Kommunicera via olika distributionskanaler

Microsoft Viva Amplify kan du skicka ett meddelande via flera kommunikationsplattformar för att förstärka din interna kommunikation. Via Viva Amplify kan du skapa ett meddelande och ändra det så att det passar olika distributionskanaler som Outlook, SharePoint-sidor och nyheter, Teams och Viva Engage (kommer snart). Med så många alternativ kan det vara svårt att identifiera det bästa formatet för varje kanal. Genom att identifiera vilka format som fungerar bäst kan du förbättra engagemanget i hela organisationen.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

Email passar bra för regelbundet schemalagda, formella meddelanden som kan påverka flera grupper av personer. E-postmeddelanden är statiska meddelanden som inte kan uppdateras när de har skickats, så det är bäst att dela innehåll som inte kräver ständiga uppdateringar och ändringar via e-post. Överväg att använda e-post för att kommunicera saker som företagsuppdateringar, introduktioner till nya medarbetare och snabba statusuppdateringar.

Fördelar med att kommunicera via e-post

Email kommunikation är skalbar. Mottagare av ett e-postmeddelande kan dela med alla som har en e-postadress, och dina läsare kan engagera sig genom att svara eller vidarebefordra e-postmeddelandet till en bredare målgrupp. Därför kan din e-post läsas av dina direkta mottagare och kan även ses av dem som har vidarebefordrat e-postmeddelandet. E-postmeddelanden är också bra verktyg för att registrera och spåra värdefulla konversationer.

När du skapar ett e-postmeddelande kan du lägga till länkar till annat innehåll som SharePoint-sidor och -bilder för att ge ytterligare värde.

Saker att tänka på när du kommunicerar via e-post

Email meddelanden kan inte vara oskickade. Om ett misstag har begåtts måste avsändaren skicka ett uppföljningsmeddelande via e-post med avsedda korrigeringar eller återkallelser och sedan skicka meddelandet igen med korrigeringar.. Det är bra att noggrant korrekturläsa din e-post innan du skickar den för att se till att all information är korrekt.

Email meddelanden är statiska, vilket innebär att informationen inte kan tas bort eller uppdateras, och all information som skickas representerar den mest korrekta informationen som är tillgänglig vid den tidpunkten.

E-postmeddelanden kan filtreras bort från en läsares inkorg, vilket gör att meddelanden ignoreras eller blir olästa.

Läs mer om metodtips när du skriver bra e-postmeddelanden med Outlook.

Rekommendationer för kommunikation med Outlook

Tonfall	Håll e-postmeddelanden professionella, informativa och vänliga Tänk på åhörarna när du skapar ditt budskap och basera tonen kring ämnet.
Längd	Håll e-postmeddelanden korta och enkla. Sammanfatta huvudpunkterna i de första meningarna, med början från de viktigaste.
Struktur	Om det finns ett tydligt åtgärdsobjekt för åhörarna använder du ämnesraden för att tydligt ange det. Identifiera vem du vänder dig till i hälsningsmeddelandet. Börja med huvudmeddelandet, följt av eventuell ytterligare information. Använd rätt avstånd, numrering eller punktlistor för att separera viktiga punkter. Håll din e-postsignatur kort, professionell och fri från grafik om möjligt.
Olika sätt att öka engagemanget	Framhäv uppmaningen genom att lägga till den på ämnesraden, lägga till den i den första tredjedelen av e-postmeddelandet, ange den separat och lätt synlig och markera den i fetstil eller markera den. Engage åhörarna genom att ställa frågor i e-postmeddelandet.
Olika sätt att mäta engagemang	Email engagemang kan mätas genom att spåra svar och slutföranden av åtgärden.

SharePoint

När du kommunicerar via SharePoint kan meddelanden skapas med dynamiskt innehåll som kan ändras ofta. Genom att kommunicera i SharePoint kan du införliva sidtema, webbdelar och anpassningar av varumärken för att skapa interaktiva element som ökar möjligheterna för läsaren att engagera sig.

Använda en SharePoint-sida för att kommunicera med åhörarna

En SharePoint-sida är en webbsida på en SharePoint-webbplats som använder en mängd olika element som knappar, länkar, videoklipp, bilder med mera för att skapa och publicera ett meddelande som kan uppdateras och ändras allteftersom tiden går (t.ex. viktiga händelser eller principändringar). Sidor kan besökas av alla som har åtkomst till att visa webbplatsen som sidan skapas på.

Läs mer om hur du skapar en modern SharePoint-sida.

