängd poster som har de senaste eller senaste datumen i ett fält, och du inte känner till de exakta datumvärdena, eller om de inte spelar någon roll, skapar du en fråga med toppvärden. Om du till exempel vill se de fem bästa försäljnings kvartalen använder du en fråga med toppvärden.

Mer information om hur du skapar och använder filter finns i artikeln Använda ett filter för att visa valda poster i en Access-databas.

Överst på sidan

Klistra in exempeldata i Excel-kalkylblad

1. Starta Excel. En tom arbetsbok öppnas.

2. Tryck på SKIFT+F11 för att infoga ett kalkylblad (du behöver fyra).

3. Kopiera data från varje exempeltabell till ett tomt kalkylblad. Ta med kolumnrubrikerna (den första raden).

Skapa databastabeller från kalkylbladen

1. Markera data från det första kalkylbladet, inklusive kolumnrubrikerna.

2. Högerklicka på navigeringsfönstret och klicka sedan på Klistra in.

3. Klicka på Ja för att bekräfta att den första raden innehåller kolumnrubriker.

4. Upprepa steg 1–3 för vart och ett av de återstående kalkylbladen.

Skapa en fråga med grundläggande toppvärden

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Dubbelklicka på tabellen Anställda och klicka sedan på Stäng.

   Om du använder exempeldata lägger du till tabellen Anställda i frågan.

3. Lägg till de fält som du vill använda i frågan i designrutnätet. Du kan dubbelklicka på varje fält eller dra och släppa varje fält i en tom cell på raden Fält .

   Om du använder exempeltabellen lägger du till fälten Förnamn, Efternamn och Födelsedatum.

4. I fältet som innehåller dina högsta eller lägsta värden (fältet Födelsedatum, om du använder exempeltabellen), klickar du på raden Sortera och väljer antingen Stigande eller Fallande.

   Fallande sorteringsordning returnerar det senaste datumet och Stigande sorteringsordning returnerar det tidigaste datumet.

   Viktigt!: Du måste ange ett värde på raden Sortera endast för fält som innehåller dina datum. Om du anger en sorteringsordning för ett annat fält returnerar frågan inte det resultat du vill ha.

5. Klicka på nedåtpilen bredvid Alla (listan Överst värden) i gruppen Verktyg på fliken Design och ange antingen antalet poster som du vill se eller välj ett alternativ i listan.

6. Klicka på Kör för att köra frågan och visa resultatet i databladsvyn.

7. Spara frågan som NextBirthDays.

Du kan se att den här typen av toppvärdesfråga kan besvara grundläggande frågor, till exempel vem som är den äldsta eller yngsta personen i företaget. I nästa steg förklaras hur du använder uttryck och andra villkor för att ge frågan kraft och flexibilitet. Villkoret som visas i nästa steg returnerar de tre följande födelsedagarna för anställda.

Lägg till villkor i frågan

I de här stegen används frågan som skapades i föregående procedur. Du kan följa med en annan fråga med toppvärden så länge den innehåller faktiska datum-/tidsdata, inte textvärden.

1. Högerklicka på frågan NextBirthDays i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.

2. I frågerutnätet, i kolumnen till höger om Födelsedatum, anger du följande:
   MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
   Det här uttrycket extraherar månaden från Födelsedatum med hjälp av funktionen DatumDel .

3. I nästa kolumn i frågerutnätet anger du följande:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Det här uttrycket extraherar dagen i månaden från Födelsedatum med hjälp av funktionen DatumDel .

4. Avmarkera kryssrutorna på raden Visa för vart och ett av de två uttryck som du just angett.

5. Klicka på raden Sortera för varje uttryck och välj sedan Stigande.

6. På raden Villkor i kolumnen Födelsedatum skriver du följande uttryck:
   Månad([Födelsedatum]) > Månad(Datum()) ELLER Månad([Födelsedatum])= Månad(Datum()) OCH Dag([Födelsedatum])>Dag(Datum())
   Det här uttrycket gör följande:

   • Månad( [födelsedatum]) > Månad(Datum()) anger att födelsedatumet för varje anställd infaller under en kommande månad.

   • Månad( [födelsedatum])= Månad(Datum()) Och Dag([Födelsedatum])>Dag(Datum()) anger att om födelsedatumet inträffar i den aktuella månaden infaller födelsedagen på eller efter den aktuella dagen.

     Kort uttryckt utesluter det här uttrycket alla poster där födelsedagen inträffar mellan den 1 januari och det aktuella datumet.

     Tips:  Fler exempel på frågevillkorsuttryck finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

7. Skriv 3 i rutan Retur i gruppen Frågekonfiguration på fliken Design.

8. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design .

Överst på sidan

Skapa en summafråga

I den här proceduren används exempeltabellen Händelser och exempeltabellen EventType för att besvara den här frågan:

När var den senaste händelsen av varje händelsetyp, exklusive konserter?

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Dubbelklicka på tabellerna Händelser och EventType.
   Varje tabell visas i den övre delen av frågedesignern.

3. Dubbelklicka på fältet EventType i tabellen EventType och fältet EventDate från tabellen Events för att lägga till fälten i frågerutnätet.

4. Ange <>Concert på raden Villkor i fältet EventType i frågerutnätet.

   Tips:  Fler exempel på villkorsuttryck finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

5. Klicka på Summor i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

6. Klicka på raden Summa i fältet Händelsedatum i frågerutnätet och klicka sedan på Max.

7. Klicka på SQL-vy i gruppen Resultat på fliken Design och sedan på Datablad.

8. I SQL-fönstret, i slutet av SELECT-satsen, strax efter nyckelordet AS, ersätter du MaxOfEventDate med MostRecent.

9. Spara frågan som MostRecentEventByType.

Skapa en andra fråga för att lägga till mer data

I den här proceduren används frågan MostRecentEventByType från föregående procedur för att besvara den här frågan:

Vem var kunden vid den senaste händelsen av varje händelsetyp?

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Dubbelklicka på frågan MostRecentEventByType på fliken Frågor .

3. Dubbelklicka på tabellen Händelser och tabellen Kunder på fliken Tabeller .

4. Dubbelklicka på följande fält i frågedesignern:

   1. Dubbelklicka på EventType i tabellen Händelser.

   2. Dubbelklicka på MostRecentEventByType-frågan på MostRecent.

   3. Dubbelklicka på Företag i tabellen Kunder.

5. Välj Stigande på raden Sortera i kolumnen EventType i frågerutnätet.

6. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Överst på sidan