När du skapar ett meddelande för en intern målgrupp finns det överväganden som måste göras för att avgöra hur du kommunicerar effektivt i hela organisationen.
Steg 1. Förstå organisationens interna målgruppstyper
När du skapar ett meddelande för en intern målgrupp är det viktigt att förstå vem din målgrupp är. Det hjälper dig att avgöra rätt språk, ton och detaljnivå när du skapar ett meddelande för din kommunikationskampanj. Det hjälper dig också att identifiera vilka informationsdelar som är viktigast.
Interna målgrupper kan grupperas utifrån organisationsstruktur, intressen, teknisk kompetens, plats, språk med mera. Tänk på följande målgruppskategorier när du avgör vem din målgrupp är:
Organisationshierarki
Tänk på målgruppens ansvarsområde. Vissa medlemmar i en organisation fokuserar på områden i ett företag på en högre nivå än andra. Vissa medlemmar i en organisation fokuserar på saker som påverkar deras dagliga aktiviteter på jobbet.
Roll
Interna målgrupper kan också segmenteras efter roll. Heltidsanställda kan till exempel påverkas av specifika interna ändringar som inte påverkar deltidsanställda. Projektbaserade anställda kan behöva meddelanden som fokuserar specifikt på små detaljer eller löser problem direkt, medan andra anställda bara behöver allmänna uppdateringar som inte innehåller för många små detaljer.
Avdelning
Det kan också vara bra att segmentera målgrupperna baserat på avdelning. Medlemmar i en IT-avdelning kan påverkas av en viss händelse som inte påverkar medlemmar i marknadsföringsavdelningen. Tänk på vem ditt budskap är avsett för och skräddarsy ditt budskap i enlighet med detta.
Språk eller plats
I större organisationer spelar geografisk plats en stor roll för vilken typ av påverkan ditt meddelande kan ha eller kanske inte har på olika grupper av personer. När du förbereder ett meddelande som påverkar hela organisationen bör du kontrollera att du är uppdaterad om aktuella händelser och saker som kan påverka vissa platser. På så sätt undviker du (låter tondöv) när du skapar ett meddelande. Det gör också att du kan skräddarsy ditt budskap bättre när du bara talar till vissa målgrupper med olika språk och platser.
Steg 2. Förstå vilka enheter som används för att komma åt intern kommunikation
De flesta organisationer innehåller en mängd olika målgruppstyper som består av medarbetare i frontlinjen, anställda på kontoret och distansarbetare.
Medarbetare i frontlinjen arbetar vanligtvis från mobila enheter och surfplattor och sitter inte framför en dator för att utföra de flesta uppgifter. När du skapar meddelanden för medarbetare i frontlinjen ska du hålla dina meddelanden kortfattade, lätta att komma åt och visuellt engagerande.
Anställda på kontoret och distansarbetare, å andra sidan, sitter vanligtvis vid ett skrivbord i en traditionell kontorsmiljö och använder en dator eller bärbar dator för att komma åt och delta i företagskommunikation. Den här målgruppen kan också använda mobila enheter för att komma åt och använda företagskommunikation emellanåt. Meddelanden för den här gruppen bör vara inkluderande för en mängd olika arbetsscheman, åtkomst till Internet, språk och tidszoner. I kontorsarbetare kommunicerar vanligtvis med varandra personligen. När du riktar dig till anställda på kontoret bör du hålla meddelandena kortfattade, informativa och korta.
När du kommunicerar till medarbetare i frontlinjen och på distans bör du överväga att använda mer än en distributionskanal för att nå olika anställda med olika arbetsstilar. Skapa också möjligheter för anställda att delta i konversationer, dela deras perspektiv och nätverk med andra så att de känner sig uppkopplade.
Steg 3. Tänk på målgruppens storlek och plats
Använd målgruppens storlek och plats för att fastställa lämpliga metoder och distributionskanaler för att nå dem och uppmuntra engagemang. Till exempel kan snabba meddelanden som görs till hela IT-avdelningen eller din interna community av tekniska entusiaster vara mer lämpliga som ett Viva Engage inlägg, medan stora, flera delar meddelanden avsedda för en hel organisation kan vara mer lämpliga att publiceras som en SharePoint-sida.
Stora organisationer måste också fokusera på att se till att de meddelanden och språk som används i deras kommunikationskampanj är inkluderande och fungerar bra för multinationella överväganden. Överväg målgruppens plats för att säkerställa att innehållet i meddelandet lokaliseras på ett bra sätt och tar hänsyn till aktuella händelser på den plats som målgruppen du skapar ditt meddelande för finns i.
Steg 4. Välj dina distributionskanaler
Nu när du förstår målgruppssegmenten, vilka enheter de använder för att komma åt och bedriva företagskommunikation samt målgruppens storlek och plats använder du den informationen för att välja rätt distributionskanaler för din kommunikationskampanj.
Läs mer om hur du använder Microsoft Viva Amplify för att kommunicera via olika kanaler.