Använda ett nyhetsinlägg i SharePoint för att kommunicera med din målgrupp

Ett nyhetsinlägg i SharePoint är en SharePoint-sida som visas i Viva Connections-feeden och på andra sidor som använder nyhetswebbdelen, inklusive en organisations navsida. Du kan enkelt konvertera valfri SharePoint-sida till ett nyhetsinlägg. Med nyhetsinlägg kan du även rikta din information till specifik demografi som har kategoriserats inom organisationen, till exempel ett marknadsföringsteam, en HR-grupp eller en ledningsgrupp. Målgruppsanpassningen ger författaren möjlighet att anpassa vem som ser deras nyhetsinlägg när det har publicerats.

Läs mer om hur du skapar och delar ett nyhetsinlägg i SharePoint.

Läs mer om målgruppsanpassning i SharePoint.

Fördelar med att kommunicera via SharePoint

Meddelanden som skapas i SharePoint kan enkelt ändras eller uppdateras så ofta som behövs. I SharePoint kan du också visa sidanalyser och ändra behörighetsinställningar. Ännu viktigare är att SharePoint ger användaren möjlighet att inkludera anrop till åtgärder med hjälp av webbdelen Ring till åtgärd, vilket inspirerar tittarna att engagera sig. Med hjälp av dynamiska webbdelar kan du be läsaren att engagera sig ytterligare genom att bläddra igenom bilder, interagera med diagram, komma åt externa resurser via länkar och tillåta läsare att gilla och lämna feedbackkommenter för SharePoint-sidan. I SharePoint kan du också visa sidanalyser och ändra behörighetsinställningar för att styra vem som har åtkomst till din webbplats.

Att tänka på när du kommunicerar via SharePoint

Läsare måste ha tillgång till webbplatsen där sidan eller nyhetsinlägget publiceras. Även om användare kan begära åtkomst till din webbplats väntar deras begäran tills någon svarar.

Rekommendationer för kommunikation med SharePoint

Tonfall	Tonen i din kommunikation via SharePoint bör anpassas till företagets varumärkesvägledning. Tonen beror också på ämnet och målet med kommunikationen. Vanligtvis är kommunikation via SharePoint vänlig och informell. Tonen på en SharePoint-sida eller ett nyhetsinlägg ska matcha tonen på SharePoint-webbplatsen som sidan eller nyhetsinlägget publiceras på.
Längd	SharePoint-sidor passar längre meddelanden som består av två eller fler ämnen. Överväg att dela upp stora meddelanden i mindre, visuellt segmenterade avsnitt på SharePoint-sidan för att göra meddelandet lätt att smälta för åhörarna.
Struktur	Använd SharePoint-sidavsnitt, mallar och webbdelar för att uppmuntra läsarna att interagera med information via knappar, videor, bildgallerier, formulär, dokumentbibliotek med mera. Mallar är en bra grund att utgå från. Använd webbdelar för att skapa engagerande och interaktiva meddelanden.
Olika sätt att öka engagemanget	Använd webbdelarna och textformateringen för att skapa något lättläst och visuellt tilltalande. Ta med en sidrubrik som ger tillräckligt med information om ämnet och alla anrop till åtgärder. Använd webbdelen call-to-action för att inspirera användarna att agera genom att klicka på en länk som du väljer.
Olika sätt att mäta engagemang	Du kan använda SharePoint-sidanalyser för att mäta engagemang.

Teams

Teams är perfekt för snabb kommunikation som når medlemmar i organisationen utan att avbryta deras arbetsflöde.

Fördelar med att kommunicera via Teams

Anställda i många organisationer tillbringar större delen av sin arbetsdag med Teams öppet. När du kommunicerar via Teams kommer du sannolikt att nå personer snabbt eftersom de inte behöver öppna en annan app eller sida för att visa ditt inlägg.

Saker att tänka på när du kommunicerar via Teams

Beroende på hur din organisation använder Teams kan personer få många Teams-aviseringar varje timme. Det är viktigt att få dina Teams-inlägg att sticka ut så att de drar till sig uppmärksamhet och inte ignoreras.

Rekommendationer för kommunikation med Teams

Tonfall	Använd en vänlig och avslappnad ton när du skriver Teams-meddelanden. Överväg att använda emojis för att illustrera känslor och lägga till färgglada roliga element i meddelandet.
Längd	Håll Teams-inlägg korta och enkla att skanna. Sammanfatta viktiga punkter och länka till ytterligare information när det behövs.
Struktur	Börja inläggen med din huvudpunkt. Använd formateringsverktyget för att stilisera text och lägga till punkter för inlägg med flera viktiga punkter. Ge en kort sammanfattning och länk när du refererar till befintligt innehåll (t.ex. en SharePoint-sida eller en artikel). Överväg att lägga till tecken i dina meddelanden med hjälp av GIF-filer, illustrationer och bilder från Teams.
Olika sätt att öka engagemanget	Få läsarna att interagera med teams-inlägget genom att ställa frågor eller genom att uppmuntra dem att gilla och kommentera under ditt inlägg. Skapa omröstningar eller publicera frågor så att alla kan se och interagera med svar från andra läsare. Använd @mentions för att uppmärksamma enskilda personer eller grupper av personer.
Olika sätt att mäta engagemang	Håll reda på Teams-reaktioner, till exempel tummen upp. Notera de konversationer som förekommer i inlägget.

Viva Engage (kommer snart)

Viva Engage är en kommunikationsplattform som kopplar samman personer i en organisation genom att de kan bygga communities, dela information och engagera anställda, föra samman människor för att snabbt nå gemensamma mål och få tillgång till information. Viva Engage gör det möjligt för alla medlemmar i en organisation att ställa frågor offentligt, loopa in experter och engagera sig i social diskurs om en mängd olika ämnen.

Organisationsledare kan använda Viva Engage för att driva kultur och anpassa en organisation genom att vara värd för företagsomfattande händelser via live- och on-demand-video. Communicators kan också skapa sociala kampanjer som kan informera och starta effektfulla konversationer i en organisation.

Fördelar med att kommunicera via Viva Engage

Viva Engage är en bra kommunikationsplattform för att ge energi åt och främja samarbete mellan anställda i hela organisationen. Community-medlemmar kan öppet samarbeta, dela idéer, information och ansluta till gemensamma intressen.

När du kommunicerar med anställda via Viva Engage kan kommunikatörer enkelt uppmuntra och mäta engagemang genom att ......

Din organisation kan se hur mycket engagemang ett visst ämne genererar av hur många personer som har sett inlägget och ge tittarna ett sätt att reagera på innehållet i meddelandet antingen via kommentar, gilla eller reaktion. Engagemang kan främjas ytterligare genom att tagga individer med @ och deras namn; informera dem om det pågående samtalet och uppmuntra dem att delta.

Läs mer om visningsantal.

Saker att tänka på när du kommunicerar via Viva Engage

När du kommunicerar via Viva Engage är det viktigt att hålla informationen kort och enkel. Dela länkar till längre innehållsformer och uppmuntra användarna att interagera genom att ställa frågor till målgruppen, uppmuntra läsarna att gilla, kommentera och dela dina Viva Engage inlägg och använda interaktiva element som omröstningar och undersökningar.

Håll tonen i Viva Engage inlägg vänliga, informativa och avslappnade. Beroende på organisationens storlek och kommunikationsskala kan det vara bra att ha en moderator eller två som kan övervaka inlägg och vägleda konversationen om den börjar komma igång, svänga in i ett polariserande ämne eller inaktivera kommentarer om det behövs.

Var respektfull om du kritiserar en annans åsikt, täck inte om ämnen som kan skämma ut eller alienera andra och undvik att polarisera ämnen som politik och religion. Publicera inte något som är privat, konfidentiellt eller som visar en viss part på ett negativt sätt.

Tonfall	Läs företagets varumärkesvägledning som är specifik för din organisation. Tonen i inlägget ska vara vänlig, informativ och avslappnad. Var respektfull om critiquing. Täck inte över ämnen som kan skämma ut eller stöta bort dina läsare och undvika att polarisera ämnen som politik eller religion. Publicera inget som är privat eller konfidentiellt. Undvik att peka ut en viss part på ett negativt sätt.
Längd	Håll inlägg korta och enkla att skanna. Sammanfatta viktiga punkter och länka till ytterligare information när det behövs.
Struktur	Börja inläggen med din huvudpunkt. Ge en kort sammanfattning och länk när du refererar till befintligt innehåll (t.ex. en SharePoint-sida eller en artikel). Använd bilder och video när det behövs. Använd @mentions och hashtaggar för att få uppmärksamhet från specifika individer eller grupper av personer.
Olika sätt att öka engagemanget	Få läsarna att engagera sig i ditt inlägg genom att ställa frågor eller genom att uppmuntra dem att gilla, dela och lämna kommentarer. Uppmuntra medlemmarna att bjuda in andra till din Viva Engage community. Skapa omröstningar eller publicera frågor så att alla kan se och interagera med svar från andra läsare.
Olika sätt att mäta engagemang	Notera de konversationer som förekommer i inlägget.